Ekspert Sharp: Szymon Trela - Senior Product Manager CEE radzi na co zwrócić uwagę przy wyborze drukarki biurowej.
Wybierając drukarkę do biura należy wziąć pod uwagę wiele aspektów, co pozwoli nam nie tylko dobrać optymalne urządzenie do potrzeb firmy, ale także uniknąć zbyt wysokich wydatków na sprzęt, którego wszystkich możliwości nie wykorzystamy w codziennej pracy.
Format, kolor, wielkość, wielofunkcyjność to tylko kilka z kluczowych kwestii. W dzisiejszych czasach, w których ataki hakerskie są na porządku dziennym, należy także pamiętać o bezpieczeństwie danych. Zwłaszcza w większych środowiskach pracy, w których obieg dokumentów jest rozproszony w wielu lokalizacjach, ma to ogromne znaczenie. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy drukarka posiada oprogramowanie antywirusowe, lub zabezpieczyć się specjalistycznym oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem.
Jedno jest pewne! Drukarki biurowe, od dużych po małe, zaspokajają zróżnicowane potrzeby i preferencje użytkowników. Niezależnie od tego, w jak dużym stopniu Twoja organizacja korzysta z dokumentów cyfrowych, drukowane dokumenty łatwiej się czyta, ponadto są one nieodzowne w wielu procesach roboczych i sektorach, od usług prawnych i opieki zdrowotnej po produkcję i handel detaliczny. Drukarki biurowe pozostają więc niezbędnymi narzędziami w miejscu pracy.
Jak więc optymalnie dobrać urządzenie drukujące do potrzeb danej firmy? Aby to zrobić - należy przede wszystkim uwzględnić kluczowe pytania i kwestie, zamieszczone poniżej.
Ile masz miejsca?
Wybierając drukarkę biurową, należy wziąć pod uwagę ilość dostępnej przestrzeni oraz swoje potrzeby w zakresie drukowania. Duża drukarka może być dobrym wyborem w przypadku przestronnego biura i większej liczby osób, które będą z niej korzystać. Natomiast na potrzeby home office, albo w miejscu pracy o ograniczonej przestrzeni lepiej sprawdzi się kompaktowa drukarka nabiurkowa.
Jakie są Twoje potrzeby w zakresie drukowania?
Istnieją drukarki jednofunkcyjne, przeznaczone wyłącznie do drukowania dokumentów, albo wielofunkcyjne drukarki biurowe, znane również jako drukarki typu „wszystko w jednym”, umożliwiające poza drukowaniem skanowanie, kopiowanie, a nawet wysyłanie i odbieranie faksów. Tego rodzaju urządzenia oferują czasami zaawansowane opcje wykańczania, takie jak zszywanie, tworzenie broszur i dziurkowanie. Należy również rozważyć, czy potrzebna będzie drukarka obsługująca format A4 czy A3 oraz czy oczekiwania organizacji spełni drukarka czarno-biała, czy też konieczna będzie drukarka kolorowa.
Drukarki wolnostojące czy drukarki nabiurkowe? Która będzie dla Ciebie najlepsza?
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz podstawowej, czarno-białej drukarki A4, czy wielofunkcyjnej kolorowej drukarki A3, do wyboru masz szereg urządzeń, które spełniają różne potrzeby. Klienci, którzy potrzebują drukarki do domowego biura i ci, którzy mają ograniczoną przestrzeń, często wybierają drukarki nabiurkowe, które umożliwiają niedrogie drukowanie w formacie A4. Dostępne są również stosunkowo niewielkie urządzenia drukujące w formacie A3, zarówno w kolorze, jak i w czerni i bieli, które mogą pełnić rolę drukarek nabiurkowych
Podczas gdy drukarki nabiurkowe są idealne dla małych zespołów lub organizacji o ograniczonych wymaganiach w zakresie drukowania, drukarki wolnostojące sprawdzą się lepiej w firmach, w których drukuje się bardzo dużo. W tej grupie znajdują się bardzo zróżnicowane urządzenia, a każda mała i średnia firma znajdzie pośród nich optymalne dla siebie urządzenie. Urządzenia wysokonakładowe, zaprojektowane z myślą o szybkości i niezawodności, najlepiej sprawdzają się jako narzędzia dla zespołów lub działów drukujących w dużych nakładach i wymagających różnych opcji wykańczania.
Drukarka z obsługą np. Microsoft Teams?
Nowoczesne drukarki oferują wiele możliwości w zakresie komunikacji, takich jak: obsługa usług chmurowych, połączenia z urządzeniami mobilnymi, obsługa sieci bezprzewodowej oraz złącza Bluetooth i NFC. Szczególne znaczenie ma możliwość współpracy z Microsoft Teams, ze względu na popularność tego rozwiązania. Użytkownicy mogą bezpiecznie wysyłać i skanować dokumenty do kanałów lub folderów Teams, jak również bezpośrednio drukować pliki znajdujące się w tych zasobach. Pytanie: czy potrzebujesz tego typu drukarki i czy usprawni ona pracę w Twojej organizacji?
Print Cybersecurity
Istotną kwestią pozostaje bezpieczeństwo druku. Wybierając sprzęt drukujący należy pamiętać o zagrożeniach, na jakie narażone są drukarki podłączone do sieci. Chcąc je zminimalizować należy zwrócić uwagę na takie kwestie, jak: możliwość szyfrowania danych przesyłanych, odbieranych i przechowywanych przez drukarkę, obsługa najnowszych protokołów sieciowych dbających o bezpieczeństwo, monitorowanie w czasie rzeczywistym stanu drukarki czy automatyczna aktualizacja oprogramowania systemowego. Oprogramowanie antywirusowe zainstalowane w urządzeniu nie tylko wykrywa wirusy w odbieranych zadaniach drukowania, ale także wykrywa i chroni przed atakami hakerskimi.
Opracowano na podstawie informacji firmy Sharp
