W poniższym artykule postaram się przybliżyć, czym jest controlling w odniesieniu do przedsiębiorstwa poligraficznego i jaką funkcję pełni ta komórka w całej strukturze.
Jako pierwsze na myśl nasuwa się kontrolowanie wszystkiego i wszystkich. Na szczęście nie jest tak w rzeczywistości, mimo iż controlling faktycznie kontroluje wiele wskaźników i parametrów. Jednak kontrola kojarzy się nam negatywnie, a już słowo „sterowanie”, którego można by użyć zamiast „kontrolowanie”, brzmi zdecydowanie lepiej. Tak też jest z controllingiem – słowo to pochodzi od angielskiego słowa control, co oznacza sterowanie. Czy w takim razie jest to komórka, która steruje firmą? Odpowiedź jest jednoznaczna: nie, firmą steruje zarząd firmy/dyrektor zarządzający. Controlling pomaga w osiąganiu tego celu i STERUJE działaniami mającymi doprowadzić do uzyskania obranego wspólnie celu. Szereg kontrolnych raportów, wskaźników oraz sprawozdania finansowe mają na celu obranie właściwego kursu na cel. Nasuwa się porównanie do prowadzenia samochodu z nawigacją GPS: to kierowca decyduje, gdzie jedzie samochód, nawigacja zaś wskazuje kierunek. Tak też jest z controllingiem w firmach.
Dzięki przygotowaniu odpowiednich raportów, zestawień oraz interpretacji osiągniętych wyników controlling pomaga w utrzymaniu właściwej drogi do celu.
Spójrzmy teraz na Dział Controllingu z perspektywy przedsiębiorstwa poligraficznego. Do jakich zadań możemy wykorzystać controlling w takiej firmie?
Obecnie rynek poligraficzny zarówno w Polsce, jak i w Europie zmienia się bardzo dynamicznie. Nie tylko wprowadzane są nowe technologie drukowania i obróbki introligatorskiej, ale także zmieniają się preferencje klientów co do sposobu składania zamówień oraz obsługi zleceń.
Zmniejszenie średniego nakładu zleceń, wzrost cen surowców, jaki miał miejsce w ostatnim czasie, skrócenie czasu realizacji zlecenia oraz łatwość w pozyskiwaniu cen od wielu przedsiębiorstw to właśnie idealne obszary do wykorzystania wiedzy z zakresu controllingu.
Najważniejszym elementem w obecnej sytuacji jest więc prawidłowa KALKULACJA kosztów. To ona jest pierwszym parametrem porównywanym pomiędzy wieloma dostawcami. Okres podnoszenia i gwarancji jakości mamy już na szczęście za sobą; teraz porównanie najlepszych dostępnych produktów sprowadza się do porównania ceny oraz czasu realizacji zamówienia.
Jak może w tym pomóc controlling?
Analiza stanu bieżącego oraz określenie możliwych do poprawy parametrów ma na celu doprowadzenie do podniesienia konkurencyjności firmy na rynku. Oczywiście samo tworzenie raportów i analiz nie doprowadzi do niczego, dlatego to controlling w firmie współuczestniczy w wyznaczaniu celów oraz pomaga w ich osiągnięciu. Przykładem niech będzie współpraca z dyrektorem produkcji: o ileż łatwiej i efektywniej można prowadzić działania naprawcze, jeżeli controlling pomoże w jasnym określeniu obszarów wymagających poprawy, a także podpowie, jak to osiągnąć. Właśnie dzięki temu możliwe jest wczesne reagowanie na niekorzystne zjawiska. Podobnym przykładem niech będzie pomoc w zarządzaniu finansami firmy. Przygotowanie prawidłowej symulacji przepływów pieniężnych, zwrotów z inwestycji oraz ilości zaangażowanego kapitału pozwala na świadome decyzje w prowadzeniu firmy.
W dzisiejszych czasach natłoku informacji coraz trudniej jest zauważyć to, co naprawdę ma wpływ na powodzenie biznesu. Dlatego właśnie takich podpowiedzi należy szukać w controllingu.
Już w chwili obecnej wiele liczących się firm na rynku posiada zintegrowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem. Każdy sprzedający taki system mówił o ogromie korzyści, jakie niesie za sobą wdrożenie: nadzór nad wydajnościami maszyn, skrócenie czasów przyrządów, dostawy surowców na czas oraz dokładna kalkulacja. Czy to wszystko udało się osiągnąć tylko dzięki wdrożeniu systemu? Czy głównym celem wdrażania systemu przez właścicieli nie było uporządkowanie informacji oraz wymuszenie prawidłowego jej obiegu?
Oczywiście nie jest to bez znaczenia dla funkcjonowania firmy, jednak nie należy zadowalać się półśrodkami. Dzięki systemom, jakie funkcjonują w firmie – niezależnie od tego, kto jest ich dostawcą – możemy zebrać i przeanalizować całą wiedzę o przedsiębiorstwie, czyli wyznaczenie wąskich gardeł, określenie, gdzie na rynku znajduje się firma, z czego wynika jej brak konkurencyjności lub co jest jej mocną stroną? Na te wszystkie pytania oraz na wiele innych odpowiedzi mogą udzielić prawidłowo przygotowane i interpretowane raporty z danych, które firma już dziś posiada. Pozostaje jednak pytanie: kto się tym zajmie? Kto to przygotuje, kto sprawdzi dane wejściowe? Czy jest osoba pracująca w firmie, która obiektywnie spojrzy na poszczególne wskaźniki? Naturalne wydaje się, że jeżeli przygotowaniem raportów będzie się zajmował dyrektor produkcji, to nie będzie chciał, by okazało się, że posiadając takie narzędzia nie zarządza on w sposób optymalny swoim działem. Tak więc kto powinien się tym zająć, by być obiektywnym? Pozostaje jedynie zarząd firmy, dbający o jej interesy bardziej niż o swoje. Jednak mnogość obowiązków oraz spraw dnia codziennego nie pozwala na skuteczne zarządzanie tym ogromem dostępnych danych i informacji.
To właśnie obszar, gdzie controlling służy pomocą w obiektywnej ocenie sytuacji w przedsiębiorstwie poligraficznym, które chce zajmować pozycję lidera na rynku.
Należy się zastanowić, czy controlling powinien być komórką wewnętrzną, działem w firmie czy też firmą zewnętrzną działającą na zlecenie zarządu?
Co do aspektu outsourcingu controllingu, to jest to obszar wymagający nie tylko zachowania formalnej strony umowy, ale także wzajemnego zaufania. Controlling, uczestnicząc w podejmowaniu najważniejszych decyzji o kierunku rozwoju firmy, znając jej słabe i mocne strony może wydawać się zagrożeniem. Pamiętać jednak należy, że popełnienie choćby jednego błędu niedochowania tajemnicy handlowej powoduje, iż taka firma nie ma już racji bytu na ryku. Do outsourcowania tego działania przekonać może fakt, iż są to specjaliści dobrze opłacani, na zatrudnienie których małe lub średnie przedsiębiorstwo nie może sobie pozwolić. Dzięki formie outsourcingu osiągamy porównywalny efekt za nieporównywalne koszty. Innym aspektem outsourcowania tych działań jest doświadczenie, jakim dysponują specjaliści z firmy zewnętrznej, które niejednokrotnie pomaga w rozwiązaniu istniejących problemów. Niestety brak zaufania jest podstawowym hamulcem przy korzystaniu z usług controllingu zewnętrznego, co niekorzystnie wpływa na firmę.
Podsumowując: działanie controllingu w firmie ma pomóc w jej prowadzeniu poprzez dostarczenie rzetelnych informacji o aktualnym stanie przedsiębiorstwa z każdej jego części. Controlling pomaga w obraniu realnego do osiągnięcia celu oraz steruje działaniami do niego prowadzącymi. Controlling pomaga firmie być bardziej konkurencyjną na rynku dzięki stopniowej eliminacji wąskich gardeł i słabych punktów. W dobie kryzysu, który nie omija branży poligraficznej, wdrożenie controllingu w firmie wydaje się nieuniknione. Należy zaufać specjalistom i pozwolić im na działanie, co ma doprowadzić do większej efektywności finansowej firmy. Samemu należy sobie odpowiedzieć na pytanie: jeżeli nie mam jeszcze controllingu, to czy mam jeszcze czas?
