„Od lat szukaliśmy rozwiązania, które ułatwi nam pracę z dokumentami – twierdzi Łukasz Klóska, kierownik działu IT w przedsiębiorstwie transportowym Kawczyński Logistics. – W końcu znaleźliśmy oprogramowanie Therefore Online od Canon, potrafiące rozpoznać wiele rodzajów dokumentów napisanych w różnych językach.” Podobne systemy zarządzania informacją znajdują coraz szersze zastosowanie w wielu branżach: transport i spedycja to tylko niektóre z nich.
Świadczymy usługi dla wielu podmiotów z całej Unii Europejskiej, dlatego każdego dnia otrzymujemy wiele różnych dokumentów: zlecenia, faktury, paragony, które przywozi nam bezpośrednio z trasy kierowca - wymienia Łukasz Klóska. Poszukiwania odpowiedniego systemu, który pomoże uporządkować całą pracę biura, nie były więc łatwe.
Co potwierdza Anna Kimber, specjalistka ds. finansowo-księgowych w Kawczyński Logistics: Jeszcze niedawno dokumenty musiały być wydrukowane, zaniesione na biurko szefa, zaakceptowane i podpisane. Następnie były kierowane do księgowości, gdzie kilku pracowników wprowadzało dane z dokumentów w odpowiednie rubryki systemu.
„Dzięki systemowi Canon oszczędzamy mnóstwo czasu”
Pod koniec grudnia 2021 roku firma nareszcie znalazła adekwatne dla siebie rozwiązanie. To narzędzie z dziedziny Information Management, czyli zarządzania informacjami. Wybór padł na oprogramowanie Therefore Online od Canon. Jak przekonują przedstawiciele firmy, oprócz funkcjonalności samego systemu kluczowe znaczenie miały rzetelność i rozpoznawalność producenta.
Dziś praca z dokumentami wygląda już zupełnie inaczej. Faktury, rachunki i umowy trafiają do systemu dwiema drogami: bezpośrednio ze skrzynki e-mail lub wprost ze skanera. System natychmiast rozpoznaje ich treść i automatycznie sczytuje najważniejsze informacje takie jak numer faktury, dostawca, kwota i inne. Pracownicy muszą tylko zweryfikować poprawność treści, co zajmuje zdecydowanie mniej czasu i pozwala skoncentrować się na ważniejszych zadaniach. Dzięki systemowi Canon oszczędzamy mnóstwo czasu naszej pracy, ponieważ skróciła się droga obiegu dokumentów w firmie. Co więcej, do prostej pracy biurowej nie musimy angażować tylu pracowników co wcześniej, a szef może akceptować faktury mobilnie - przyznaje Anna Kimber.
Spore znaczenie ma fakt, że system Therefore wyposażono w Smart Capture, czyli inteligentną technologię odczytywania danych z dokumentów. Jej funkcjonalność można wykorzystać w przypadku wielu języków i różnych wzorów dokumentów. Co więcej, kiedy do systemu trafią nowe wzory faktur czy umów, Smart Capture może samodzielnie się ich nauczyć i dostosować do przyszłej dokumentacji tworzonej według tego schematu.
Dodatkowe korzyści? Zobacz je na filmie
Systemy tego rodzaju znajdują szerokie zastosowanie w wielu branżach także dlatego, że są stworzone na bazie prostej, przejrzystej architektury Lo-Code. Dzięki temu wdrażanie kolejnych procesów systemu nie wymaga umiejętności programistycznych ani tworzenia skomplikowanej infrastruktury sieciowej. To rozwiązanie, które uniezależnia nas od naszej infrastruktury teleinformatycznej. Pracownicy firmy mają tak samo efektywne narzędzia do pracy w biurze, jak i do pracy zdalnej z domu czy dowolnego innego miejsca – przyznaje Łukasz Klóska.
Podniesienie efektywności operacyjnej i związana z tym oszczędność czasu to bez dwóch zdań najważniejszy i najbardziej widoczny efekt wdrożenia systemu z zakresu Information Management. Na co dzień obserwujemy to zwłaszcza w działach finansowych i kadrowych dużych firm. Przykład przedsiębiorstwa transportowego Kawczyński Logistics pokazuje, że w rozwiązaniach tego typu drzemią ogromne możliwości dla niemal każdej branży – komentuje Michał Mikulski, product manager - Information Management w Canon Polska.
O wdrożeniu systemu Therefore Online w przedsiębiorstwie Kawczyński Logistics powstał krótki film, pozwalający lepiej zrozumieć sens zastosowania oprogramowania Information Management w firmie transportowej. Film można obejrzeć tutaj.
Opracowano na podstawie informacji firmy Canon
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
