O korzyściach z zastosowania zintegrowanego systemu zarządzania, a także o kluczowych funkcjonalnościach, jakie powinien posiadać profesjonalny system do zarządzania drukarnią mówi Janusz Duda z firmy Print Software Solutions.
Chcąc zoptymalizować rozmaite procesy w drukarni można zdecydować się na zakup gotowego systemu lub stworzyć własny – która z tych dróg przyniesie więcej korzyści?
––––––––––
Janusz Duda: Nie chciałbym całkowicie dyskredytować koncepcji „pisania” własnego systemu, ale taki wybór ma swoje daleko idące konsekwencje dla drukarni. Przede wszystkim daje złudną nadzieję, że w końcu będziemy mieli system skrojony dokładnie na miarę naszych potrzeb. Zatrudniamy informatyka lub wynajmujemy firmę i zaczyna się żmudny, bardzo czasochłonny i kosztowny proces pisania dedykowanego nam rozwiązania. Można nawet powiedzieć, że w interesie „piszących” leży, aby prace takie ciągle trwały. W momencie podejmowania decyzji o samodzielnym pisaniu systemu mamy oczywiście jakieś jego wyobrażenie dotyczące działania, budowy, funkcjonalności, ale w tym wypadku kierujemy się bieżącymi ocenami potrzeb drukarni i planami jej rozwoju. Problemy pojawiają się, kiedy wraz ze zmieniającą się poligrafią czy sytuacją na rynku zmienia się także nasza ocena pisanego dla nas oprogramowania. Czasami trzeba zacząć programować od nowa, pojawiają się nowe pomysły, aby coś zrobić inaczej, ulepszyć itd. Proszę mi wierzyć, że czasami słyszałem: „Nie jestem zainteresowany oferowanym przez Pana systemem, piszemy własny”. Po dwóch, trzech latach mogłem usłyszeć od właścicieli: „Gdybym wtedy wiedział, że tak to będzie wyglądało, to…” albo „Żadnych systemów, nigdy więcej, wydałem takie pieniądze, że…”.
W oparciu o moje doświadczenia zawodowe zdecydowanie rekomenduję wybór gotowych systemów do zarządzania, ale dedykowanych bardzo szeroko rozumianej poligrafii. Warto podkreślić, że „gotowy” nie znaczy „zamknięty”. Na rynku są oferowane systemy „elastyczne”, ich struktura umożliwia spełnienie wysokich wymagań klienta. Gotowy system to także wiedza i doświadczenie producenta i dostawców, jeśli chodzi o jego wdrożenie, są opracowane sprawdzone procedury instalacji i szkoleń, gwarantowane są aktualizacje uwzględniające nowe funkcjonalności czy zmiany w otoczeniu informatycznym. System cały czas jest rozwijany. W razie kłopotów jest wsparcie serwisowe. Czy pojawiają się problemy? Oczywiście, że tak. Dlatego warto uważnie wybierać system i jego dostawcę.
Czasami słyszałem stwierdzenie, że to kosztuje duże pieniądze.
Odpowiadałem: to przeliczmy pensję informatyka/informatyków – 12 miesięcy razy 2-3, czasami 4 lata razy miesięczna pensja informatyka około 10 000 zł, a potem kto i za ile będzie utrzymywał system? Naprawdę lepiej szukać gotowych rozwiązań.
Jeżeli gotowy MIS, to jaki? Jakie kluczowe funkcjonalności powinien posiadać profesjonalny system do zarządzania drukarnią?
––––––––––
J.D.: W naszej branży poligraficznej mamy wiele podbranż, które sporo się od siebie różnią. Patrząc od strony systemu, to ta różnica jest największa w kalkulacji zgodnej z technologią. Od momentu utworzenia zlecenia produkcyjnego tych różnic jest mniej, chociaż oczywiście występują.
Kluczową sprawą będzie zdolność systemu do poprawnego opisania każdej technologii charakterystycznej dla każdej z podbranż poligrafii. My nie traktujemy modułu kalkulacyjnego tylko jako kalkulatora kosztów planowanych i generatora ofert. U nas kalkulacja zawiera pełną technologię wykonania wraz z listą wszystkich zapotrzebowań materiałowych i podwykonawczych. Każde zadanie oprócz zakładanego kosztu ma czas planowany i planowaną liczbę operacji. Bez tych danych nie możemy później poprawnie planować produkcji, zarządzać zamówieniami do dostawców i poprawnie rozliczać zleceń.
Drugą bardzo istotną kwestią jest baza danych systemu. W dzisiejszych czasach to musi być SQL. Informatyków na pewno nie trzeba przekonywać dlaczego, ale patrząc od strony biznesowej baza SQL umożliwia nam pełny dostęp do danych systemu i swobodną ich analizę. Daje także możliwości własnego oprogramowywania niektórych zdarzeń, stosowania triggerów, budowania widoków i procedur. SQL daje też w większości przypadków szybki dostęp do danych, wielodostęp oraz ich bezpieczeństwo. Mogę z pewnością powiedzieć, że nie wyobrażam sobie współczesnego systemu ERP/MIS bez bazy SQL-owej. SQL to stabilność, elastyczność i otwartość.
Ważnym i trudnym do realizacji zadaniem jest zbieranie danych z produkcji o wykonaniu zadań produkcyjnych – zarówno wynikających ze zleceń produkcyjnych, jak i tych zupełnie nieplanowanych. Współczesny MIS powinien pozwalać na sprawną rejestrację zadań i w zależności od preferencji klienta umożliwiać rejestrację ręczną lub automatyczną. Szczególnie rejestracja automatyczna może być istotna, odchodzi nam bowiem tzw. czynnik ludzki przy rejestracji zadań.
Planowanie produkcji to temat, o który jesteśmy najczęściej pytani przez klientów, ponieważ w obecnych czasach wspomaganie planowania jest dla nich bardzo istotne. System może pomóc w optymalizacji planu uwzględniając planowaną datę odbioru, daty dostaw surowców i dostępność maszyn czy operatorów. Myślę, że każdy właściciel drukarni będzie też szukał oszczędności poprzez grupowanie zadań o podobnych parametrach – czasami takie zadania można zrealizować jedno po drugim na wspólnym przyrządzie. Ponadto z planowania wynika plan pracy operatora (bez pytania wie, co i w jakiej kolejności ma wykonywać) oraz magazyniera (wie, jakie materiały i w jakiej kolejności ma wydawać).
I na koniec, bardzo istotnym czynnikiem jest zdolność systemu do integracji. Obecnie każde nasze spotkanie handlowe kończy się dyskusją, co i jak ze sobą zintegrować. W drukarniach pracuje obecnie sporo systemów branżowych, które często także są otwarte na integrację. Poza nimi do integracji są jeszcze systemy klientów, dostawców i podwykonawców.
Czy cena jest dobrym kryterium – czym kierować się przy wyborze?
––––––––––
J.D.: Cena powinna odpowiadać funkcjonalności systemu. Ma ona znaczenie i nie może przekroczyć możliwości finansowych drukarni. Sugerowałbym klientom napisanie sobie wewnętrznej listy wymagań koniecznych, dopytanie o nie dostawcę i poproszenie o ofertę. Mając kilka ofert można oszacować wartość takiego systemu. Oczywiście nie wybieramy zawsze opcji najtańszej, gdyż są inne czynniki, które wskazują, czy system będzie działał w firmie wiele lat.
Na pewno warto zwrócić uwagę na doświadczenie dostawcy, liczbę klientów, łatwość obsługi. Można poprosić o wizytę referencyjną w innej drukarni lub porozmawiać telefonicznie, spróbować porównać wymagania i uzyskać odpowiedź, czy zdaniem użytkownika dany system te wymagania spełnia.
Jeżeli wybierzemy jakiś system, ale będzie on za drogi, można rozważyć wdrożenie go etapami moduł po module rozkładając inwestycję w czasie. Istnieją też inne możliwości finansowania, jak choćby leasing oprogramowania.
Inwestycja w system to poważna decyzja i spory wydatek. Czy jest jakiś skuteczny sposób na sprawdzenie systemu, który wybraliśmy jeszcze przed zakupem?
––––––––––
J.D.: Obawiam się, że dostawcy systemów ERP/MIS będą zawsze podkreślać ich zalety, a ukrywać wady. Tak działają niemal wszyscy handlowcy i dostawcy nie tylko systemów informatycznych. Myślę, że jawne przyznanie się, że system jakiejś funkcji nie posiada, jest wbrew pozorom sporym plusem dla dostawcy. Można wówczas albo szukać alternatyw, albo szukać innego rozwiązania danego problemu. Dostawcy mogą też zainwestować w rozwój systemu dla swojego nowego klienta – warto o to zapytać.
Wspominałem już o wizytach referencyjnych i rozmowach z istniejącymi klientami – to także dobry sposób na weryfikację systemu i samego dostawcy.
Jedną z ważnych cech systemu jest jego zdolność do integracji, na jakie możliwości integracyjne warto zatem zwrócić uwagę?
––––––––––
J.D.: Tak, integracje to jest i będzie ważne wyzwanie w firmach poligraficznych. Podstawowym kryterium, które dotyczy każdego systemu, jaki funkcjonuje w drukarni, jest jego zdolność do integracji. Może się ona odbywać poprzez API lub webservice. Warto więc zapytać dostawcę o takie możliwości.
Najprostszą metodą jest eksportowanie danych do plików zewnętrznych, a następnie importowanie ich do drugiej aplikacji i na odwrót. Nie jest to metoda zbyt wydajna, ale dobra, gdy dane nie muszą pojawiać się natychmiast w obu systemach i jest to zapewne metoda najtańsza.
Integracje działające automatycznie na zasadzie serwisu, gdzie dane przenoszone są natychmiast, z reguły wykorzystują API systemów lub ich webserwisy. Tego typu integracje są z reguły droższe, ale najwygodniejsze dla użytkowników.
Pamiętajmy, że każda integracja będzie wymagać opieki później. Może być ona wrażliwa na pojawianie się nowych wersji integrowanych aplikacji. O to także należy zapytać wykonawcę i poprosić o ofertę opieki (tzw. maintenance) danej integracji.
Co w przypadku zmiany profilu drukarni? Ostatnio wiele mówi się o konieczności dywersyfikacji usług jako remedium na szybko zmieniające się trendy rynkowe. Czy od systemu MIS można oczekiwać elastyczności, np. w kwestii zmiany maszyn lub podłoży do druku?
––––––––––
J.D.: Ja uważam, że tak. Istnieją jednak systemy, które są bardzo sprofilowane na konkretną podbranżę poligrafii i nie spełnią zawartego w pytaniu wymagania.
System, który znam (Optimus Dash), spełnia wymaganie zmiany profilu drukarni. Jest tak dlatego, że producent systemu obserwuje nasz rynek. Nigdy dotychczas tak szybko nie pojawiały się zupełnie nowe maszyny poligraficzne, szczególnie w obszarze druku cyfrowego. Dlatego Optimus pozwala użytkownikowi na samodzielną definicję dowolnej maszyny. Oczywiście posiadamy panele konfiguracyjne typowych maszyn i są one dla większości użytkowników wystarczające, ale można też definiować maszynę własną z dowolnym zestawem parametrów. Wykorzystujemy tę możliwość np. do definiowania złożonych maszyn mailingowych czy np. specjalistycznej maszyny do klejenia papierowych toreb.
Mówi się, że system powinien „rosnąć” wraz z firmą; jak można to rozumieć?
––––––––––
J.D.: Właściwie wybrany i skutecznie wdrożony system przenika całą firmę. Kiedyś mój kolega był na wizycie referencyjnej z polskim klientem w drukarni w Belgii. Nasz klient chciał rozmawiać z Belgami o systemie, a oni woleli rozmawiać o tym, jak pięknie można drukować książki. „System? – pytali zdziwieni. – Jest, no działa, przecież bez niego nie moglibyśmy pracować”. To jest właśnie ten punkt, w którym drukarni nie da się już oddzielić od sytemu. System nie może ograniczać rozwoju firmy.
Podam dwa przykłady. Firma otwiera oddział lub buduje magazyn w innej miejscowości – istniejący system musi objąć te nowe inwestycje. Firma decyduje się na zakup jakiegoś dodatkowego specjalistycznego oprogramowania – istniejący system musi mieć możliwość integracji z tymi nowymi rozwiązaniami instalowanymi w firmie.
W których obszarach działania drukarni można spodziewać się wyraźnej poprawy wynikającej z wdrożenia systemu?
––––––––––
J.D.: Jeżeli klient dotychczas nie korzystał z systemu zintegrowanego, to poprawa nastąpi we wszystkich obszarach. Przede wszystkim wszyscy pracownicy wiedzą, co mają zrobić w danym dniu, danej godzinie. Wszyscy mają dostęp do koniecznych i aktualnych informacji, znikają chaos i bałagan wynikające z braku informacji. Zmniejsza się liczba błędów, przez to i reklamacji, następuje wzrost wydajności i jakości wykonywanej pracy.
W każdej chwili z systemu można uzyskać potrzebną informację, nikt nie zawraca nikomu głowy pytaniami: „A ten papier to kiedy będzie?”. Dzięki zastosowaniu modułu kalkulacyjnego w dziale handlowym nieprawdopodobnie zwiększa się liczba wysyłanych kalkulacji; ich przygotowanie i przeliczenie zajmuje kilka minut. Klient szybko otrzymuje odpowiedź.
Składanie i grupowanie zamówień materiałowych odbywa się w zasadzie automatycznie. Podobnie dzieje się z uruchomieniem zleceń produkcyjnych.
Moduł planowania pozwala grupować zadania i zwiększa kontrolę nad procesami. Planujemy i kontrolujemy w czasie rzeczywistym.
I chyba to, co najważniejsze, czyli pełna wiedza na temat ponoszonych kosztów związanych z realizacją poszczególnych zleceń dzięki kalkulacji powykonawczej. To jest narzędzie, w którym jak w soczewce możemy zobaczyć problemy drukarni, choćby faktyczną rentowność realizowanych zleceń, a wszystko to się przekłada na stan finansów firmy.
Jak szybko od momentu wdrożenia takie efekty będą odczuwalne dla właściciela?
––––––––––
J.D.: Naszym klientom zawsze doradzamy wdrożenie systemu etapami: zaczynamy od modułu bazowego z kalkulacją, potem przechodzimy do magazynu, następnie uruchamiamy terminale produkcyjne, a na końcu system do planowania i kontroli produkcji. Kalkulację wraz z bazą papierów udaje nam się uruchomić i przekazać do testowania po 1,5 miesiąca. Wprowadzamy poprawki i uwagi. W ciągu trzech miesięcy uruchamiamy kalkulację i gospodarkę materiałową – zakupy. Dział handlowy pracuje już z systemem kalkulacyjnym. Kolejne trzy miesiące poświęcamy na magazyn, moduł zadań produkcyjnych i terminale – instalujemy, szkolimy pracowników. Po 6 miesiącach, jeżeli w systemie funkcjonują wszystkie potrzebne dane, uruchamiamy system do planowania i kontroli produkcji. Czas wdrożenia uzależniony jest od rytmu i natężenia pracy drukarni, nie można przecież jej zamknąć; staramy się znaleźć punkt równowagi wdrożenia, aby nie zakłócać funkcjonowania drukarni.
Optimus wspiera działanie drukarń zarówno w Polsce, jak i za granicą – jaki typ drukarń wybiera to rozwiązanie najczęściej?
––––––––––
J.D.: Ilość typów drukarń jest bardzo duża. Optimus funkcjonuje nie tylko w każdej podbranży poligrafii, ale nawet nieco wychodzi poza nią. W Polsce najczęściej korzystają z niego drukarnie opakowaniowe, reklamowe, dziełowe i wielkoformatowe. Oddział włoski Optimusa wyspecjalizował się w drukarniach etykietowych, a ich klientami są obecnie największe włoskie drukarnie flekso. Oddział brytyjski obsługuje niemal wszystkie typy drukarń, ale w ostatnich latach Optimusa wybierają drukarnie wielkoformatowe i producenci POS-ów – ich klientem jest choćby największa drukarnia tego typu Delta Group. Z kolei Hiszpanie tradycyjnie obsługują duże drukarnie dziełowe (również rolowe), ale także opakowaniowe i cyfrowe.
Dziękuję za rozmowę.
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
