Konica Minolta odnotowała półtora tysiąca instalacji oprogramowania Accurio Pro Flux, zrealizowanych na rynku europejskim. Jak podkreśla Michał Wiśniewski, Production Printing &Solutions Product Manager w polskim oddziale tej firmy, średniej wielkości drukarnia wykonująca około 10 zleceń dziennie (przy hipotetycznym założeniu, że jedno zlecenie to około 5000 broszur dwustronnie drukowanych, składanych A3 do A4 i 1000 jednostronnych ulotek) może uzyskać dzięki temu rozwiązaniu oszczędności rzędu 4000 zł miesięcznie, zyskując przy tym nawet kilka godzin dziennie dla realizacji nowych prac.
Jak działa Accurio Pro Flux?
Accurio Pro Flux – mówi Michał Wiśniewski – to oprogramowanie do zarządzania procesem drukowania, automatyzujące go, a przez to znacząco przyspieszające i czyniące go bardziej opłacalnym. Zwyczajowo drukarze inwestują w maszyny wpływające na proces produkcji, podnoszące jej jakość. Coraz częściej jednak nawet dobrze wyposażone drukarnie wciąż nie mogą osiągnąć większego stopnia konkurencyjności. W takich przypadkach z pomocą przychodzi oprogramowanie Accurio Pro Flux.
Konica Minolta oferuje Accurio Pro Flux w trzech wersjach: Essential, Premium i Ultimate, które każdorazowo są dopasowane do konkretnych potrzeb i oczekiwań każdego z użytkowników.
Unikalną cechą Accurio Pro Flux – jak podkreśla Michał Wiśniewski – jest możliwość łączenia w całym procesie urządzeń różnych producentów – zarówno maszyn arkuszowych, jak i wielkoformatowych. Co więcej, oprogramowanie może być rozbudowywane wraz z rozwojem wykorzystującego je przedsiębiorstwa.
Podstawowym zadaniem Accurio Pro Flux jest przetwarzanie w odpowiedni dla danej drukarni sposób danych, dotyczących procesów związanych z drukiem. Mogą one być przesyłane z dowolnego miejsca na świecie – z innych drukarń, agencji reklamowych, od zleceniodawców bezpośrednich. Następnie są one rozdysponowywane na poszczególne maszyny, by proces ten był jak najbardziej efektywny. Oprogramowanie samo ocenia, gdzie dane zlecenie powinno się znaleźć; dotyczy to zarówno jednego przedsiębiorstwa, jak i kilku jego oddziałów czy sieci, które często tworzą drukarnie. Accurio Pro Flux zarządza kolejką zleceń – począwszy od kierowania ich do poszczególnych maszyn, nawet w różnych lokalizacjach czy przedsiębiorstwach. Dopasowuje również papier z odpowiedniego podajnika na maszynie do danego zlecenia. Odpowiada też za procesy końcowe, związane z wysyłką gotowych produktów do klienta i powiadomieniem go o tym fakcie, wystawieniem dokumentów przewozowych oraz faktury.
Dodatkową jego wartością jest możliwość generowania raportów, zestawień, które pozwalają użytkownikom na rozwój przedsiębiorstwa, wskazują pewne niedociągnięcia w codziennej produkcji oraz to, co można w niej poprawić, udoskonalić. To narzędzie organizujące pracę w drukarni, ale także będące doradcą dla właścicieli i zarządzających nią osób – dodaje Michał Wiśniewski.
Accurio Pro Flux Premium – elastyczne rozwiązanie dopasowywane do konkretnych potrzeb drukarni
Najpopularniejsza wersja oprogramowania Accurio Pro Flux Premium to rozwiązanie nie dla każdego – podkreśla Michał Wiśniewski. – Jest to wersja dedykowana średniej wielkości drukarniom, zatrudniającym od 15 do 50 osób, które – mimo zaawansowanych urządzeń, jakie posiadają – nie są dostatecznie konkurencyjne. Wśród użytkowników oprogramowania Accurio Pro Flux Premium są także jednostki administracyjne, samorządowe, służby zdrowia, korporacje, szkoły, stowarzyszenia. W tym wypadku koncentrujemy się na przedsiębiorstwach poligraficznych, które stanowią znaczący procent użytkowników.
Uściślając: Accurio Pro Flux rekomendujemy firmom drukującym, chcącym zautomatyzować procesy zarządzania drukiem w swojej firmie lub organizacji – kontynuuje Michał Wiśniewski. – To rozwiązanie, które odpowiada za zintegrowaną inspekcję wstępną (preflight), czyli krótko mówiąc automatyczną edycję pliku do wersji do druku. Jest ono dedykowane drukarniom, które potrzebują centralnej aplikacji, sterującej wszystkimi maszynami oraz narzędzi do impozycji, a także tym, które pozyskują pliki natywne (np. docx) od użytkowników i konwertują je ręcznie. Skorzystać mogą z niego również firmy mające zespoły operatorów, którzy muszą rozdzielać nakład pracy między siebie, odpowiednio organizować współpracę, np. pracownicy wysyłający zadania drukowania do wewnętrznego korporacyjnego punktu druku, oczekujący szczegółowych raportów o tym, co zostało wydrukowane, w jaki sposób, przy zużyciu jakiego papieru i w jakim czasie. Jest to również doskonałe narzędzie do oceniania efektywności procesów w drukarni i jej pracowników, ale także do informowania klientów o stanie ich zleceń. To właśnie dla tych potrzeb idealny jest Accurio Pro Flux.
Cel wdrożenia: oszczędność czasu i pieniędzy, poprawa konkurencyjności i wydajności – studium przypadku
Wiele drukarń zadaje sobie pytanie: „po co mi takie rozwiązanie?” Wiele z nich myśli: moja drukarnia jakoś funkcjonuje, mamy system powiadomień werbalnych, mailowych czy na „żółtych karteczkach” i jakoś to działa – mówi Michał Wiśniewski. – Nasi eksperci chętnie pochylą się nad aktualnymi rozwiązaniami w danej drukarni i razem z zainteresowanymi osobami je przeanalizują. Przeprowadzony przez nas audyt pokaże, w których miejscach można zoptymalizować zarządzanie drukiem w firmie.
Przyjrzyjmy się zatem średniej wielkości drukarni dziełowej, zajmującej się (oprócz drukowania książek) wszystkimi rodzajami zleceń, zatrudniającej 15 pracowników. Przeanalizujmy jedno z wielu jej zamówień zakładając, że będzie to około 5000 broszur drukowanych dwustronnie składanych A3 do A4 oraz 1000 jednostronnych ulotek. Porównajmy, jak realizacja takiego zlecenia przebiega bez odpowiedniego oprogramowania do zarządzania drukiem oraz z zastosowaniem Accurio Pro Flux Premium.
Akceptacja zlecenia, wycena, negocjacje ceny zajmują średnio w drukarni około 25 minut. Z Accurio Pro Flux Premium skracamy ten proces do 10 minut. Przygotowanie do druku tego zlecenia (zarządzanie wydrukiem, odbiór plików, ich konwersja, sprawdzenie, zarządzanie kolorem, czynności związane z impozycją, korekta ekranowa) to kolejne 55 minut. Z Accurio Pro Flux Premium skracamy ten czas do 40 minut. W kolejnym etapie zyskujemy jeszcze więcej. Mam na myśli produkcję, gdzie zlecenie musimy odpowiednio ustawić w kolejce, wysłać je do odpowiednich maszyn, czasami w różnych lokalizacjach, pochodzących od różnych producentów, z których każdą z osobna trzeba ustawić pod daną pracę. Do tego dochodzą procesy drukowania i wykańczania. Całość zajmuje do 30 minut. Z Accurio Pro Flux Premium skracamy ten etap do 15 minut, ale również, dzięki możliwości automatycznej wysyłki do poszczególnych urządzeń, eliminujemy zaangażowanie wielu osób. Jeśli chodzi o końcowe procesy związane z dostawą – czas na wykonanie dokumentów przewozowych i wysłanie zlecenia do klienta – w wielu firmach rozciąga się to nawet do kilku dni, bo ktoś czegoś nie zauważy, zapomni, karteczka zostanie gdzieś przeklejona, pracownikowi, który miał to zrobić, coś wypadnie i nie pojawi się w pracy. Załóżmy jednak, że średni czas potrzebny na te czynności to jedna godzina. Z Accurio Pro Flux Premium skracamy go do jednej minuty. Jeśli chodzi o wystawianie faktur, firmy mają już sprawnie działające systemy, więc czas na to potrzebny jest porównywalny. Znaczące różnice dotyczą natomiast tworzenia raportów – albo zajmują one klientom bardzo dużo czasu, albo ich zwyczajnie nie robią. Z Accurio Pro Flux Premium zajmuje to zaledwie 5 minut niezależnie od tego, czy ma to być raport dzienny, tygodniowy, miesięczny, dotyczący maszyny, pracownika, zużytych materiałów.
„Konkluzja jest prosta”
Średni czas wykonania hipotetycznego, ale popularnego dla wielu drukarń zlecenia, o którym mowa powyżej – mówi Michał Wiśniewski – to około 170 minut; z Accurio Pro Flux Premium czas potrzebny na realizację tego zlecenia skracamy do około 70 minut. To około 100 minut – ponad półtorej godziny – różnicy przy jednym zleceniu na korzyść użytkownika Accurio Pro Flux Premium!
Biorąc pod uwagę jedynie koszt roboczogodziny i zakładając, że najniższa stawka w naszym kraju wynosi aktualnie 14,70 zł brutto, użytkownik Accurio Pro Flux Premium może zyskać – biorąc pod uwagę tylko ten aspekt – na jednym zleceniu około 22 zł. Przy założeniu, że drukarnia, o której mowa w tym przykładzie, wykonuje 10 podobnych zleceń dziennie – każdego dnia może zaoszczędzić około 220 zł, w skali miesiąca natomiast (licząc 20 dni roboczych) może ona wygenerować ponad 4000 zł brutto oszczędności. Jeśli doliczymy do tego straty produkcyjne, jakie pojawiają się często podczas produkcji bez odpowiedniego oprogramowania – mam tu na myśli koszty papieru (niejednokrotnie bardzo drogiego), koszty eksploatacyjne oraz koszty administracyjne – oszczędności wynikające z wdrożenia oprogramowania Accurio Pro Flux Premium mogą być jeszcze większe. Każdego dnia użytkująca je drukarnia zyskuje także kilka godzin, które może wykorzystać na realizację większej liczby zleceń – tych, z których do tej pory rezygnowała, bo nie wyrabiała się z produkcją.
Użytkownik tego rozwiązania – podsumowuje Michał Wiśniewski – musi być jednak świadomy, jakie zadania ma do wykonania, co chciałby ulepszyć, a co zyskać. Wdrożenie nie zajmuje dużo czasu – około 2 tygodni – jednak wymaga pewnego zaangażowania ze strony właściciela drukarni. Nasza firma służy pomocą na każdym jego etapie: od analizy przedwdrożeniowej, którą wykonujemy u klienta podczas jego codziennych czynności, poprzez samo wdrożenie – dopasowanie odpowiednich modułów tego rozwiązania do potrzeb danej drukarni czy sieci drukarń, szkolenia i pomocy w codziennej pracy. Zapraszamy do kontaktu z nami wszystkich zainteresowanych. Być może analizy biznesowe i dokładniejsze przyjrzenie się oprogramowaniu zachęcą do tego, by dołączyli do grona ponad półtora tysiąca użytkowników Accurio Pro Flux, których liczba – również w naszym kraju – stale rośnie.
Artykuł sponsorowany
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
