Dzisiaj porozmawiamy na temat zastosowania analizy finansowej w kierowaniu przedsiębiorstwem z użyciem narzędzi komputerowych.
––––––––––
Wojciech Jędrzejewski: Zarządzanie każdą organizacją bez względu na jej rodzaj działalności, czy to handlową bądź też pro-
dukcyjną oraz niezależnie od występującej formy prawnej, wymaga coraz to doskonalszych narzędzi poznawczych, umożliwiających podejmowanie racjonalnych decyzji kierowniczych. Optymalne decyzje kierownicze powinny w pierwszej kolejności eliminować wykryte niedociągnięcia oraz zapewnić na przyszłość optymalne efekty gospodarcze. Mówiąc o efektach w działalności gospodarczej możemy przede wszystkim mówić o efektach rzeczowych, technicznych, a także o efektach ekonomicznych.
Przez efektywność rzeczową rozumiemy jej fizyczne rozmiary: usług, produkcji, obrotów towarowych itp., jak również wydajności zużytego surowca, zużytego czasu na wyprodukowanie jednostki rzeczowej itp.
Efektywność techniczna określa użyteczność danej usługi bądź produktu: czy zachowane zostały normy techniczne, technologiczne, czy spełnione zostały wymogi jakościowe i bezpieczeństwa itp.
Z kolei efektywność ekonomiczna gospodarowania, ujmując w sposób uproszczony, to przykładowo wyrażona sprzedaż produktów pracy firmy za sumę pieniędzy, pokrywających koszt wszystkich zużytych przezeń środków, zapewniających danej jednostce jej trwałość i dalszy rozwój.
Ekonomiczną efektywność działalności gospodarczej organizacji można oceniać w różnych formach. Do oceny ekonomicznej posługujemy się m.in. składnikami wyrażonymi wartościowo:
1) wielkością obrotu ze sprzedaży,
2) kosztem własnym poniesionym do osiągniętego obrotu ze sprzedaży,
3) uzyskanym dochodem,
4) ostatecznie uzyskanym wynikiem finansowym netto, czyli zyskiem względnie stratą.
Możemy zatem stwierdzić, że ostateczny wynik finansowy netto stanowi sumaryczny końcowy rezultat wszystkich wymienionych działań, tj. zwiększających obroty ze sprzedaży oraz zmniejszających koszt własny osiągniętej sprzedaży, a także podatku odprowadzanego do budżetu państwa. Oczywiście istotne są nie tylko wyszczególnione wartościowe mierniki ekonomiczne, ale także różne inne wskaźniki. Trzeba podkreślić, że płynność finansowa niejednokrotnie może decydować, czy dana jednostka będzie kontynuować swą działalność gospodarczą, czy też ogłosi upadłość. Zatem aby osiągać pozytywne wyniki ekonomiczne, należy uznać za niezbędne przeprowadzanie na bieżąco analiz ekonomicznych.
Ocena finansowa przedsiębiorstwa jest przydatna zarówno osobom zarządzającym przedsiębiorstwem, jak i jednostkom zewnętrznym, np. bankom, inwestorom czy innym podmiotom.
Ocenę finansową należy poprzedzić analizą sytuacji finansowej. Jest ona rodzajem badania, w trakcie którego można dostrzec rozmaite związki przyczynowo-skutkowe występujące między określonymi wielkościami finansowymi. Odzwierciedlają one stan zasobów (majątkowych i kapitałowych) badanego przedsiębiorstwa oraz osiągane przez nie wyniki.
Jednym z popularniejszych sposobów przeprowadzania analizy finansowej jest tzw. analiza wskaźnikowa.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom współczesnych analityków, menedżerów, księgowych w firmie Tisoft stworzyliśmy program do komputerowej analizy sprawozdań finansowych w celu uzyskania informacji o kondycji finansowej przedsiębiorstwa pod nazwą E-dyrektor.
Nazwa sugeruje poważne możliwości programu. Czy tak rzeczywiście jest?
––––––––––
W.J.: Dzisiaj jeszcze niewiele firm zatrudnia własnego analityka finansowego. Analizy finansowe są domeną rachunkowości zarządczej, a analityk z dużym doświadczeniem zarabia średnio 10 000 zł. Między innymi dlatego firmy nie decydują się, aby utrzymywać takie stanowisko. Jednak potrzeba analiz jest bezsprzeczna. Konkurencja stale rośnie, co powoduje, że marże spadają. Ilość zdarzeń gospodarczych w firmach narasta wraz z ich rozwojem, co powoduje dezinformację wywołaną nadmiarem informacji. Aby panować nad procesami zachodzącymi w firmie, potrzeba coraz bardziej skutecznych narzędzi do analizy. Do zrozumienia procesu potrzebna jest wiedza o jego strukturze i zależnościach, które w nim samym i otoczeniu zachodzą. Wtedy dopiero możemy wyznaczyć parametry, które procesem kierują. Większość danych i struktur kosztów może znaleźć się w dobrze skonstruowanym planie kont, ale nie wszystkie. Nieraz konieczne jest używanie dodatkowej struktury analitycznej. Dzięki takiemu podejściu możemy pozyskiwać i preparować dane do dowolnego zestawienia precyzyjnie opisującego procesy zachodzące w firmie i jej otoczeniu. Każde komercyjne przedsiębiorstwo produkuje tak naprawdę jeden walor – pieniądze, oczywiście na różne sposoby. Wyrażenie różnorakich wartości w ekwiwalencie pieniężnym daje nam pewien wspólny mianownik konieczny do porównań.
Dzięki zastosowaniu specjalistycznych narzędzi komputerowych wykonanie skomplikowanej analizy przedsiębiorstwa jest dużo prostsze i zajmuje o wiele mniej czasu. Uzyskane wyniki w sposób wszechstronny i czytelny opisują sytuację finansową z użyciem tabel, wykresów lub wskaźników, w tym Kluczowych Wskaźników Sukcesu KPI.
W podejmowaniu trafnych, optymalnych decyzji kierowniczych konieczne jest uwzględnienie wszelkich istotnych składników oraz relacji pomiędzy nimi i podanie wyników w sposób syntetyczny.
I tu istotną funkcję spełnia analiza ekonomiczna, bowiem jest ona z jednej strony najbardziej rozpowszechniona, a z drugiej jest bardzo efektywnym narzędziem diagnostycznym i usprawniającym proces zarządzania firmą. Ogólnie możemy powiedzieć, że analiza ekonomiczna to system badań i diagnoz charakteryzujących działalność określonej firmy. Analizy obejmują uzyskane wyniki, m.in. te, które wykazywane są w rachunku zysków i strat, oraz poszczególne stany, jakie wykazywane są w bilansie. W praktyce stosowane są kompleksowe analizy obejmujące całokształt działalności gospodarczej. Bardzo często są to analizy obejmujące roczne wyniki gospodarcze danej firmy. A zatem diagnozy ekonomiczne dotyczą głównie działalności ubiegłej, jednak powinny w nich być także zawarte elementy charakteryzujące obecny stan gospodarczy organizacji i możliwości jej skutecznego działania w przyszłości, gwarantujące możliwie wysoką efektywność dalszej działalności.
W analizach ekonomicznych stosowane są dwie podstawowe metody, tj. wskaźnikowa i rozliczeniowa. Metoda wskaźnikowa polega na interpretowaniu wyników i stanów gospodarki określonej organizacji w oparciu o odpowiednio dobrane zespoły wskaźników syntetycznych i cząstkowych. Z kolei metoda rozliczeniowa polega na badaniu wzajemnych zależności zjawisk, np. ustaleniu czynników wpływających na rentowność bądź produktywność. W procesie analizy ekonomicznej wykorzystywany jest dorobek różnych dyscyplin naukowych, między innymi statystyki, mikroekonomii i rachunkowości. W analizie ekonomicznej najistotniejsze miejsca zajmują zarówno statystyka, jak i rachunkowość, której to zadaniem jest odpowiednie rejestrowanie różnych operacji gospodarczych w przekrojach przystosowanych do przeprowadzania analiz i ocen stanu oraz wyników finansowych firmy. Z tych też względów w całej analizie ekonomicznej analiza finansowa stanowi jej podstawową część.
Finanse spośród różnych obszarów działania, jakie występują w firmach, muszą być zawsze pod ścisłym nadzorem. Wynika to między innymi stąd, że skutki różnych działań z każdego obszaru działania firmy mogą i muszą być obserwowane. Nie dotyczy to tylko stanu chwilowego, ale również trendów i przepływów, które prognozujemy na przyszłość. Ostatecznym efektem jakiejkolwiek działalności są wyniki finansowe. Oznacza to, że finanse stanowią wspólny miernik rozmaitych działań. Sprawne zarządzanie charakteryzuje się głównie tym, że obok mierników oceny i kryteriów decyzyjnych, formułowanych w kategoriach techniczno-rzeczowych bądź techniczno-ekonomicznych, stosowane są przede wszystkim kryteria formułowane w kategoriach finansowych. A zatem treścią analizy finansowej są wielkości ekonomiczne wyrażone wartościowo, w mierniku pieniężnym, jak stan majątkowo-kapitałowy, wyniki finansowe poszczególnych działalności oraz ogólna sytuacja finansowa firmy. Dzięki takiemu podejściu możliwe jest syntetyczne kierowanie prowadzonymi działaniami poprzez rzutowanie na efekty finansowe.
Przedmiotem analizy finansowej w firmie jest głównie jej działalność gospodarcza i zaangażowane w danej firmie zasoby majątkowo-kapitałowe. Celem działalności gospodarczej każdej komercyjnej jednostki jest przede wszystkim osiągnięcie jak największego zysku, aby sukcesywnie powiększać zainwestowane kapitały właścicieli, udziałowców bądź akcjonariuszy. Z tych też względów powszechnie uznaje się, że najistotniejszą częścią analizy finansowej jest przede wszystkim analiza rentowności. Syntetyczną analizę rentowności przeprowadzamy na podstawie danych zawartych w bilansie oraz w rachunku zysków i strat. Równolegle z analizą rentowności istotne jest także badanie płynności finansowej. Brak płynności skutkuje opóźnieniem płatności i w końcu może oznaczać upadłość firmy.
Jakie dane są niezbędne, aby skorzystać z Państwa oprogramowania?
––––––––––
W.J.: Podstawowe informacje znajdują się w publikowanych przez firmę sprawozdaniach finansowych, które zestawione powiedzmy w czteroletnim okresie umożliwią uzyskanie przybliżonego obrazu firmy. Bilans przedsiębiorstwa jako źródło analizy finansowej przedstawia nam w formie pieniężnej wielkości poszczególnych składników majątkowych oraz źródła ich finansowania wg określonego stanu.
Najczęściej bilans sporządza się wg stanu na dzień 31 grudnia danego roku. Możemy zatem powiedzieć, że bilans wykazuje nam posiadane zasoby ekonomiczne oraz źródła ich finansowania.
Jednak jest to obraz mało dokładny. Program e-dyrektor może pracować z dokładnością do dekretu, czyli pojedynczego zapisu na koncie. Jeżeli używamy systemu Work Manager wraz z rejestratorami, możliwe jest uzyskanie dokładności do: zużycia czasu pracy i/lub materiału na czynności w konkretnym zleceniu.
Ponieważ bilans sporządzony jest na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych roku obrotowego, nie zawiera informacji o stanach przejściowych.
Wszystkie wartości wykazane zarówno w aktywach, jak i w pasywach wynikają z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych. Jednak po stronie aktywów niektóre grupy składników majątkowych wykazuje się w wielkościach pomniejszonych. Dotyczy to następujących składników majątkowych:
– środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – wykazuje się ich wartość początkową pomniejszoną o dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne. Wielkość tych odpisów w księgach rachunkowych odzwierciedla konto (konta) umorzenia;
– wartość udziałów w innych jednostkach – rzeczowe składniki majątku obrotowego oraz papiery wartościowe pomniejsza się o odpisy aktualizujące;
– należności i roszczenia pomniejsza się o wielkości utworzonych rezerw na należności i roszczenia. A zatem w księgach rachunkowych na kontach należności i roszczenia saldo może być wyższe niż to wykazuje bilans.
Rachunek zysków i strat stanowi drugą część sprawozdania finansowego. W rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty nadzwyczajne oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego. Dla jednostek gospodarczych, pomijając banki i ubezpieczycieli, w ustawie ustalono, że rachunek zysków i strat można sporządzać bądź w wersji porównawczej, bądź w wersji kalkulacyjnej.
Dla przeprowadzenia analizy gospodarczej jest to dość istotne, gdyż każda z tych wersji daje możność przeprowadzenia analizy finansowej w innym odniesieniu. Zgodnie z ustawą o rachunkowości rachunek zysków i strat zawiera dane zarówno za rok obrotowy, tj. za okres sprawozdawczy, jak i za rok poprzedni. A zatem sprawozdanie to stanowi doskonalsze źródło analiz.
Podsumowując możemy powiedzieć, że rachunek zysków i strat firmy informuje nas, także w formie finansowej, o wielkości osiągniętej sprzedaży podstawowej i pomocniczej, o osiągniętych przychodach z działalności finansowej. Z drugiej strony rachunek zysków i strat wykazuje nam, jak wielkie ponieśliśmy koszty do poszczególnych grup przychodów. Jednak najistotniejszą informacją, jaką wykazuje nam rachunek zysków i strat, jest wynik finansowy brutto i netto – czy osiągnęliśmy zysk, czy stratę i w jakich wielkościach. Wszystkie dane wykazywane w rachunku zysków i strat są wielkościami narastającymi za dany okres, tj. przy sprawozdaniu rocznym za dany rok. Oznacza to, że w tej części sprawozdania występują strumienie ekonomiczne, które możemy poddać analizie.
Jednak rok to bardzo długo w obecnej rzeczywistości gospodarczej.
––––––––––
W.J.: Oczywiście, że tak. Dlatego zalecanym źródłem informacji są dane pobierane bezpośrednio z systemu FK, którego używa firma w celu wywiązania się z obowiązków sprawozdawczych, również w biurze rachunkowym. Możliwe jest też przechwytywanie bezpośrednio faktur zakupowych przez podsystem OCR i sprzedażowych przez podsystem NETLIST. Program tworzy zgodną z planem kont danej firmy własną strukturę kont. Oprócz tego mogą być stworzone równoległe struktury kont dla celów analitycznych i zarządzania firmą. Program umożliwia analitykowi stworzenie dowolnego raportu finansowego lub KPI i opublikowanie go w podsystemie BI dla zarządu. Raport zawsze tworzy się dynamicznie na aktualnych danych. W systemie Work Manager warstwa BI jest webowa i obsługiwana przez przeglądarkę internetową. Responsywność umożliwia pracę np. przez komórkę. Przy współpracy z systemem Work Manager możliwe jest powiększenie dokładności analiz do: zużycia pracy i materiału na czynności w zleceniu. FK umożliwia tylko analizy z dokładnością do struktury kont księgowych. Zastosowanie równoległej struktury kont umożliwia stworzenie wskaźników KPI lub prognoz przepływów pieniężnych na wybrany dzień operacyjny.
Dziękuję za rozmowę.
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
