Od ponad 60 lat mówimy o napędzanej danymi automatyzacji procesów, której zadaniem ma być zwiększenie wydajności, obniżenie kosztów, bardziej optymalne zarządzanie wyzwaniami związanymi z pracą i zwiększenie marż. W tym stuleciu uczyniliśmy ten temat istotnym, przyjmując czwartą rewolucję przemysłową, nazywając ją Przemysłem 4.0 i demonstrując wartość, jaką automatyzacja przepływu pracy wnosi do produkcji druku. Dzięki wydajnemu, skalowalnemu i zautomatyzowanemu przepływowi pracy, który rozpoczyna się jeszcze przed sprzedażą zlecenia, każda drukarnia może przetrwać mimo presji związanej z rosnącymi kosztami papieru i materiałów eksploatacyjnych, wymaganiami dotyczącymi szybszej realizacji zleceń, wyzwaniami związanymi z obsługą bardzo długich i bardzo krótkich serii druku.
Automatyzacja procesów związanych z przepływem pracy jest podstawą przyszłości całej produkcji, ale jej wdrożenie w przemyśle poligraficznym może nie przynieść zakładanego sukcesu. W branży poligraficznej przepływ pracy postrzegamy jako zasady, protokoły i procesy, które są zdefiniowane, udokumentowane, powtarzalne i możliwe do skontrolowania. Twoja firma ma wiele procesów, które prowadzą zlecenie przez front office, back office i produkcję aż do dostawy. Za każdym razem, gdy sprzedajesz produkt lub usługę, jedna lub więcej procedur zarządza ofertą sprzedaży, prognozami, umowami, wprowadzaniem zleceń, przygotowaniem, produkcją, dostawą i płatnościami.
Począwszy od momentu, w którym klient decyduje się na zakup i dostarcza zlecenie, poprzez realizację zlecenia na produkcji i przekazanie informacji do księgowości, aż do momentu oddania pracy dostawcy – każdy krok w tym procesie jest zagrożony. Komplikacje, które wydłużają czas i wpływają na złożoność zadania, mogą wystąpić na każdym etapie. Te wąskie gardła kosztują czas i pieniądze, a to z kolei negatywnie wpływa na oczekiwane zyski. Nie ulega wątpliwości, że dostrojenie i usprawnienie procesów produkcji druku za pomocą narzędzi do automatyzacji zwiększa wydajność i skalowalność oraz pozwala utrzymać większe przychody w firmie.
10 kroków do zaplanowania automatyzacji
Obecny rynek automatyzacji w obszarze przepływu pracy jest ogromny. Dostępne są narzędzia dla każdej wielkości drukarni w każdym segmencie druku. Warto poświęcić czas na zapoznanie się z oprogramowaniem dostępnym dla segmentów rynku, które obsługuje Twoja firma. Wiele narzędzi zostało stworzonych po to, aby zaspokoić potrzeby wielu technologii druku i wielu produktów. Zanim jednak zdecydujesz się na zakup określonego rozwiązania, musisz dobrze zrozumieć swój obecny proces przepływu pracy.
Zacznij od uczciwej samooceny, przyglądając się procesom.
1. Sporządź listę procesów związanych z produkcją oraz procesów, które ich dotyczą. Jeśli produkujesz różne artykuły drukowane,
zidentyfikuj sekwencje procesów dla każdego z nich. Jeśli zautomatyzowałeś niektóre lub wszystkie cykle pracy, zanotuj to na swojej liście.
2. Kto jest odpowiedzialny za architekturę każdego procesu?
3. Kto jest odpowiedzialny za rozwiązywanie wąskich gardeł w każdym procesie?
4. Gdzie procesy się przecinają?
5. Jakie są zasady interakcji działu sprzedaży z działem produkcji?
6. Jakie są zasady interakcji przedstawicieli obsługi klienta z działem produkcji?
7. Kto jest odpowiedzialny za kontakt z klientami w przypadku problemów z plikami przychodzącymi?
8. W jaki sposób zarządzane są zgłoszenia dotyczące zmian?
9. W jaki sposób zarządza się wydrukami próbnymi i akceptacjami oraz kto monitoruje akceptacje klientów?
10. W jaki sposób księgowość jest powiadamiana o ewentualnych dodatkowych opłatach i ostatecznych kosztach zadania?
Warto dodać więcej elementów do tej listy. Rozważ obszary, które rzadko doświadczają wąskich gardeł i te, które są na nie bardziej podatne. Pomyśl o ludziach uczestniczących w procesach, ale także o technologiach. Przyjrzyj się istniejącej automatyzacji, aby określić, czy nadal zapewnia ona oczekiwane rezultaty.
Płynna automatyzacja
Istnieją trzy podstawowe powody, dla których warto poświęcić czas i pieniądze na wdrożenie i dostosowanie automatyzacji:
1. Skrócenie czasu wdrażania zlecenia. W wynikach wyszukiwania związanych z wdrażaniem zleceń w produkcji poligraficznej znajdują się dziesiątki raportów i białych ksiąg, nawet dla portali internetowych i rozwiązań typu web-to-production. Prześledź swój przepływ pracy i obserwuj różne zlecenia, gdy docierają i przechodzą przez kolejne etapy, które wprowadzają je do produkcji. Rejestruj czas i liczbę kroków. Ile widzisz pętli? Czy wszyscy pracują według tego samego zestawu reguł, czy też każdy pisze własne zasady?
2. Skrócenie czasu przygotowania zlecenia. Ile czasu i wysiłku poświęca się na przeniesienie pracy do produkcji? Ile jest pętli, opóźnień i przeróbek? Błędy i nieporozumienia zmniejszają marżę, więc spójrz na swoje wyniki. W zautomatyzowanym przepływie pracy może czekać na Ciebie garnek złota.
3. Skrócenie czasu produkcji. Przepis na optymalną produkcję obejmuje elementy czasowe, ale także ludzi i zadania. Policz etapy, które wykonuje się ręcznie i pętle, które wydłużają czas ich wykonania. Ile narzędzi jest używanych oficjalnie, a ile w tajemnicy?
Te trzy redukcje otwierają drzwi do mniejszej ilości odpadów, mniejszej liczby niedotrzymanych terminów, bardziej wydajnej produkcji i wyższej zyskowności.
Ludzie mogą być powodem utrudnień
Branża poligraficzna aktywnie pracuje nad przywróceniem praktyk zawodowych i znalezieniem bardziej wydajnych sposobów szkolenia nowicjuszy i osób obejmujących nowe role. Podczas gdy te prace są w toku, ludzie aktualnie pracujący ze zleceniami mogą powodować utrudnienia w procesach. Zadania wykonywane w niekonsekwentny sposób mogą prowadzić do konieczności przeróbek i powtarzania realizacji zleceń, przeoczeń w zmianach specyfikacji i błędnych wycen zleceń, co w konsekwencji może prowadzić do obniżenia zyskowności poprzez długą serię drobnych incydentów podczas produkcji.
Należy spojrzeć prawdzie w oczy – ludzie bywają niekonsekwentni. Mogą być wspaniałymi członkami zespołu i pracownikami pełnymi entuzjazmu, ale to nie to samo, co codzienne powtarzanie tych samych zadań z niezawodną precyzją. Nie są robotami, a tego właśnie potrzebujesz – zaprogramowanych robotów, które wykonują powtarzalne zadania w sposób przewidywalny i możliwy do skontrolowania.
Przeanalizuj swoje dane, aby zrozumieć, gdzie pracownicy tracą czas, jak długo trwają zadania i ile pętli wykonują. Większość firm nie śledzi swoich zespołów co do minuty, więc rozważ przeprowadzenie szybkiej ankiety, aby zobaczyć, co ich zdaniem zajmuje najwięcej czasu w ciągu dnia i co ich najbardziej frustruje. Przyjrzyj się liczbie punktów zapalnych, od momentu kiedy plik dociera do działu produkcji. Ile czasu pracownicy spędzają na weryfikowaniu stanu magazynowego, naprawianiu błędów, uzupełnianiu brakujących zasobów i radzeniu sobie z zarządzaniem kolorami lub pytaniami dotyczącymi wykańczania poprzez wymianę e-maili, wiadomości tekstowych, rozmów telefonicznych i czatów? Automatyzacja może odzyskać znaczną część tego czasu, uwalniając czas zespołu, który może wówczas radzić sobie z ważniejszymi wyzwaniami.
Papier i materiały eksploatacyjne także mogą być powodem utrudnień
Papier, folia, winyl i szeroka gama specjalistycznych podłoży, które firma może potrzebować magazynować, wraz z materiałami eksploatacyjnymi, które są częścią procesu drukowania, takimi jak atrament, toner, rozpuszczalniki i narzędzia czyszczące mogą być kolejnym powodem utrudnień, ale automatyzacja także w tym obszarze pozwoli wyeliminować niedogodności.
Zapoznaj się ze wszystkimi rzeczami, które magazynujesz i wyznacznikami ich uzupełniania. Możesz mieć dedykowany system zarządzania zapasami do śledzenia, ale możesz też robić to ręcznie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Sprawdź, co znajduje się w magazynie dłużej niż przeciętnie oraz co regularnie zużywasz. Jeśli zautomatyzujesz swoje zamówienia na podstawie uzgodnionych ilości uzupełnień i będziesz aktualizował przychodzące towary w wewnętrznym systemie zarządzania zapasami, prawdopodobnie dojdziesz do wniosku, że zarządzanie materiałami staje się łatwiejsze.
Pójdź o krok dalej: zintegruj zarządzanie zamówieniami i otrzymanymi towarami z systemami, które zasilają danymi twoje wyceny, aby mieć pewność, że dysponujesz surowcami potrzebnymi do ukończenia zlecenia. Z czasem powinno się okazać, że zarządzanie zapasami staje się jeszcze bardziej wydajne.
Automatyzacja jako środek smarujący
Przygotowanie się na przyszłość wymaga wydajności i optymalizacji każdego procesu. Fragmentaryczna automatyzacja połączona z ręcznymi procesami nie jest najlepszą praktyką. Automatyzacja procesów od początku do końca to ścieżka, którą należy podążać. Postępuj zgodnie z zasadą małych kroków, a osiągniesz duży cel!
Jeśli wdrożyłeś częściową automatyzację, zacznij od przeglądu tych narzędzi automatyzacji i procesów ręcznych, które je łączą.
Przejrzyj zainstalowane rozwiązania programowe. Jakie są opcje aktualizacji lub wdrożenia rozszerzeń tych narzędzi w celu osiągnięcia kompleksowej automatyzacji?
Przyjrzyj się wdrażaniu zleceń, przygotowaniu do druku, produkcji i dostawie. Anthony Thirlby z Venn Holding w Belgii dzieli się na LinkedIn swoimi danymi dotyczącymi produktywności. Twierdzi on, że 55 proc. czasu trwania zlecenia przypada na szacowanie, zarządzanie zleceniami i planowanie. Skupienie się na tych obszarach w początkowej fazie może doprowadzić do powtarzalnych procesów, które zaoszczędzą od kilku minut do kilku godzin na wprowadzeniu zlecenia na pokład, dodając przy tym realne wartości do wyniku finansowego.
Nawet jeśli masz portal internetowy skupiony wokół produkcji lub cyfrową witrynę sklepową, cofnij się o kilka kroków i sprawdź, czy one również nie wymagają dostrojenia.
Jeśli zlecenia docierają i płynnie przechodzą do przygotowania do druku i produkcji – świetnie! Ale jeśli nadal występują pętle i wąskie gardła, nadszedł czas, aby przyjrzeć się konfiguracji narzędzi i zacząć rozwiązywać problemy.
Jeśli korzystasz z ręcznego środowiska wdrażania zleceń, używając folderów i poczty e-mail, nadszedł czas, aby przestać.
Początkowa faza powinna polegać na opracowaniu protokołu w celu poinformowania zespołu o wdrożeniu zautomatyzowanego przyjmowania zleceń. Zautomatyzowane przyjmowanie zleceń zaoszczędzi czas, zapewni spójność i wydajność oraz pozwoli członkom zespołu poświęcić czas na bardziej wartościowe zadania.
Po wdrożeniu zlecenia przejdź do automatyzacji zarządzania akceptacjami klientów, prośbami o zmiany (i ich wprowadzaniem), a następnie zamknij pętlę. Sprawdź, czy każde zlecenie jest fakturowane, w tym prośby o zmiany. Ustal zasady dotyczące rabatów. Korzystaj z danych produkcyjnych, aby aktualizować ceny.
Gdy wszystkie procesy są połączone i udostępniają sobie wzajemnie dane, jesteś gotowy do pracy.
Zbudowanie kompleksowego procesu może zająć nawet dwa lata, ale nowa zautomatyzowana sekwencja podniesie poziom wydajności.
Co się stanie, gdy zastosujesz automatyzację?
Automatyzacja to nie magia. Automatyzacja wymaga dobrze zdefiniowanego planu, który jest przejrzysty. Wymaga dofinansowania i przywództwa w zespole. To po części sztuka, a po części nauka. Automatyzacja wymaga uspokojenia obaw pracowników, że ich praca może zostać wyeliminowana. Wymaga innego rodzaju rozmów z obecnymi dostawcami oprogramowania. Ale jeśli przeprowadzisz analizę i te rozmowy, redukcja odpadów, wydajność produkcji i zadowolenie klientów mogą zmienić trajektorię firmy.
Jeśli potrzebujesz argumentów dla swojego zespołu, oto najważniejsze powody, dla których warto wdrożyć automatyzację:
1. Eliminacja powtarzalnych zadań wykonywanych ręcznie. Automatyzacja eliminuje powtarzalne zadania i błędy, umożliwiając szybsze przetwarzanie, skracając czas realizacji i zwiększając ogólną wydajność.
2. Integracja umożliwiająca udostępnianie danych między aplikacjami. Integracja technologii cyfrowych z tradycyjnymi metodami druku jest pomostem do przyszłości. Umożliwia płynną integrację między oprogramowaniem do projektowania, systemami zarządzania treścią i procesami przepływu pracy opartymi na
danych.
3. Łatwiejsza współpraca. Zasady pracy są inne w każdym kraju, ale globalna gospodarka pozwala nam sprzedawać druk na całym świecie. Automatyzacja w połączeniu z rozwiązaniami przepływu pracy opartymi na chmurze sprzyja bardziej wydajnej komunikacji, szybszym akceptacjom i skróceniu czasu realizacji.
4. Redukcja odpadów. Identyfikując i eliminując nieefektywności przepływu pracy, ponowne drukowanie zleceń spowodowane błędami produkcyjnymi stanie się przeszłością. Wykorzystanie danych dostawców i integracja przepływów pracy biznesowej z przepływami pracy produkcyjnej minimalizuje straty dzięki lepszemu zarządzaniu zapasami. Możliwość drukowania na żądanie i w mniejszych nakładach zmniejsza nadwyżki zapasów i odpady związane z przeterminowanymi lub nieużywanymi materiałami.
Automatyzacja przepływu pracy w produkcji poligraficznej zapewnia większą wydajność, lepszą jakość produkcji i większą elastyczność w planowaniu. Rezultatem biznesowym jest zwiększona wydajność i wyższa marża na każdym zadaniu.
Automatyzacja i zarządzanie jej regułami pozwala drukarniom dostosować się do zmieniających się wymagań klientów, sprzyja integracjom z procesami cyfrowymi, poprawia wydajność, obniża koszty i zapewnia lepsze doświadczenia. Uzyskane w ten sposób zoptymalizowane procesy są niezbędne do utrzymania konkurencyjności w erze cyfrowej, przy jednoczesnym zachowaniu wyjątkowych korzyści i właściwości druku.
Na podstawie artykułu Pat McGrew opracowała AŁ
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
