Dzisiejszy biznes, jak się okazuje, nie potrafi się już obejć bez technologii informatycznych. O ile w małych firmach koniecznoć posiadania systemów wspomagajšcych zarzšdzanie przedsiębiorstwem nie jest aż tak wielka, to trochę większe firmy, aby sprawnie funkcjonować, nie mogš się bez nich obejć.
Wczeniej opisywane w Poligrafice systemy były systemami dla drukarń. System, który chcemy przedstawić w niniejszym artykule, jest systemem dla przygotowalni poligraficznej, choć już dzi jego autorzy zapowiadajš prezentację jesieniš tego roku zuniwersalizowanej wersji programu, który wspomagałby zarzšdzanie w każdej firmie wiadczšcej usługi.
Impero jest programem opracowanym przez firmę Logos Sp. z o.o. z Poznania, która działa w branży informatycznej już od 15 lat. Jest to pierwszy program tej firmy przeznaczony dla branży poligraficznej, jednak Đ jak twierdzi Zdzisław Habasiński, członek zarzšdu firmy Logos Đ może ona pochwalić się m.in. takimi osišgnięciami, jak wdrożenie w PBK systemu przesyłania kart wzorów podpisów, który to system działa na tysišcach stanowisk w całej Polsce czy wdrożenie modułu rozpoznawania i korekty formularzy comiesięcznych sprawozdań ZUS.
Impero jest systemem wspomagajšcym zarzšdzanie zleceniami i zadaniami w przygotowalni poligraficznej. Łšczy podstawowe funkcje i zalety systemów zarzšdzania kontaktami z klientami i zarzšdzania pracš wewnštrz firmy (workflow). Pracuje w rodowisku operacyjnym Windows, Mac OS i Linux.
Pierwszš firmš, która zdecydowała się na wdrożenie systemu i jednoczenie, co należy podkrelić, współtworzyła ten system dostarczajšc informacji firmie Logos z zakresu poligrafii, był Reproserwis z Suchego Lasu pod Poznaniem. Reproserwis jest przygotowalniš fleksograficznš działajšca już od kilku lat na rynku polskim i międzynarodowym. Dowiadczenia właciciela firmy Stanisława Szymańskiego z pobytu w Szwecji oraz lata ciężkiej pracy, jak mówi, sprawiły, że obecnie Reproserwis znajduje się w czołówce przygotowalni wiadczšcych usługi dla fleksografii. Dynamiczny rozwój firmy spowodował, że jej właciciel zaczšł intensywnie myleć o systemie porzšdkujšcym rozrastajšce się przedsiębiorstwo. Ogłosił przetarg, do którego zgłosiło się kilka firm (wród nich nawet duże), ale po głębokiej analizie zdecydował się na wybór systemu oferowanego przez firmę Logos. Powodów takiej decyzji było kilka, ale decydujšcym okazała się profesjonalna obsługa firmy Logos. Przedstawiciele tej firmy Đ mówi Stanisław Szymański Đ przyjeżdżali do nas i właciwie dostosowywali ten system do naszych wymagań i oczekiwań. Przygotowali go dla nas dokładnie tak, jak chcielimy, uwzględniajšc wszystkie nasze potrzeby.
Wdrażanie systemu rozpoczęło się jesieniš ubiegłego roku. Pierwszym wdrożonym modułem był moduł nazywany Sekretariatem, a w rzeczywistoci pełnišcy funkcję biura obsługi klienta. Na tym etapie zlecenie definiowane jest wstępnie poprzez okrelenie nazwy klienta, nazwy zlecenia (oraz jej skrótu), rodzaju zlecenia oraz terminów ukończenia Đ wstępnego i ostatecznego, priorytetów i technologa prowadzšcego. Automatycznie ustalana jest data jego przyjęcia i kolejny numer. Można wprowadzić tu również informacje dodatkowe w postaci załšcznika i opisu. Tu również, po ukończeniu zlecenia, wpisywane sš numer faktury, jej wartoć netto, data wystawienia i nazwa klienta, dla którego została wystawiona faktura. Zlecenia sš sortowane wg numeru, skrótu ich nazwy, nazwy klienta, daty przyjęcia, terminu i technologa odpowiedzialnego. Moduł służy również tworzeniu i administrowaniu bazami danych klientów, dostawców oraz wykonywaniu podstawowych czynnoci administracyjnych (adresowanie kopert, wysyłanie e-maili do klientów, prowadzenie dziennika przesyłek wychodzšcych i przychodzšcych). Zamówienie, które zostaje wprowadzone do systemu, jest przekazywane następnie technologom, dla których został wdrożony kolejny moduł nazywany umownie Technologiem. Moduł ten pozwala na bogaty opis technologiczny zlecenia oraz podział zleceń na zadania przypisywane poszczególnym wykonawcom. Dzięki temu możliwe jest pilnowanie kolejnoci i terminów prac, kontrola zużycia materiałów oraz czasochłonnoci. System ustala też procentowy udział pracowników w zleceniach, co z kolei jest przydatne dla zarzšdzajšcego firmš, aby mógł obiektywnie ocenić (wynagrodzić) pracowników.
Moduł Zarzšd umożliwia definiowanie wszystkich słowników, przydzielanie pracownikom uprawnień, generowanie analiz, kontrolę zużycia materiałów i efektywnoci pracy poszczególnych pracowników. W Reproserwisie już od dawna istniał pewien system oceny pracowników. Odbywalimy ze sobš Đ mówi Stanisław Szymański Đ raz na jaki czas rozmowy, które pomagały mi w mobilizacji moich pracowników. Ale dopiero wprowadzenie systemu Impero pozwoliło czarno na białym wspólnie analizować ich pracę i udziały w poszczególnych zleceniach. W systemie każde zadanie ma okrelonš wagę Đ znaczenie, które uwzględniane jest w wyliczeniu procentowego udziału pracowników w zleceniach. Firma Logos wprowadziła te elementy do systemu, co pozwala na pełnš i obiektywnš analizę pracy pracowników, a co za tym idzie Đ odpowiednie ich wynagradzanie. Oczywicie należy tu podkrelić, że Impero jest systemem elastycznym i pozwala na dopasowywanie go do okrelonych wymagań każdej firmy.
Moduł Zarzšd pozwala również ustalać cenniki dla klientów (zarówno indywidualne, jak i uniwersalne). Pozwala też tworzyć bazę danych klientów, dostawców i zatrudnionych pracowników. Pozwala przydzielać im uprawnienia oraz generuje różne zestawienia statystyczne dotyczšce m.in. zużycia materiałów, obrotów z poszczególnymi klientami.
Kolejnym modułem systemu jest moduł Wykonawca, który ułatwia pracę pracownikom wykonujšcym zadania przydzielone przez technologa. Moduł ten narzuca wykonawcy priorytet zadania oraz okrela ostateczny termin jego wykonania. Kolorystyczne zróżnicowanie zdań o różnych terminach realizacji znacznie ułatwia pracę wykonawcy, który po wykonaniu zadania wpisuje zużyte przez siebie materiały oraz czas wykonania poszczególnych zadań. Jeżeli w trakcie jego pracy lub tuż po przyjęciu zlecenia od technologa wykonawca ma jakie uwagi, system pozwala mu je natychmiast przesłać do odpowiedniego adresata.
Jak więc widać, Impero porzšdkuje przede wszystkim pracę wewnštrz firmy Đ każde zlecenie jest odpowiednio opisywane zarówno w sensie administracyjnym, jak również technologicznym. Dodatkowo praca na każdym etapie jej wykonania może być kontrolowana, co w przypadku błędów, jakie się czasami zdarzajš, pozwala nie tyle ustalić winnych, co na czas dokonać korekty.
Istotna z punktu widzenia klienta jest wprowadzona jako ostatnia (ponieważ system cały czas się rozwija i właciciel firmy już dzi zapowiada jego poszerzenie o kolejne moduły) funkcja, którš można umownie nazwać modułem aktywnej strony www, zbudowana w oparciu o technologię JSP. Funkcja ta umożliwia klientowi składanie zleceń okrelajšcych wszystkie wymagania technologiczne (poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza) przez 24 h na dobę w cišgu 7 dni w tygodniu. Klient może wydrukować potwierdzenie złożonego zamówienia i, co bardzo ciekawe, dzięki odpowiednim dostępom przydzielanym przez Reproserwis może ledzić losy swojego zamówienia na każdym etapie pracy. Może również kontrolować zastosowanš w zleceniu technologię, a także sprawdzać terminy przesyłek, numery listów przewozowych itp. dotyczšcych jego zamówienia.
Nasi klienci sš tym rozwišzaniem zachwyceni Đ mówi Stanisław Szymański. Đ Nasz system pozwala im ledzić swoje zlecenia, a nam dzięki temu poprawia komunikację z nimi.
Poza tym oszczędzamy nie tylko pienišdze eliminujšc rozmowy telefoniczne, ale przede wszystkim cenny czas.
Wprawdzie technolog firmy Đ Małgorzata Garstka zauważa, że na etapie jej pracy, zwłaszcza przy nowych zleceniach, opis technologiczny zamówienia zajmuje sporo czasu, jednak, jak twierdzi, to się opłaca, bo zdecydowanie porzšdkuje pracę w firmie. Właciciel Reproserwisu jest tego samego zdania. Poza tym dzięki wprowadzonym dotychczas modułom sprawniej przebiega kontrola nad tym, co dzieje się w firmie, zwłaszcza, że w proces ten zostali włšczeni wszyscy pracownicy. Dodatkowo system zdecydowanie usprawnił komunikację z klientami, co w dzisiejszej sytuacji rynkowej jest niezmiernie ważne. System zapewnia również eliminację błędów ludzkich. Wprawdzie drobne błędy się zdarzajš Đ mówi Stanisław Szymański Đ ale sukcesem jest to, i mylę, że to również zasługa systemu, że do tej pory, a minęło już 7 miesięcy naszej pracy w tym roku, nie mielimy żadnej reklamacji.
Zdzisław Habasiński Đ współautor programu Đ podkrela, że wprowadzenie kolejnych modułów w Reproserwisie jeszcze bardziej usprawni pracę oraz z pewnociš wprowadzi kolejne oszczędnoci. Poza tym, dzięki nowej formie współpracy z klientami, system pozwala pozyskiwać coraz większš ich liczbę, a dotychczasowi klienci pozostajš wierni firmie dzięki zindywidualizowanej obsłudze poprzez dedykowane cenniki, przypisywanie opiekunów do każdego kontrahenta oraz dostęp do pełnej dokumentacji zleceń. Wprowadzenie systemu wspomaga również dotrzymywanie terminowoci zleceń, a także pozwala dzięki oszczędnoci czasu na krótsze terminy ich realizacji.
Z pewnociš posiadanie takiego systemu gwarantuje również pozytywne wdrożenie systemu jakoci z serii norm ISO, ponieważ ułatwia tworzenie odpowiednich procedur.
Stanisław Szymański o ISO na razie nie myli. Nie narzeka na brak zleceń, choć, jak twierdzi jeżeli rynek wymusi na nim wdrożenie ISO, wie, że dzięki Impero będzie to zdecydowanie łatwiejsze.
System więc, jak widać na przykładzie Reproserwisu, porzšdkuje pracę nie tylko wewnštrz przedsiębiorstwa, ale również buduje jej pozytywny wizerunek na zewnštrz, czego dowodem sš słowa klientów Reproserwisu, którzy otrzymujšc niemal natychmiast potrzebnš im informację mówiš mile zaskoczeni ăWy to macie porzšdek...Ó. Prawda, to porzšdek do pozazdroszczenia i, co istotne, za przyzwoitš cenę.
