Przy zakupie urządzenia drukującego należy pamiętać, że zwykle im niższa jego cena, tym wyższy koszt druku. Trzeba dobrze dopasować specyfikację sprzętu pod kątem zastosowania. Kluczowy jest koszt materiałów eksploatacyjnych i serwisu. A cena sprzętu? Zwykle stanowi zaledwie kilkanaście procent całkowitego kosztu użycia drukarki.
Użytkownicy drukarek z wieloletnim stażem pamiętają na pewno czasy, gdy oferta sprzętu laserowego była jeszcze uboga. Klienci mieli do wyboru kilkanaście modeli. Ceny tanich zaczynały się od ponad 2 tys. zł, droższych od 4-5 tys. zł, a pod względem funkcjonalności rozróżnić można było je równie łatwo, jak kombi i auto dostawcze, choć mało kto pytał wtedy np. o koszt druku. Dziś liczba modeli idzie w setki, a ceny zaczynają się od kilkuset złotych. Tani sprzęt kusi ceną i zwykle eleganckim wzornictwem. Oczywiście wybór takiego urządzenia może być uzasadniony – np. gdy jest ono używane incydentalnie – ale najczęściej niestety nie jest. Zwykle jeśli firma decyduje się na urządzenie laserowe, oznacza to, że ryza papieru zostanie zużyta nawet po kilku dniach. W takim przypadku potrzeba świadomego wyboru sprzętu, a to w praktyce oznacza, że warto wziąć pod uwagę koszt druku oraz parametr, jakim jest TCO (Total Cost of Ownership), czyli całkowity koszt użytkowania urządzenia. Zdaniem ekspertów trzeba kierować się tym kryterium przy zakupie sprzętu już przy zużyciu rzędu ponad 50 stron miesięcznie. Tu zaczynają się schody, bo na liście parametrów nie znajdziemy zwykle takich pozycji jak koszt druku strony czy TCO. Dlatego wybór odpowiedniego sprzętu wcale nie jest łatwy, a klucz do sukcesu stanowi przede wszystkim dokładna wiedza, do czego będzie on stosowany oraz zestawienie potrzeb z parametrami. Kryterium ceny jest w tym przypadku bardzo mało ważne. Dlaczego?
Sam zakup drukarki stanowi zaledwie kilkanaście procent całkowitych kosztów użytkowania sprzętu. Reszta to koszt codziennego korzystania z urządzenia, czyli materiały eksploatacyjne (zwykle ok. 30 proc.), konserwacja, serwis (ok. 25 proc.), wsparcie i ewentualne naprawy urządzenia (ok. 30 proc.). W praktyce oznacza to, że wyboru sprzętu drukującego powinno się dokonywać biorąc pod uwagę jego zastosowanie i specyfikację – choćby cenę tonera w relacji do liczby wydruków, jakie umożliwi. Mniej istotnymi, ale też wpływającymi na całkowity koszt posiadania elementami są trwałość i cena bębna (poza przypadkami, w których bęben jest zintegrowanym elementem w tonerze). Bardzo ważne też są takie parametry jak liczba wydruków miesięcznie, liczba stron na minutę, druk dwustronny, czas rozruchu czy żywotność. Koszt druku można też obniżyć, jeśli urządzenie pozwala na wydruk wielu stron na pojedynczej kartce, a także gdy w przypadku drukarki kolorowej możliwe jest drukowanie w trybie odcieni szarości, jeśli kolor nie jest potrzebny.
Niewątpliwie wzięcie pod uwagę wszystkich parametrów w odniesieniu do wymagań stawianych przez sprzęt drukujący nie jest łatwe, ale to wysiłek, który z całą pewnością przyniesie satysfakcję wynikającą z tego, że sprzęt dobrze spełnia oczekiwania oraz z niskich kosztów jego użytkowania. W OKI zawsze staramy się podchodzić bardzo kompleksowo do potrzeb klientów i proponować urządzenia jak najbardziej pasujące do rzeczywistych potrzeb firmy. Przygotowujemy audyt i dopiero na jego podstawie przedstawiamy ofertę „szytą na miarę”. Często jesteśmy w stanie, dzięki wdrożeniu naszych urządzeń i usług zarządzania drukiem, uzyskać oszczędności związane z firmowymi wydrukami nawet rzędu 30 proc. Często firmom zależy na optymalizacji procesów biznesowych i nawet nie zdają sobie sprawy, że poprawa systemu obiegu dokumentów i druku w firmie stanowi tu ważny element.
Dobrym przykładem jest firma Citroën. To case z krajów nordyckich, gdzie nasze kolorowe urządzenia A3 w połączeniu z usługami zarządzania drukiem znacząco usprawniły pracę managerom salonów samochodowych. Kiedy nadszedł czas na wdrożenie kampanii marketingowych, szybko stało się jasne, że w przedstawicielstwach Citroën Nordic brakowało wydajności. Często dochodziło do znacznych różnic między oficjalnymi, ogólnokrajowymi terminami rozpoczęcia kampanii a poszczególnymi przedstawicielstwami, które potrzebowały więcej czasu. Materiały dla punktów sprzedaży docierały na miejsce po kilku tygodniach – niekiedy za późno, aby można je było wykorzystać. W rezultacie znaczna ich część nie trafiała nawet do salonów sprzedażowych. Zaproponowaliśmy rozwiązanie, które redukowało koszty i czas wdrożenia materiałów, a także finalnie zwiększało całkowitą sprzedaż. Każde przedstawicielstwo zyskało kolorową drukarkę C830/831, a wybrane lokalizacje dodatkowo także kilka urządzeń wielofunkcyjnych MC8 oraz ES84 Series. Rozwiązanie obejmowało również zewnętrzne oprogramowanie, nośniki banerów i specjalnie opracowane przez firmę zewnętrzną stojaki, które umożliwiły prezentowanie informacji o produktach, cenach i promocjach obok danego pojazdu w salonie. Dzięki temu koncern Citroën Nordic mógł zgrać promocje w sklepach z kampaniami ogólnokrajowymi. Istniejące rozwiązanie internetowe do celów marketingowych firmy IXMAL, MarketingNet, stosowane do generowania reklam, zostało tak zmodyfikowane, aby umożliwić produkowanie banerów również w sklepie. W połączeniu z naszymi urządzeniami pozwoliło to na korzystanie z centralnie zaprojektowanych materiałów bezpośrednio w placówkach za pośrednictwem funkcji druku jednym kliknięciem. To bardzo przyspieszyło wdrożenia kampanii i usprawniło pracę.
Piotr Parys, trade marketing manager OKI Europe (Polska)
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
