Specyfika biznesów poligraficznych w znaczący sposób zmieniła oblicze współczesnych systemów MIS. Pierwotnie drukarnia wybierała z oferty rynkowej to rozwiązanie, które najbardziej odpowiadało jej potrzebom, teraz MIS jest w przeważającej większości przypadków „krojony” pod kątem konkretnej implementacji.
Systemy MIS (Management Information System) początkowo były dosyć proste. Służyły do kalkulacji, zbierania informacji o kosztach produkcji, czasem również do kontroli stanów magazynowych i na koniec miesiąca generowały raport, nad którym zbierał się zarząd i sprawdzał, czy firma była dochodowa. Zazwyczaj wykorzystywane były w celu przyśpieszenia procesów kalkulacji, zastępując funkcjonujące przez dekady obliczenia z użyciem ołówka i kalkulatora. Dokładność kalkulacji zależała przede wszystkim od rzetelności wprowadzonych danych dotyczących kosztów materiałów i czasu pracy nad danym zleceniem.
System nerwowy drukarni
Dziś estymacja i dane kosztowe pozostają kręgosłupem MIS, ale dodano do niego tyle funkcjonalności, że stał się jeśli nie mózgiem, to na pewno systemem nerwowym nowoczesnej drukarni. Dzisiejszy MIS obejmuje każdy element biznesu poligraficznego – handlowca w samochodzie służbowym, który z systemem łączy się za pomocą iPada, operatora maszyny mającego dostęp do danych dotyczących kolejnego zlecenia, magazyniera ładującego palety na samochody dostawcze i kierowcę wprowadzającego do systemu informację o dostarczeniu zamówienia. MIS może być połączony z dostawcami papieru i innych materiałów poligraficznych, przesyłającymi aktualne informacje na temat cen, specyfikacje techniczne czy instrukcje prepressowe. Bez względu na naturę prowadzonego biznesu, system MIS okazuje się pomocny przy automatyzacji, redukcji prac administracyjnych, eliminacji błędów, dostarczaniu informacji zwrotnej i łączeniu różnych aspektów działalności.
Krojony według potrzeb
Specyfika biznesów poligraficznych w znaczący sposób zmieniła oblicze współczesnych systemów MIS. Pierwotnie drukarnia wybierała z oferty rynkowej to rozwiązanie, które najbardziej odpowiadało jej potrzebom, teraz MIS jest w przeważającej większości przypadków „krojony” pod kątem konkretnej implementacji. Drukarze muszą wiedzieć, w jakim kierunku zamierzają rozwijać prowadzoną działalność – uważa Elli Cloots, senior product marketing manager w firmie EFI. – Jakie są jego trzy kluczowe obszary, czy strategia zakłada wprowadzenie nowych produktów. Bardzo istotną kwestią jest również pełne wykorzystanie posiadanego systemu. Choć wydaje się to dziwne, wiele drukarń wykorzystuje możliwości systemu w ograniczonym lub nawet bardzo ograniczonym zakresie, co znacząco wydłuża zwrot z inwestycji. Stałe aktualizowanie systemu oraz dbanie o aktualność dostarczanych danych to kolejna kluczowa kwestia. MIS powinien mieć najwyższy priorytet dla zarządu, na posiedzeniach rad nadzorczych i dla raportowania.
MIS na Ipex 2014
Na rynku brytyjskim funkcjonuje wielu rodzimych dostawców systemów MIS takich jak Tharstern, Optimus, Shuttleworth, Imprint, Accura czy I-teba, z których ofertą będzie można zapoznać się na marcowych targach Ipex 2014. Pierwsze trzy firmy odniosły sukces także na innych rynkach, z instalacjami w innych językach niż angielski, co zdecydowanie wzbogaciło ich doświadczenie. Ich przewagą są bliskie relacje z klientami i stałe inwestowanie w rozwój produktu, prowadzące do coraz lepszej integracji i wykorzystania najnowocześniejszych technologii. Firmy te w czasie recesji paradoksalnie odnotowały zwiększone zainteresowanie swoimi produktami, jako że drukarze odkryli, że działalność z przestarzałym systemem MIS zaczyna przynosić straty w czasach kurczących się marż. Wiele firm zaczęło szukać możliwości wykorzystania technologii do wsparcia sprzedaży – mówi Keith McMurtrie, dyrektor zarządzający firmy Tharstern. – Redukcja kosztów to tylko niewielka część problemu, ponieważ ich cięcie nie powoduje rozwoju biznesu. Najważniejszą kwestią jest uwolnienie zasobów ludzkich i wykorzystanie ich do aktywności na nowych polach. W ubiegłym roku Tharstern wprowadził na rynek aplikację na iPada, którego handlowiec może mieć zawsze przy sobie i podczas spotkania z klientem przygotować i zaprezentować kalkulację (naturalnie marże drukarni zostaną ukryte), a także sprawdzić stan realizacji złożonych już zleceń.
Automatyzacja i integracja
Uwolnienie pracowników od powtarzalnych zadań administracyjnych zdaje się mieć szczególne znaczenie w czasach rosnącej ilości coraz mniejszych zleceń i to czyni MIS jedną z podstawowych inwestycji drukarni poważnie myślącej o przyszłości. Nie można już sobie pozwolić na dodatkowe etaty do koordynowania przepływu zleceń – uważa Keith McMurtrie. – Trzeba znaleźć sposób na automatyczne przyjmowanie plików, tworzenie zleceń i przekazywanie ich do realizacji. A to oznacza integrację z innymi systemami, takimi jak SAP lub Oracle w przypadku korporacji czy w przypadku drukarni internetowej z systemem web-to-print. Nie wszyscy klienci są skłonni dokonać aż tak daleko posuniętych automatyzacji, ale nawet mały krok będzie miał znaczenie. Mieliśmy klienta, który posiadając system Insite firmy Kodak wciąż wysyłał wydruki próbne do swoich klientów, choć system ten charakteryzują zaawansowane opcje proofingowe. Klient ten nie wykorzystywał systemu jako części swojego workflow, więc pomogliśmy mu to zrobić. Dodaliśmy system automatycznego powiadamiania poprzez pocztę internetową o dostępności proofa danego zlecenia, przez co handlowiec nie musiał telefonicznie dowiadywać się, czy wydruki próbne zostały dostarczone i kiedy zostaną zaakceptowane.
Nie tylko dla offsetu
Nauczenie klienta, jak w pełni wykorzystywać możliwości systemu, jest kluczowe dla szybkiego zwrotu z inwestycji – zgadza się Nicola Bisset, dyrektor w firmie Optimus. – MIS świetnie identyfikuje obszary o wysokiej rentowności i takie, w których firma generuje straty. Oznacza to intensywną pracę z klientem już na etapie przedsprzedażowym i podczas implementacji, polegającą na precyzyjnym określeniu, jakie raporty są ważne dla prowadzonej działalności, gdzie automatyzacja przyniesie najwięcej korzyści, jak system może wspierać rozwój działalności w nowych obszarach i jak może rosnąć wraz ze wzrostem firmy. Sprzedaż systemu MIS to już nie prezentacja kilku funkcji, które często są niezrozumiałe dla klienta, ale pokazanie, że jego dostawca jest partnerem w biznesie.
Firma Optimus odniosła duży sukces, i to nie tylko na rynku brytyjskim, z nowym systemem Dash, który jest zorientowany na produkt, a nie na technologię, co jest dużą zmianą biorąc pod uwagę fakt, że większość systemów MIS „wyrosła” w oparciu o specyfikę głównie druku offsetowego. Dash pracuje z każdym procesem i każdym podłożem, co jest istotne dla drukarń cyfrowych nowej generacji. Ma również zintegrowany web front end, czyli funkcję obsługi web-to-print. Firma Shuttleworth prezentowała się na ostatnich imprezach targowych z ROI360, pokazując nie tylko integrację z modułem składania zleceń online, ale również sposób, w jaki produkty drukowane mogą przenosić w przestrzeń internetową za pomocą kodów QR czy rzeczywistości rozszerzonej (Augmented Reality). Jeśli jest kod QR, musi być również strona internetowa, do której on kieruje – mówi Paul Deane, dyrektor zarządzający w Shuttleworth. –Oferujemy klientom pełną obsługę, która integruje druk i Internet. Na targach Ipex pokażemy kolejne innowacje i aplikacje, które mogą stymulować sprzedaż usług druku z szybko rozwijającej się przestrzeni Big Data. Druga strona medalu to fakt, że dla wielu drukarń powyższe funkcjonalności są poza ich ambicjami i poza oczekiwaniami ich klientów. Tu wystarczą tradycyjne mocne strony systemu MIS.
Diabeł tkwi w szczegółach
Jeśli chodzi o systemy MIS to kluczowe pytanie nie brzmi: czy inwestować?, tylko na co położyć nacisk? Zdaniem Glennys Bourne z firmy Imprint, wymaga to nieco głębszej analizy niż dwugodzinna prezentacja sprzedażowa: Wszystkie systemy MIS mają bardzo podobne menu, ale diabeł tkwi w szczegółach. Imprint jest dostawcą oprogramowania dla największych drukarń w Wielkiej Brytanii, ale to nie oznacza, że jest zbyt drogi dla małych firm. Oprogramowanie jest już stworzone, dla dostawcy systemu największym kosztem są instalacja, szkolenie i wsparcie i są one proporcjonalne do wielkości firmy.
Podsumowując – obecnie drukarnie muszą dbać o aktualizację systemów MIS tak, jak dotychczas dbały o posiadanie najnowocześniejszych maszyn.
Opracowanie: SN
