Grupa KK z Radomia to jeden z pierwszych użytkowników najnowszej wersji oprogramowania Prinance, zainstalowanego w ramach wdrożenia systemu zarządzania produkcją i informacją Prinect. W grudniu ub.r. miał miejsce dzień otwarty, podczas którego można było bliżej przyjrzeć się temu rozwiązaniu.
Od zleceniodawcy do wykonawcy – tak można podsumować kilkunastoletnią historię firmy. Opowiada o niej współwłaściciel Jacek Kochanowski: Nasza firma – początkowo jako agencja reklamowa – działa od 1992 roku. W 2005 roku rozbudowaliśmy ją o nowoczesną drukarnię offsetową i przenieśliśmy do nowej siedziby. Dzięki temu zapewniamy kompleksowość usług, odpowiedzialność w jednym ręku, elastyczność na różnorodne zapotrzebowania klienta – gwarantując przy tym atrakcyjne ceny i możliwość śledzenia produkcji na każdym etapie. Oferujemy pełną obsługę, począwszy od profesjonalnego studia graficznego, poprzez naświetlarnię CtP (Suprasetter), przez druk offsetowy oparty o pięciokolorową maszynę Heidelberg CD 74, po pełne wykończenie prac po druku, m.in. foliowanie z kalandrowaniem (Autobond), oprawę automatyczną (Horizon), sztancowanie i klejenie.
Po co Prinance?
Choć na wyposażenie drukarni nie składa się kilka czy kilkanaście maszyn drukujących, a praca odbywa się na dwie zmiany i nie jest planowana jak w dużych zakładach na miesiąc czy dwa do przodu, to właściciele – z myślą o rozwoju oraz wydajności produkcji – zainwestowali w kompletny system zarządzania produkcją i informacją Prinect. Obecnie funkcjonują jego następujące moduły: Prinect Signastation 75 służący do
impozycji, Prinect Meta Dimension 75 – oprogramowanie RIP, Prinect Prepress Interface 75 do obsługi stref farbowych z wykorzystaniem plików PPF oraz Prinect Prinance, czyli system MIS. Warto dodać, że Grupa KK jest jednym z pierwszych użytkowników systemu Prinance w Polsce. Początkowo mój brat Tomasz, który odpowiada za część produkcyjną i obsługę klientów, był sceptycznie nastawiony do inwestycji w system Prinance – uważał, że ze względu na charakter produkcji nie jest on nam niezbędny. Niemniej udało mi się go przekonać i obecnie dołączył on do grona jego entuzjastów – wspomina Jacek Kochanowski. – Moim zdaniem Prinance to program uniwersalny, sprawdzający się w małych i dużych drukarniach; my po prostu wykorzystujemy inne jego funkcje niż wielkie zakłady produkcyjne. Pozwala mi na wykonywanie nieporównywalnie większej ilości kalkulacji dziennie niż przed jego instalacją, a przecież to charakterystyczne dla małych firm, że realizują dużą ilość zleceń o stosunkowo niskich nakładach. Podstawowa nasza korzyść z Prinance to po prostu więcej zleceń.
Czas kontra koszt
W Grupie KK zainstalowane zostało oprogramowanie Prinance, pozwalające na kalkulację, przygotowanie karty technologicznej i zakładanie zamówień na materiały. Umożliwia ono także wystawienie dokumentu sprzedaży. Prinance to jest produkt w pewnym sensie „z półki”, nie działa na zasadzie np. SAP, gdzie programiści najpierw poznają zasady działania firmy, a potem kroją rozwiązanie na jej miarę – wyjaśnia Tomasz Jasiński, dyrektor sprzedaży w dziale prepress firmy Heidelberg. – Oczywiście pewne zmiany są możliwe (np. wybór raportów, layoutu), ale nie działa on na zasadzie opcji. Ze strony jego użytkownika kluczowe jest rzetelne sparametryzowanie procesów pod kątem czasu i kosztu.
Potwierdza to Jacek Kochanowski: Wdrożenie Prinance w firmie zmieniło naszą filozofię myślenia. Musieliśmy je po prostu do niego dostosować. Do tej pory cenę dla klienta budowaliśmy z klocków – poszczególnych kosztów. Prinance opiera się na czasie, co bardziej odpowiada rzeczywistości. Z reguły ceny oferowane przez nas od momentu wdrożenia są bardzo konkurencyjne. Dzięki niemu wiele się nauczyliśmy – np. druk jest tańszy niż szacowaliśmy, natomiast zaskoczyły nas koszty usług dodatkowych jak np. foliowanie. Teraz bardziej zwracamy uwagę na sprawny narząd, konserwację. Po prostu bardziej cenimy czas pracy naszych urządzeń. Kolejna korzyść to znaczne oszczędności papieru, wynikające z uporządkowania i lepszego wykorzystania zasobów naszego magazynu. Oprogramowanie Prinance posiada bowiem funkcję zarządzania gospodarką materiałową, pozwala kontrolować zapasy papieru, a dodatkowo uwzględnia aktualne jego ceny i przygotowuje listę dziennych zamówień papieru (dzięki czemu ogranicza zamrożenie kapitału).
Beczka miodu…
Wśród cech systemu Prinance warto wymienić: otwarte interfejsy do innych systemów (JDF/JMF, HostInterface, dostawców papieru, systemów finansowych, systemów płac itp.), przejrzysty układ danych, aktualne informacje o pracach i klientach dla wsparcia decyzji menedżerskich oraz integrację poprzez uznany standard przemysłowy JDF. Główne funkcje systemu to estymacja kosztów (na ponad 35 różnych sposobów), w ramach której opracowywany jest również szczegółowy plan produkcyjny; przygotowanie oferty (również w layoucie firmowym); generowanie karty technologicznej (job ticket); fakturowanie; zarządzanie relacjami klienckimi; gospodarka materiałowa; poprodukcyjna kalkulacja kosztów. Prinance z powodzeniem może zastąpić program CRM, ponieważ równocześnie jest wygodnym narzędziem utrzymania relacji z klientem. Pozwala użytkownikowi łatwo odszukać wszystkie dane dotyczące klienta takie jak: dane adresowe, adresy dostaw, osoby kontaktowe, terminy płatności, limity spraw zaległych czy rabaty.
…łyżka dziegciu
Rozważając inwestycję w system Prinance (dotyczy to zresztą wszystkich MIS) trzeba przygotować się na długotrwały proces implementacyjny. W grupie KK oprogramowanie działa od lata 2009, a jego wdrożenie trwało blisko rok. Warto również wziąć pod uwagę pewne jego ograniczenia. Choć w najnowszej wersji pozwala już na łączenie różnych prac na jednej formie drukowej, to jednak ten rodzaj montażu wciąż nie jest uwidoczniany na schemacie impozycyjnym. Ponadto klienci nie mogą tworzyć własnych raportów; mogą tylko korzystać z bardzo bogatej ich listy. Definiowanie nowego raportu może być zrealizowane przez specjalistów firmy Heidelberg. Prinance nie zawiera także oprogramowania księgowego, a jedynie – podobnie jak inne systemy MIS – oferuje interfejs do systemów finansowo-księgowych. Co za tym idzie, Prinance nie zawiera również modułu płac. Dane dotyczące wynagrodzeń mogą być gromadzone przez Prinance i eksportowane w sposób zależny od implementacji. Wreszcie Prinance nie zawiera modułu zarządzania dokumentacją, dlatego nie można w prosty sposób śledzić historii dokumentów. AN
