Największą wartością systemów MIS jest bogactwo i rzetelność informacji biznesowych i operacyjnych, których nie jesteśmy w stanie pozyskać w żaden inny sposób niż poprzez rejestrację procesów czy operacji. Odnosi się to zarówno do rejestracji poszczególnych zleceń, jak i ich globalnego ujęcia. Analiza danych operacyjnych skutkuje wiedzą o rzeczywistych kosztach, umożliwia identyfikację źródeł oraz pozwala na efektywną optymalizację procesową i kosztową – przekonuje Marek Chmielewski, specjalista ds. systemu Prinect w firmie Heidelberg Polska w pogłębionej rozmowie na temat informatycznych narzędzi do zarządzania produkcją i informacją.
Czy w ostatnim czasie zmieniła się świadomość drukarń w zakresie konieczności posiadania zaawansowanych systemów informatycznych do zarządzania drukarnią? Duże drukarnie oczywiście to rozumieją i w znakomitej większości mają wdrożone MIS, ale wśród mniejszych firm dotychczas panowało przekonanie, że oparty na Excelu program napisany przez zaprzyjaźnionego programistę sprawdzi się równie dobrze, a będzie znacznie tańszy. Jakie przewagi ma Prinect w stosunku do autorskich rozwiązań?
––––––––––
Marek Chmielewski: Zapewne zaskoczę panią redaktor i część czytelników swoją szczerością: przemyślany i dobrze skonstruowany, zawierający prawidłowe formuły i posługujący się pełnym zakresem zmiennych, a przede wszystkim oparty na rzetelnych parametrach plik .xls jest w dalszym ciągu doskonałym narzędziem kalkulacyjnym. Co więcej, nawet w przypadku najbardziej zaawansowanych systemów informatycznych Excel lub inna podobna funkcjonalnie aplikacja jest niezbędna do analiz, symulacji czy prospekcji np. w odniesieniu do symulacji zmiennych warunków realizacyjnych bądź biznesowych. To codzienne narzędzie analityków i kontrolerów, którego roli nie wolno nie doceniać. Ma pani rację, duże drukarnie zainwestowały w systemy zarządzania w przeszłości, choć wielu spośród tych przedsiębiorców – czy to na bazie swoich doświadczeń, czy też bieżącej potrzeby, wynikającej np. z zakończenia wsparcia dla użytkowanych systemów – stoi ponownie przed wyborem nowszych, bardziej funkcjonalnych i zaawansowanych rozwiązań. Myślę, że dla wszystkich czytelników cenne byłoby zebranie doświadczeń wśród tych przedsiębiorstw oraz poznanie zakresu wykorzystania posiadanych przez nie systemów. Założę się, że znajdzie pani wśród nich także takie, które po trwającym np. 10 lat wdrożeniu wykorzystują nieznaczną część systemu MIS, częstokroć z uwagi na ograniczenia zakupionych wiele lat temu rozwiązań. Jednocześnie, tak jak w przypadku rozwiązań sprzętowych, tak też w świecie IT pojawiają się nowe idee, rozwiązania czy funkcjonalności. Jeszcze kilka lat temu wymagania w stosunku do systemów MIS były zawężone do funkcji kalkulacji, technologii, planowania, magazynu lub też spedycji.
Z biegiem czasu stosunek do nich ewoluował, czego nie da się powiedzieć o wielu systemach. Obecnie największą wartością systemów MIS jest bogactwo i rzetelność informacji biznesowych i operacyjnych, których nie jesteśmy w stanie pozyskać w żaden inny sposób niż poprzez rejestrację poszczególnych procesów czy operacji. Odnosi się to zarówno do rejestracji poszczególnych zleceń, jak i ich globalnego ujęcia. Analiza danych operacyjnych skutkuje wiedzą o rzeczywistych kosztach, umożliwia identyfikację źródeł oraz pozwala na efektywną optymalizację procesową i kosztową. Wielu spośród przedsiębiorców tylko dzięki danym z systemu MIS zmodyfikowało swoje podejście np. do kosztów materiałów. Wielu z nich wykorzystuje droższe farby, podłoża czy formy drukowe, które poprzez efektywniejszą realizację procesów produkcyjnych generują wyższą wydajność, prowadząc w rezultacie do istotnego spadku kosztów wytworzenia i wzrostu rentowności produkcji. Ta sama zależność występuje choćby w przypadku maszyn drukujących.
Nie oszukujmy się, maszyna drukująca to dla każdego przedsiębiorstwa poligraficznego składnik majątku o najwyższej wartości, ale jednocześnie stanowiący jedynie ok. 30 proc. udziału w koszcie roboczogodziny tego stanowiska. Koszt maszyny drukującej wyższy o 25 proc. jest redukowany całkowicie przez wzrost wydajności na poziomie ok. 9 proc. Każdy wyższy wzrost wydajności w tym obszarze skutkuje mierzalnym wzrostem rentowności w odniesieniu do całego wolumenu produkcji. Zależności te już dawno zostały zidentyfikowane i wykorzystane w każdej innej branży produkcyjnej, czas zatem najwyższy, aby przekonanie to zadomowiło się na dobre również w poligrafii. Jest wiele firm, które w różnych okresach podjęły próbę stworzenia rozwiązań informatycznych na miarę swoich potrzeb. Wśród nich jest też wiele takich, które na bazie tych doświadczeń, częstokroć po analizie kosztów, podjęły lub podejmują właśnie decyzje o spisaniu ich na straty i wdrożeniu rozwiązań zewnętrznych, sprawdzonych dostawców. Wiedza zgromadzona przez lata powoduje, że wybór konkretnego systemu jest bardziej przemyślany, opiera się na głębokiej analizie własnych potrzeb i możliwości poszczególnych rozwiązań. Oferowane przez nas systemy: Prinect Business Manager, dedykowany produkcji arkuszowej i CERM, stworzony z myślą o produkcji wąskowstęgowej odpowiadają potrzebom odbiorców oddając bogactwo funkcjonalności w obszarach sprzedaży, kalkulacji i ofertowania, technologii i realizacji procesów produkcyjnych, współpracy z podwykonawcami, zakupów i gospodarki magazynowej czy wreszcie spedycji i transportu. Jako nieliczne umożliwiają pełną integrację z posiadanym parkiem maszynowym oraz gromadzą i udostępniają rzeczywiste dane z realizacji poszczególnych procesów.
Jaka jest oferta firmy Heidelberg w zakresie MIS dla mniejszych drukarń?
––––––––––
M.Ch.: Nasze rozwiązania z rodziny Prinect są w pełni skalowalne i umożliwiają dostosowanie ich funkcjonalności do bieżących potrzeb każdego klienta oraz ich rozwój w dowolnym momencie, wraz ze zmieniającymi się wymaganiami, czy to poprzez uzupełnienie funkcjonalności, czy też uzupełnienie liczby licencji w poszczególnych obszarach. Oczywiście można je nabyć na typowych zasadach, jak również można stać się ich użytkownikiem wykorzystując oferowany przez nas model SaaS (Software as a Service – na zasadzie abonamentu). W pierwszym przypadku mamy do czynienia z zakupem ze środków własnych przedsiębiorstwa ewentualnie poprzez kredytowanie inwestycji. W dalszym ciągu niestety na polskim rynku możliwości finansowania wartości niematerialnych i prawnych w formie leasingu są rzadko spotykane. W modelu SaaS klient ponosi koszty cykliczne, np. w okresach kwartalnych, które są zróżnicowane zależnie od wartości oprogramowania i jego funkcjonalności oraz wolumenu bieżącej produkcji. Daje to przedsiębiorcom całkowitą przejrzystość i przewidywalność kosztów.
Czy w ostatnim czasie pojawiły się jakieś nowości w obszarze Prinect, a jeśli tak, to jakie?
––––––––––
M.Ch.: Rozwiązania oferowane od lat przez firmę Heidelberg podlegają stałemu rozwojowi. Przypomnę tylko, iż jako pierwszy dostawca sprzętu poligraficznego zmodyfikowaliśmy swoje postrzeganie oprogramowania. Jeszcze w niedalekiej przeszłości oprogramowanie wielu dostawców skupiało się na funkcjonalności w poszczególnych, dedykowanych mu obszarach, zgodnych z typowym podziałem procesowym na prepress, press i postpress. Od dnia premiery Prinect Workflow dysponujemy – jako jedyni spośród dostawców – efektywnymi narzędziami łączącymi poszczególne obszary w jedno spójne, w pełni zintegrowane informatyczne środowisko produkcyjne, w ramach którego informacje powstające w jednym obszarze są skutecznie przekazywane i wykorzystywane w kolejnych, a gromadzone w trakcie realizacji poszczególnych procesów i poszczególnych zleceń dane zwrotne udostępniane w formie przejrzystych raportów czy to w ramach znanego i cenionego na rynku modułu Analyze Point, czy też najnowszego z modułów Prinect Portal. Ten ostatni to kolejny, znaczący krok do praktycznej realizacji koncepcji Industry 4.0. Prinect Portal to swego rodzaju centrum łączące wszystkie moduły systemu Prinect oraz udostępniające gromadzone w jego ramach informacje, dane biznesowe i produkcyjne, niezależnie od wykorzystywanej platformy sprzętowej czy miejsca dostępu. Obejmuje ono funkcjonalności typowe dla narzędzi współpracy online z klientami przedsiębiorstwa, w tym takie jak przesyłanie plików, podgląd i korekty, wizualizacja ostatecznego produktu aż po akceptację zlecenia do produkcji. Z drugiej strony, to jedyne w swoim rodzaju narzędzie dystrybucji informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Jako takie obejmuje informacje o poszczególnych zleceniach i ich szczegółach, statusie realizacji każdego z procesów aktualizowane w trybie ciągłym oraz dane historyczne. Umożliwia przekazywanie wewnętrznych informacji i dedykowanych wiadomości choćby z działu sprzedaży do terminala operatora maszyny drukującej czy złamywarki. Oczywiście funkcjonalność ta działa dwustronnie, a zatem operator krajarki jest w stanie wysłać dedykowaną informację do swojego przełożonego lub każdego innego użytkownika Prinect Portal. Niech każdy z czytelników odpowie sobie samodzielnie na pytanie, jaki jest rzeczywisty wpływ tak skonfigurowanego środowiska na efektywność każdego z jego pracowników i ogólnie przedsiębiorstwa?
Korzyści, jakie osiągają zarząd firmy i osoby nadzorujące produkcję z posiadania systemu MIS są zatem oczywiste, ale jak przekonać szeregowych pracowników do tego rozwiązania? Zazwyczaj kojarzy im się ono z większą kontrolą np. wydajności pracy i budzi naturalny opór.
––––––––––
M.Ch.: Czynnik ludzki jest jak zwykle największym wyzwaniem stojącym przed przedsiębiorcą. Jednakże doświadczenia drukarń użytkujących zaawansowane platformy informatyczne napawają optymizmem. Zalety wdrożonych rozwiązań w realnie krótkim czasie przełamują początkowe opory pracowników. Oczywiście systemy IT, w tym przede wszystkim zintegrowane środowiska biznesowo-produkcyjne umożliwiają pełną kontrolę poszczególnych procesów, pośrednio zatem kontrolę pracowników i ich wydajności. Jednocześnie wpływają na realizację procesów oraz umożliwiają skupienie się pracowników wyłącznie na realizacji ich zadań i obowiązków bez
ponoszenia skutków niedociągnięć lub błędów innych i odpowiedzialności za nie. Dodatkowo, zapewniając wzrost efektywności i wydajności oraz redukcję kosztów wytworzenia, dają przedsiębiorcy doskonałe narzędzia do wdrożenia w przedsiębiorstwie rzeczywistego systemu motywacyjnego, w ramach którego każdy z pracowników może być sprawiedliwie wynagradzany. Doświadczenia przedsiębiorców nie pozostawiają w tym obszarze złudzeń, zależność jest jednoznaczna: dobrze wynagradzany pracownik jest efektywny, a może być dobrze wynagradzany tylko w równowadze z wynikami przedsiębiorstwa.
Na rynku nie brakuje mniej lub bardziej rozbudowanych systemów MIS. Czym się kierować przy wyborze dostawcy, aby nie tylko procesy zakupu i wdrożenia przebiegły pomyślnie, ale także aby uzyskać zaawansowane wsparcie na etapie jego codziennego użytkowania oraz rozwoju firmy?
––––––––––
M.Ch.: Jak pokazują ostatnie wydarzenia na rynku polskim, bezpieczny wybór systemu MIS jest dla przedsiębiorstwa poligraficznego kwestią kluczową. Wbrew niektórym opiniom, pokutującym w dalszym ciągu wśród części menedżerów zarządzających drukarniami, cena systemu nie jest czynnikiem najistotniejszym. Oczywiście koszty inwestycyjne muszą uwzględniać aktualne potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa, ale powinny – w mojej opinii – uwzględniać także potrzeby przyszłe wynikające czy to z korzyści, które niesie ze sobą efektywnie wdrożone rozwiązanie, czy choćby zwiększonej efektywności poszczególnych procesów, realnego spadku kosztów wytworzenia. Bądźmy realistami: systemy zarządzania kosztują, ale jednocześnie są inwestycją w dzisiejszych czasach niezbędną i w przypadku prawidłowego wyboru rozwiązania oraz efektywnie przeprowadzonego procesu wdrożenia stanowią jedyne źródło pozyskiwania informacji i danych, których zakres, jakość oraz rzetelność przekładają się bezpośrednio na trafność kolejnych decyzji inwestycyjnych i rozwojowych. Istotnymi czynnikami wyboru powinny być stabilność dostawcy oraz jego stałe dążenie do doskonalenia i rozwijania oferowanych rozwiązań. Nabierają one szczególnego znaczenia proporcjonalnie do zmieniającej się sytuacji rynkowej, w której operują przedsiębiorcy. Od lat, i jest to opinia całego środowiska poparta zarówno polskimi, jak i międzynarodowymi raportami, mamy do czynienia ze zmianami strukturalnymi w branży poligraficznej, ze stałym, systematycznym wzrostem liczby realizowanych zleceń przy regularnie malejących nakładach jednostkowych. Wraz z czynnikiem spadku cen usług i produktów poligraficznych sprawiają one, iż otoczenie biznesowe stawia przed przedsiębiorcami wyzwania, z którymi jeszcze kilka lat temu nie musieli się mierzyć.
Jaki odsetek użytkowników rozwiązań drukujących firmy Heidelberg decyduje się na wdrożenie systemu Prinect? Czy są jego wdrożenia w drukarniach korzystających z rozwiązań innych producentów i nieposiadających w ogóle maszyn Heidelberg? Czy technologia „Push to Stop” i MIS Prinect są nierozerwalnie ze sobą związane?
––––––––––
M.Ch.: Oczywiście chciałbym móc powiedzieć, że każdy z użytkowników maszyn Heidelberg jest jednocześnie użytkownikiem Prinect, a każdy z użytkowników Prinect jest posiadaczem wyłącznie systemów Heidelberg. W Polsce funkcjonuje ponad 200 instalacji naszych systemów pochodzących z różnych okresów i obejmujących różne moduły. Większość z nich jest na bieżąco aktualizowana, co stanowi dla nas wyznacznik jakości naszych produktów i rozwiązań. Szczera odpowiedź na pani pytanie może być jedna: obsługujemy instalacje wykorzystujące nasze rozwiązania, instalacje, w których nasze systemy informatyczne współpracują z urządzeniami innych producentów, jak też instalacje, w których nasze urządzenia współpracują z oprogramowaniem firm trzecich. W każdym z przypadków funkcjonalność wynikowa jest i będzie różna, oczywiście z istotną przewagą pierwszego z modeli. Odwołała się pani redaktor do technologii „Push to Stop”, czyli naszej odpowiedzi na wyzwania współczesnej poligrafii i idei stojących za pojęciem Industry 4.0. Jest ona co do zasady możliwa do realizacji jedynie w ramach w pełni zintegrowanego środowiska biznesowo-produkcyjnego. Wymaga bowiem zdolności poszczególnych systemów informatycznych, jak również maszyn i urządzeń do dwustronnej wymiany informacji, do przyjmowania i rozumienia danych z jednego obszaru i przekazywania analogicznych lub wzbogaconych danych rozumianych w innym obszarze. Wykorzystuje zatem nasze indywidualne rozwiązania techniczne czy procesowe. Implementacja tej technologii w najnowocześniejszych maszynach drukujących Heidelberg była pierwszym krokiem. Obecnie dostarczamy naszym klientom także złamywarki pracujące z wykorzystaniem tych samych założeń. Niezbędnym warunkiem efektywnego wdrożenia technologii „Push to Stop” jest zatem połączenie w jednej organizacji Prinect Workflow wraz z MIS oraz maszyn i urządzeń Heidelberg. Pozwolę sobie na ostatnią dygresję. Rynek jest najskuteczniejszym i bodajże jedynym weryfikatorem decyzji biznesowych. Staramy się dostarczać przedsiębiorcom narzędzia i urządzenia niezbędne do skutecznej rywalizacji rynkowej i sądząc po wynikach polskich przedsiębiorstw poligraficznych czynimy to możliwie skutecznie, mając swój cichy udział w sukcesie wielu spośród naszych klientów.
Dziękuję za rozmowę!
Rozmawiała Anna Naruszko
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
