Idealne wdrożenie (częœć I)

6 Dec 2016 14:43

W poprzednim artykule opisaliœmy, jak powinien wyglšdać system idealny dla branży poligraficznej. Dziœ postaramy się opisać idealne wdrożenie. Od czego zaczšć wdrożenie? Przede wszystkim trzeba powołać zespół projektowy wewnštrz firmy. W jego skład powinny wchodzić: osoby z zarzšdu Đ by zapewnić odpowiednie poparcie dla projektu, jego finansowanie oraz odpowiedniš rangę oraz kluczowi odbiorcy poszczególnych elementów systemu Đ np. handlowiec, magazynier. Pierwszym zadaniem tego zespołu będzie przeprowadzenie analizy naszych potrzeb i wykorzystywanych obecnie rozwišzań, choćby po to, by odpowiedzieć na pytanie, czy nowy system jest nam faktycznie potrzebny? Bo może okazać się, że wcale nie ma potrzeby kupowania nowego, wystarczš tylko niewielkie (ale istotne z punktu widzenia firmy) adaptacje istniejšcego systemu. Kiedy jednak okaże się, że system należy zmienić, to musimy dokładnie okreœlić, jakie wymagania powinien on spełnić oraz jakie cele chcemy osišgnšć dzięki wdrożeniu. Warto posłużyć się tutaj metodologiš SMART okreœlajšcš nasze cele: Specific: konkretne, precyzyjnie okreœlone; Measurable: obiektywne i mierzalne (najlepiej łatwo i tanio), z przypisanymi wartoœciami; Achieveable: osišgalne, realistyczne; Relevant: dosłownie ămajšce znaczenieÓ, zbieżne z celami organizacji; Time-bounded: precyzyjnie osadzone w czasie. Kiedy już uda nam się przez to przebrnšć, powinniœmy przystšpić do wyboru systemu najlepiej odpowiadajšcego naszym potrzebom. Nie należy tu jednak zapominać o naszych możliwoœciach finansowych. Wszak wszyscy chcielibyœmy jeŸdzić mercedesami, a mimo to nie wszyscy nimi jeŸdzimy. Dlatego też konieczne jest okreœlenie górnej granicy naszych wydatków Đ szerzej o tym w jednym z kolejnych artykułów ăWycena i finansowanie systemów ERPÓ. Następnie dobrze jest poprosić zewnętrznš firmę o dokładnš analizę naszych potrzeb i w oparciu o niš przygotować zapytanie ofertowe. W miarę szybko uda nam się wybrać kilka interesujšcych rozwišzań różnych dostawców Đ oferta jest naprawdę bogata i wszyscy handlowcy będš nas przekonywać, że to właœnie ich system jest dla nas najlepszy. Dlatego warto i tę częœć zostawić specjalistycznej firmie Đ powinna ona przedstawić nam trzy, góra cztery oferty najlepiej jej zdaniem spełniajšce nasze wymagania. Dobrze jest też sprawdzić listę referencyjnš Đ czy dany produkt był wdrożony w tej branży; o ile to możliwe, zebrać opinie użytkowników. Warto również pamiętać, by decydować się na systemy znanych firm Đ wydajš się one może droższe, ale obarczone sš znacznie mniejszym ryzykiem, że ich dostawca zniknie z rynku. Równie ważna w tym przypadku jest też dostępnoœć partnerów Đ z reguły duzi dostawcy majš wiele firm partnerskich Đ co gwarantuje nam możliwoœć wyboru odpowiedniej firmy wdrożeniowej, a także jej ewentualnš zmianę, gdyby sprawy się nie układały. Łatwoœć zmiany partnera pozwala też ograniczyć koszty wdrożenia, bo wymusza to konkurencja. Przy wyborze firmy majšcej realizować wdrożenie należy dokładnie wypytać o sposób rozwišzania najistotniejszych dla nas funkcji i poprosić Đ jeœli jest to możliwe Đ o ich zaprezentowanie. Niezwykle ważne jest doœwiadczenie osób prowadzšcych projekt Đ z oczywistych względów. Kiedy już dokonamy wyboru firmy, przystępujemy do wdrożenia. Najlepiej, by przebiegało ono według następujšcego schematu: Ľ Definiowanie projektu Đ po przedstawieniu metodyki i zakresu projektu Zespół Konsultantów wykonuje opis przedsiębiorstwa (analiza przedwdrożeniowa), a kierownik zespołu definiuje szczegółowy harmonogram wdrożenia, plan wdrożenia projektu oraz kosztorys. Odbywajš się też dostawa zakupionego sprzętu oraz instalacja oprogramowania. Powstałe produkty projektu (analiza, budżet i harmonogram) i ewentualne w nich zmiany zatwierdza Komitet Sterujšcy. Ľ Modelowanie rozwišzań Đ rozpoczyna się od szkoleń użytkowników kluczowych i administratora. Kolejny etap podzielony jest na dwa cykle: wypracowanie koncepcji systemu i pilotowa implementacja. W pierwszym cyklu uzgadniane sš sposoby funkcjonowania poszczególnych obszarów działania przedsiębiorstwa po przeniesieniu ich do systemu. Po sesji interdyscyplinarnej, w której uczestniczš wszyscy konsultanci oraz Zespół ds. Projektu, następujš spotkania zespołów w poszczególnych obszarach. Opracowywany jest prototyp konwersji danych (przeniesienie danych z dotychczasowego systemu informatycznego) oraz wykonywany test pilotowy przeniesienia danych. Cykl pierwszy kończy się prezentacjš wypracowanej koncepcji, spisaniem uwag do skorygowania w cyklu drugim oraz zatwierdzeniem wyników przez Komitet Sterujšcy; może pojawić się też koniecznoœć zmodyfikowania częœci systemu. Cykl drugi to pilotowe wprowadzenie w życie ustalonych zasad. Rezultatem jest opracowanie szczegółowych procedur pracy w systemie i rozwišzanie ewentualnych problemów. Kończy się weryfikacjš opisów procedur i ich akceptacjš przez Komitet Sterujšcy. Ľ Testy akceptacyjne Đ tworzone scenariusze testowe majš za zadanie sprawdzić poprawnoœć implementacji poszczególnych procesów biznesowych w systemie. Formalne zatwierdzenie uruchamianej funkcjonalnoœci. Ľ Realizacja planu przejœcia Đ ostatni etap wdrożenia przed uruchomieniem systemu rozpoczyna się od weryfikacji poprawnoœci parametryzacji. Następnie przygotowywane sš instrukcje stanowiskowe oraz szkolenia użytkowników końcowych. Stanowiska pracy sš weryfikowane przez służby informatyczne. Przenoszone sš dane statyczne (klienci, indeksy materiałowe itd.) oraz dynamiczne (bilans otwarcia, rozrachunki kontrahentów) ze starego systemu. Po weryfikacji wprowadzonych danych podejmowana jest decyzja o rozpoczęciu pracy w systemie. Ľ Asysta powdrożeniowa Đ konsultanci zapewniajš wsparcie użytkownikowi aż do momentu zamknięcia pierwszego miesišca księgowego. Wdrożenie kończy się audytem powdrożeniowym, podpisaniem protokołu zakończenia projektu oraz przekazaniem do działu obsługi serwisowej. cdn. Michał Przyłęcki, Krzysztof Moroń Navigare Sp. z o.o.