Integralność największą wartością

6 Dec 2016 14:56

Od roku 2005 zajmujemy się wdrażaniem systemów informatycznych wspierających działalność różnego typu drukarń. W wielu firmach już samo stosowanie jakiegoś systemu było sporym wyzwaniem, jednak najczęściej użytkownicy szybko zaczynali doceniać zalety zintegrowanego systemu, który stał się najważniejszym nośnikiem informacji, a także dostarczał specjalizowanych narzędzi znacznie ułatwiających codzienną pracę. To właśnie te narzędzia wzbudzają największy entuzjazm. Zoptymalizowana kalkulacja czy automatyczne planowanie produkcji są funkcjami zawierającymi zaawansowane algorytmy optymalizacyjne i można je uznać za najmocniejsze strony systemu. Znacznie mniej osób docenia jednak jako największą wartość integralność oprogramowania. W systemie zarządzania klasy MIS (jakim jest wdrażany przez nas system Graphisoft) nie ma bowiem sytuacji wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. System płynnie pozyskuje dane niezbędne do produkcji i prezentuje je w odpowiednich miejscach. Dane raz wprowadzone są wykorzystywane w wielu różnych miejscach systemu także w postaci przetworzonej. Nowe wyzwania – nowe systemy Ostatnie lata przynoszą naszej branży małą rewolucję w dziedzinie sprzedaży usług drukarni poprzez całkiem nowy kanał sprzedaży, czyli Internet. Jak na przykład banki już powszechnie oferują klientom dostęp do konta i operacji na nim, tak i drukarnie wkrótce (a w wielu przypadkach już tak się dzieje) umożliwią dostęp przez Internet do kalkulacji produktu, edytora graficznego, gdzie klient samodzielnie projektuje swój produkt i pozwolą zapłacić za produkt przelewem elektronicznym lub kartą bankową. Systemy, o których mowa, znane są jako tzw. systemy web2print i w ciągu kilku lat staną się standardem w komunikacji klienta końcowego z drukarnią. Integracja systemu web2print z systemem centralnym MIS wydaje się konieczna. Każda transakcja powstająca w web2print oznacza bowiem konieczność rejestracji nowego zlecenia produkcyjnego w systemie MIS. Dane z web2printa powinny więc automatycznie przejść do systemu MIS, a potem dalej do systemu księgowego oraz (jeśli drukarnia korzysta z zewnętrznej firmy kurierskiej) do podwykonawcy realizującego dostawę. W drugą stronę MIS powinien informować użytkownika systemu web2print o statusie wykonania zlecenia. W ten sposób klient będzie na bieżąco w czasie rzeczywistym informowany, co się dzieje z jego zleceniem. Systemy nadzorujące prepress i maszyny poligraficzne Systemy prepressowe, tzw. workflow są znane w drukarniach już od początku XXI wieku i obecnie powszechnie wykorzystywane. To systemy zintegrowane, które składają się często z wielu modułów. Integracja tych systemów sięga także konkretnych maszyn (CtP, proofery, plotery itp.). Nowoczesne maszyny drukujące i coraz częściej introligatorskie także są sterowane komputerowo, a więc pracują pod kontrolą pewnego systemu informatycznego. Wspomniane tu systemy są ukryte głęboko na produkcji, jednak to one pierwsze wiedzą, co na produkcji zostało wykonane. Integracja z tymi systemami i systemem MIS jest więc bardzo istotna. W tym obszarze od lat działa organizacja CIP4, która wymyśliła i promuje (z dobrym skutkiem) format JDF służący do wymiany danych między różnymi systemami poligraficznymi. System Graphisoft MIS został już wielokrotnie zintegrowany z systemami prepress i maszyn, a lista istniejących integracji jest publikowana na stronie www.cip4.org Obsługa dostaw – współpraca z firmą zewnętrzną Firmy kurierskie już od dawna udostępniają swoje usługi w Internecie i praktycznie każda większa firma udostępnia specjalny web-service służący do integracji z wszelkiego rodzaju zewnętrznymi systemami. Drukarnia korzystająca z systemu web2print lub/i systemu MIS przechowuje dane do wysyłki w tych systemach i tego typu integracja jest jak najbardziej wskazana, szczególnie w drukarniach niskonakładowych, gdzie ilość zleceń jest bardzo duża. Także w tym przypadku integracja może być dwustronna, a więc system kurierski może przekazać informację o numerze listu przewozowego i udostępnia najczęściej funkcję tzw. śledzenia przesyłki. Warto zauważyć, że tego typu projekty integracyjne można finansować przy wsparciu funduszy unijnych. Wręcz idealnie nadaje się do tego celu wsparcie z działania 8.2. Systemy księgowe Najczęściej system MIS nie posiada typowych funkcji systemów księgowych, jednak w celu zapewnienia cyklu sprzedaży system ten fakturuje zlecenia produkcyjne. Niekiedy taką funkcję posiadają także systemy web2print. Tego typu integracja, polegająca na przesłaniu faktur w postaci elektronicznej do księgi głównej systemu księgowego, jest niemal konieczna, jeśli chcemy uniknąć podwójnego wystawiania faktur. I w tym przypadku integracja może być dwustronna, system księgowy bowiem jako pierwszy wie o dokonanych płatnościach i takie informacje mogą być przekazywane zwrotnie do MIS lub web2print w celu lepszej kontroli płatności klienta przez dział handlowy drukarni. Rejestratory czasu pracy (RCP) Systemy rejestracji czasu pracy, tzw. RCP są powszechnie używane w wielu firmach produkcyjnych i często integrowane z systemami kadrowo-płacowymi w celu poprawnego wyliczenia pensji pracowników. Drukarnie również stosują tego typu systemy. Ich funkcjonalność częściowo pokrywa się z rejestratorami czasu i wykonania zadań, które są zawarte w systemach MIS. Niekiedy jednak wykonujemy integrację systemu MIS z RCP w celu porównania czasów pobytu pracowników i wyłapania różnic. Dosyć powszechną praktyką jest bowiem wchodzenie i wychodzenie grup pracowników po „odbiciu” karty RCP. Podsumowanie Systemy informatyczne na dobre już zagościły w polskich drukarniach. Ten artykuł na pewno nie objął ich wszystkich i zapewne spotkają Państwo także inne systemy, które będą w drukarni niezbędne. Trudno mówić o jednym zintegrowanym supersystemie, który obsłużyłby wszystkie aktywności firmy. Dlatego integracje systemów będą niezbędne. Przedstawiony w tym artykule schemat integracji systemów jest tylko przykładowy i w różnych drukarniach może wyglądać inaczej, w zależności od biznesowych potrzeb firmy.