Niewątpliwie jednym z głównych problemów i przeszkodą w rozwoju każdego przedsiębiorstwa jest nierzetelność kontrahentów objawiająca się trudnościami w uzyskaniu na czas umówionego wynagrodzenia. Ostateczną i często jedyną możliwością uzyskania należnych środków jest wytoczenie powództwa sądowego.
Powodzenie postępowania sądowego uzależnione jest w głównej mierze od wcześniejszych przemyślanych i spójnych działań. Konieczne jest zatem, aby potrzebę dochodzenia roszczeń w postępowaniu sądowym każdy przedsiębiorca brał pod uwagę we wszystkich aspektach działalności, by w razie takiej ewentualności był w stanie wykazać zawarcie i prawidłowe wykonanie umowy oraz zasadność i wysokość dochodzonego roszczenia.
Dowody z dokumentów
Podstawową zasadą jest dokumentowanie wszystkich elementów danego kontraktu na piśmie. Najważniejszy dokument, a jednocześnie podstawa zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy, to zawarta pomiędzy stronami umowa.
Z racji różnorodności podmiotów będących odbiorcami usług poligraficznych oraz kanałów, poprzez które może dojść do nawiązania współpracy, stosunek prawny w postaci umowy może przybrać różne formy. Oprócz klasycznej umowy podpisanej przez jej strony, do jej zawarcia dochodzi także często w trybie ofertowym (w szczególności w ramach oferowania usług drogą elektroniczną). W ostatniej ze wspomnianych sytuacji (pod warunkiem spełnienia ustawowych wymogów) dokumentem zawierającym istotne postanowienia i stanowiącym integralną część umowy będzie zazwyczaj regulamin. Bez względu jednak na formę zawarcia umowy i umiejscowienie postanowień regulujących zasadnicze prawa i obowiązki stron, należy zatroszczyć się o jej sformułowanie w sposób zabezpieczający nasze interesy i zapewniający możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń przed sądem.
Oprócz samego faktu zawarcia umowy kolejną kwestią wymagającą dowodu jest udokumentowanie wykonania umowy. W tym wypadku konieczne może się okazać przedłożenie dokumentu potwierdzającego odbiór przedmiotu umowy przez zlecającego lub inne potwierdzenie wykonania usługi.
Kolejnym niezbędnym dokumentem jest prawidłowo (tj. zgodnie z umową) wystawiona, nadana i doręczona faktura VAT. Potwierdzenie nadania faktury VAT zyskuje na znaczeniu przy umowie pomiędzy przedsiębiorcami. Udowodnienie tej okoliczności, a dokładnie wykazanie upływu terminu płynności, jest niezbędnym elementem dającym możliwość dochodzenia – na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych – rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (w zależności od wartości transakcji stanowiącej równowartość kwoty odpowiednio 40, 70 lub 100 euro). Mimo braku obowiązku podpisywania faktur warto (o ile mamy oczywiście taką możliwość) wymagać od swojego kontrahenta dokonania tej czynności. Faktura taka będzie stanowiła zaakceptowany przez dłużnika rachunek w rozumieniu art. 485 § 1 pkt 2) k. p. c. i podstawę do wydania przez sąd nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, które jest niewątpliwie najkorzystniejszą i najszybszą formą zabezpieczenia roszczeń.
Wśród innych dokumentów, których przedstawienie można rozważać, są dokumenty potwierdzające inne dodatkowe ustalenia, nieujęte w umowie takie jak: korespondencja e-mail, wiadomości sms, treść rozmów z komunikatora. Przedsiębiorca z branży poligraficznej powinien także zachować i w razie potrzeby załączyć do pozwu takie dokumenty jak np.: materiały przekazane do druku przez klienta, wzorcowy egzemplarz, a przy najbardziej wymagających zleceniach także pełną dokumentację produkcji czy też dokumenty potwierdzające zakup bądź przygotowanie innych narzędzi niezbędnych do prawidłowego wykonania umowy.
Przed skierowaniem sprawy na drogę sądową warto wcześniej wezwać dłużnika do zapłaty, a następnie załączyć takie wezwanie wraz z potwierdzeniem nadania i odbioru do pozwu. Czynność ta będzie stanowiła potwierdzenie spełnienia obowiązku wynikającego z art. 187 § 1 pkt 3 k. p. c., zgodnie z którym należy zawrzeć w pozwie informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku, gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.
Inne dowody
Inne rodzaje dowodów będą powoływane zdecydowanie rzadziej. Niemniej konieczne (zwłaszcza przy bardzo skomplikowanych i długotrwałych zleceniach) może się okazać powołanie dowodu z zeznań świadków lub stron. W tym aspekcie należy jednak pamiętać, iż w postępowaniu w sprawach gospodarczych (tj. pomiędzy przedsiębiorcami) zgodnie z art. 45810 k. p. c. dowód z zeznań świadków sąd może dopuścić jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w przypadku ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. W skrajnych przypadkach (np. w sytuacji kwestionowania przez drugą stronę prawidłowości wykonania przedmiotu umowy) nie można wykluczyć także potrzeby powołania dowodu z opinii biegłego sądowego z zakresu poligrafii.
Marcin Miszczuk
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
