Większość osób posiadających drukarnię lub zarządzających nią to prawdziwi miłośnicy poligrafii. Praca stanowi nie tylko ich zawód, ale też radość dnia codziennego. Cicero powstało z myślą o wszystkich tych osobach – by pomóc im usprawnić procesy technologiczne wewnątrz firmy. Kalkulacja, planowanie finansowe i controlling to fundamenty systemu informatycznego Cicero. Przyjrzyjmy się im z bliska.
Planowanie finansowe
Moduł planowania finansowego uwzględnia koszty oraz charakter spółki. Cicero umożliwia odpowiedź na ważne pytanie: Jaka powinna być stawka godzinowa dla poszczególnych ośrodków produkcyjnych, aby pokryte zostały inwestycje drukarni i koszty całkowite wraz z oddziałami nieprodukcyjnymi, w oparciu o rzeczywiste wykorzystanie mocy produkcyjnych?
Jeśli firma pracuje w systemie dwuzmianowym, nie oznacza to wcale, że obie te zmiany są opłacane przez klienta. Wręcz przeciwnie – obejmują one wiele godzin nieprodukcyjnych, które nie są uwzględnione w kosztach produkcji, a co za tym idzie pokrywa je firma. Omawiany moduł określa na podstawie wymienionych danych optymalne stawki godzinowe z uwzględnieniem ceny rynkowej.
Obliczenia przeprowadza się przede wszystkim w oparciu o:
– inwestycje w maszyny produkcyjne,
– amortyzacje maszyn produkcyjnych,
– obłożenie maszyn produkcyjnych,
– koszty personalne,
– koszty ośrodków nieprodukcyjnych,
– koszty stałe,
– koszty serwisowania maszyn.
Moduł nie służy wyłącznie do jednorazowych obliczeń, ale również do ciągłego modelowania różnych wariantów finansowych.
Przykład: Planujemy kupić maszynę A o określonych parametrach technologicznych w cenie XY lub maszynę B o innych parametrach technologicznych w cenie YX. Jaka będzie ekonomika ogólna firmy? Czy firma zdoła udźwignąć tę inwestycję?
W ramach systemu informatycznego otrzymujemy narzędzie, które może zostać użyte zarówno jako mechanizm planowania, jak i kontroli. Umożliwia to pełną weryfikację poprawności zaplanowanych działań, pokazując jednocześnie ewentualne odchylenia.
Kalkulacja
Wartości wyjściowe wygenerowane z planowania finansowego są wykorzystywane jako wartości wejściowe w ustawieniach kalkulacji. Stawki godzinowe stanowią parametr kluczowy w MIS CICERO, jednak nie jedyny. Kalkulacja opiera się również na parametrach technologicznych maszyn produkcyjnych, m.in. przygotowaniu do druku, ilości generowanej makulatury, odpowiednich dodatkach, wydajności. Moduł kalkulacji należy wiernie odwzorować względem pracy w drukarni tak, by był zgodny z dalszą produkcją.
Nie powinniśmy zapominać tu o szczegółach, jak na przykład uzależnienie prędkości maszyny od wykorzystywanego rodzaju czy gramatury podłoża drukowego.
Kolejny aspekt kalkulacji stanowi odpowiednia wartość zysku powiązana z klientem (dla klienta XY produkty mogą być sprzedawane z wyższą marżą niż w przypadku klienta YX) – dzięki możliwości wprowadzenia informacji o różnych wartościach marżowania mamy pewność, że nie sprzedajemy poniżej naszej podstawowej stawki godzinowej – tzw. punkt 0.
Plan handlowy
Jednym z celów modułu kalkulacji jest utrzymanie rentowności przedsiębiorstwa na poziomie dodatnim. Drugim kluczowym aspektem jest realizacja takiej ilości zleceń, jaka została zaplanowana (np. w oparciu o dwuzmianowy system pracy). Odpowiednią kontrolę w tym zakresie zapewnia moduł Plan handlowy. Określa niezbędny plan roczny dochodów (w oparciu o zdolności produkcyjne wyrażone w środkach finansowych) ze szczegółowym rozdzieleniem na poszczególne miesiące. Rozdzielenie to umożliwia zmianę planowanych ilości zleceń z uwzględnieniem danego okresu rocznego. Oczekiwanie realizacji planu handlowego równego dokładnie jednej dwunastej części planu rocznego w gorszym miesiącu często mija się z celem. Znacznie ważniejsze jest dostosowanie planu miesięcznego do rynku, przy jednoczesnym przestrzeganiu wartości ogólnego planu rocznego.
Zdefiniowany w ten sposób plan jest realizowany w oparciu o bieżące zapotrzebowania klientów, które mogą być regularnie kontrolowane zarówno przez zarząd, jak i samych handlowców. Może to być – i często również jest – wysoce efektywne narzędzie motywacyjne dla działu handlowego.
Marża pokrycia
Kolejne narzędzie finansowe MIS CICERO jest wyjątkowo użyteczne w sytuacjach niestandardowych, które jednak w naszej branży są bardzo częste. Wyobraźmy sobie miesiąc, w którym na tydzień przed jego końcem zrealizowaliśmy plan, natomiast mamy zapytanie ofertowe na pracę, w przypadku której musielibyśmy zejść poniżej naszego punktu 0 określonego w planowaniu finansowym. Mamy wolne moce produkcyjne. Co więc zrobić w takiej sytuacji – przyjąć pracę czy nie?
Stawka godzinowa maszyny jest zależna od kilku podstawowych składowych, które w ramach Marży pokrycia możemy precyzyjnie definiować. Możemy więc określić np.:
– Marżę pokrycia 100 proc. = punkt 0 (moje całkowite koszty),
– Marżę pokrycia 90 proc. = (punkt 0 – najmy, leasingi).
Dzięki temu narzędziu wiemy, że możemy obniżyć cenę stawki godzinowej o 10 proc., z zachowaniem tego samego zysku, ponieważ w danym miesiącu pokryliśmy już koszty związane z najmem i leasingiem.
Takich specjalnych sytuacji może być w ciągu roku oczywiście o wiele więcej. Nie zdarzają się one codziennie, ale dobrze, gdy menedżer ma w ręku odpowiednie narzędzie.
Implementacja
Kiedy i jakie narzędzia wdrożyć oraz jak je utrzymywać? Skonfigurowanie modułu kalkulacji w przypadku nowego systemu jest zawsze kluczowym procesem. Drukarnia wymaga dokładnie przemyślanego, precyzyjnego i przede wszystkim rentownego modułu kalkulacji, opartego na planowaniu finan-sowym oraz należytym wykorzystywaniu technologii. System ten jednak nie musi być (i zazwyczaj nie jest) idealnie zgodny z dotychczasową praktyką. W takim przypadku należy precyzyjnie przeanalizować, jak (przy jakich produktach/procesach oraz w jakim zakresie) zmienia się kalkulacja oraz ilu klientów będzie dotyczyć. Pojawia się również pytanie, jak wpłynie to na konkurencyjność? Zdefiniowanie stawek godzinowych i kalkulacji to proces, który powtarza się cyklicznie. Tym samym można go precyzyjnie dostosować. Niniejszy etap jest kluczowy i nie można go w żaden sposób pominąć ani skrócić. Czynności związane z utrzymywaniem systemu, modelowaniem wariantów inwestycyjnych, kalkulacją zwrotną oraz porównywaniem planu z rzeczywistością wymagają już tylko minimalnej ingerencji i sprawiają samą radość.
Opracowano na podstawie materiałów firmy Cicero
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
