Firma Heidelberg w ramach Remote Access, czyli systemu automatyzującego pracę w drukarni, wprowadziła właśnie nowy produkt – Remote Access Elite. O korzyściach płynących z jego stosowania oraz o tym, co wyróżnia go spośród innych podobnych produktów dostępnych na rynku rozmawiamy z Tomaszem Jasińskim, dyrektorem handlowym odpowiedzialnym za prepress i materiały eksploatacyjne w firmie Heidelberg Polska Sp. z o.o.
n System Remote Access pozwala na m.in. komunikację z klientem, wymianę danych czy zdalny nadzór nad produkcją. Jakie nowe funkcje wnosi Remote Access Elite?
Tomasz Jasiński: System Prinect Remote Access jest bardzo funkcjonalnym narzędziem automatyzującym produkcję, a dzięki temu pozwalającym m.in. na zwiększenie produktywności oraz eliminację znacznej ilości błędów. Na pełny pakiet Remote Access stać jednak niewiele drukarń, ponieważ wymaga licznych współpracujących z nim modułów programowych, także tych, które są dość kosztowne. W Polsce mamy obecnie zaledwie kilka tego typu wdrożeń w największych drukarniach i nie spodziewamy się znaczącego zwiększenia tej liczby. Doszliśmy jednak do wniosku, że każdej drukarni – niezależnie od jej wielkości i aktualnego stopnia automatyzacji – potrzebny jest sprawny, wydajny i intuicyjny system do komunikacji z klientami, ponieważ każda drukarnia musi wymieniać z nimi informacje i korygować błędy w dostarczanych przez nich plikach produkcyjnych. W wielu drukarniach proces przyjmowania zleceń i przygotowania ich do produkcji jest czaso- i pracochłonny, pliki przekazywane są zazwyczaj za pośrednictwem serwera FTP, na którym oczekują w kolejce innych prac, często w źle opisanych katalogach, bez możliwości sygnalizacji aktualnego stanu przetwarzania. Program Remote Access Elite umożliwia przyjęcie i sprawdzenie wszystkich prac automatycznie. Powiem więcej
– praca jest sprawdzana u klienta, a nasz program nie pozwoli mu na wysłanie błędnego pliku. Zaś po jego wysłaniu do drukarni jest on w strukturalny sposób, z podziałem na klientów, zlecenia, pozycje wewnątrz zleceń etc. przechowywany na serwerze drukarni.
n Jak rozumiem, pociąga to za sobą konieczność instalacji tego programu również u wszystkich klientów danej drukarni?
T. J.: Tak, jest to nieduża aplikacja, rodzaj bardzo okrojonej przeglądarki internetowej, łatwa w instalacji i jeszcze łatwiejsza w użytkowaniu. Klient drukarni otrzymuje indywidualny login oraz hasło, umożliwiające mu podglądanie pracy, jej akceptację oraz wymianę plików. Na podstawie założeń produkcyjnych ustalonych w zamówieniu program automatycznie tworzy mały plik zawierający dane do preflightu, czyli sprawdzenia poprawności pracy. Zleceniodawca chcąc przesłać swoją pracę do drukarni za pomocą RA Elite pobiera automatycznie plik konfiguracyjny, który umożliwia mu sprawdzenie zgodności przekazywanej pracy z jej założeniami. Jeśli w przekazywanej pracy pojawią się istotne błędy (np. za niska rozdzielczość zdjęć, brak spadów), to program uniemożliwi wydawnictwu jej wysłanie, informując jednocześnie, co należy poprawić. Korzyści są obopólne, ponieważ wydawca oszczędza czas, a drukarnia nie musi już w tradycyjny sposób sprawdzać poprawności przekazywanych
plików produkcyjnych. Warto jeszcze nadmienić, że wspomniany mały moduł programowy służy właśnie głównie do wysyłania prac/wykonywania preflightów, zaś wszystkie pozostałe czynności administracyjne dotyczące zlecenia (akceptacja, wstawianie komentarzy dla pracy grupowej etc.) mogą być wykonywane za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej, z dowolnego systemu operacyjnego.
n Jeśli jednak drukarnia ma wielu drobnych klientów, to ten program będzie ją kosztował fortunę!
T. J.: Absolutnie nie! Drukarnia kupując jedną licencję na serwer otrzymuje dowolną ilość licencji tzw. klienckich, które rozdaje nieodpłatnie według własnego uznania. Powiedzmy sobie od razu, że RA Elite to niejedyny tego typu program dostępny na rynku. Zwykle jednak drukarnia kupując licencję musi dodatkowo płacić za pakiety klienckie, tak więc to jedna z podstawowych przewag naszego systemu. Dodatkowo moduł instalowany u klienta nie ma specjalnych wymagań technicznych co do posiadanego przez niego sprzętu, może oprócz konieczności pracy w środowisku PC (to samo dotyczy drukarni) i oczywiście dostępu do Internetu. Ale pracujemy już nad wersją na Mac-a, choć z naszego doświadczenia wynika, że większość drukarń pracuje na komputerach PC. Środowisko Mac częściej wykorzystywane jest przez grafików i wydawnictwa, dlatego chcemy stworzyć swego rodzaju hybrydę: uniwersalną Mac-ową/PC-tową wersję fragmentu klienckiego, a wyłącznie PC-tową po stronie drukarni, ponieważ serwery wykorzystują tę platformę. I oczywiście w mocy pozostaje poprzednia informacja, że dostęp administracyjny jest możliwy z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej, bez względu na system operacyjny.
n A jeśli drukarnia realizuje zlecenia dla wydawców zagranicznych?
T. J.: Kolejną zaletą tego programu jest fakt, że jest on wielojęzyczny. Obecnie dostępne są dwa podstawowe języki obce: angielski i niemiecki (i oczywiście polski), ale w planach mamy wprowadzenie następnych. Oczywiście komentarze dodawane przez użytkowników programu muszą być wysyłane w umówionym języku, ponieważ nie ma możliwości tłumaczenia online, co zresztą prowadziłoby do wielu nieporozumień. Wielojęzyczna jest obsługa programu oraz komentarze generowane przez system. Co więcej, cała komunikacja jest dokumentowana i archiwizowana, co w przypadku spornych sytuacji pozwala w bardzo prosty sposób na prześledzenie historii wymiany informacji. Warto również dodać, że program działa trochę na zasadzie komunikatora internetowego, a jednocześnie bardzo silnie wspomaga pracę grupową: pozwala na
wymianę informacji pomiędzy użytkownikami – np. między grafikiem i redaktorem – w czasie rzeczywistym, przy zachowaniu przyznanych uprawnień, tzn. że np. grafik może tylko podmienić stronę, a redaktor zaakceptować pracę do druku.
n Czy pakiet Remote Access Elite jest w jakiś sposób powiązany z systemem Prinect firmy Heidelberg?
T. J.: Tak, ale bardzo luźno. Założeniem RA Elite jest jego uniwersalność i dostępność dla wszystkich oraz relatywnie niski koszt implementacji. Chcielibyśmy (i będziemy do tego dążyli), aby na to rozwiązanie stać było wszystkich naszych Klientów, a w szczególności Klientów naszej konkurencji. Nie jest on przywiązany do żadnego konkretnego środowiska, urządzenia ani oprogramowania. W ramach systemu Prinect funkcjonuje zresztą podobne rozwiązanie, ale jest ono nierozerwalnie z nim związane, przez co mniej dostępne. Ja jestem wielkim zwolennikiem informatyzacji, która w branży poligraficznej pozwala na optymalizację procesów produkcyjnych. Jeśli brakuje nam mocy produkcyjnych, to zawsze możemy kupić nową maszynę, ale jest to często kosztowne. Warto więc spojrzeć na drukarnię z innej strony – czy posiadane moce produkcyjne nie mogłyby być wykorzystane lepiej? Czy zarządzamy procesami w sposób optymalny? System Elite jest kontynuacją naszych starań o jak najlepsze wykorzystanie nie tylko posiadanego parku maszynowego, ale i zasobów ludzkich.
n Jedną z zalet takiego prostego, intuicyjnego systemu mogłaby być również możliwość jego obsługi za pomocą urządzeń mobilnych jak smartfony.
T. J.: Funkcjonalność ta jest w trakcie implementacji, napotykamy nieco trudności z powodu wielu różnic między „dorosłymi” przeglądarkami a ich wersjami na palmtopy/smartfony, jednak nie są to problemy nie do przezwyciężenia i zarządzanie z poziomu komórki będzie możliwe bardzo szybko. Teraz wydawcy chętnie rezygnują z osobistych akceptów w drukarniach, przesyłania plików na CD/DVD za pośrednictwem kierowcy czy kuriera – wszyscy tną koszty, bardzo liczą się z czasem i cenią sobie mobilność oraz możliwość komunikacji z firmą z praktycznie każdego miejsca na świecie. RA Elite doskonale wpisuje się w ten trend. Jego zaletą jest przy tym wysoki poziom bezpieczeństwa, gdyż dostęp do systemu i prac ograniczają uprawnienia nadawane przez drukarnię. Po zalogowaniu mamy dostęp tylko do naszej pracy; nie widzimy prac innych klientów, jak ma to czasami miejsce w przypadku kopiowania plików na serwery FTP.
n Co jeszcze wyróżnia ten program wśród innych podobnych na rynku?
T. J.: RA Elite ma być nie tylko najkorzystniejszy w zakupie ze względu na darmowe pakiety klienckie, ale i dostępny dla wszystkich środowisk graficznych. Drukarnie często boją się, że ich klienci nie będą chcieli korzystać z tego typu udogodnień ze względu na konieczność nauczenia się obsługi programu. Nasze rozwiązanie opracowaliśmy w taki sposób, aby jego obsługa była naprawdę intuicyjna i bardzo wygodna. Postawiliśmy się w sytuacji wydawnictwa, które zgadzając się na instalację tego typu systemu przejmuje też na siebie część odpowiedzialności i rezygnuje w pewnym sensie z opieki pracownika drukarni, który cierpliwie komunikuje, co należy poprawić lub wymienić. Jednak pracownik może coś przeoczyć, o jakiś ustaleniach zapomnieć lub ich nie przekazać. System takich błędów nie popełnia, dlatego jest to rozwiązanie generujące korzyści po obu stronach – tak drukarni, jak i jej klientów. Ponadto RA Elite nie generuje zbędnego ruchu w sieci – nie musimy kopiować całej pracy na FTP, żeby dowiedzieć się, jakie zawiera błędy. Są one wychwytywane od razu na komputerze, na którym zainstalowana jest część kliencka systemu. Dokumentacja całej komunikacji w jednoznaczny sposób wyjaśnia wszystkie kwestie sporne. W przeciwieństwie do rozwiązań konkurencji jest to produkt niezależny od systemu workflow czy MIS – nie musimy kupować całych pakietów rozwiązań np. do kalkulacji, fakturowania czy zarządzania magazynem, żeby móc z niego korzystać.
n Kto jest autorem tego programu? Czy jest on już powszechnie dostępny?
T. J.: Pomysł zrodził się w Heidelberg Polska, więc jest to inicjatywa lokalna, ale ma szansę stać się globalną. Napisał go dla nas współpracujący z nami zespół programistów, a nasi instruktorzy prepressu wykorzystali całe swoje doświadczenie ze współpracy z setkami drukarń, aby tworzony program odpowiadał zapotrzebowaniu klientów. Obecnie jesteśmy w fazie zaawansowanych testów u kilku beta-testerów, którzy pomagają nam go dopracować i zlikwidować drobne błędy. W październiku br. powinniśmy zakończyć pierwsze instalacje w Polsce i jeśli rozwiązanie będzie działać zgodnie z naszymi założeniami, to zapewne zaimplementują je także inne oddziały firmy Heidelberg. Pierwsze komentarze naszych klientów są pozytywne, aczkolwiek wskazują oni na konieczność edukacji zleceniodawców w zakresie korzyści płynących z jego stosowania; jedna z drukarń testujących RA Elite zaproponowała swoim klientom przeszkolenie pracowników i rzeczywiście okazało się, że nie ma się czego bać.
n Zatem nie bójmy się i edukujmy! Dziękuję za rozmowę!
Rozmawiała Anna Naruszko
***
Czym jest Remote Access Elite?
To pakiet przeznaczony do komunikacji drukarni/studia CtP z klientami.
Zastosowanie tego programu pozwala na:
n Kontrolę przesyłanych plików PDF pod kątem ich poprawności formalnej i technicznej, z uwzględnieniem wymogów konkretnego zlecenia. Kontrola odbywa się przy wykorzystaniu komputera klienta, a zatem jest przeprowadzana natychmiast, bez konieczności oczekiwania w kolejce prac innych klientów. Unikamy często czasochłonnego procesu przesyłania plików zawierających błędy formalne lub techniczne. O ewentualnych błędach klient dowiaduje się, zanim jego praca zostanie wysłana.
n Wynik kontroli dostępny jest zarówno w postaci raportu, jak i w postaci graficznej dzięki możliwości wyświetlenia w programie Adobe Acrobat (także wersji „Reader”) jedynie elementów błędnych, jedynie podlegających ostrzeżeniom bądź elementów poprawnych. Można wyświetlać także dowolne kombinacje tych elementów łącznie z określeniem tylko wybranych typów błędów.
n W dowolnym momencie po przekazaniu danych do drukarni/studia istnieje możliwość obejrzenia w różnych konfiguracjach (także w postaci trójwymiarowej animacji) całej pracy oraz zaakceptowania tak pracy jako całości, jej fragmentów, jak i wybranych, poszczególnych stron. Strony niezaakceptowane mogą być wielokrotnie wymieniane na kolejne wersje.
n Klient zostaje automatycznie powiadomiony o kolejnych etapach odbywających się w drukarni/studiu, jak również o zbliżających się terminach: wysyłki plików, ich akceptacji czy przekazania do produkcji – za pomocą poczty elektronicznej e-mail.
n Bardzo silne wsparcie pracy grupowej po stronie Klienta. Pracownicy Klienta mogą wymieniać się komentarzami na wszystkich poziomach pracy – aż do pojedynczych stron włącznie. Określone komentarze mogą być automatycznie dokumentowane mailowo. Drzewiasta struktura uprawnień bardzo ułatwia akceptację finalnego produktu po wszystkich zmianach.
W drukarni/studiu program RA-Elite:
n Pozwala zapanować nad harmonogramem dzięki inteligentnemu systemowi komentarzy oraz przypomnień za pomocą poczty elektronicznej e-mail.
n Chroni drukarnię/studio przed przesyłaniem przez Klientów plików wykazujących ewidentne błędy formalne lub techniczne. Pliki zawierające ostrzeżenia mają wstępną zgodę Klienta na przekazanie do produkcji – Klient zdaje sobie sprawę z ich ograniczeń. Samoczynnie dba o to, aby w procesie produkcyjnym uczestniczyły zawsze
aktualne pliki – nawet w sytuacji, gdy Klient nie zmienił ich nazw przy wysyłaniu kolejnych wersji. O fakcie istnienia kilku wersji informuje operatora stosowna ikona, a dostęp do starszych wersji jest zagwarantowany „na żądanie”.
n Gwarantuje, że to klient dba o poprawną kolejność stronic w całej pracy. Dzięki funkcji „export” operator może przekazać do stanowiska impozycyjnego pojedynczy plik PDF bądź podzielić pracę według własnych kryteriów. Jest to całkowicie niezależne od formy, w jakiej praca została przygotowana przez Klienta.
n Anonsuje na życzenie wszystkie operacje za pomocą wiadomości e-mail, co pozwala na minimalizację opóźnień. Ewentualne odstępstwa od harmonogramu są ewidencjonowane i dostępne w każdej chwili wraz z przyczyną ich zaistnienia.
n Każda, istotna z technologicznego punktu widzenia czynność jest dokumentowana w bazie danych programu. Dzięki takiemu rozwiązaniu można łatwo sprawdzić, kto i kiedy np. wymienił plik bądź dokonał akceptacji.
