Ostatnio system ERP Work Manager firmy Tisoft został wyróżniony Znakiem Jakości w konkursie „Laur Eksperta”. W konkursie tym co roku wyróżniane i promowane są produkty, usługi oraz marki, które w opinii Kapituły Konkursu właściwie odpowiadają na potrzeby klientów, cechują się nowoczesnością, jakością, oryginalnością oraz potencjałem innowacyjnym. O korzyściach z wprowadzenia systemu ERP do firmy poligraficznej rozmawiamy z Wojciechem Jędrzejewskim, prezesem zarządu firmy Tisoft.
Skoro obecnie pracuje mniej ludzi i trwa recesja, to komu potrzebny jest system do zarządzania i kogo w dzisiejszych czasach stać na system ERP? Jakie są korzyści dla firmy z branży poligraficznej?
––––––––––
Wojciech Jędrzejewski: Obecnie w wielu działach gospodarki panuje recesja i zmniejszony popyt. Jeżeli firma musi walczyć, aby przetrwać, jest oczywiste, że nie będzie się restrukturyzować, ponieważ to wymaga dodatkowych nakładów. Jednak trzeba mieć świadomość, że działanie gospodarki nie wróci już nigdy do stanu sprzed COVID-19. Mechanizmy, których działanie teraz jest wymuszone – całkowicie nie znikną. Niektóre z nich, jak np. praca zdalna czy intensywniejsze wykorzystanie internetu jako kanału komunikacji pomiędzy przedsiębiorstwami, usprawniają działanie firm i dają nowe możliwości.
Jestem pewien, że z nowych sposobów świadczenia pracy i nabytych umiejętności będzie się korzystać już zawsze.
Praca zdalna lub konieczność redukcji załogi wymusza lepszą jakość przygotowania i przetwarzania informacji istniejących w firmie. Komunikacja pomiędzy elementami procesu musi sprostać nowym formom zdalnego, skutecznego przekazywania informacji. To uzasadnia i przyśpiesza wdrażanie zintegrowanych systemów zarządzania informacją. Taką strukturę można porównać do systemu nerwowego, który łączy całą organizację gromadząc i dostarczając informacje we wszystkie konieczne miejsca. Z jednej strony informacja staje się dostępna pokonując bariery pomiędzy ludźmi, działami i w końcu oddziałami. Z drugiej system wymusza wprowadzenie informacji przez poszczególne komórki w sposób zunifikowany i kontrolowany. Szczególnie w poligrafii usługowej ilość produkowanej informacji i tempo zachodzących procesów są ogromne. Możliwość pomyłki istnieje na każdym etapie procesu i może mieć ogromne konsekwencje finansowe oraz wpływ na spadek marki. Odbiorcy opakowań do żywności stawiają coraz wyższe wymagania, między innymi wdrożenie rejestracji traceability. Sieci handlowe wymuszają automatyczną komunikację i unormowane znakowanie produktów. Decydujące znaczenie ma również czas odpowiedzi na zapytania ofertowe klientów. Bez odpowiednich narzędzi (dokładne kalkulatory internetowe, rejestracja wykonania zleceń w czasie rzeczywistym) i zarządzania danymi traci się rynek. Poligraficzne procesy produkcyjne bardzo dynamicznie się zmieniają i są ogromnie zróżnicowane. Tzw. deadline staje się coraz trudniejszy do utrzymania. Proces akceptacji proofów i zmian w plikach musi być nadzorowany w czasie i wersji. System zarządzający tymi procesami musi być coraz bardziej precyzyjny, elastyczny i bardzo łatwo konfigurowalny. Moim zdaniem bez stopniowego przenoszenia zarządzania procesami do systemów komputerowych firmy poligraficzne nie mają możliwości utrzymania się na coraz bardziej wymagającym rynku.
Co oznacza zintegrowany system ERP i czym się różni od ERP I generacji?
––––––––––
W.J.: Dzisiaj określenie „system ERP” jest mocno nadużywane. System klasy ERP to oprogramowanie zawierające ogromną ilość funkcjonalności, która umożliwia zarządzanie z definicji każdym zasobem na każdym obszarze w firmie. I stąd mnóstwo nieporozumień, które powstają w trakcie podejmowania decyzji o zakupie takiego oprogramowania. Oczywiście wizja zmiany organizacji zarządzania całej firmy jest przerażająca. Ilość zdarzeń, czynności i dokumentów, które generuje średniej wielkości firma, jest rzeczywiście ogromna. Maksymalna rozpiętość kierowania zespołem to średnio 25 osób, następnie wstawiamy ogniwo pośrednie. Im dalej ma osoba podejmująca decyzje do informacji niezbędnych do jej podjęcia, tym gorzej. Prędzej czy później dochodzi do dezinformacji. I tu z pomocą przychodzi system zarządzania informacją. W tym miejscu chciałbym podkreślić, że nasz system można wdrażać etapami dobranymi do procesów zachodzących w firmie. Początkowo systemy ERP były skierowane na zarządzanie wewnątrz firmy głównie w modelu oddziałowym (silosowym). Ten model nie sprawdza się dzisiaj, kiedy mamy do dyspozycji internet. Musimy patrzeć na organizację jako mechanizm, w którym odbywają się różne operacje i trzeba nimi kierować w ujęciu kompletnego procesu, a nie tylko obszaru. Stąd potrzeba natychmiastowego dostępu do jednoznacznie wprowadzonych, standaryzowanych danych. W systemie Work Manager stosujemy zasadę: „Raz wprowadzone – następnie tylko przetwarzane”. Wszelkie pomiary, również pracy, są wykonywane w czasie rzeczywistym, w miejscu, które jest optymalne. Dotyczy to również kalkulatorów internetowych i elektronicznych zleceń produkcyjnych. Obecnie testujemy podsystem skutecznego zlecania i opomiarowania pracy zdalnej oparty na sztucznej inteligencji.
Jaki jest szacunkowy czas wprowadzenia systemu do firmy oraz jakie musi być przygotowanie załogi?
––––––––––
W.J.: Na ostatnim spotkaniu zorganizowanym wraz z klubem Lean Management działającym przy Północnej Izbie Gospodarczej w Szczecinie przeprowadziliśmy prezentację, w której pokazujemy, jakie jest proste i ile może trwać uruchomienie systemu do pracy oraz rejestracji przebiegu zlecenia z możliwością uzyskania raportów https://www.youtube.com/watch? v=r6l5etKQXhc. Jest to prawdziwe studium przypadku; firma, która wygrała nasz konkurs, obecnie przeprowadza wdrożenie systemu zarządzania Work Manager. Oczywiście wszystko zależy od ilości procesów, które trzeba zaimplementować i od czasu trwania wdrożenia.
Na spotkaniu nasz konsultant uzbroił system dla struktury dziesięciu stanowisk tak, aby można było rejestrować przebieg typowego dla firmy procesu w czasie rzeczywistym. W trakcie uzbrajania korzystał jedynie z odpowiedzi osoby znającej firmę. Następnie operator stworzył indywidualne zlecenie przebiegające przez te stanowiska. Po zasymulowaniu pracy uzyskał raport z przebiegu wykonania zlecenia. Wszystkie te etapy trwały jedną godzinę. Zapraszam do obejrzenia nagrania na żywo. Oczywiście to była Formuła 1.
W praktyce po miesiącu uzyskujemy pierwsze pozytywne rezultaty działania systemu na podstawie zgromadzonych danych. Decyzja o tempie i poziomie wdrożenia głównie należy do firmy, która chce naszego narzędzia używać.
Przygotowanie załogi zaczyna się od znalezienia i przedstawienia korzyści, które wynikają z posiadania rzetelnej wiedzy o działaniu organizacji. Firmy bardzo często używają popularnych arkuszy kalkulacyjnych po to, aby radzić sobie z rejestracją danych. Udostępnienie tych arkuszy w chmurze bywa następnym krokiem, aby dostęp do danych stał się współdzielony. Następnym naturalnym etapem jest zastosowanie narzędzi, które posiadają dużo większe możliwości, np.: walidacji danych, udzielania dostępu, logowania operacji oraz tworzenia alertów i analiz. System Work Manager umożliwia elastyczne i bardzo dokładne dopasowanie do potrzeb firmy. Można zacząć od przejścia z arkusza kalkulacyjnego na bazę danych i interfejsy działające jak do tej pory używany arkusz. Dbamy o to, aby próg wejścia dla firmy przy wdrożeniu był bardzo niewielki, a możliwości jak największe.
Dziękuję za rozmowę.
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
