Systemy informatyczne wspierające zarządzanie (tzw. ERP) w firmach poligraficznych stają się coraz popularniejsze. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie tej klasy rozwiązań, ponieważ umożliwia to usprawnienie przebiegu krytycznych procesów biznesowych. Jeszcze do niedawna na taki krok mogły zdecydować się tylko duże drukarnie, gdyż było to związane ze sporą inwestycją oraz czasochłonnym wdrożeniem. Teraz jednak dzięki zastosowaniu współczesnej technologii cloud computingu nawet niewielkie i średniej wielkości drukarnie mogą pozwolić sobie na wdrożenie zaawansowanego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem.
Cloud computing, czyli chmura obliczeniowa, pozwala na przeniesienie ciężaru świadczenia usług IT, takich jak obsługa danych, zarządzanie oprogramowaniem czy mocą obliczeniową, na zewnętrzne serwery i zdalne korzystanie z nich. Możemy więc korzystać z wybranej usługi z dowolnego miejsca na świecie, a moc obliczeniowa jest zależna nie od klasy posiadanego przez nas sprzętu, a od mocy serwera oferowanego przez dostawcę usługi. W tym obszarze architekturę systemów IT możemy rozpatrywać na dwóch płaszczyznach: Public Cloud oraz Private Cloud.
Public Cloud (Chmura Publiczna) jest modelem, w którym wszyscy użytkownicy oprogramowania traktowanego jako usługa korzystają ze wspólnego serwera. Dostęp do poszczególnych zasobów jest różnicowany jedynie poprzez model uprawnień (haseł, loginów itp.) i odbywa się za pośrednictwem internetu. Istotnym elementem takiego modelu jest to, że klient po uiszczeniu wpłaty bądź zarejestrowaniu się otrzymuje usługę od razu, bez konieczności instalacji.
Private Cloud (Chmura Prywatna) polega na zastosowaniu podejścia znanego z chmury publicznej wewnątrz sieci firmowej. Z takiego rozwiązania korzystają najczęściej korporacje oraz przedsiębiorstwa, które potrzebują zwiększonego poziomu bezpieczeństwa. Istotną odmianą Private Cloud jest Virtual Private Cloud (Wirtualna Chmura Prywatna). Charakteryzuje się ona odrębnym systemem operacyjnym, serwerem bazy danych itd. Dostęp do tak przygotowanego środowiska wirtualnego ma tylko jedna, konkretna firma, pomimo faktu, iż całe środowisko zarówno sprzętowe, jak i systemowe znajduje się w zewnętrznej względem ww. przedsiębiorstwa lokalizacji.
Dotychczas najpopularniejszym modelem wdrażania systemów informatycznych klasy ERP był model On-Premises. Decydując się na takie rozwiązanie należy posiadać własną infrastrukturę sieciową, serwerownię oraz oprogramowanie systemowe. Niesie to ze sobą wysokie koszty początkowe. Ponadto, gdy przedsiębiorstwo decyduje się na wprowadzenie nowego oprogramowania, na nim spoczywa konieczność przeprowadzenia pełnego wdrożenia oraz późniejszego utrzymywania infrastruktury technicznej. Jeśli coś się psuje, trzeba samodzielnie zadbać o naprawę lub zawrzeć stosowne umowy z dostawcą IT. W taki sposób sprzedawane są takie systemy jak Grafikus, Printiro.pl czy Infosystems.
Warto jednak zauważyć, że na rynku zaczynają się pojawiać innowacyjne systemy informatyczne dające dobrą alternatywę dla modelu On-Premises. Systemy udostępniane w modelu oprogramowania jako usługa (SaaS) poprzez wspomniany wyżej Public Cloud są rozwiązaniami najtańszymi w krótkim okresie. Klient otrzymuje oprogramowanie wyposażone w niezbędne funkcjonalności, nie musi jednak kupować licencji (płatność jest realizowana na zasadach abonamentu) ani dbać o zagadnienia związane z infrastrukturą. Jeśli pojawią się jakieś problemy, za ich rozwiązanie odpowiedzialny jest dostawca oprogramowania. Nie oznacza to jednak wcale, że takie rozwiązanie jest najlepsze. Podstawową wadą tego modelu wdrożeniowego jest to, że systemy oferowane w modelu Public Cloud nie są modyfikowalne. Każdy klient dostaje identyczne, gotowe rozwiązanie, które nie może być w żaden sposób dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy. Ponadto często można się spotkać z obiekcjami dotyczącymi bezpieczeństwa przechowywania newralgicznych danych w chmurze publicznej.
Modelem, który łączy bezpieczeństwo, niewielkie koszty bieżące oraz możliwość dostosowania oprogramowania do indywidualnych potrzeb są systemy oferowane w Wirtualnej Chmurze Prywatnej. Takimi systemami są na przykład Printiro.pl czy iWarePrint. Model ten zakłada, że płatność odbywa się na zasadzie abonamentu, a więc podobnie jak w przypadku systemów wykorzystujących Public Cloud, jednak istotną różnicą jest to, że model ten pozwala na modyfikacje systemu na życzenie klienta. Wiąże się to wtedy ze szczegółową analizą oraz jednorazową dodatkową opłatą za wprowadzone zmiany. Często jednak warto zainwestować w takie właśnie rozwiązanie, ponieważ mamy wówczas gwarancję, że system będzie się sprawdzał i zostanie efektywnie wykorzystany. Dzięki zastosowaniu unikalnych rozwiązań informatycznych daje to również bezcenną możliwość osiągnięcia przewagi konkurencyjnej.
Istotnym elementem wyróżniającym model Virtual Private Cloud na tle modelu On-Premises jest też brak potrzeby posiadania własnej infrastruktury sprzętowej i sieciowej. W związku z tym drukarnia nie musi ponosić żadnych dodatkowych kosztów w postaci utrzymania serwera ani przejmować się ewentualnymi usterkami. Trzeba natomiast brać pod uwagę, że system nie jest własnością firmy i trzeba stale uiszczać za niego opłaty, co wymaga kalkulacji opłacalności w dłuższej perspektywie. Model ten warto również rozważyć, gdy przedsiębiorstwo planuje rozwój – zawsze istnieje możliwość wykupienia licencji i przeniesienia systemu na serwer prywatny, gdy firma będzie na to gotowa.
Analizując powyższe możliwości można stwierdzić, że sposób wdrożenia systemu należy wybierać w zależności od wielkości i potrzeb drukarni.
Model wykorzystujący chmurę publiczną jest najodpowiedniejszy dla drukarń cyfrowych, które przyjmują dużą ilość małych zleceń, zwykle pracują na takich samych maszynach i nie potrzebują w związku z tym dopasowywania systemu specjalnie pod ich potrzeby.
Z kolei dla dużych drukarń najlepszy jest model On-Premises. Takie drukarnie mogą sobie pozwolić na duży wydatek, który w perspektywie lat mogą uznać za bardziej opłacalny niż stałe płacenie abonamentu.
Model wdrożeniowy wykorzystujący Virtual Private Cloud jest swoistym pomostem pomiędzy tymi dwoma modelami i stanowi idealne rozwiązanie dla średniej wielkości drukarń specjalizujących się w takich metodach druku jak flekso i offset. Firma nie musi ponosić dużych kosztów, a jednocześnie może korzystać ze spersonalizowanego systemu do zarządzania drukarnią.
Przed podjęciem decyzji o wyborze systemu informatycznego wspierającego zarządzanie drukarnią warto więc dokładnie przeanalizować, który z prezentowanych powyżej modeli wdrożeniowych najlepiej wpłynie na funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstwa.
kontakt@printiro.pl
