Działalnoć współczesnych firm poligraficznych opiera się w coraz większym stopniu na wykorzystaniu technologii informatycznych. W wielu firmach nie sposób przeprowadzić i dokonać analizy procesów biznesowych bez wykorzystania systemów komputerowych. Zakłady, które jeszcze tego nie robiš, zaczynajš goršczkowo poszukiwać systemu najodpowiedniejszego dla ich przedsiębiorstwa, o czym wiadczy chociażby iloć telefonów do redakcji z probš o pomoc w znalezieniu firmy, która może zaoferować dobry, zintegrowany system do zarzšdzania przedsiębiorstwem poligraficznym.
Przy tak dużej iloci rozwišzań oferowanych przez rynek informatyczny oraz dynamicznym rozwoju technologii przeciętny użytkownik nie jest w stanie zweryfikować rynku w poszukiwaniu optymalnych systemów informatycznych wspomagajšcych go w prowadzeniu biznesu. Taka rolę może odegrać firma, którš poznalimy przy okazji targów POLIGRAFIA w Poznaniu.
Infosystems, bo o niej mowa, jest warszawskš firmš informatycznš zatrudniajšcš specjalistów w dziedzinie finansów, księgowoci, sprzedaży, logistyki, organizacji produkcji i zarzšdzania. Firma oferuje swoim klientom produkty informatyczne i usługi wdrożeniowe oraz doradztwo w zakresie wprowadzania systemów komputerowych. Najnowszym produktem firmy jest Printmanager Đ zintegrowany system informatyczny wspomagajšcy obsługę klientów, gospodarkę materiałowš oraz zarzšdzanie produkcjš w przedsiębiorstwie poligraficznym od momentu nawišzania kontaktu z klientem, poprzez cały proces realizacji zamówienia, aż po wysyłkę gotowych wyrobów. System Đ mówi Mariusz Sosnowski, dyrektor ds. oprogramowania i rozwoju firmy Đ został zaprojektowany i wykonany specjalnie dla przemysłu poligraficznego w oparciu o standardy CRM (Customer Relationship Management), MRP (Manufacturing Resource Planing) oraz przy uwzględnieniu wymagań norm jakoci ISO 9002. Printmanager jest wdrażany i stale rozbudowywany od 1997, ale dopiero od stycznia 2001 roku jest on promowany i szerzej oferowany na rynku poligraficznym. W maju 2001 roku został zgłoszony do konkursu na najlepszy polski program dla Windows organizowanym m.in. przez firmę Microsoft. Poczštkowo firma wdrażała systemy informatyczne w branży motoryzacyjnej, natomiast obecnie koncentruje się na branży poligraficznej.
Stosowanie systemów komputerowych wspomagajšcych zarzšdzanie pozwala nie tylko na zredukowanie kosztów działalnoci, ale również poprawia organizację i usprawnia obsługę oraz kontakty z klientami. Printmanager działa w rodowisku Windows 95, 98, NT oraz 2000. Pracuje w lokalnych sieciach komputerowych i rozległej sieci WAN (łšczšcej kilka oddziałów firmy). Dzięki budowie modułowej może być wykorzystywany zarówno w małych firmach, jak i dużych przedsiębiorstwach.
System działa w architekturze klient-serwer, gdzie serwerem bazy danych może być MS SQL Server lub Oracle. Zastosowany intuicyjny interfejs okienkowy sprawia, że system jest prosty w obsłudze, co potwierdzajš również jego obecni użytkownicy.
Współpracuje z Microsoft Office umożliwiajšc m.in. wysyłanie kalkulacji, ofert, faktur, zestawień i raportów do programów MS Word i MS Excel oraz przez pocztę elektronicznš.
Może współpracować z większociš programów finansowo-księgowych i dzięki temu pozwala zarzšdzać przedsiębiorstwem obejmujšc swym zasięgiem również zagadnienia finansowe. Do podstawowych modułów systemu należš: Baza Danych, Kontakty Handlowe, Zarzšdzanie Kontaktami, Przygotowanie Produkcji, Zarzšdzanie Produkcjš, Magazyn, Fakturowanie i Analizy Produkcji. Pierwszy z modułów jest odpowiedzialny za gromadzenie i przechowywanie danych wprowadzanych i modyfikowanych przez wszystkich użytkowników. Dodatkowo moduł posiada usługę zdalnego dostępu, co umożliwia połšczenie się z bazš danych za pomocš modemu. ăKontakty HandloweÓ umożliwiajš monitorowanie przebiegu współpracy z klientami poczšwszy od nawišzania kontaktu aż do realizacji poszczególnych zleceń. ăZarzšdzanie KontaktamiÓ pozwala na skoncentrowanie w jednym miejscu wszystkich danych adresowych występujšcych w firmie dotyczšcych zarówno klientów, jak i dostawców materiałów, kooperantów, VIPów i pracowników. Jest on pomocny zwłaszcza w przeprowadzaniu akcji marketingowych i promocyjnych firmy. Kolejny moduł ăPrzygotowanie ProdukcjiÓ pozwala na zautomatyzowane tworzenie kalkulacji kosztów zamówień oraz sporzšdzanie ofert. Głównymi jego elementami sš rejestry kalkulacji, ofert i zleceń produkcyjnych. Umożliwia on również przygotowywanie kart technologicznych. Tworzenie planu produkcyjnego oraz kontrolę i ocenę stworzonego planu m.in. pod kštem terminowoci wykonania poszczególnych zadań produkcyjnych wspomaga moduł ăZarzšdzanie ProdukcjšÓ. Obsługuje on wprowadzenie rzeczywistych parametrów dotyczšcych wykonania poszczególnych zleceń produkcyjnych. Z jego pomocš można również ewidencjonować przestoje w procesie produkcyjnym (tj. awarie maszyn, przerwy konserwacyjne). Moduł ăMagazynÓ umożliwia właciwe zarzšdzanie przepływem materiałów potrzebnych do produkcji. Automatyzuje proces zamawiania materiałów i pozwala na planowanie dostaw ăna czasÓ, co znacznie ogranicza koszty magazynowania. Kolejny moduł ăFakturowanieÓ pozwala na automatyczne generowanie faktur na podstawie zamówień klientów oraz danych pochodzšcych z wykonania produkcji. Dzięki niemu można również monitorować stan należnoci oraz przygotowywać i rozsyłać upomnienia i noty odsetkowe. ăAnalizy ProdukcjiÓ umożliwiajš prowadzenie analiz działalnoci handlowej i produkcyjnej firmy, pozwalajšc na sporzšdzanie analiz przy uwzględnieniu dowolnych okresów czasowych oraz poszczególnych centrów kosztów, np. wydajnoci maszyn.
Tworzšc system jego autorzy (m.in. nasz rozmówca) starali się wykorzystać sprawdzone wzorce zachodnie stosowane od wielu lat w dużych systemach klasy MRP. Jak zapewnia Mariusz Sosnowski, wprowadzali oni szereg własnych nowatorskich rozwišzań, które czyniš system jeszcze sprawniejszym i bardziej skutecznym niż jego zachodni konkurenci. Choć budowany był w oparciu o specyfikę firmy poligraficznej, to jest on na tyle elastyczny, że może być wykorzystywany również w agencjach reklamowych i wydawnictwach. Dzięki temu, że Printmanagera zbudowano przy wykorzystaniu bardzo popularnej technologii informatycznej firmy Microsoft, system można łatwo integrować z programami innych producentów. Firma Infosystems pomaga w ewentualnym zakupie systemu finansowego negocjujšc dla swoich klientów korzystne ceny u innych producentów oprogramowania. Autorzy programu pomyleli również o czynnociach, które obecnie ułatwiajš pracę w przedsiębiorstwie, dlatego wyposażyli Printmanagera w możliwoci wysyłania faksu, e-maila lub SMSa bezporednio z systemu. Na pytanie, co odróżnia Printmanagera od systemów konkurencyjnych, Mariusz Sosnowski odpowiada: Nasz system może być porównywany jedynie z systemami zachodnimi, które ze względu na wysokš cenę sš rzadko wdrażane w branży poligraficznej na polskim rynku. Głównš cechš, która wyróżnia Printmanagera, jest jego rozpiętoć, jeli chodzi o zagadnienia, które obejmuje. Nasza krajowa konkurencja zajmuje się najczęciej wyłšcznie kalkulacjami, my proponujemy co więcej: kompleksowy system dla całego przedsiębiorstwa.
Z tej propozycji skorzystało już kilka firm, między innymi P.Z. Dekor SA, P.Z. Helios, Dekor Media Sp. z o.o. i Fabryka Wyobrani. W pierwszej z tych firm system działa od dwóch lat i jak twierdzi Ryszard Pietkiewicz Đ dyrektor ds. marketingu i rozwoju Đ okazał się przełomem w zarzšdzaniu firmš. Wszelkie informacje o kliencie, ofercie, kalkulacji, zleceniu i jego realizacji Đ mówi Đ dostępne sš natychmiast. Precyzyjne budowanie planów produkcyjnych wraz z możliwociš analizowania zestawień wg wczeniej ustalonych kryteriów pozwala zwiększać wydajnoć pracy. Błyskawiczne sporzšdzanie kalkulacji zintegrowane z tworzeniem oferty zapewnia doskonałš obsługę klienta. Całoć znacznie obniża koszty zwišzane z wystawianiem dokumentacji technicznej zlecenia.
W firmie Helios program działa od stycznia 2000 roku. Wykorzystywany jest w tym zakładzie w szerokim zakresie poczšwszy od rozpisywania zleceń produkcyjnych, poprzez plano-wanie produkcji, aż po analizę statystycznš. Szczególnie przydatny jest przy rozpisywaniu zleceń produkcyjnych. Przy tej czynnoci Đ mówi Włodzimierz Pustoła, główny technolog firmy Đ program automatycznie wylicza iloć surowca, czas drukowania, wartoć zlecenia itp. Wszystkie stosowane rodzaje surowca sš zapisane w pamięci komputera i lista uzupełniana jest na bieżšco. Przy opisywaniu zlecenia technolodzy wybierajš z niej surowiec z jednoznacznie okrelonymi parametrami. Jednoznacznoć i powtarzalnoć parametrów sš wyjštkowo ważne i niezbędne ze względu na stosowany w P.Z. Helios od marca br. System Zarzšdzania Jakociš ISO 9002.
Rozpisane komputerowo zlecenia produkcyjne tworzš, jak zapewnia Włodzimierz Pustoła, wygodny rejestr zamówień dajšcy możliwoć wyszukiwania ich wg założonych kryteriów, np. wg klienta, nazwy zlecenia czy wg maszyny, na której zlecenia były realizowane.
Przy wymaganych obecnie przez klientów coraz krótszych terminach realizacji i często występujšcych zamówieniach ekspresowych bardzo przydatna jest też możliwoć szybkiej komputerowej weryfikacji planów produkcyjnych dla poszczególnych maszyn. Stosujšc program ăZarzšdzanie ProdukcjšÓ Đ kontynuuje główny technolog P. Z. Helios Đ wstawiamy ekspresowe zlecenie do planu majšc od razu poglšd, jak wpłynie to na terminy realizacji pozostałych zamówień. Codziennie mamy też porównanie założonego czasu produkcji danego zlecenia z rzeczywistym czasem realizacji. Wykorzystujemy ten program również do analizy statystycznej sprawdzajšc np. zużycie poszczególnych surowców w założonym okresie, porównujšc obrót na poszczególnych maszynach czy analizujšc pracę handlowców.
Obecnie system wdrażany jest w agencji reklamowej, w Fabryce Wyobrani. Po wdrożeniu Printmanagera Đ mówi jej właciciel Piotr Brych Đ w każdej chwili i z dowolnego komputera mam wglšd w historię zamówień klienta. Mogę bardzo łatwo przeledzić poszczególne kontakty z klientem i dowiedzieć się, o czym była mowa i jakie były ustalenia w konkretnej rozmowie z klientem. Niezmiernie ważna jest dla mnie możliwoć stworzenia rankingu klientów za dowolny okres nie tylko wg wartoci zamówień, ale również wg skumulowanej marży. Często okazywało się, że klienci, którzy najwięcej zamawiajš, niekoniecznie przynoszš naszej firmie największy zysk.
Bardzo ważna jest również dla nas możliwoć szybkiej kalkulacji zamówień i automatycznego wysyłania oferty faksem lub e-mailem bezporednio z systemu, np. w trakcie rozmowy telefonicznej z klientem. Bardzo jestemy zadowoleni również z możliwoci automatycznego wczytywania do systemu cenników materiałów poligraficznych, dzięki czemu unikamy pomyłek i jestemy pewni, że wszyscy nasi handlowcy korzystajš z tych samych cen. Printmanager ponadto umożliwia mi bardzo szczegółowš analizę działalnoci firmy; dzięki analizom mogę np. łatwo zorientować się w skutecznoci działań poszczególnych handlowców.
Printmanager ułatwia wprowadzanie ISO. Program informatyczny Đ mówi Mariusz Sosnowski Đ firmy wdrażajš dla siebie, w celu poprawienia własnej organizacji i zarzšdzania, natomiast ISO buduje pozytywny wizerunek firmy na zewnštrz. To, który z systemów będzie wdrażany jako pierwszy zależy od tego, co jest priorytetowš sprawš dla firmy czy zarzšdzajšcych niš osób. Ale z pewnociš system informatyczny ułatwia wprowadzanie systemu zarzšdzania jakociš, ponieważ automatyzuje wystawianie i gromadzenie dokumentów wymaganych przez procedury ISO.
Najlepsza jest sytuacja, kiedy firma posiada oba systemy. Wtedy przedsiębiorstwo dobrze funkcjonuje ăod rodkaÓ i jest pozytywnie odbierane na zewnštrz. Nie zawsze jest to jednak możliwe (nie tylko ze względu na koszty, ale również pewnego rodzaju dezorganizację pracy w zakładzie).
Już wkrótce przedstawimy Państwu artykuł Đ studium opłacalnoci wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego w przedsiębiorstwie poligraficznym, czyli próbę oszacowania, w cišgu jakiego czasu zwraca się inwestycja poniesiona na system informatyczny. Być może ta kalkulacja przekona tych z Państwa, którzy jeszcze się wahajš, że mimo poczštkowych kosztów naprawdę warto...
Bo trzeba pamiętać, że dzisiejszy biznes nie potrafi się już obejć bez technologii informatycznych.
