Przełamywanie schematów
24 Sep 2018 10:25

Sorry, this entry is only available in Polski. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Ostatnio w kręgu zainteresowania wielu drukarń zarówno polskich, jak i zagranicznych znajduje się inwestycja w system usprawniający proces zarządzania przedsiębiorstwem. Wybór odpowiedniego oprogramowania jest niezwykle ważny i ma dla drukarń kluczowe znaczenie w wielu obszarach działalności. Ogromne znaczenie mają jednak również sam proces wdrożenia oraz opieka serwisowa. 

W celu lepszego zrozumienia procesu wdrożenia kompleksowego systemu do zarządzania drukarnią zdecydowaliśmy się na rozmowę z Elżbietą Piskorz-Moryc, project coordinator w firmie Cicero Stapro Group s.r.o., będącej wiodącym dostawcą na terenie Europy Środkowo-Wschodniej.

Zacznijmy od początku. Czemu właściwie drukarnie decydują się na wdrożenie systemu klasy MIS? Jakie są podstawowe bodźce mobilizujące drukarnie do podjęcia tej strategicznej decyzji?

––––––––––

Elżbieta Piskorz-Moryc: Jest niezliczona ilość powodów, aby zainwestować w system do zarządzania drukarnią. I każdy z nich jest równie ważny. Przy obecnym trendzie rosnącej liczby zamówień i spadku nakładów produkcyjnych zleceń istotne jest, aby mieć kontrolę nad całym procesem produkcyjnym. W wielu przypadkach nasz pierwszy kontakt z klientem następuje w momencie, kiedy wobec rozwoju skali działalności drukarni bieżące metody zarządzania procesami okazują się niewystarczające. Tak więc pierwszym powodem inwestycji w system do zarządzania jest rozwój i wzrost przedsiębiorstwa.

Co w takim razie jest kolejnym powodem?

––––––––––

E.P.-M.: Kolejnym argumentem jest odpowiedź na podstawowe pytanie: „Na czym zarabiamy, a na czym tracimy”? Wiele drukarń niestety nie jest w stanie określić rentowności swojej produkcji, co jest podstawową funkcją i zadaniem systemu klasy MIS. Zintegrowany system do zarządzania pozwala na usystematyzowanie wiedzy na temat prowadzonej działalności w zakresie sprzedaży, produkcji i finansów.

Ze względu na dynamikę branży, w jakiej pracujemy, istotną kwestią jest szybki dostęp do niezbędnych informacji pozwalających na właściwe podejmowanie zarówno decyzji strategicznych, takich jak inwestycje w nowe rozwiązania sprzętowe, jak i tych podejmowanych w codziennej pracy drukarni przez opiekuna klienta, technologa, planistę, kierownika produkcji czy dział zakupów i ekspedycji.

Bodźców motywujących do inwestycji w oprogramowanie, mające za zadanie usprawnienie zarządzania przedsiębiorstwem poligraficznym, jest – jak wspomniałam – wiele; te powyższe, bazując na moim doświadczeniu, są jednak najczęściej wymieniane przez naszych klientów.

Czym właściwie jest wdrożenie systemu do zarządzania i co się z tym wiąże?

––––––––––

E.P.-M.: Wdrożenie jest procesem rozłożonym w czasie. Wraz z osobami odpowiedzialnymi za implementację rozwiązania po stronie drukarni zaczynamy od identyfikacji celów i zapotrzebowań przedsiębiorstwa. Następnie przechodzimy do ich praktycznej realizacji. Możliwości oferowanego przez nas rozwiązania są bardzo rozległe i wraz z drukarnią staramy się zmaksymalizować wykorzystanie jego możliwości tak, aby w przyszłości nasza wspólna praca zaowocowała dostarczaniem kadrze menedżerskiej wszystkich informacji niezbędnych do efektywnego kierowania firmą. 

Implementacja systemu to złożony proces zainicjowany przez myśl i założenie celów, aż do ich praktycznego zrealizowania w systemie i wykorzystania jego możliwości. W rzeczywistości jest to ciężka praca zarówno po stronie drukarni, jak i zespołu dostawcy systemu.

Jakie czynniki wpływają na sukces wdrożenia?

––––––––––

E.P.-M.: Przede wszystkim sukces wdrożenia jest determinowany przez systematyczność pracy. Dlatego zawsze wyznaczamy zadania sobie i drukarni, które są do zrealizowania pomiędzy spotkaniami.

Kolejnym czynnikiem jest autorytet osoby odpowiedzialnej za wdrożenie po stronie naszego klienta. Ważne jest, aby pracownicy mieli zaufanie i oparcie w takiej osobie nie tylko w trakcie wdrożenia, ale również po jego zakończeniu, aby mieli do kogo się zwrócić z pytaniami oraz czuli swobodę w wyrażaniu swoich opinii i nowych pomysłów na rozwój systemu.

Bardzo ważne jest, żeby przyszli użytkownicy systemu rozumieli ideę jego wdrożenia i byli w nie zaangażowani.

Istotną kwestią jest również elastyczność systemu i szerokie możliwości dostosowania go do potrzeb klienta. Pomimo zbliżonej specyfiki pracy drukarń w obrębie poszczególnych specjalizacji, każda z nich, chcąc się wyróżnić na tle konkurencji, często stosuje niestandardowe zabiegi produkcyjne. My musimy być w stanie obsłużyć takie przypadki.

Nie można także zapominać o gronie doświadczonych konsultantów i programistów, bez których wdrożenie nie ma szans powodzenia.

Jakie są bariery, przeszkody, które mogą pojawić się w trakcie wdrożenia systemu?

––––––––––

E.P.-M.: Przyzwyczajenia i rutyna. Jesteśmy tylko ludźmi i szybko się przyzwyczajamy. Większość pracowników wykonuje swoje zadania automatycznie, wykorzystując przestarzałe metody, nie szukając przestrzeni do optymalizacji. Przy natłoku pracy nie zastanawiamy się, dlaczego i po co wykonujemy daną czynność, na przykład czy dany raport zostanie poddany analizie, czy też został przygotowany z uwagi na obowiązujące od dawna procedury. W ten sposób marnujemy potencjał naszych pracowników.

Wdrożenie jest idealnym momentem na zastanowienie się nad obowiązującymi schematami pracy i możliwością ich modyfikacji oraz optymalizacji. Są to istotne zmiany, a każde zmiany napotykają pewien opór. Dopiero po upływie pewnego czasu jesteśmy w stanie docenić ich wartość.