Ostatnio w kręgu zainteresowania wielu drukarń zarówno polskich, jak i zagranicznych znajduje się inwestycja w system usprawniający proces zarządzania przedsiębiorstwem. Wybór odpowiedniego oprogramowania jest niezwykle ważny i ma dla drukarń kluczowe znaczenie w wielu obszarach działalności. Ogromne znaczenie mają jednak również sam proces wdrożenia oraz opieka serwisowa.
W celu lepszego zrozumienia procesu wdrożenia kompleksowego systemu do zarządzania drukarnią zdecydowaliśmy się na rozmowę z Elżbietą Piskorz-Moryc, project coordinator w firmie Cicero Stapro Group s.r.o., będącej wiodącym dostawcą na terenie Europy Środkowo-Wschodniej.
Zacznijmy od początku. Czemu właściwie drukarnie decydują się na wdrożenie systemu klasy MIS? Jakie są podstawowe bodźce mobilizujące drukarnie do podjęcia tej strategicznej decyzji?
––––––––––
Elżbieta Piskorz-Moryc: Jest niezliczona ilość powodów, aby zainwestować w system do zarządzania drukarnią. I każdy z nich jest równie ważny. Przy obecnym trendzie rosnącej liczby zamówień i spadku nakładów produkcyjnych zleceń istotne jest, aby mieć kontrolę nad całym procesem produkcyjnym. W wielu przypadkach nasz pierwszy kontakt z klientem następuje w momencie, kiedy wobec rozwoju skali działalności drukarni bieżące metody zarządzania procesami okazują się niewystarczające. Tak więc pierwszym powodem inwestycji w system do zarządzania jest rozwój i wzrost przedsiębiorstwa.
Co w takim razie jest kolejnym powodem?
––––––––––
E.P.-M.: Kolejnym argumentem jest odpowiedź na podstawowe pytanie: „Na czym zarabiamy, a na czym tracimy”? Wiele drukarń niestety nie jest w stanie określić rentowności swojej produkcji, co jest podstawową funkcją i zadaniem systemu klasy MIS. Zintegrowany system do zarządzania pozwala na usystematyzowanie wiedzy na temat prowadzonej działalności w zakresie sprzedaży, produkcji i finansów.
Ze względu na dynamikę branży, w jakiej pracujemy, istotną kwestią jest szybki dostęp do niezbędnych informacji pozwalających na właściwe podejmowanie zarówno decyzji strategicznych, takich jak inwestycje w nowe rozwiązania sprzętowe, jak i tych podejmowanych w codziennej pracy drukarni przez opiekuna klienta, technologa, planistę, kierownika produkcji czy dział zakupów i ekspedycji.
Bodźców motywujących do inwestycji w oprogramowanie, mające za zadanie usprawnienie zarządzania przedsiębiorstwem poligraficznym, jest – jak wspomniałam – wiele; te powyższe, bazując na moim doświadczeniu, są jednak najczęściej wymieniane przez naszych klientów.
Czym właściwie jest wdrożenie systemu do zarządzania i co się z tym wiąże?
––––––––––
E.P.-M.: Wdrożenie jest procesem rozłożonym w czasie. Wraz z osobami odpowiedzialnymi za implementację rozwiązania po stronie drukarni zaczynamy od identyfikacji celów i zapotrzebowań przedsiębiorstwa. Następnie przechodzimy do ich praktycznej realizacji. Możliwości oferowanego przez nas rozwiązania są bardzo rozległe i wraz z drukarnią staramy się zmaksymalizować wykorzystanie jego możliwości tak, aby w przyszłości nasza wspólna praca zaowocowała dostarczaniem kadrze menedżerskiej wszystkich informacji niezbędnych do efektywnego kierowania firmą.
Implementacja systemu to złożony proces zainicjowany przez myśl i założenie celów, aż do ich praktycznego zrealizowania w systemie i wykorzystania jego możliwości. W rzeczywistości jest to ciężka praca zarówno po stronie drukarni, jak i zespołu dostawcy systemu.
Jakie czynniki wpływają na sukces wdrożenia?
––––––––––
E.P.-M.: Przede wszystkim sukces wdrożenia jest determinowany przez systematyczność pracy. Dlatego zawsze wyznaczamy zadania sobie i drukarni, które są do zrealizowania pomiędzy spotkaniami.
Kolejnym czynnikiem jest autorytet osoby odpowiedzialnej za wdrożenie po stronie naszego klienta. Ważne jest, aby pracownicy mieli zaufanie i oparcie w takiej osobie nie tylko w trakcie wdrożenia, ale również po jego zakończeniu, aby mieli do kogo się zwrócić z pytaniami oraz czuli swobodę w wyrażaniu swoich opinii i nowych pomysłów na rozwój systemu.
Bardzo ważne jest, żeby przyszli użytkownicy systemu rozumieli ideę jego wdrożenia i byli w nie zaangażowani.
Istotną kwestią jest również elastyczność systemu i szerokie możliwości dostosowania go do potrzeb klienta. Pomimo zbliżonej specyfiki pracy drukarń w obrębie poszczególnych specjalizacji, każda z nich, chcąc się wyróżnić na tle konkurencji, często stosuje niestandardowe zabiegi produkcyjne. My musimy być w stanie obsłużyć takie przypadki.
Nie można także zapominać o gronie doświadczonych konsultantów i programistów, bez których wdrożenie nie ma szans powodzenia.
Jakie są bariery, przeszkody, które mogą pojawić się w trakcie wdrożenia systemu?
––––––––––
E.P.-M.: Przyzwyczajenia i rutyna. Jesteśmy tylko ludźmi i szybko się przyzwyczajamy. Większość pracowników wykonuje swoje zadania automatycznie, wykorzystując przestarzałe metody, nie szukając przestrzeni do optymalizacji. Przy natłoku pracy nie zastanawiamy się, dlaczego i po co wykonujemy daną czynność, na przykład czy dany raport zostanie poddany analizie, czy też został przygotowany z uwagi na obowiązujące od dawna procedury. W ten sposób marnujemy potencjał naszych pracowników.
Wdrożenie jest idealnym momentem na zastanowienie się nad obowiązującymi schematami pracy i możliwością ich modyfikacji oraz optymalizacji. Są to istotne zmiany, a każde zmiany napotykają pewien opór. Dopiero po upływie pewnego czasu jesteśmy w stanie docenić ich wartość.
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
