Wykonywanie przez drukarnię kalkulacji na książki, katalogi, czasopisma czy broszury może teraz być tak proste, jak jeszcze nigdy. Jak to możliwe? Wyjaśnia Tymoteusz Roszczewski,
twórca innowacyjnego rozwiązania ExLibris.
n Jak powstała koncepcja systemu?
Tymoteusz Roszczewski: Wykonywanie kalkulacji zawsze było dla drukarni problemem: zajmowało czas i generowało koszty. Niestety, nie dało się tego w żaden sensowny sposób zmienić: albo kalkulatory są przeznaczone tylko do prostych prac, albo – stanowiąc część złożonego systemu zarządzania przedsiębiorstwem – są zbyt skomplikowane w użytkowaniu. A czas przy tworzeniu kalkulacji oznacza koszty! Jako że większość wykonanych kalkulacji nie wchodziła w etap realizacji, to czas i koszty można było uznać za stracone.
Przez lata szukałem rozwiązania tego problemu: jak skrócić czas, znacząco obniżyć koszty, zwiększyć elastyczność narzędzi do kalkulowania. Tak narodził się pomysł stworzenia systemu ExLibris.
n Co odróżnia ten system od innych rozwiązań dostępnych na rynku?
T.R.: Po pierwsze: czas. Wykonanie kalkulacji trwa kilkanaście sekund – nawet dla oprawy złożonej. I to wraz z czasem dostarczenia kompletnej oferty do klienta! Są systemy, które chwalą się możliwością wykonania nawet ponad 100 kalkulacji w ciągu dnia. My nie liczymy ich w setkach, ale w tysiącach! Aby przekonać się, że tak jest naprawdę, zapraszam do skorzystania z wersji demo znajdującej się na stronie internetowej www.exlibris.edns.biz.
Po drugie: łatwość użytkowania. Wykonanie kalkulacji wymaga tylko podania podstawowych parametrów (nakład, format, rodzaj papieru). Każda kalkulacja jest indywidualnie dopasowywana do klienta –każdy klient ma ustalone warunki handlowe, więc ceny również są indywidualne. W praktyce oznacza to, że dwie takie same kalkulacje dla dwóch różnych klientów mogą się różnić ceną. Nie ma zatem potrzeby zatrudniania na tym stanowisku doświadczonego specjalisty, który musi ułożyć cały proces produkcyjny w kolejności technologicznej; wystarczy osoba potrafiąca dobrze posługiwać się komputerem. Oczywiście podstawowa znajomość chociażby terminologii poligraficznej zawsze się przyda, żeby nie pytać, czym jest na przykład wyklejka, ale nie jest to już tak niezbędne. Nie trzeba też przypominać, jak trudno znaleźć dobrego fachowca. Teraz takim fachowcem może być właśnie ExLibris.
Po trzecie: koszt wykonania jednej kalkulacji. Załóżmy, że wykonanie jednej kalkulacji trwa 10 minut (uwzględniając wys-łanie gotowej oferty). Zatem teoretycznie pracownik może w ciągu godziny wykonać 6 kalkulacji, w ciągu dnia 45, w ciągu miesiąca 900. Ile kosztuje pracodawcę wykonanie jednej kalkulacji? Proszę policzyć to samodzielnie z uwzględnieniem wszystkich kosztów, które ponosi firma zatrudniając pracownika. A jeśli wykonanie kalkulacji trwa 15 czy 20 minut bądź – w przypadku skomplikowanych kalkulacji – jeszcze dłużej? Łatwo obliczyć, że koszt jednej to minimum 5 zł. Tym bardziej szkoda tych kosztów, gdy większość kalkulowanych prac nie jest realizowana – ktoś może złożyć lepszą ofertę, czasem też wydawca zmienia plany… Przyczyny można by mnożyć, ale rezultat jest taki sam: statystycznie ponad 90 proc. kalkulacji jest „pustych”. Idąc tym tokiem rozumowania pozyskanie zlecenia kosztuje co najmniej kilkadziesiąt złotych, a może to być znacznie więcej. Dzięki korzystaniu z systemu ExLibris liczba i koszt kalkulacji nie mają już znaczenia.
Czwarta zaleta polega na tym, że klient sam – bez udziału pracownika drukarni – wykonuje kalkulację w dowolnym czasie. I podobnie jak w przypadku, gdy robi to pracownik drukarni, nie jest wymagana fachowa wiedza. To oznacza, że liczba kalkulacji wykonywanych przez pracowników drukarni może się znacząco zmniejszyć. Wtedy można poświęcić zaoszczędzony czas pracowników na inne zadania, np. kontakt z klientem, albo… zredukować koszty pracownicze. A przecież chyba o optymalizację tu chodzi.
Po piąte: wielojęzyczność. Zarówno sam system, jak i generowane dane mogą być obecnie dostępne w wersji polskiej oraz angielskiej; pracujemy nad wersją niemiecką. Tak więc klient korzystający z wersji angielskiej otrzyma ofertę w takim języku, nawet jeśli drukarnia sporządzi kalkulację po polsku. Z systemem ExLibris nie jest potrzebna znajomość języków, aby wykonać kalkulację dla zagranicznego klienta.
Szóstym atutem jest automatyczne przeliczanie walut. Dotyczy to zarówno ceny zakupu papieru (jeśli waluta jest inna niż PLN), jak i sprzedaży wykonanego produktu. Wszystko odbywa się automatycznie. Nie trzeba pamiętać ani sprawdzać, jaki jest kurs dnia – ExLibris zrobi to za nas...
Po siódme: dostępność 24/7, co oznacza wygodę dla klientów. Nikt nie może przecenić zadowolenia klienta, a klient, który w każdej chwili w prosty sposób
może otrzymać kalkulację, musi być zadowolony.
Ósma korzyść to kompatybilność. Każda drukarnia posiada już jakiś mniej lub bardziej zaawansowany system do kalkulowania i zarządzania produkcją. ExLibris nie ma zastępować innych systemów, ale je wspierać, ponieważ często są to bardzo dobre systemy. Ale – jak pokazuje doświadczenie – najsłabszym ogniwem tych systemów jest właśnie kalkulowanie. Dlatego też ExLibris ma na celu odciążenie innych systemów i umożliwienie wykorzystania zalet każdego z nich. Aby umożliwić wykorzystanie danych uzyskanych w systemie ExLibris, istnieje możliwość eksportu danych wg standardu EDI lub równoważnego do systemu posiadanego przez drukarnię. A to oznacza też oszczędność czasu!
n Co dzieje się dalej z zebranymi w ten sposób danymi?
T.R.: Dane są zapisywane w systemie i dostępne w dwojaki sposób: w postaci pliku PDF i podglądu na stronie systemu. Każdorazowe wykonanie kalkulacji, a także rekalkulacji ceny przez drukarnię powoduje wygenerowanie dwóch plików PDF: oferty, która automatycznie jest wysyłana do klienta, oraz karty technologicznej, która trafia do drukarni. Oba dokumenty są wysyłane razem, niezależnie od tego, kto wykonał kalkulację. Oznacza to, że drukarnia jest zawsze na bieżąco ze wszystkimi kalkulacjami wykonanymi w systemie.
Dodatkowo karta technologiczna zawiera wszystkie szczegóły technologiczne: maszyny wybrane do wykonania danej produkcji, czas i zużycie dla poszczególnych procesów. Same dane – zarówno na stronie, jak i w pliku – są przedstawione w sposób bardzo czytelny. To z pewnością ułatwi pracę nie tylko technologom, ale również osobom odpowiedzialnym za zaopatrzenie. A ponieważ dane te są przechowywane w systemie, zawsze można do nich wrócić, posługując się numerem kalkulacji.
n Brzmi interesująco. Ale po sporządzeniu oferty zwykle następują negocjacje. Czy ExLibris jest na to przygotowany?
T.R.: Oczywiście. Posługujemy się w tym
przypadku parametrem „rabat”, który bardzo łatwo zmienić. Poszczególne koszty również mogą być zmieniane indywidualnie. Proszę mi wierzyć – ExLibris jest na to przygotowany.
n Dzięki czemu możliwe jest uzyskanie takich efektów przy tak niewielkim nakładzie pracy drukarni?
T.R.: Dzięki temu, że całą wiedzę „zaszyliśmy” w systemie, użytkownik może wykonywać kalkulacje w sposób uproszczony. Podstawę stanowi silnik systemu. To, co widzi użytkownik, wygląda na proste, jednak w środku systemu następują skomplikowane obliczenia. Zatem to system decyduje, jakie powinny być ceny dla danego klienta zarówno na usługę, jak i na surowce. To system wybiera optymalną impozycję, format papieru, decyduje, ile go kupić i w jakiej cenie, wylicza straty technologiczne dla poszczególnych procesów. Oblicza też koszty pakowania i transportu do klienta w zależności od miejsca dostawy. Tych składowych jest bardzo dużo i trudno to ująć w krótki sposób. Zachęcam do sprawdzenia, jak wyglądają przykładowe dokumenty w wesji demo, o czym wspominałem wcześniej.
n Jak udało się stworzyć tak pomocne narzędzie?
T.R.: Przy tworzeniu systemu korzystałem z fachowej pomocy kilku zaprzyjaźnionych technologów, którzy swoim doświadczeniem uzupełnili moją wiedzę. Stworzenie takiego systemu wiąże się również z dużymi nakładami finansowymi. Pomoc Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka okazała się kluczowa. Sam nie byłbym w stanie podołać finansowo temu przedsięwzięciu. Bardzo istotne było również znalezienie odpowiedniego człowieka, który moją wizję zmienił w rzeczywistość. Programista wniósł ogromny wkład w realizację pomysłu i dokonał wielu rzeczy z pozoru niemożliwych. Efektem tego jest właśnie ExLibris.
n Do kogo adresowany jest ten system?
T.R.: ExLibris dedykowany jest głównie drukarniom, które wykonują produkcje oprawiane (oprawa zeszytowa, klejona, zintegrowana czy twarda). Nie uwzględniono produkcji opakowaniowej, ale oczywiście istnieje możliwość rozbudowy systemu również w tym kierunku. Na razie jednak skupiliśmy się na tym, co stanowi dla drukarni największy problem: na kalkulacjach dla różnego rodzaju opraw. Wielkość drukarni nie ma znaczenia – z systemu mogą korzystać zarówno małe drukarnie, jak i te największe. Co ciekawe – testowa wydajność przeliczeniowa systemu wynosi blisko… 100 000 kalkulacji dziennie! Nie wiemy, czy uda się to uzyskać w praktyce, ale nawet jeśli wydajność będzie mniejsza, to i tak jest to ogromny potencjał mocy obliczeniowej. Odpowiada za to nowoczesny serwer, umożliwiający dokonywanie przeliczeń.
Opracowano na podstawie materiałów firmy Tymaś
