Każdy właściciel drukarni chciałby, aby jego firma była rentowna i długo funkcjonowała na rynku. Obserwujemy niestety coraz większą konkurencję przy jednoczesnym spadku marż, co odbija się oczywiście na zysku drukarni i słabo rokuje na przyszłość. W celu przeciwdziałania nadchodzącemu kryzysowi należałoby zwiększyć wolumen sprzedaży lub zacząć redukować koszty.
Wielu zakładom poligraficznym nie udaje się osiągnąć spodziewanych zysków, ponieważ ich menedżerowie nie są świadomi „ukrytych” kosztów i wydatków ponoszonych na administrację oraz przetwarzanie danych o zleceniach. Rozwiązaniem tego problemu jest system do zarządzania drukarnią klasy MIS (ang. Management Information System).
Planowanie kosztów i marży
Do uzyskania realnej informacji o rentowności zlecenia w zasadzie wystarczają dwie dane: koszt wytworzenia oraz kwota przychodu zlecenia. Jednak te informacje, choć bardzo cenne, nie umożliwiają oceny, gdzie powstają źródła największych kosztów oraz kiedy drukarnia zyskuje najwięcej i nie ma pełnej wiedzy, kto generuje największe koszty oraz która maszyna jest rentowna. Aby uzyskać tego typu informacje, należy rozpocząć od precyzyjnej kalkulacji kosztów druku oraz wprowadzenia pojęcia marży, a więc różnicy między ceną sprzedaży a kosztem. Będziemy się tu posługiwać pojęciami odnoszącymi się do wartości planowanych oraz rzeczywistych (aktualnych). Na poziomie kalkulacji należy zaplanować: czas i koszt wykonania, ilość i wartość materiałów oraz koszt usług podwykonawczych. Poza tym koniecznie należy zaplanować marżę dla kosztów produkcji oraz materiałów i usług podwykonawczych. Drukarnie coraz częściej posługują się pojęciem wartości dodanej, która jest przychodem pomniejszonym o materiały i usługi podwykonawcze.
Aby lepiej zrozumieć powyższe informacje, wystarczy spojrzeć na przykładową kalkulację – rys. 1 (pochodzi ona z systemu zarządzania Graphisoft MIS i będzie wykorzystywana w dalszej części artykułu).
Rejestracja kosztów produkcji
Należy się zastanowić, w jaki sposób zarejestrować koszty produkcji. Ponieważ na poziomie kalkulacji zaplanowaliśmy czasy i koszty, wystarczy zarejestrować czas zajętości poszczególnych maszyn podczas realizacji danego zlecenia.
Nie wydaje się to trudne, wystarczy bowiem zanotować każde wykonane zadanie z podaniem, kto je wykonał oraz w jakim czasie. W taki właśnie sposób drukarnie zazwyczaj rejestrują zadania produkcyjne.
Zauważmy jednak, że rejestracja ta odbywa się po produkcji (zadanie musi się zakończyć, aby zapisać jego czas), a samo agregowanie danych odbywa się na kartce papieru. System informatyczny pozwala na więcej, można bowiem śledzić postępy zadań w czasie rzeczywistym, a czas zostanie automatycznie zarejestrowany. Wyobraźmy sobie, że każdy pracownik produkcyjny drukarni przychodząc do pracy rejestruje się w systemie i od razu ma widoczną listę zadań do wykonania. Wystarczy, że wskaże pewne zadanie i system rozpocznie rejestrację. Następnie pracownik wykonuje swoją normalną pracę przy zadaniu produkcyjnym, a po skończeniu wraca do systemu i kończy zadanie. Zaczyna kolejne zadanie, idzie na przerwę, rejestruje naprawę lub idzie do domu. Wszystkie opisane tu zdarzenia zostaną zarejestrowane na tzw. terminalu produkcyjnym i są niezbędne do końcowego rozliczenia zlecenia.
Przykładowy raport pracy pracownika (drukarz na maszynie Zirkon) pokazuje czasy pobytu na stacji, realizacji poszczególnych operacji oraz czas nieproduktywny (w czerwonej ramce).
Istnieje kilka podejść do rejestracji czasów produkcji i liczby operacji. Można je podzielić na automatyczne i ręczne. W branży poligraficznej przyjął się standard JDF, służący do wymiany informacji pomiędzy różnymi systemami poligraficznymi. Istnieje zatem tzw. terminal JDF, który poddany odpowiedniej konfiguracji przekazuje dane z maszyny potrzebne systemowi zarządzania do rozliczenia zadania produkcyjnego. Pracownik obsługujący maszynę w zasadzie nie odczuwa działania terminala JDF, obsługuje maszynę z panelu, natomiast w tle system maszyny komunikuje się z systemem zarządzania, bez ingerencji człowieka. W przypadku terminala ręcznego pracownik musi sam dotrzeć do informacji, co ma wykonać i sam rozpocząć rejestrację, zaś po zakończeniu podać liczbę wykonanych operacji i zużytego materiału.
Koszty materiałowe
Mogłoby się wydawać, że z rejestracją kosztów materiałów będzie o wiele prościej, jednak tak nie jest. Trudno bowiem dokładnie rejestrować ilość zużytej farby, lakieru, nici, kleju czy papieru pakowego. W praktyce drukarnie ograniczają się do dokładnej rejestracji zużycia papieru i płyt, a także farby w uzasadnionych przypadkach (pomijam tu inne materiały specjalne). Należy odpowiedzieć sobie na pytanie, które materiały są najdroższe i rozpocząć ich rejestrację na podstawie faktur zakupowych; pozostałe materiały można przypisywać na podstawie odczytu ich zużycia z urządzeń (o ile jest to możliwe), a w ostateczności koszty te przypisywać ryczałtowo na podstawie wartości normatywnych.
Na ogół największym kosztem jest papier, zatem system zarządzania powinien specjalnie dbać o rejestrację tego kosztu, który jest ściśle związany z obrotem magazynowym. Dlatego każde wydanie magazynowe powinno być powiązane ze zleceniem produkcyjnym, wówczas system będzie w stanie agregować koszty papieru dla dowolnej ilości wydań i ewentualnych zwrotów.
Koszty usług podwykonawczych
Z kosztami podwykonawczymi jest trochę łatwiej. Podwykonawca dostarcza półprodukt lub narzędzie do produkcji (np. wykrojnik) najczęściej wraz z fakturą, więc wystarczy ten koszt zarejestrować w systemie i zaksięgować. Ponieważ półprodukt może być dostarczany partiami, na ogół trafia do drukarni kilka faktur. Funkcja samej rejestracji kosztu jest najczęściej elementem modułu zamówień, gdzie podawane są przewidywany koszt usługi podwykonawczej, termin wysyłki i odbioru. Ponieważ półprodukt może przychodzić od wykonawcy partiami, zatem niezbędna jest także rejestracja ilości dostarczonej.
Faktura
Bardzo ważnym dla drukarni momentem jest wystawienie faktury sprzedaży dla klienta. Dopiero kwota faktury (a czasami jej korekty) stanowi ostateczną kwotę przychodu. Kwota ta jest potrzebna do obliczenia zysku na danym zleceniu i może różnić się od kwoty ustalonej w ofercie. Różnice te mogą wynikać z błędów klienta bądź drukarni, reklamacji i innych sytuacji.
Fakturowanie powinno zatem odbywać się na poziomie systemu zarządzania ściśle powiązanym z modułem do fakturowania. Bardzo pomocnym mechanizmem jest fakturowanie na podstawie danych zlecenia, listów przewozowych (szczególnie jeśli wysyłamy towar w partiach) oraz przy pobieraniu wyrobów gotowych z magazynu (w takim przypadku powinno się także generować automatycznie wydanie magazynowe).
Całkowity raport rozliczenia zlecenia
Spójrzmy na powyższą tabelę obrazującą pełne rozliczenie kosztowe naszego przykładowego zlecenia poligraficznego (Folder targowy...).
Raport obejmuje całościowo koszty planowane na poziomie kalkulacji, koszty realizacji produkcji, koszty materiałów i usługi podwykonawczej (transport) oraz kwotę ostatecznie zafakturowaną.
Dla właściciela najistotniejsza informacja wynikająca z raportu znajduje się w prawym dolnym rogu (podsumowanie ostatniej kolumny). Wynika z niej, że zlecenie jest rentowne.
Podsumowanie
Obecnie rynek poligraficzny staje się coraz bardziej konkurencyjny, a drukarnie coraz bardziej odczuwają powolny, ale ciągły spadek marż. W takiej sytuacji niezbędna staje się nie tylko dogłębna analiza kosztów produkcji i materiałów, ale także analiza wydajności i rentowności poszczególnych gniazd produkcyjnych. Zachęcam wszystkie drukarnie do takich działań z wykorzystaniem systemu MIS.
