System idealny?

6 Dec 2016 14:43

O realizacji projektu informatycznego powinna decydować analiza opłacalnoœci. Informatyka jest normalnym elementem biznesu, majšcym wpływ na jego konkurencyjnoœć, wyjštkowoœć i rentownoœć. Przedsięwzięcia informatyczne należy traktować tak samo jak wszelkie inne inwestycje. Najczęœciej jednak w ich planach zawarte sš jedynie cele jakoœciowe, np. poprawa satysfakcji użytkownika, brak natomiast celów finansowych.Rzadko oblicza się rentownoœć projektów, a w planach biznesowych nie przedstawia się rzeczowo szacowanych wydatków i wpływów. Jedno jest pewne Đ wdrożenie dużego systemu informatycznego traktowane jest jako inwestycja, więc ma się opłacać. Analiza opłacalnoœci wprowadzenia nowego systemu powinna opierać się na dwóch scenariuszach: funkcjonowanie przedsiębiorstwa bez nowego projektu i po zmianach wynikajšcych z jego wdrożenia. Zadaniem zespołu wdrożeniowego jest przede wszystkim możliwie precyzyjne okreœlenie celów biznesowych, które przedsiębiorstwo chce osišgnšć dzięki wdrożeniu systemu. Zapisanie w dokumencie zawierajšcym oczekiwania celów wdrożenia w postaci haseł typu ăpoprawa efektywnoœciÓ czy ăobniżenie kosztówÓ nie ma sensu. Znacznie lepiej, gdy decydenci stawiajš sobie takie cele, jak: ăzwiększenie œredniej dziennej liczby klientów obsłużonych przez jednego pracownika z 30 do 50Ó lub ăredukcja kosztów zarzšdzania magazynem o 20%Ó. Należy oszacować, jakie koszty będziemy ponosić przy wykonywaniu danych czynnoœci, jeœli zrealizujemy projekt, a jakie, gdy będziemy pracować tak jak dotychczas. W podobny sposób oszacować należy korzyœci wišżšce się z każdš z tych dwóch możliwoœci. Różnica pomiędzy wynikiem w scenariuszu ăpoprojektowymÓ i ăbezprojektowymÓ Đ to efekt, za który musimy zapłacić w formie wydatków na wdrożenie systemu. W ten sposób można jasno okreœlić cel wydatkowania pieniędzy (rozumiany jako wyceniona zmiana), a zarazem uzasadnić, czy warto je wydać. Błędem jest uwzględnianie jedynie kosztów samego wdrożenia systemu, bez analizy pełnych kosztów jego utrzymania w kilkuletniej perspektywie. Wdrożony system w oczywisty sposób powinien obejmować obszary najistotniejsze dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Tam bowiem ma największš szansę się ăwykazaćÓ Đ czyli, mówišc wprost, zarobić pienišdze! Tak Đ zarobić. Inaczej jego wdrożenie nie miałoby sensu. Spróbujmy wobec tego zastanowić się, jaki powinien być idealny system dla firmy poligraficznej lub medialnej. Przede wszystkim okreœlmy, jakie obszary działalnoœci firmy powinien obejmować. Oczywiœcie wszystkie! A więc: a) Rejestrowanie zleceń Đ szacowanie kosztów Đ tworzenie ofert (Case Management). To chyba główny element w zdobywaniu przewagi konkurencyjnej, a także miejsce, gdzie, w sposób oczywisty, ăleżšÓ pienišdze. Pomyłka w tym elemencie może wiele kosztować. Z drugiej zaœ strony gruntowna wycena bez odpowiednich narzędzi zazwyczaj jest bardzo czasochłonna. Klient Đ jak wiadomo Đ nie lubi czekać; oczekuje odpowiedzi natychmiast, bo chce porównać naszš ofertę z innymi firmami. Jeżeli uda się zautomatyzować wycenę i skrócić jej czas do minimum, zachowujšc jednoczeœnie jej absolutnš trafnoœć Đ to posiadamy oczywistš przewagę nad konkurencjš. Oczywiste jest również, że modele tej wyceny powinny być dostosowane do konkretnego przedsiębiorstwa Đ a więc to my powinniœmy być w stanie je stworzyć i łatwo modyfikować. b) Zarzšdzanie relacjami z klientem (CRM). Segmentacja kontaktów i klientów pod kštem różnorakich kryteriów (wielkoœć sprzedaży, branża, relacje) i łatwy dostęp do tych informacji pozwalajš łatwiej budować lojalnoœć klienta. Oczywistš zaletš jest możliwoœć obniżenia kosztów i zdecydowane usprawnienie administracji kontaktami z klientem. c) Zarzšdzanie materiałami, przewidywanie zapotrzebowań, zarzšdzanie poddostawcami (MRP, SCM). Sprawna logistyka materiałowa oznacza niższe koszty magazynowania oraz gwarancję terminowej realizacji zamówień. Możliwoœć koordynacji poddostawców pozwala na obniżenie kosztów administracyjnych oraz wykorzystanie nowych modeli biznesowych. Zaletš jest możliwoœć pełnej kontroli nad całym procesem. d) Zarzšdzanie dokumentami (DM). Zarzšdzanie dokumentami elektronicznymi jest nie lada problemem w przedsiębiorstwie każdej skali. Dokumenty powinny być œciœle powišzane z systemem, tak aby można było bez problemu do nich sięgać w dowolnym momencie i niezależnie od stanowiska. e) Planowanie. Planowanie produkcji w czasie, z uwzględnieniem posiadanych zasobów produkcyjnych, posiadanych materiałów oraz wymaganych terminów pozwala na pełne wykorzystanie posiadanych zasobów i elastyczne dostosowanie realizacji zleceń do aktualnych możliwoœci produkcyjnych. f) Przepływ zadań (workflow). Przepływ zadań jest podstawowym mechanizmem koordynacji pomiędzy wszystkimi pracownikami przedsiębiorstwa. Żadne zadanie nie powinno pozostawać bez kontroli, a przepływ odpowiedzialnoœci i powiadomienia powinny być automatyczne. g) Produkcja (Job Floor). Zarzšdzanie produkcjš pozwala na pełnš koordynację planu produkcyjnego oraz jego wykonania i natychmiastowš reakcję na wydarzenia w innych częœciach systemu (np. można wstrzymać uruchomionš produkcję w przypadku przekroczenia przez klienta jego limitu kredytowego). Pełna integracja z produkcjš zapewnia też racjonalne i dokładne rozliczenie kosztów zleceń. h) JDF/JMF/XML. Integrację systemu ze œwiatem zewnętrznym (maszynami, innymi systemami) można uzyskać poprzez standard wymiany danych JDF/JMF/XML. W niedalekiej przyszłoœci cała branża poligraficzna i medialna będzie opierać swojš komunikację na tym formacie danych. i) Internet. Dostęp do systemu poprzez przeglšdarkę internetowš pozwala na drastyczne zmniejszenie kosztu stanowisk mobilnych i/lub o ograniczonej funkcjonalnoœci (np. zdalni handlowcy, pracownicy produkcji, partnerzy, klienci). Stanowisko takie nie wymaga jakiejkolwiek instalacji! (Przeglšdarka internetowa jest dostępna w każdym współczesnym komputerze). j) Informacja dla zarzšdu Đ Raportowanie. Informacja jest kluczowym zasobem przedsiębiorstwa. Œledzšc przebieg procesów można racjonalnie nim zarzšdzać. Prosty dostęp do wysoko przetworzonych oraz wiarygodnych informacji pozwala na podniesienie zyskownoœci i wydajnoœci firmy. Czy taki system istnieje? Na pewno możliwe jest jego zbudowanie. Rzecz w tym, że stopień zbliżenia do ideału w bardzo dużym stopniu zależy od sposobu wdrożenia.... Ale to już zupełnie inna historia na inny artykuł.