Aktualna sytuacja na rynku wymusza duże zmiany w sposobie działania każdej firmy, także drukarni. Wkraczamy w trudną, nieznaną nam wcześniej rzeczywistość. W lepszej sytuacji są drukarnie opakowaniowe czy drukarnie etykiet. Trudniejsze czasy nastąpią dla dziełowych, chociaż liczę na wzrost czytelnictwa w Polsce z racji spędzania więcej czasu w domu. Na pewno bardzo trudna sytuacja nastąpi w obszarze druków reklamowych; tu zleceń będzie zdecydowanie mniej.
System zarządzania produkcją może być dużym wsparciem dla wszystkich pracowników drukarni. W czasach, kiedy tradycyjna rozmowa czy kartka papieru mogą być niewystarczające, trzeba bardziej oprzeć się na działaniach w systemie.
Elastyczność
Najważniejszym hasłem na najbliższe miesiące jest: elastyczność. Musimy nauczyć się podchodzenia do naszego biznesu w taki sposób, aby dostosowywać się do szybko zmieniającej się sytuacji na rynku, przygotować się na zupełnie nowe zasady komunikacji zarówno wewnątrz firmy, jak i z naszymi kontrahentami. System komputerowy umożliwia dostęp do wielu danych i potrzebnych informacji, wspierając nas w szybkim podejmowaniu decyzji.
Komunikacja
Coraz większa część naszej pracy będzie przenoszona do strefy systemów informatycznych. Tradycyjne metody komunikacji oparte na spotkaniach, bezpośrednich rozmowach z przełożonym czy współpracownikiem będą musiały zostać przeniesione do systemów komputerowych.
Musimy też być otwarci i zaakceptować różne godziny pracy naszych pracowników. Zamknięte szkoły i konieczność opieki nad dziećmi zmieniają plan dnia, w tym rozkład czasu poświęconego na obowiązki służbowe. Pracownicy będą pracować w krótszych blokach, ale rozłożonych na cały dzień. Dobrze, aby system umożliwiał pracę zadaniową. To pozwoli uporządkować tematy, którymi ma zająć się pracownik i wspomóc go, aby nie pogubił się w tematach, które ma do wykonania.
Duża część będzie pracować zdalnie, z domu i wykorzystywać do tego takie narzędzia jak komputery, smartfony, tablety. System komputerowy musi być gotowy do pracy na każdym z tych urządzeń, dlatego coraz popularniejsze będą systemy oparte na przeglądarce internetowej, pracujące w chmurze.
Kompleksowość
Ważne, aby działanie systemu obejmowało całość procesów w drukarni, od kalkulacji i ofertowania, poprzez obsługę zamówień, akceptację zleceń do produkcji, zamawianie surowców, planowanie, zarządzanie produkcją, wysyłki i fakturowanie, a kończąc na rozbudowanych analizach rentowności. Praktycznie wszystkie główne procesy w firmie powinny być odzwierciedlone w systemie komputerowym. Pracownicy coraz częściej będą szukali informacji w systemie. Pamiętajmy, że w dużej części będą pracować zdalnie i o różnych porach dniach, dlatego to system jest miejscem, do którego powinny spływać wszystkie dane.
Procesy sprzedażowe też należy zautomatyzować, umożliwiając handlowcom szybką kalkulację w systemie. Powinien on umożliwić składanie ofert w określonych widełkach narzutu, przesyłając automatycznie kalkulacje z założonych wartości do akceptu przełożonych. Ofertowanie bezpośrednio z systemu wprowadza porządek w komunikacji z klientem, wiemy też, jakie zobowiązania zostały przedstawione i możemy odnieść się do nich w przyszłości. Z takiej oferty możemy szybko utworzyć zamówienie, automatycznie tworząc kartę technologiczną, przenosząc ustalone warunki handlowe do zamówienia.
Kolejne działy, które w systemie w większości pracują zdalnie, to obsługa klienta oraz technologia. System powinien wspierać zatwierdzanie poszczególnych etapów zamówienia, czyli technologię, pliki, montaże. Automatyczne planowanie produkcji zaproponuje możliwe terminy realizacji dla zleceń, a potwierdzenie terminu powinno być wysłane do klienta również drogą elektroniczną.
Dużym obszarem działania systemu jest produkcja. Proces planowania produkcji, raportowanie w czasie rzeczywistym przez operatorów, rejestrowanie pobierania surowców oraz materiałów z magazynu to wszystkie operacje wykonywane w systemie. Zarówno szef produkcji, jak i pozostali pracownicy mają na bieżąco wgląd w postęp produkcji, uzyskiwane wydajności, raporty pracownicze, czas pracy czy też poziom półfabrykatu w hali produkcyjnej.
Wszystkie te informacje na końcu prowadzą do rozbudowanych analiz rentowności produkcji. Musimy być pewni, że kalkulujemy prawidłowo, w których typach prac mamy jeszcze zapas cenowy, a które prace są już na granicy. Bez wątpienia konkurencja cenowa w najbliższym czasie będzie ogromna, a my musimy być na to przygotowani!
Transparentność danych
Dzięki rejestracji zdarzeń w systemie każdy pracownik (w miarę nadanych uprawnień) ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji. Szef sprzedaży widzi na bieżąco składane oferty, ich efektywność, uzyskiwane marże, aktywność handlowców, a także klientów. Obsługa klienta ma dostęp do wszystkich danych zlecenia – od wyjściowej oferty, poprzez przebieg akceptacji plików przez klienta, potwierdzenia surowców, aż po terminy produkcji. Operatorzy maszyn raportując w czasie rzeczywistym dostarczają informacji o bieżącej sytuacji na produkcji, zagrożeniach terminów, wydajności poszczególnych linii. Na podstawie aktualnych prognoz terminów ukończenia produkcji tworzone są zlecenia przewozowe. Z doświadczenia innych drukarń widać, że lepiej sprawdza się szerszy dostęp do informacji dla pracowników. Jeżeli nie są to dane wrażliwe (oferty, cenniki), dobrze jest udostępnić te informacje. Pracownicy będą się przecież w głównej mierze opierali właśnie na danych, sięgając po nie do systemu, a nie szukając ich tradycyjnymi kanałami komunikacji w biurze. Tutaj warto podkreślić ważne cechy systemów komputerowych, którymi są łatwość i szybkość wyszukiwania potrzebnych informacji.
Integracja z pozostałymi programami/usługami
Oprogramowanie MIS/MES czy nawet duże systemy ERP nie są jedynymi systemami działającymi w drukarniach. Wspieramy się dodatkowo programami finansowymi, zarządzania zasobami ludzkimi, wszelakimi platformami zakupowymi oraz systemami firm logistycznych. System zarządzania drukarnią powinien w miarę możliwości automatycznie wymieniać dane pomiędzy tymi aplikacjami. Przy różnych godzinach pracy trudniej będzie nam się dodzwonić do współpracujących z nami firm. Automatyczna wymiana danych poprzez integrację systemów pozwoli na płynne przechodzenie zamówień do dostawców oraz potwierdzanie terminów realizacji. Powinniśmy także pomyśleć w drugą stronę o integracji z naszymi głównymi klientami. W branży opakowaniowej to coraz częściej stosowane rozwiązania, gdzie klienci mają dostęp do stanów magazynowych, mogą automatycznie wywoływać z nich dostawy, wznawiać zamówienia na uzupełnienie tych stanów czy nawet automatycznie kalkulować nowe produkty.
Na pewno czekają nas ciekawe czasy, w których kluczowe stają się sprawna komunikacja, szybkie reagowanie na zmiany i podejmowanie decyzji oraz mnimalizacja strat. Nowy sposób prowadzenia biznesu i funkcjonowania naszych firm wspierają systemy zarządzania firmą. Czy jesteśmy na to przygotowani?
Marcin Polkowski
Absolwent Instytutu Poligrafii Politechniki
Warszawskiej i prezes zarządu MyPrint.pl
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
