W ostatnich latach obserwujemy burzliwy rozwój usługi druku cyfrowego. Powstało i nadal powstaje wiele nowych drukarń cyfrowych, które coraz aktywniej działają na rynku detalicznym. Druk cyfrowy dotychczas kojarzono z niskonakładowym szybkim drukiem reklamowym oraz niskonakładową książką, jednak wkracza on także mocno w rynek opakowań, który rośnie obecnie bardzo szybko.
Dla wielu drukarń druk cyfrowy stał się już podstawową technologią, a dla sporej części jest uzupełnieniem druku offsetowego. Oto podstawowe typy drukarń, które korzystają z techniki druku cyfrowego:
n cyfrowe drukarnie komercyjne,
n wewnętrzne drukarnie w wydawnictwach i korporacjach,
n drukarnie dotychczas tylko offsetowe,
n drukarnie on-line (internetowe).
Praktycznie w każdej drukarni pojawia się problem zarządzania jej procesami. W przypadku drukarń cyfrowych, które specjalizują się w niskich i coraz częściej średnich nakładach, procesy są podobne, jednak sama technologia powoduje, że przy dążeniu do utrzymania rentowności problemy z zarządzaniem mogą być większe niż w klasycznej drukarni offsetowej.
Główny problem dużej ilości zleceń powoduje konieczność aktywniejszego ich pozyskiwania także na rynku detalicznym. Drukarnie cyfrowe bardzo często decydują się na uruchomienie internetowego kanału sprzedaży, a nierzadko uznają ten sposób pozyskania klienta za jedyny, dlatego obserwujemy obecnie lawinowe powstawanie drukarń on-line.
Ogólny schemat systemu
Powyżej przedstawiam ogólny i pełny schemat procesu obsługi zlecenia w drukarni cyfrowej, który w każdym elemencie może być wspierany przez system informatyczny. Warto dodać, że drukarnia nie musi decydować się od razu na pełne wsparcie tego procesu systemem i inwestować spore pieniądze; można zacząć od wsparcia tych elementów procesu, który jest najbardziej newralgiczny, a w miarę rozwoju firmy rozbudowywać system. Poza tym przedstawiony schemat nie obejmuje innych systemów informatycznych, które są niezbędne w drukarni, jak choćby system księgowy. System zarządzania powinien jednak współpracować z innymi systemami drukarni, więc dla poprawy efektywności niezbędne są integracje z systemami: księgowymi, kadrowo-płacowymi, prepress, maszyn drukujących i wykończeniowych.
Omówmy teraz nieco szerzej poszczególne etapy procesu produkcyjnego pod kątem jego wsparcia w systemie zarządzania, który często w wielu branżach określa się skrótem MIS (ang. Management Information System).
n Marketing, pozyskanie klienta
Wiele drukarń do dzisiaj nie posiada działu marketingu, jednak ta sytuacja w ostatnich latach zmienia się bardzo szybko. Rosnąca konkurencja zmusza szczególnie drukarnie komercyjne do aktywnego pozyskiwania klientów. Obserwujemy tu dość typowe działania jak budowanie grupy akwizytorów, telemarketing, mailingi itp. Wszystkie te działania o wiele łatwiej ogarnąć i co ważne, badać ich efektywność korzystając z tzw. systemów CRM (ang. Customer Relationship Management). Na rynku można znaleźć setki systemów CRM, nawet w grupie systemów darmowych (open source) istnieją rozwiązania bardzo zaawansowane i przydatne. Pamiętać jednak należy, że drukarnie posiadają pewną specyfikę i bez specjalnej adaptacji systemy te nie są szczególnie przydatne. Dzieje się tak dlatego, że klasyczne CRM-y wiążą zdarzenia z klientem tworząc historię kontaktu z klientem, natomiast w drukarniach powstaje mnóstwo zdarzeń wewnętrznych związanych z kalkulacją, zleceniem czy maszyną. System CRM w drukarni nie jest więc tylko rejestratorem zdarzeń w kontakcie z klientem, lecz także powinien wspierać przepływ informacji wewnątrz firmy. Szczególnie drukarnie cyfrowe on-line stosują coraz częściej masowe e-mailingi, dlatego również te działania powinien wspierać system CRM.
n Kalkulacja, składanie zamówień
Obecnie standardem w systemach MIS jest kalkulacja zoptymalizowana, a więc taka, która samodzielnie wskazuje najtańszą ścieżkę produkcyjną. Oznacza to, że system oblicza wszystkie możliwości realizacji zlecenia, zależnie od możliwości parku maszynowego drukarni i jej podwykonawców. Następnie wybiera najlepsze rozwiązanie, które wiąże się z najniższym kosztem produkcji. Po wprowadzeniu danych dla kalkulacji system rozpoczyna proces obliczania najbardziej dogodnej ekonomicznie oferty. Oferta generowana jest automatycznie w postaci sformatowanego dokumentu, gotowego do wysłania potencjalnemu klientowi lub prezentowana jest od razu w przeglądarce internetowej, jeżeli drukarnia udostępnia klientowi wykonywanie kalkulacji samodzielnie.
Obliczenia obejmują cały proces technologiczny, od przygotowania do wykończenia, z uwzględnieniem cen aktualnych materiałów, podwykonawców i in. System powinien być przygotowany na wszelkie zmiany wymagań klienta.
System MIS powinien też być przygotowany na precyzyjne zdefiniowanie maszyn cyfrowych zarówno od strony ich technologicznych możliwości, jak i kosztów. W sferze technologii należy zwrócić uwagę, aby definicja maszyny pozwalała na wybór między arkuszem i rolą oraz zastosowanie lakierowania w linii. Natomiast w sferze kosztowej należy spojrzeć na możliwość osobnego uwzględnienia kosztu kliku w różnych postaciach (np. zależnego od liczby kolorów na arkuszu) oraz tzw. marżę degresywną, czyli spadającą zależnie od nakładu.
n Przesyłanie i obsługa plików PDF
Duża ilość małych zleceń oznacza niestety duży przyrost plików wejściowych od klientów i znaczne obciążenie dla działów prepress. Dlatego automatyzacja w tym zakresie jest niezbędna. Niestety poziom wiedzy licznych klientów pozostawia wiele do życzenia. Format zapisu dokumentów PDF uznany został wprawdzie za standard w poligrafii, jednak większość klientów o tym nie wie i nadal wysyła do drukarń wszelkie możliwe pliki otwarte. Obawiam się, że w drukarni cyfrowej nie będzie czasu na przysłowiową walkę z wiatrakami; tutaj liczy się czas. Dlatego drukarnie coraz częściej inwestują w systemy porządkujące przesyłanie plików i bynajmniej nie chodzi tu o serwery FTP.
Coraz popularniejsze systemy typu web2print umożliwiają nie tylko przesyłanie znormalizowanych plików PDF, ale także samodzielne projektowanie typowych produktów i wizualizację ich na monitorze.
n Soft proof, akceptacja klienta
Istotnym elementem w procesie produkcji była i jest akceptacja proofa. Trudno wykluczyć osobistą akceptację przez klienta kolorystyki druku do wzoru kolorystycznego, tzw. proofa, jednak sporej części klientów wystarczy akceptacja tzw. soft proofa, który mogą obejrzeć tylko na ekranie. Warto ją wspierać systemem informatycznym, pozwala ona bowiem przenosić część odpowiedzialności na klienta, który ma szansę zobaczyć wszystkie elementy swojego projektu, zbadać fonty, a nawet (przy zastosowaniu odpowiednich monitorów i profili kolorystycznych) kolorystykę. W praktyce drukarnia przetwarza pliki PDF normalizując je, może także tworzyć impozycję i prezentuje soft proofa przez Internet, czekając na akceptację klienta.
Akceptacja może następować na różnych etapach procesu produkcji i może mieć także charakter wewnętrzny, dlatego system zarządzania powinien mieć możliwość definiowania własnych punktów kontrolnych oraz przypisywania do nich osób uprawnionych do akceptacji zarówno ze strony klienta, jak i drukarni.
n Planowanie produkcji
Bardzo duża ilość krótkich zleceń powoduje, że planowanie produkcji w klasyczny sposób, a więc na wykresie Gantta, może być utrudnione. Niemniej planowanie w drukarni cyfrowej jest kluczowym elementem, jeżeli chce ona utrzymać wysoką wydajność oraz jakość usług, na którą składa się także terminowe wykonanie produktu.
Nowo zakładane zlecenia rozbijane są w systemie MIS na zadania, umieszczane następnie w kolejkach zadań dla danej maszyny. Każde z zadań ma swoje atrybuty, z których istotny jest termin wykonania. Ponieważ kolejki są najczęściej długie, a zadania krótkie, zatem ręczne zarządzanie kolejką może być bardzo trudne.
Pomocą w takiej sytuacji jest funkcja automatycznej optymalizacji planowania umożliwiająca automatyczne porządkowanie kolejek zadań, aby zlecenia wykonywane były na czas oraz aby w kolejkach zadań nie było zbędnych przerw produkcyjnych. W zależności od używanego systemu funkcja ta może działać w różny sposób, producenci stosują tu najczęściej własne algorytmy. Często jest tak, że algorytmy te wymagają podania pokaźnej ilości parametrów początkowych, a sam proces optymalizacji może trwać dość długo. Dobra znajomość systemu plus doświadczenie planisty są niezbędne, aby drukarnia efektywnie mogła korzystać z tej funkcji.
Inną ważną cechą systemu planowania jest możliwość rozbijania zadań na mniejsze i umieszczanie podzielonych zadań w kolejkach innych maszyn. Klasycznym przykładem może tu być rozbicie dłuższego zadania druku na 2 maszyny w celu skrócenia terminu wykonania całego zlecenia.
System planowania powinien samodzielnie pilnować następstwa zadań. Każde przesunięcie zadania w czasie powinno powodować przesuwanie zadań następujących i optymalizację kolejki na każdej z maszyn.
Dodatkowa funkcjonalność wiąże się z także ważną ergonomią użytkowania, należy zatem zwrócić uwagę na:
n Nielimitowane skalowanie wykresu planowania.
n Dowolne kolorowanie zadań wg typu produktu,
klienta, statusu zleceń (np. przeterminowanych).
n Dowolne umieszczanie informacji na zadaniach w planie produkcji: nr zlecenia, nazwa klienta, status zadania itp.
n Wizualizacja lub ukrywanie czasu przestojów maszyn.
n Możliwość zamrożenia zadania (np. w celu akceptacji przez klienta).
n Możliwość zamrożenia całego planu produkcji (np. do określonej daty).
n Rejestracja produkcji, informowanie o statusie
Istnieje wiele pomysłów na rejestrację wykonywania poszczególnych zadań produkcyjnych. Klasycznym sposobem jest instalacja terminali produkcyjnych, do których pracownicy wprowadzają informacje dotyczące czasu produkcji, wydajności i zużycia materiałów. Sporym postępem jest funkcja rejestracji czasu rzeczywistego, czyli przekazywania do systemu postępu realizacji w czasie rzeczywistym. W tym przypadku pracownik musi informować terminal jedynie o rozpoczęciu i zakończeniu zadania, przy czym zadanie może być rozbite na szereg czynności jak: przyrząd, druk, konserwacja itp. Warto także zwrócić uwagę, że terminal powinien być ściśle zintegrowany z magazynem materiałów do produkcji.
Często w drukarniach spotyka się systemy opomiarowania maszyn specjalnymi czujnikami (lub wykorzystanie czujników instalowanych w maszynach fabrycznie). Systemy te zbierają dane produkcyjne w czasie rzeczywistym, pozwalają na analizę realizacji produkcji. Tego typu rozwiązania są jednak często niezintegrowane z systemem zarządzania.
Szczególnie w ostatnich latach producenci maszyn poligraficznych oraz systemów zarządzania postawili jednak na luźną integrację z wykorzystaniem formatu JDF. Zlecenia tworzone w systemie zarządzania MIS zapisują plik JDF, opisujący całe zlecenie lub jego etap. Systemy produkcyjne rozpoczynające realizację produkcji przesyłają cyklicznie informacje o bieżącym statusie zadania, do czego wykorzystuje się format JMF (Job Messaging Format – format komunikatów dotyczących zlecenia). Integracje JDF oceniane są bardzo wysoko, gdyż dają informację o postępie produkcji na bieżąco (w cyklach co kilka sekund) oraz wykluczają tzw. czynnik ludzki przy wprowadzaniu danych o realizacji produkcji.
n Odbiór lub dostawa
Teoretycznie proces samej produkcji kończy się w tym punkcie, jednak nadal drukarni pozostaje ważne zadanie, jakim jest przekazanie towaru do klienta. Klienci często odbierają zlecenia sami lub transportem własnym, jednak drukarnia musi być przygotowana na wysyłkę produktu pod wskazany adres. Odbiór i dostawa muszą być rejestrowane w systemie zarządzania i wspierane minimum listem przewozowym oraz fakturą sprzedaży. Bardziej rozbudowane systemy posiadają wsparcie logistyczne lub integracje z systemem listów przewozowych firm kurierskich.
n Raporty, analizy finansowe
Nie ma systemu zarządzania bez modułu raportowego lub analitycznego. W tym zakresie należy liczyć na standardowe raporty sprzedaży, magazynowe i produkcyjne. Chciałbym tu zwrócić uwagę na coraz częściej wkraczające do poligrafii systemy analityczne typu Business Intelligence, które ogólnie można przedstawić jako proces przekształcania danych w informacje, a informacji w wiedzę, wykorzystywaną do zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa.
Drukarnia korzystająca z systemu MIS gromadzi ogromne ilości danych dotyczących sprzedaży, produkcji, materiałów itp., z których moduł analityczny tworzy dowolny raport, analizę wielowymiarową lub panel kontrolny. Istnieje także możliwość pobierania danych z innych systemów, np.: finansowych, logistycznych, kadrowo-płacowych, produkcyjnych, co w praktyce oznacza wykorzystanie modułu analitycznego jako hurtowni danych.
Business Intelligence usprawnia ponadto komunikację pomiędzy działami firmy. Ponieważ informacje są wiarygodne, terminowe i dostarczone w odpowiedniej formie, drukarnia może szybko reagować na zmianę warunków finansowych, preferencji odbiorców czy też operacji w łańcuchu dostaw.
Zakończenie
Od kilku lat obserwujemy rosnące zainteresowanie systemami zarządzania w poligrafii. Największe doświadczenia mają zapewne duże zakłady, jednak ta tendencja się zmienia. Systemy MIS już są w zasięgu średnich, a nawet małych drukarń dzięki dotacjom unijnym.
Drukarnie cyfrowe powinny być szczególnie zainteresowane wspieraniem swojego biznesu systemami zarządzania. Na pewno warto zainwestować w pełny system zarządzania MIS, gdyż daje on najwięcej informacji biznesowych. Jednak najważniejsze jest ustalenie jasnych celów biznesowych oraz wspieranie najtrudniejszych do ogarnięcia elementów procesu produkcji.
