Systemy zarzšdzania Đ czy wdrożenie się opłaca?
6 Dec 2016 14:42

Zakup i wdrożenie systemu informatycznego to bardzo poważne przedsięwzięcie nie tylko pod względem organizacyjnym, ale również finansowym. System, który ma wspomagać i usprawniać wszystkie aspekty prowadzenia działalnoœci, jest bardzo skomplikowanym oprogramowaniem, dlatego też jego wdrożenie wišże się z poniesieniem dużych nakładów inwestycyjnych. Tak też należy traktować system informatyczny: jako inwestycję, która powinna po pewnym czasie przynosić firmie konkretny zysk. Sam problem oszacowania opłacalnoœci wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego nie jest prosty, być może dlatego rzadko dokonuje się prób zmierzenia z tym zagadnieniem. Na szczęœcie wszyscy Đ zarówno kupujšcy, jak i sprzedajšcy Đ czujš intuicyjnie, że inwestycja w informatykę oraz, co się z tym wišże, usprawnienie organizacji na dłuższš metę się opłaca. Swojš drogš jest to bardzo ciekawy przypadek inwestycji, którš wszyscy z góry traktujš jako rentownš nie starajšc się nawet dokonać analizy jej opłacalnoœci. Za namowš redakcji Poligrafiki chciałbym w ramach niniejszego artykułu zmierzyć się z problemem oszacowania opłacalnoœci wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego, dzielšc się z Państwem moimi doœwiadczeniami zdobytymi podczas licznych wdrożeń takiego oprogramowania m.in. w drukarniach. Dzięki uprzejmoœci firm poligraficznych wykorzystujšcych od kilku lat system Printmanager, które udostępniły mi wybrane dane finansowe oraz podzieliły się ze mnš doœwiadczeniami dotyczšcymi korzyœci, jakie daje im użytkowanie tego systemu, mogłem realnie oszacować pewne pozycje bilansu, które będę analizował w celu zaprezentowania Państwu metody na okreœlenie rentownoœci wdrożenia systemu. Mam nadzieję, że wartoœci, które przyjmę w wyliczeniach, będš mniej więcej charakteryzowały œredniej wielkoœci drukarnię działajšcš na polskim rynku, korzystajšcš już najczęœciej z jakiegoœ oprogramowania fakturujšcego, finansowo-księgowego czy kalkulacyjnego oraz posiadajšcš infrastrukturę informatycznš w postaci sieci składajšcej się z kilku komputerów. Pierwszym etapem okreœlania rentownoœci jest zdefiniowanie tego, co ma być osišgnięte po wdrożeniu systemu. Niestety, prognozowanie wzrostu sprzedaży np. o 15%, które daje przedsiębiorstwu konkretny wzrost zysku, jest argumentem trudnym do umotywowania. Pewne założone parametry gospodarcze nie da-dzš się bezpoœrednio przełożyć na pienišdze, np.: poprawa rotacji zapasów materiałów i wyrobów gotowych w magazynach, ułatwienia w planowaniu, sterowaniu i œledzeniu produkcji, skrócenie czasu opracowania kalkulacji i oferty dla klienta lub kontrola należnoœci. Starałem się jednak oszacować ich wpływ na parametry mierzalne, takie jak zmniejsze-nie wartoœci zapasów lub zmniejszenie poziomu należnoœci. W zwišzku z tym zdecydowałem się na przedstawienie rentownoœci wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego w oparciu o oszczędnoœci, które można uzyskać ze zmniejszenia poziomu œrodków obrotowych i potraktowałem te oszczędnoœci jako dodatkowe przychody finansujšce zakup i wdrożenie systemu. Chciałbym w tym miejscu zaznaczyć, że doœwiadczenia firm użytkujšcych zintegrowane systemy informatyczne wskazujš, iż wartoœć zapasów magazynowych może ulec zmniejszeniu nawet o 60%, a na przykład czas potrzebny na przygotowanie kalkulacji i oferty skraca się często o połowę. Bazujšc już jedynie na tych informacjach każdy jest w stanie w prosty sposób wyliczyć, ile w jego firmie można zaoszczędzić zmniejszajšc zapas magazynowy oraz ile jest warty czas pracy handlowców i technologów, którzy obecnie marnujš go prawdopodobnie na zbyt czasochłonne opracowywanie ofert i kalkulacji. Prezentację metody oszacowania rentownoœci zakupu i wdrożenia systemu rozpoczynam od przedstawienia w tabeli 1 wartoœci nakładów inwestycyjnych na informatykę ponoszonych przez drukarnię w pięciu kolejnych latach. W celu przedstawienia struktury majštku obrotowego œredniej drukarni posłużyłem się analizš œrodków obrotowych. Œrodki obrotowe przyjšłem jako sumę zapasów, œrodków pieniężnych oraz należnoœci i roszczeń. W tabeli 2Ęw kolumnie dla pierwszego roku zaprezentowany jest poziom œrodków obrotowych wraz z ich strukturš na koniec roku, w którym odbywa się wdrożenie systemu, ale jeszcze nie występujš korzyœci z niego płynšce. Dla uproszczenia przyjšłem, że właœciwa praca systemu rozpoczyna się od poczštku następnego roku. Po wykonaniu analizy możliwoœci uzyskania redukcji poziomu œrodków obrotowych w następnych latach w poszczególnych kolumnach prezentuję wyliczone wartoœci. W oparciu o dane, które udało mi się uzyskać oraz własne doœwiadczenie przyjmuję, że wprowadzenie usprawnień organizacyjnych w obszarze produkcji i handlu będzie skutkowało oszczędnoœciami w zaangażowaniu kapitału obrotowego. Oszczędnoœci możliwe do osišgnięcia w poszczególnych latach wykorzystywania systemu informatycznego przedstawiam w tabeli 3. Należy przy tym pamiętać, iż założyłem, że właœciwe użytkowanie systemu rozpocznie się od poczštku drugiego roku, dlatego też w pierwszym roku nie występujš żadne oszczędnoœci. Wartoœci wynikajšce z oszczędnoœci œrodków obrotowych obliczone zostały dla każdego roku z różnicy ich wartoœci w stosunku do roku poprzedzajšcego, które zostały przedstawione w tabeli 2. Przepływy finansowe zwišzane z nowym rozwišzaniem okreœliłem jako różnicę między wydatkami netto w poszczególnych latach (tab. 1) a traktowanymi jako przychody oszczędnoœciami œrodków obrotowych (tab. 3). W celu przedstawienia rentownoœci wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego posłużyłem się rachunkiem wartoœci zaktualizowanej netto i wewnętrznej stopy zwrotu. Wartoœć zaktualizowana netto (ang. Net Present Value Đ NPV) stanowi sumę zdyskontowanych (dla każdego roku oddzielnie) przepływów pieniężnych netto przy ustalonym poziomie stopy dyskontowej. Mówišc inaczej, okreœla wartoœć zdyskontowanych na dany moment przepływów pieniężnych. W moich obliczeniach współczynnik dyskonta został ustalony na podstawie stopy inflacji i ma za zadanie dyskontować przepływy tylko o prognozowanš inflację w każdym roku (tabela 4, wiersz 5.). Wewnętrzna stopa zwrotu (ang. Internal Rate of Return Đ IRR) wyznacza dokładnš rentownoœć wdrożenia systemu i oznacza takš stopę zwrotu nakładów, przy której NPV = 0. IRR oznacza jednoczeœnie maksymalnš stawkę procentowš, jakš firma może zapłacić za użytkowanie œrodków pieniężnych; w tym sensie okreœla maksymalne oprocentowanie kredytu, na jakie może przystać firma kupujšca i wdrażajšca system informatyczny. Jak wynika z przeprowadzonego w tabeli 4 rachunku, zaktualizowana wartoœć przychodów netto z przedsięwzięcia po czterech latach użytkowania systemu wyniesie ponad 260 tys. złotych. Wewnętrzna stopa zwrotu (IRR) jest dodatnia już w pierwszym roku eksploatacji nowego systemu informatycznego i wynosi aż 119%, a po czterech latach osišga poziom 180%. Oznacza to, iż system zwraca się ponaddwukrotnie już po pierwszym roku użytkowania, a z każdej zainwestowanej złotówki otrzymamy po czterech latach dodatkowo 1 złotówkę i 80 groszy zysku. Podsumowujšc chciałbym podkreœlić, iż przedsięwzięcie majšce na celu zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagajšcego zarzšdzanie w firmie poligraficznej okazuje się być bardzo rentowne. Ponadto zmiany wprowadzone w organizacji firmy przyczyniajš się do poprawy jej funkcjonowania w wielu obszarach i zapewniš jej dalszy rozwój w przyszłoœci. Mam nadzieję, że tym samym przekonałem Państwa, iż naprawdę warto wdrażać nowoczesne rozwišzania informatyczne w swoich organizacjach, a pytanie, które postawiłem w tytule, należałoby zmienić i zapytać ăCzy polskie firmy poligraficzne stać na to, aby zwlekały i rezygnowały z korzyœci, jakie daje użytkowanie zintegrowanych systemów informatycznych?Ó.