Wdrożenie systemu zintegrowanego dla firmy jest decyzją na długie lata, a od prawidłowego przygotowania wdrożenia oraz funkcjonalności systemu zależy, czy będzie to dobry czas.
Co zrobić, by ten czas był owocny, a system służył firmie przez kolejne lata?
Zacząć należy od samego początku i nie jest to – jak by się mogło wydawać – wybranie odpowiedniego systemu, co jest częstym błędem popełnianym przez firmy. Pierwszym krokiem jest konieczność przygotowania firmy do tak dużej zmiany w organizacji pracy i sposobie myślenia.
Przygotowanie takie nazywamy analizą przedwdrożeniową. Polega ona na opisaniu procesów biznesowych, informacyjnych oraz technologicznych zachodzących w firmie. Pomocne jest w tym przypadku ISO, pod warunkiem, że jest ono wdrożone w życie firmy, a nie pozostaje jedynie papierowym tworem. Kolejnym etapem analizy przedwdrożeniowej jest określenie dodatkowych potrzeb informacyjnych, funkcjonalności czy schematu raportowania. Jest to konieczne, by we wdrażanym systemie znalazły się odpowiednie dane, które będziemy później poddawać obróbce w zależności od tego, jakich informacji będziemy potrzebować. Należy zachować jednak zdrowy rozsądek, by poprzez natłok pozyskiwanych danych nie spowodować, że system stanie się mało ergonomiczny i nieprzyjazny użytkownikowi, a ilość danych będzie tak duża, że nie będziemy w stanie z nich efektywnie korzystać.
Przygotowanie takiej analizy nie może być zadaniem dołączonym do codziennych obowiązków pracowników. Prawidłowe jej przeprowadzenie wymaga zatrudnienia dodatkowej osoby, gdyż powierzenie tego zadania pracownikom mającym swoje codzienne obowiązki będzie się wiązało z tym, że zawsze na pierwszym miejscu będą stawiać dotychczasowe zadania, a nie pracę nad systemem. Takie podejście będzie tylko wydłużało czas, a tym samym koszt wdrożenia. Osoba odpowiedzialna za wdrożenie staje na czele Komitetu Wdrożeniowego, który jest powoływany przez zarząd firmy i powinny mu być udzielone szerokie kompetencje pozwalające delegować zadania do wykonania pracownikom na wszystkich szczeblach struktury organizacyjnej. Kolejnym krokiem należącym już do Komitetu Wdrożeniowego jest powołanie odpowiednich zespołów wdrożeniowych, które będą się zajmować dopracowaniem w najdrobniejszych szczegółach poszczególnych części systemu. W celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji przez system należy tak dobrać osoby w zespole wdrożeniowym, by można było szczegółowo określić strumień danych wchodzących i wychodzących z poszczególnych procesów.
Teraz jest czas na krótką przerwę dla zespołów wdrożeniowych. Na podstawie tak przygotowanej i opisanej firmy można przystąpić do wyboru odpowiedniego rozwiązania informatycznego, które powinno w jak największym stopniu pasować do obecnego oraz przyszłego schematu funkcjonowania przedsiębiorstwa. I tu jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach. Większość systemów zintegrowanych dedykowanych drukarni zapewnia podstawowe funkcjonalności, które na pierwszy rzut oka pasują do naszej firmy. Niejednokrotnie okazuje się, że osiągnięcie niektórych rozwiązań opracowanych przez zespoły wdrożeniowe będzie wymagało dużej ingerencji w budowę systemu. Nie można oczywiście liczyć na to, że znajdziemy system w wersji proponowanej przez dostawcę, który będzie pasował jak ulał do naszej firmy. Należy jednak pamiętać, że odpowiedni dobór systemu pozwoli na skrócenie czasu wdrożenia oraz zmniejszenie wydatków na gruntowną jego przebudowę.
Po dokonaniu wyboru zaczyna się praca z dostawcą systemu.
Należy na podstawie analizy przedwdrożeniowej przedstawić sposób funkcjonowania firmy, zaproponowane rozwiązania i potrzeby informacyjne oraz te wszystkie detale, które należy opracować w systemie. Jest to czas, w którym dostawca zmaga się z naszymi wymaganiami, a my przygotowujemy firmę pod względem informatycznym. Konieczny jest przecież zakup serwerów, terminali do wprowadzania danych czy też położenie odpowiedniego okablowania zapewniającego szybki dostęp do systemu. Kiedy obydwie strony są gotowe, do pracy ponownie przystępują zespoły wdrożeniowe. Dostawca systemu instaluje na wybranych stanowiskach przygotowaną wersję, przeprowadza stosowne szkolenia i przygotowuje pracowników do wykonania drobiazgowych testów. Wtedy właśnie widać, jak dobrze była przygotowana analiza przedwdrożeniowa, ile trzeba jeszcze poprawić i zmienić, by uzyskać to, co jest konieczne.
Po dopracowaniu wersji testowej programu przychodzi czas na kolejny krok wdrożenia. Jest nim rozpoczęcie równoległej pracy w dotychczasowym systemie (schemacie) oraz w przygotowanym systemie. Tu najważniejszym czynnikiem jest człowiek. Bez jego chęci przetestowania pracy i sprawdzenia systemu żadne rozwiązanie nie będzie funkcjonowało prawidłowo. Jest to etap, w którym ludzie mają realnie największy wpływ na „położenie” całego wdrożenia i zaprzepaszczenie włożonego wysiłku. Etap ten wymaga wielkiej determinacji i cierpliwości. Jeżeli przez jakiś czas system będzie pozwalał na równoległą, dwutorową pracę, to należy podjąć decyzję, kiedy nowy system stanie się pierwszym. Na to zawsze jest zły moment, bo albo jest tak dużo pracy, że nie ma czasu, albo jest właśnie mało pracy i nie ma sensu. Tu jest ważne podjęcie decyzji, że od danego dnia pracujemy tylko w nowym systemie, a stare rozwiązania idą w niepamięć. Chciałoby się powiedzieć, że to już koniec i odnieśliśmy sukces, oby jednak nie spocząć na laurach zbyt wcześnie. Teraz dopiero wyjdą błędy i problemy, które podczas równoległej pracy nie miały znaczenia, bo przecież drugi (stary) obieg zapewniał wszystko. Jeżeli jednak doprowadzimy do tego, że zauważone błędy i problemy zostaną rozwiązane, a cala firma pracuje z systemem, to można mówić o sukcesie wdrożenia.
Należy tu jeszcze wspomnieć o takich aspektach wdrożenia jak odpowiednio przygotowane umowy z dostawcą systemu, tj.: umowa o poufności danych, umowa o sposobie dostępu do systemu, umowa na serwisowanie naszego systemu, której skutki będziemy prawdopodobnie odczuwać co miesiąc.
Pamiętajmy jednak: nasza organizacja się rozwija i będzie konieczne opracowywanie nowych funkcjonalności systemu stanowiącego już nieodłączny element żywego organizmu, jakim jest firma.
