Dwa lata temu w drukarni Perfekt został zainstalowany system zarzšdzania drukarniš Galileo. Wdrażanie oprogramowania, stworzonego przez firmę Grandsoft (a oferowanego obecnie przez Heidelberg Polska), zajęło Đ jak twierdzi właciciel zakładu Janusz Banasiewicz Đ około roku. W zasadzie jestemy takim królikiem dowiadczalnym. W drukarni instalowane sš kolejne, coraz bardziej zaawansowane moduły systemu Đ mówi szef firmy. Đ Gdy np. pojawia się nowa wersja aplikacji do zarzšdzania zasobami magazynowymi, zastępuje ona starš, co nie oznacza wymiany całego oprogramowania. Z drugiej strony częć funkcji Galileo w ogóle nie jest przez nas wykorzystywana, dotyczy to chociażby gospodarki samochodowejÓ.
Zdaniem Janusza Banasiewicza na dzień dzisiejszy system Galileo jest zbyt rozwinięty jak na potrzeby jego firmy: Sšdzę, że minie jeszcze trochę czasu, zanim nasza organizacja rozwinie się na tyle, aby Galileo znalazł u nas pełne zastosowanie. Dlatego dzi korzystamy z ăkawałkówÓ systemu. Jednak te, które sš używane, z pewnociš nam pomagajš w usprawnieniu pracy zakładu, zwłaszcza w wietle systemu zarzšdzania jakociš ISO 9001, który lada chwila będzie u nas wdrożony.
Obecnie z systemu Galileo korzysta w drukarni kilkanacie osób, zajmujšcych się przyjmowaniem zleceń, przygotowywaniem kalkulacji, opracowywaniem kart technologicznych, gospodarowaniem zasobami magazynowymi, rozliczaniem zleceń, wreszcie kontrolš pracy całej drukarni. Większoć z nich ma wglšd we wszystkie funkcje używane w Galileo, jednak możliwoć ingerencji najczęciej dotyczy tylko własnego działu. Możliwoć ingerowania w cały system ma w zasadzie tylko kierownik drukarni.
Pierwszym krokiem, gdzie Đ jak się okazało Đ Galileo sprawdza się znakomicie, jest etap przyjmowania zlecenia od klienta. Monika Sowik z działu obsługi klienta twierdzi, że system znacznie usprawnił jej pracę: W stosunku do wczeniejszej wersji ten program posiada dodatkowe funkcje, które bardzo pomagajš w pracy Đ rezerwację papieru, rozwinięte procesy technologiczne, możliwoć wprowadzania dodatkowych danych. Dzięki temu już na etapie przyjęcia zlecenia do systemu wprowadza się dane niezbędne w dalszych częciach procesu technologicznego.
Kolejny etap to przygotowanie kalkulacji. Barbara Nowakowska, zajmujšca się kalkulacjami, mówi, że system uprocił procedurę ich wykonywania: Dzi taka kalkulacja, uwzględniajšca wszelkie aspekty produkcji, jest dostarczana klientowi w cišgu jednego dnia. Wprawdzie sam proces wstępnego wyliczenia wartoci zlecenia specjalnie nie uległ przyspieszeniu, za to w bardzo dużym stopniu poprawiła się komunikacja wewnętrzna w firmie. System kalkulacji jest też wyposażony w automatyczne przypisanie parametrów pracy do specyfiki produkcji akcydensowej bšd ksišżkowej (te dwa rodzaje asortymentu dominujš w drukarni Perfekt).
W dziale technologii z systemu Galileo korzystajš wszyscy pracownicy. Dla nich wdrożenie oprogramowania oznaczało przede wszystkim zmniejszenie biurokracji. Dzięki funkcji ăKartotekaÓ technologowie majš stały wglšd we wszystkie zlecenia dla klientów drukarni, co np. przy powtarzalnoci prac oznacza krótszy czas opracowania karty technologicznej. Piotr Sobczak twierdzi, że dzięki temu w systemie powstaje baza danych klientów oraz podwykonawców w przypadku poszczególnych zleceń. Technolog może ingerować w dokumenty dotyczšce poszczególnych zleceń, ale nie może np. zmienić parametrów wstępnych wprowadzonych przy przyjęciu zlecenia. Nie może też otworzyć dokumentu pracy już wykonanej; ingerencja jest możliwa tylko w przypadku zleceń włanie realizowanych. Przy tworzeniu karty technologicznej poza standardowymi parametrami, takimi jak kolorystyka, liczba składek i arkuszy, drukowanie z odwracaniem lub bez, można okrelić stopień trudnoci montażu i oprawy. Jest to sygnał dla osób odpowiedzialnych za proces produkcyjny, aby w większym stopniu zwrócić uwagę na dane zlecenie.
System służy też do gospodarowania zasobami magazynowymi drukarni. Krzysztof Matuszewski, odpowiedzialny za kontrolę stanu magazynu, uważa, że skomputeryzowanie jego działu pozwoliło na szybki i łatwy wglšd w aktualny stan posiadania drukarni w zakresie poszczególnych podłoży drukowych. System nie tylko wskazuje, ile danego papieru znajduje się w magazynie, ale umożliwia np. rezerwację danej partii na konkretne zlecenie, co uniemożliwia wykorzystanie jej do innych prac. Zdarza się też, że papier kupuje i dostarcza klient. Galileo posiada funkcje pozwalajšce na wprowadzenie wszystkich danych o papierze poszczególnych klientów, co znacznie ułatwia gospodarowanie wszystkimi zasobami.
Ostatni etap zlecenia to oczywicie rozliczenie klienta z wykonanej pracy. Tym zajmujš się dwie osoby, które wystawiajš faktury, kontrolujš ich realizację, stanowiš też wewnętrzny dział windykacji. Agata Kiewel, zajmujšca się rozliczaniem prac, mówi, że w jej przypadku system Galileo pozwolił na jednoczesnš obsługę rozliczeń obydwu drukarń firmy Perfekt. Wczeniej zakłady były obsługiwane przez dwa osobne systemy. Poza tym system nie pozwoli na wystawienie czy przyjęcie faktury, jeżeli dane w niej nie zgadzajš się z wczeniej wprowadzonymi liczbami. Dzięki temu unika się błędów, które wczeniej nie zawsze były wychwytywane. Program uniemożliwia też powielenie danych czy faktur. Sš to detale, ale detale bardzo usprawniajšce pracę całej firmy.
System Galileo to dla nas już chleb powszedni Đ konkluduje kierownik drukarni Dariusz Kopczyński. Đ Dzięki programowi na bieżšco mam wglšd w stan każdego zlecenia, które jest aktualnie realizowane. Pozwala to na optymalizację i stabilizację pracy. Poza tym, w przypadku zapytania klienta o stan zaawansowania jego zlecenia, w każdej chwili możemy udzielić szczegółowych informacji. Mam też dostęp do wszystkich zleceń wykonywanych dla klientów od chwili, gdy system u nas wdrożono. Dzięki temu w cišgu kilku sekund możemy odnaleć informacje potrzebne do wykonania prac, które po roku czy dwóch znów majš być realizowane.
Kolejna istotna zaleta Galileo to opcja pozwalajšca na miesięczne rozliczenie maszynistów z wykonanej pracy na podstawie kart technologicznych, co stanowi podstawę do przyznania premii. Na koniec każdego miesišca przygotowywane sš raporty dotyczšce wszystkich maszynistów.
Jak zatem widać, mimo wdrożenia tylko częci aplikacji, jakie oferuje Galileo, system ten spełnia swojš funkcję. Jednak, jak przyznaje Janusz Banasiewicz, do jego stosowania sama drukarnia musi się odpowiednio przygotować. Z jednej strony system taki jest potrzebny dopiero na pewnym poziomie zaawansowania rozwoju zakładu Đ tam, gdzie pewnych procesów nie da się kontrolować w sposób tradycyjny. Z drugiej strony firma wdrażajšca system już musi być w pewien sposób przygotowana, przede wszystkim jeli chodzi o ludzi, którzy w niej pracujš. Jak bowiem wiadomo, nawet najlepszy program nie jest stanie zastšpić odpowiednio wykwalifikowanych kadr. SS
