Czasy dogodnych dotacji i programów unijnych na wdrożenie lub napisanie rozwiązania informatycznego usprawniającego proces produkcyjny przeminęły już bezpowrotnie.
Komu udało się skorzystać, by podnieść swoją konkurencyjność, na pewno dziś na tym korzysta. Większa świadomość kosztowa oraz bezpie-czeństwo danych są niewątpliwymi atutami. Dodatkowo klienci, którzy rozumieją prawa rynku, traktują firmy z wdrożonymi systemami jako bardziej dojrzałe i stabilne. Niestety teraz małe i średnie drukarnie stoją przed pytaniem: czy wdrażać system podnosząc swoją konkuren-cyjność, czy też pozostać z dotychczasowymi amatorskimi rozwiązaniami niegwarantującymi rozwoju przedsiębiorstwa?
Na rynku możemy znaleźć kilka rozwiązań przeznaczonych dla przemysłu poligraficznego, ale tylko nieliczni, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom i obecnym możliwościom finansowania wdrożenia, promują swoje rozwiązania.
Każda z osób zarządzających drukarnią musi odpowiedzieć sobie na pytanie o potrzebę wdrożenia systemu, ale mamy nadzieję, że poniższy artykuł pomoże podjąć właściwą decyzję.
Dlaczego mam wdrażać system MIS? Jakie profity z wdrożenia będę miał ja, a jakie mój klient?
System MIS jest tylko programem komputerowym, sam z siebie nie wykona żadnej czynności i nie spowoduje podniesienia wydajności lub rentowności produkcji. Dopiero pełna determinacji postawa zarządu może spowodować, że system będzie wdrożony w sposób funkcjonalny w każdym obszarze, a co za tym idzie, każdy z obszarów będzie czerpał korzyści.
Pierwszym elementem ważnym przy wdrożeniu jest standaryzacja – systematyzacja procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. System wymagając pewnych działań niejako zmusza przedsiębiorstwo do przeorganizowania procesów przedprodukcyjnych, produkcyjnych i logistycznych. Największą wartością dodaną jest to, że podczas przeprowadzania wdrożenia i standaryzacji tych procesów możliwe są ich optymalizacja oraz organizacja w sposób prawidłowy. Pracując z wieloma firmami spotykamy się z tym, że głównym problemem jest brak odpowiedniej komunikacji wewnętrznej. Doprowadza to do zwielokrotnienia tych samych czynności na wielu stanowiskach pracy. Niejednokrotnie pracownicy do przygotowanych plików Excel wprowadzają dane, które dublują się w swoim zakresie. System pozwala ograniczyć konieczność wprowadzania wiele razy tych samych danych, a umożliwia użytkownikom dostęp do danych już raz wprowadzonych.
Kluczowym elementem, bardzo pomocnym w systemach zintegrowanych, jest prawidłowe wykonywanie kalkulacji. Brak prawidłowej kalkulacji powoduje, że nie ma możliwości bieżącej kontroli kosztów przyjmowanych zleceń oraz że nie można zarządzać zamówieniami i zleceniami już na poziomie ofertowania. Podczas naszej pracy z drukarniami spotykamy się ze stwierdzeniem, że to rynek wymusza cenę, a drukarnia musi się do niej dostosować. Tak, potwierdzam: jest to prawda. Ale dzięki zaawansowanej kalkulacji możliwe staje się zweryfikowanie, który proces produkcyjny lub materiał powoduje, że nie możemy pozyskać danego zlecenia. Jest to bardzo ważne w kontekście następnych zapytań. Płynąca z tego wiedza pozwoli nam w przyszłości pozyskać szersze grono nowych klientów. Analogiczną sytuacją jest weryfikacja cen sprzedaży dla stałych klientów. Pozwoli to na renegocjacje lub wyeliminowanie nierentownych zleceń i może przynieść większy zysk netto pomimo mniejszego obrotu.
Nie mniej ważny niż kalkulacja jest proces nadzorowania wydajności i zużycia materiałowego. Monitorowanie wszystkich procesów produkcyjnych poprzez rejestrację w systemie zintegrowanym czasu przyrządu maszyny do produkcji zlecenia oraz czasu poświęconego na realizację zlecenia daje informację o tym, czy nasze zakładane, kalkulowane procesy były prawidłowe. Rejestracja wykonanej ilości oraz odpadu technologicznego pozwala na weryfikację poprawności założeń dodatków technologicznych zwanych potocznie makulaturą. Sam fakt rozpoczęcia monitorowania, nadzorowania uzyskiwanych wydajności powoduje już jej podniesienie. Jednak proces weryfikacji musi być stały; odpuszczenie weryfikacji wydajności powoduje powrót operatorów do niedobrych praktyk. Można oczywiście te dane zbierać w zeszycie lub na kartkach, ale koszt przepisania i analizy takich danych jest nieporównywalnie wyższy przy większym możliwym błędzie wynikającym z rejestracji ręcznej. Wzrost wydajności powoduje zmniejszenie kosztu realizowanych zleceń, co wpływa na zwiększenie ich rentowności. A okresowa aktualizacja wydajności w kalkulacji powoduje, że oferowana cena może być bardziej konkurencyjna, co wpływa na liczbę pozyskiwanych nowych klientów.
System zintegrowany posiadający magazyn surowców, materiałów i wyrobów gotowych oraz moduł fakturowania usprawnia i przyspiesza procesy poprodukcyjne związane ze standardem obsługi klienta, czyli jego poziomem zadowolenia i możliwością powrotu.
Z punktu widzenia analizy danych i wyciąganych na tej podstawie wniosków system jest niezastąpionym narzędziem do zbierania danych poddawanych analizie. Dobrze przygotowany i wdrożony system pozwala na pozyskanie praktycznie każdej informacji o prowadzonym przedsiębiorstwie. Wiedza taka jest bardzo przydatna przy tworzeniu Systemu Oceny Pracowniczej – potocznie nazywanego „systemem premiowym”.
Jak widać na podstawie kilku powyższych przykładów, system zintegrowany powinien być nieodłącznym elementem każdego przedsiębiorstwa produkcyjnego czy usługowego. Ogrom wiedzy pomagający w prawidłowym zarządzaniu pozwoli na podejmowanie trafnych decyzji, a tym samym szybszy i bardziej dynamiczny rozwój.
A co da wdrożenie mojemu klientowi? Wzrost wiarygodności poprzez systemowe podejście do procesów, zmniejszenie ilości błędów wynikające z pełnej informacji na każdym etapie realizacji zlecenia, możliwość integracji i elektronicznej wymiany danych oszczędzającej czas i pieniądze, kalkulację w bardzo krótkim czasie oraz wzrost jakości obsługi. To wszystko podnosi satysfakcję z faktu współpracy z drukarnią posiadającą system zarządzania, co przekłada się na dalsze lata współpracy.
Jakie zagrożenia wiążą się z projektem wdrożeniowym?
Zagrożenia związane z wdrożeniem systemu zintegrowanego płyną głównie z obawy przed zmianą. Najczęstszą zmianą podczas wdrożeń jest zmiana organizacji procesów przedprodukcyjnych. Powoduje to swoisty paraliż użytkowników na myśl, że mieliby się zająć innym niż dotychczas kawałkiem procesu. Takie podejście personelu skazuje wdrożenie na niepowodzenie. Jak wynika ze statystyk, przeszło 80 proc. wdrożeń kończy się porażką ze względu na pracowników. Rozwiązaniem tego problemu jest nie tylko edukacja, ale i budowanie w pracownikach świadomości o potrzebie zmiany. Brak prawidłowego zrozumienia celu, jaki przyświeca wdrożeniu systemu powoduje, że pracownicy nie identyfikują się z systemem i nie są ambasadorami wdrożenia na swoich stanowiskach pracy. Innym problemem jest to, że zarząd nie jest wystarczająco zdeterminowany na wdrożenie systemu i zmian. Niestety nie da się zmienić firmy i jej organizacji bez wprowadzenia, niekiedy radykalnych, zmian na poziomie procesów. Wyobrażenie o tym, że czas poświęcany na pracę z systemem czy też rejestrację czynności w systemie jest czasem straconym, to błędne myślenie. Wielokrotnie pracownicy i tak wpisują swoje dane do dodatkowych arkuszy, zeszytów lub kalendarzy, ale ten fakt jest pomijany podczas oceny pracochłonności. Kolejnym zagrożeniem jest to, że pomimo posiadania wiedzy o procesie i o elementach wymagających poprawy nic z tym nie będzie zrobione w celu optymalizacji. Częstokroć pracownicy błędnie pojmują element odpowiedzialności; wiedza zobowiązuje do działania, a brak wiedzy usprawiedliwia brak podejmowanych czynności. Wystarczy jednak na takie zagrożenie spojrzeć nie od strony problemów, a od strony szans na ulepszenie i optymalizację procesu. Dotychczasową porażkę, jaką jest marnotrawienie czasu i materiału, należy przekuć w sukces optymalizacji procesu.
Wdrożenie systemu to podwyższenie standardu na każdym etapie i w każdym aspekcie produkcyjnym
Nie można jednak zapominać o aspekcie finansowym, co niekiedy wydaje się być barierą. W chwili obecnej można znaleźć rozwiązania oparte na usłudze SaaS (Software as a Service). Polega to na dostarczeniu licencji do systemu na zasadach miesięcznego abonamentu. Takie rozwiązanie jest szczególnie dobre dla małych i średnich przedsiębiorstw, w których inwestycja dużych kwot w oprogramowanie pozostaje poza ich zasięgiem. Rozwiązanie w modelu SaaS umożliwia nie tylko dzierżawę systemu, ale również infrastruktury takiej jak serwery czy komputery dla użytkowników. Dzięki temu firma uzyskuje bardzo szybko produkt w postaci systemu, który może być już wykorzystywany przez użytkowników, a pracuje nad funkcjonalnościami specjalnymi dla danej firmy.
Dzięki temu rozwiązania dotychczas posiadane przez największe przedsiębiorstwa z branży stają się dostępne dla małych i średnich przedsiębiorstw. Nie można zmarnować takiej szansy, bo na drugą może być już za późno.
Krzysztof Krupa, Print House Projects
