Koncepcja iDOC w centrali Amplico

5 sty 2010 10:45

Konica Minolta Business Solutions Polska zakończyła wdrożenie scentralizowanego systemu druku u jednego z wiodących dostawców usług finansowych i ubezpieczeniowych – w Grupie Amplico. Nowy system druku został zaimplementowany w trzech należących do Amplico spółkach: Amplico Life, Amplico Services oraz Amplico TFI zatrudniających łącznie ponad 500 pracowników biurowych. Wdrożone w Amplico rozwiązania Konica Minolta obsługują ponad 400 000 wydruków miesięcznie. Inwestycję zrealizowano na zasadzie najmu. Jej wartość wyniosła ok. 700 000 złotych, nie uwzględniając kosztów kopii. Dostawcę systemu wybrano w przetargu. „Inwestycja w nowy system druku Konica Minolta w centrali Amplico to ważny element usprawnienia procesów pracy w naszych biurach – powiedział Piotr Szkolmowski odpowiedzialny za wdrożenie rozwiązania ze strony Amplico. – Druk to niemałe koszty, szczególnie przy takim profilu działalności jak nasz, wymagającym produkowania wielu dokumentów. Wciąż szukamy nowych rozwiązań, które pozwoliłyby kontrolować ilość i koszty druku. Jednak poprzednio wdrożone rozwiązania nie w pełni nas satysfakcjonowały.” Bardzo ważnym etapem, który poprzedził wdrożenie rozwiązania, była analiza oparta na metodologii iDOC. Konsultanci Konica Minolta przeprowadzili w firmie klienta badania mające na celu ustalenie ówczesnego stanu w obszarze druku: obciążenie urządzeń, ich funkcjonalność, ile i jakie urządzenia pracują w biurach, wiek i stan sprzętu. Zebrano także informacje na temat liczby użytkowników i generowanej przez nich liczby oraz rodzaju wydruków. Wszystkie te dane wykorzystano do stworzenia propozycji systemu druku w pełni odpowiadającego potrzebom Amplico. Oferta uwzględniała nie tylko dobór urządzeń, ale także propozycję ich optymalnego rozmieszczenia, aplikacje wspomagające zarządzanie drukiem oraz obsługę serwisową i opiekę nad wszystkimi elementami nowego systemu. „Bardzo ważnym kryterium wyboru była także gwarancja bezawaryjności nowego systemu – kontynuuje Piotr Szkolmowski. – Firma Konica Minolta zaoferowała nam silne wsparcie w zakresie serwisu i obsługi całego systemu.” Konica Minolta wdrożyła w biurach centrali Amplico 25 urządzeń wielofunkcyjnych z serii bizhub. Wszystkie pracują w systemie accountingowym SafeQ, umożliwiającym ścisłą kontrolę ilości i kosztów produkowanej dokumentacji. System SafeQ na bieżąco monitoruje i zlicza wydruki oraz kopie wykonane na wszystkich zainstalowanych w biurze urządzeniach. System oddzielnie wycenia strony kolorowe i czarno-białe, także w obrębie jednego zadania. Koszt wydruku ustalany jest m.in. na podstawie kosztów eksploatacji urządzenia. Operator systemu może w dowolnej chwili sprawdzić rozkład kosztów druku z wyszczególnieniem konkretnych użytkowników, departamentów lub innych komórek firmy. System SafeQ generuje raporty i przesyła je na wybrany adres e-mail bądź zapisuje je we wskazanym katalogu w formatach XLS, CSV, XML i HTML. Raporty te są podstawą długookresowych statystyk i analiz. SafeQ umożliwia także nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom sprzętu drukująco-kopiującego i wprowadzanie limitów druku dla konkretnych działów. Zgodnie z umową, Konica Minolta odpowiada za naprawy, dostarczanie materiałów eksploatacyjnych i szkolenie pracowników Amplico. Dzięki standaryzacji warunków serwisowych administracja związana z zarządzaniem urządzeniami została ograniczona do minimum. Centralizacja systemu druku i przekazanie zarządzania nim zewnętrznemu partnerowi zwolniła szefów IT z obowiązku ciągłego kontrolowania biurowych urządzeń drukujących. Dzięki ujednoliceniu floty urządzeń znacząco zmniejszyła się ilość zużywanych tonerów. Poprawiła się także wydajność pracowników Amplico, którzy poświęcają mniej czasu na produkowanie raportów i prezentacji. „Nasz klient może się spodziewać zwrotu z inwestycji po upływie 12-13 miesięcy od wdrożenia” – stwierdził odpowiedzialny za projekt z ramienia Konica Minolta Piotr Polanowski. Opracowano na podstawie informacji firmy Konica Minolta Business Solutions Polska