Merkator pomógł firmie Perła – Browary Lubelskie zarządzać drukiem i dokumentami

19 paź 2015 12:54

Na rynku usług MPS (Managed Print Services) ważna jest nie wielkość przedsiębiorstwa, a liczba wydruków, jakie generuje. Tam, gdzie produkuje się więcej niż 40 tysięcy stron miesięcznie, można zoptymalizować proces w widoczny sposób. Odpowiedni dostawca rozwiązań zarządzania drukiem potrafi wskazać w środowisku dokumentów biurowych wiele obszarów z dużym potencjałem do poprawy, a następnie wnieść sporo korzyści i usprawnień, które przełożą się na zwiększenie efektywności prowadzenia kluczowych procesów oraz zoptymalizują koszty. Przykładem efektywnego wdrożenia usługi zarządzania środowiskiem wydruku jest kontrakt autoryzowanego partnera Xerox – firmy Merkator – z przedstawicielem branży piwowarskiej, firmą Perła – Browary Lubelskie. Jest ona jednym z największych regionalnych producentów piwa w Polsce i niekwestionowanym liderem tej branży na Lubelszczyźnie. Prowadzi dystrybucję swoich wyrobów również na rynkach europejskich oraz w Australii, Azji i Ameryce Południowej. Znaczącą rolę odgrywa także eksport do Stanów Zjednoczonych. Merkator rozpoczął współpracę z lubelskimi browarami od analizy zastanej sytuacji. Audyt przeprowadzony przy użyciu narzędzi i metodyki Xerox objął trzy lokalizacje firmy i trwał łącznie ok. 2 miesięcy. Dostawca wspólnie z klientem wykazali m.in. duże zróżnicowanie floty urządzeń pod względem marek i modeli oraz ich wieku. Odkryto łącznie 51 maszyn, w tym 32 drukarki, 3 faksy i 16 urządzeń wielofunkcyjnych, pośród których aż 37 modeli 6 różnych producentów. Przedsiębiorstwo prowadziło również liczne postępowania zakupowe, wykonywało rozliczenia z wieloma różnymi dostawcami, posiadało różne sposoby kluczowe zjawiska posiadające potencjał do optymalizacji w 4 głównych obszarach: zarządzania kosztami i kontrolą kosztów, wydajności i dostępności, bezpieczeństwa informacji oraz ochrony zasobów naturalnych. Następnie ustalił z klientem kluczowe założenia realizowanego wspólnie projektu, które uwzględniały najważniejsze kwestie: stopień centralizacji urządzeń, dostępność poszczególnych funkcji dla grup użytkowników, stopień wykorzystania istniejących urządzeń w nowym rozwiązaniu, rozmieszczenie urządzeń, wprowadzenie dodatkowych systemów kontroli kosztów i zarządzania wydrukiem, wprowadzenie częściowej automatyzacji zgłoszeń serwisowych, proaktywnej dostawy materiałów eksploatacyjnych oraz zdalnego wykrywania usterek sprzętowych. W efekcie firma Merkator zaprojektowała i wdrożyła rozwiązanie oparte na 22 urządzeniach, w tym: 5 maszynach z istniejącej floty klienta (łącznie 9 modeli od 2 producentów), 10 urządzeniach wielofunkcyjnych i 12 drukarkach. Dzięki centralizacji wydruków realizowanych na wydajniejszych i tańszych w utrzymaniu urządzeniach wielofunkcyjnych liczba urządzeń biurkowych lub osobistych została ograniczona łącznie do 13 sztuk. Dzięki zmianom, które wprowadził Merkator, klient zanotował korzyści w 4 kluczowych obszarach: zarządzania kosztami, wydajności, bezpieczeństwa informacji oraz ochrony środowiska. W wyniku wykorzystania systemów z zakresu usług zarządzania drukiem udało się m.in.: - obniżyć łączny koszt utrzymania środowiska wydruku o 20 proc., - ograniczyć do minimum udział zasobów własnych w zarządzaniu flotą urządzeń, - zmniejszyć liczbę marek i modeli maszyn drukujących zoptymalizowanych pod względem wydajności i zużycia prądu, - oszczędzić znaczne ilości papieru dzięki automatycznemu wydrukowi dwustronnemu, - zastosować materiały eksploatacyjne o zwiększonej wydajności w celu zmniejszenia ilości odpadów. Opracowano na podstawie informacji firmy Xerox