Popularność pracy hybrydowej stale rośnie, liczne badania obrazują, że ten tryb współpracy zostanie z nami na dłużej. Należy jednak zwrócić uwagę, że wykonywanie służbowych obowiązków w modelu pracy zdalnej powoduje liczne wyzwania technologiczne, z którymi muszą się mierzyć pracodawcy. Jednym z narzędzi, które znacznie upraszczają zarządzanie drukiem w wielu rozproszonych lokalizacjach, jest program Managed Print Services (MPS).
To rozwiązanie pomaga nie tylko oszczędzać czas; pozytywnie wpływa także na wydajność pracy oraz zwiększa produktywność, ale i obniża koszty druku. Nic więc dziwnego, że ponad połowa (53 proc.) organizacji szacuje, że ich inwestycje w usługę MPS wzrosną w ciągu najbliższych 12 miesięcy1 – przy czym najbardziej dynamiczny przyrost pochodzi z firm z sektora MŚP. Warto zauważyć, że małe przedsiębiorstwa są również zaniepokojone rosnącym ryzykiem naruszeń cyberbezpieczeństwa, w tym ataków złośliwego oprogramowania i naruszeń danych2, a rozwiązanie MPS może pomóc im zapewnić odpowiedni poziom ochrony informacji.
MPS wspiera cyfrową transformację
W dobie pandemii digitalizacja dokumentów stała się koniecznością. Organizacje wdrażają programy transformacji cyfrowej, aby dotrzymać kroku praktykom pracy wdrożonym w obliczu pandemii i związanych z nią obostrzeń sanitarnych3. Aż 37 proc. przedsiębiorstw postrzega usługi Managed Print Services jako ważny czynnik napędzający cyfryzację5. Rozwiązanie zapewnia wykorzystanie urządzeń wielofunkcyjnych, które umożliwiają nie tylko drukowanie dokumentów, ale także ich digitalizację – poprzez skanowanie, zapisywanie i udostępnianie plików, co jest szczególnie pożądane przy rozproszonym modelu pracy.
Elastycznie dopasowuje się do bieżących potrzeb biznesu
Warto zauważyć, że aż 85 proc. firm zadeklarowało spadek wolumenu druku biurowego związany z pandemią1. Jednak ilość wydruków po pandemii może znacznie różnić się od tej, którą firma wstępnie założy. Przedsiębiorstwa zatrudniające od 1 do 20 pracowników spodziewają się wydrukować tylko o 11 proc. mniej stron4. Należy zwrócić uwagę, że prawdziwe wyzwanie związane z pracą hybrydową to zarządzanie nieregularnością w ilości wydruków. MPS pomaga sprostać tej sytuacji – monitorując wykorzystanie drukarki i optymalizując infrastrukturę drukowania na bieżąco. Korzystając z tej usługi przedsiębiorca płaci za to, co drukuje, bez minimalnych limitów wydruku. Program zapewnia widoczność i kontrolę kosztu każdej drukarki we flocie, niezależnie od jej lokalizacji. Ponadto reaguje na automatyczne alerty o materiałach eksploatacyjnych, wysyłając kasety z tuszem i tonerem – czy to do biura, czy bezpośrednio na adres domowy pracowników. Serwis w przypadku urządzeń pracujących w wielu lokalizacjach też stanowi wyzwanie dla działu IT. Naprawa oraz monitorowanie wielu modeli drukujących w różnych miejscach jest sporym obciążeniem, dlatego usługa MPS lepiej i ekonomiczniej sprosta tym zadaniom.
Zarządzanie drukiem wspiera środowisko naturalne
83 proc. firm jest świadomych znaczenia zrównoważonego rozwoju działalności, ale aż 52 proc. twierdzi, że zmniejszenie wpływu na środowisko jest obecnie wyższym priorytetem zarządzania drukiem niż redukcja kosztów1. Odpowiedzialny i zrównoważony rozwój biznesu stał się celem wielu firm. Ograniczenie odpadów drukarskich zmniejsza zarówno negatywny wpływ na finanse, jak i środowisko – a MPS umożliwia monitorowanie i zarządzanie ilością papieru, energii oraz materiałów eksploatacyjnych wykorzystywanych przez pracowników w wielu lokalizacjach. Warto zauważyć, że usługa zarządzania drukiem jest formułą, w której klient polega na zewnętrznym dostawcy w obszarze zakupu sprzętu, serwisowaniu, uzupełnianiu materiałów eksploatacyjnych.
Przejście na pracę hybrydową powoduje, że coraz więcej firm przenosi swoją infrastrukturę druku do chmury, aby W związku z tym ważne jest, aby móc monitorować i zarządzać drukowaniem w każdej lokalizacji, w której pracują zatrudnieni. Przedsiębiorstwa mają szansę na umocnienie relacji ze swoimi pracownikami, zapewniając im elastyczność pracy z domu, przez co zmniejszają prawdopodobieństwo migracji talentów. Organizacje są bardziej skłonne do rozwijania tych możliwości, jeśli ich dostawca MPS oferuje narzędzia do zarządzania drukowaniem w chmurze zarówno w środowisku biurowym, jak i domowym.
Paweł Lechicki, MPS coordinator w firmie Brother
Źródła
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
