Preston Packaging z podpoznańskiej Dąbrowy to drukarnia opakowań do leków, suplementów diety i kosmetyków oraz ulotek farmaceutycznych i instrukcji produktowych, obecna na rynku już od ponad 20 lat.
Od kilku lat drukarnia korzysta z systemu do zarządzania xProfis Poligrafia + ComarchERP Optima, przeznaczonego dla branż poligraficznej i opakowaniowej, stale rozszerzając zakres jego funkcjonowania na kolejne działy. Rozwiązanie to pozwala na obsługę nawet bardzo skomplikowanych zleceń, od przygotowania oferty, poprzez zarządzanie produkcją, aż po wystawienie faktury. O powodach decyzji o wdrożeniu i o tym, jak system sprawdza się w praktyce, rozmawiamy z Wojciechem Knopp, Head of R&D w Preston Packaging.
Co wpłynęło na Państwa decyzję o instalacji systemu zarządzania przedsiębiorstwem?
Wojciech Knopp: Jesteśmy firmą rodzinną, ale zawsze stawiającą na najlepszą jakość, niezależnie od tego, czy mówimy o produkcie końcowym, który wytwarzamy, procesach działających w firmie, czy o hardware i software, w który inwestujemy.
W tym ostatnim aspekcie, jakim są systemy zarządzania zleceniami i produkcją, jesteśmy niezwykle wymagający. Odpowiednie opracowanie procesów komunikacji między działami i bezawaryjność oprogramowania wspierającego produkcję ma bowiem niebagatelne znaczenie w całym procesie obsługi zlecenia, a to wszystko przekłada się na jakość produktu i co za tym idzie – zadowolenie klienta. Jeśli chodzi o oprogramowanie typu ERP/MIS, postawiliśmy na xProfis ze względu na jego kompleksowość i możliwość customowego rozbudowania funkcjonalności, uwzględniając nasze aktualne potrzeby.
Czy to pierwszy program do zarządzania zainstalowany w Państwa firmie?
Wojciech Knopp: Tak, xProfis Poligrafia to pierwszy taki program w naszej firmie. Poszukiwania systemu do zarządzania zleceniami rozpoczęliśmy w 2013 roku. Wtedy nasza firma była na zupełnie innym etapie rozwoju niż jesteśmy w tym momencie. Zupełnie inne mieliśmy też potrzeby. Natomiast jasne było dla nas to, że aby móc się dalej rozwijać i zwiększać swoje możliwości, musimy również pomyśleć o systemie, który pozwoli nam w łatwy i sprawny sposób zarządzać zleceniami. Szukaliśmy rozwiązania, które umożliwi firmie spięcie ze sobą wszystkich działów i da nam możliwość kompleksowego zarządzania zleceniem od kalkulacji aż po fakturę. System xProfis Poligrafia był właśnie jednym z takich programów.
Co miało największy wpływ na wybór właśnie tego rozwiązania?
Wojciech Knopp: W tamtym czasie Preston Packaging stawiał kolejny milowy krok na ścieżce swojego rozwoju budując nową siedzibę i stawiając kolejną maszynę drukującą, tak więc nie bez znaczenia była cena, która na tle konkurencyjnych systemów wypadała korzystnie.
Myślę również, że fakt, iż X Profis nie jest dużą zagraniczną firmą informatyczną dostarczającą takie rozwiązania na skalę światową, nic jej produktowi nie ujmuje, a w moim przekonaniu ma bardzo dużo zalet. Po pierwsze – szybkość wdrażania sugerowanych zmian i realizowania dostosowań systemu. Po drugie – mamy możliwość pracy nad nowymi funkcjonalnościami bezpośrednio z programistami, co pozwala na dokładne przełożenie tego, co chcemy osiągnąć, na język zrozumiały dla programu.
Czy zdecydowaliście się Państwo na wszystkie moduły dostępne w programie? Które z nich są najbardziej przydatne z punktu widzenia Preston Packaging?
Wojciech Knopp: Rodzaj i liczba wykorzystywanych stanowisk rosły wraz z każdym kolejnym etapem wdrożenia. Cały proces rozpoczęliśmy trochę od końca, gdyż w pierwszej kolejności zależało nam na uporządkowaniu obiegu zlecenia na produkcji. Dlatego też pierwsze moduły, jakie pojawiły się w firmie, to moduł Zarządzania produkcją oraz Stanowiska produkcyjne. Takie podejście pomogło nam w późniejszym wdrożeniu programu w dziale handlowym. Mieliśmy już dobrze zdefiniowane procesy produkcyjne i stworzone odpowiednie obróbki dla każdego z etapów. Wystarczyło więc odpowiednio dostosować szablony zleceń, by móc w łatwy sposób tworzyć dokładne kalkulacje, które bez większych zmian możemy przekształcać w zlecenia. Produkt firmy X Profis ma bardzo dobrze funkcjonujący moduł planowania produkcji, który po pewnych dostosowaniach do specyfiki naszej produkcji doskonale sprawdza się w codziennej pracy. Osoby wykorzystujące go w naszej firmie, mając doświadczenie z różnymi programami innych dostawców, jednoznacznie stwierdzają, iż rozwiązanie xProfis jest bardzo przejrzyste, łatwe w obsłudze i daje doskonały przegląd sytuacji.
Kolejną zaletą xProfis Poligrafia jest to, iż pozwala użytkownikowi w prosty sposób budować własny workflow. Było to dla nas bardzo istotne, ponieważ Preston Packaging od kilkunastu lat bardzo szybko się rozwija, a program pozwala nam we własnym zakresie, wraz z pojawianiem się nowych maszyn i etapów produkcji, w łatwy sposób je oprocesować. Mamy tak naprawdę możliwość tworzenia i dodawania dowolnych czynności do procesu.
Drugim ważnym aspektem jest elastyczność dostawcy w dostosowaniu programu do naszych potrzeb. Jeżeli w systemie brakuje potrzebnej nam funkcjonalności, firma X Profis ją po prostu dla nas dorabia. To spowodowało, że przez te ostatnie 8 lat współpracy stworzyliśmy w firmie dobrze działający system MIS, do którego w kolejnych etapach wdrożenia dołączaliśmy następne działy. W tej chwili system xProfis jest wykorzystywany na każdym etapie życia zlecenia w naszej firmie: począwszy od działu handlowego, w którym wykorzystujemy moduły Kalkulacji, przez dział Obsługi Klienta posługujący się modułem Obsługi zleceń, również Studio DTP i dział CtP, aż po wspomnianą już produkcję i Dział Logistyki z odpowiednim modułem logistycznym.
Głównym naszym założeniem przy wdrożeniu jest automatyzacja procesów w firmie. Staramy się maksymalnie wyeliminować czynności, które angażują dużą część czasu pracownika, a które spokojnie można by zautomatyzować, tak by móc tym samym wykorzystać wiedzę i doświadczenie zatrudnionych specjalistów do działań przynoszących realne korzyści.
Dzięki xProfis Poligrafia mamy możliwość automatycznego generowania i wysyłania ofert, potwierdzeń wprowadzonych zleceń, wysyłania dokumentów magazynowych i faktur. Bardzo dobrze funkcjonuje u nas również część zakupowa. Na podstawie wprowadzonych zleceń system weryfikuje stany magazynowe produktów niezbędnych do produkcji opakowań czy ulotek i na tej podstawie generuje zamówienia do dostawców. Program daje nam również możliwość tworzenia różnego rodzaju wiadomości i komunikatów, które są automatycznie wysyłane po zdefiniowanym zdarzeniu. Ma to duży wpływ na sprawną komunikację wewnątrz firmy.
xProfis Poligrafia wykorzystuje bazę SQL systemu ERP OPTIMA, co sprawia, że również dział Księgowości nie potrzebuje żadnych dodatkowych narzędzi. To połączenie daje nam możliwość korzystania z programu OPTIMA Analizy BI, dzięki któremu w łatwy sposób możemy tworzyć zestawienia sprzedażowe, zakupowe czy też magazynowe.
Możemy również budować raporty produkcyjne z czasu i ilości wykonań poszczególnych czynności z podziałem na stanowisko lub pracownika. Każdy z tych raportów może być wysyłany cyklicznie w formie pliku .pdf, .xlsx lub np. jako wykres.
Jak przebiegła instalacja programu i jak oceniacie Państwo jego działanie, czy spełnił Państwa oczekiwania?
Wojciech Knopp: Instalacja przebiegła bardzo sprawnie, jednak jest to dopiero początek przygody. Decydując się na takie rozwiązanie musimy potrafić zmapować najważniejsze procesy w firmie, a potem zdefiniować je w programie. Możliwości, jakie daje system xProfis Poligrafia, są duże, natomiast jak wszystko wymaga to nieustannej pracy i chęci dążenia do wprowadzania nowych rozwiązań w życie. To, w jakim stopniu wykorzystujemy system, jest efektem kilku lat ciągłego inwestowania w to rozwiązanie. Najważniejsze, iż widzimy, że nakłady pracy i pieniędzy, jakie firma przeznacza na to, by dalej wdrażać program, przynoszą wymierne korzyści w postaci szybszych kalkulacji, sprawnego planowania i kompleksowego nadzoru nad zleceniem.
Myślę, że nie ma na rynku programu, który spełniałby wszystkie oczekiwania każdego użytkownika. xProfis ma również swoje słabsze strony. Natomiast istotne jest, że program na przestrzeni ostatnich lat bardzo mocno się zmienił, rozbudował i nadal zyskuje nowe funkcjonalności. Elastyczność tego rozwiązania umożliwia nam przejście na kolejny etap współpracy.
Obecnie jesteśmy w trakcie dużego wdrożenia innowacyjnej platformy workflow do organizowania i przygotowania plików do druku. Wyzwanie, przed jakim staniemy, to zintegrowanie obu systemów. Po 8 latach współpracy z firmą X Profis wierzę, że uda się to przeprowadzić bez większych problemów.
Dziękuję za rozmowę.
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
