Cyfryzacja w drukarniach przyspiesza. Coraz więcej mówi się o API, integracjach z dostawcami, EUDR, a dziś najgorętszym tematem jest oczywiście KSeF. I choć o problemach napisano już wiele, pierwsze dni wdrożeń pokazują coś ciekawszego: system obnaża to, co i tak od dawna nie działało idealnie. Pracując przy wdrożeniach MyPrint w drukarniach, widzimy wyraźnie, że KSeF nie jest tylko projektem księgowym.
To moment weryfikacji jakości danych w całej organizacji, od sprzedaży, przez produkcję, aż po zakupy.
Po stronie sprzedaży szybko wychodzi na jaw chaos pól dodatkowych. Faktura ustrukturyzowana wymaga danych nie tylko z kartoteki klienta, lecz także z umów, zamówień, dostaw czy dodatkowych identyfikatorów narzucanych przez kontrahentów. Ilość informacji bywa ogromna, a ich nadmiar często nie idzie w parze z jakością. Bez integracji systemu handlowego z produkcją i księgowością pojawia się ręczne uzupełnianie braków, a to zawsze oznacza ryzyko błędów.
Właśnie dlatego w MyPrint obsługa KSeF jest ściśle powiązana z danymi, które już istnieją w systemie: zamówieniami, technologią, magazynem i logistyką. Faktura nie powinna być dokumentem tworzonym od zera, tylko naturalnym efektem procesu.
Najbardziej widać to w drukarniach opakowaniowych. Obsługa dużych odbiorców sieciowych oznacza bardzo konkretne wymagania formalne i obsługę wielu pół dodatkowych.
Jeśli system księgowy funkcjonuje osobno, bez powiązania z zamówieniem i produkcją, zaczyna się przepisywanie danych. W naszych wdrożeniach integracja tych obszarów jest dziś jednym z kluczowych tematów rozmów z właścicielami i kierownikami produkcji.
Po stronie zakupów sytuacja wcale nie jest prostsza. Niektóre papiernie wystawiają każdą paletę jako osobną pozycję. Efekt? Faktury mają po kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt stron. Weryfikacja zgodności z zamówieniem bywa wyzwaniem, szczególnie gdy dochodzą różne jednostki – papier kupowany w kilogramach, przyjmowany w arkuszach. A w strukturze XML nie przewidziano dodatkowych jednostek przeliczeniowych.
KSeF pokazuje też skalę bałaganu w bazach kontrahentów. Przy wdrożeniach MyPrint coraz częściej rekomendujemy tworzenie kartotek od nowa zamiast kopiowania historycznych błędów.
Dobrą wiadomością jest to, że dane są dziś elektroniczne i dostępne niemal w czasie rzeczywistym. Ale prawdziwa cyfryzacja zaczyna się wtedy, gdy sprzedaż, produkcja, magazyn i księgowość pracują na jednym spójnym źródle informacji. KSeF jest impulsem. Integracja procesów – realną zmianą.
I właśnie w tym kierunku rozwijamy system razem z naszymi klientami.
www.myprint.pl
