Jak pozornie nieważne stało się istotnym
6 gru 2016 14:58

Drukarnia Vipro z Gdańska sfinalizowała wdrożenie systemu do zarządzania EFI Pace, którego dostawcą jest firma Reprograf. To jedna z pierwszych implementacji tego systemu w Polsce. Dzięki niemu drukarnia nie tylko podniosła jakość swoich usług i wydajność działań, ale przede wszystkim – na bazie głębokich systemowych analiz – zreorganizowała się, co przyniosło jej wymierne korzyści. Vipro to istniejąca niemal 15 lat na rynku firma. Jej właściciele – poligraf Przemysław Marchwiński i ekonomista Bogdan Puckowski – zawsze dokładnie analizują zakupy. Dzięki temu firma osiągnęła pozycję liczącego się gracza nie tylko na rynku lokalnym, ale także – dzięki niedawnej inwestycji w sklep internetowy – również krajowym. Od kilku lat systematycznie wymieniała swój park maszynowy, jednak – co podkreślają właściciele – jedną z najważniejszych inwestycji, jakie miały tu miejsce w ostatnim czasie, było wdrożenie systemu do zarządzania przedsiębiorstwem EFI Pace, dostarczonego przez Reprograf SA. Trwało ono kilka miesięcy i musieliśmy zaangażować w nie dużo własnej pracy, ale pozwoliło nam dokładnie przeanalizować nasze przedsiębiorstwo. Bez tego narzędzia nie bylibyśmy w stanie tego procesu przeprowadzić tak dokładnie –mówi Karol Burski, manager w drukarni Vipro. – System EFI Pace nie tylko usprawnił obsługę klientów, ale przede wszystkim pozwolił nam bacznie przeanalizować mocne i słabe strony drukarni. Okazało się, że z wielu rzeczy nie zdawaliśmy sobie sprawy. EFI Pace jest rozwiązaniem do zarządzania, zaprojektowanym do obsługi przez przeglądarkę internetową. System integruje ze sobą pełen pakiet modułów do kalkulacji, planowania, produkcji, finansów oraz sprzedaży internetowej. Wszystkie one znalazły zastosowanie w drukarni Vipro. Wcześniej wiele czynności wykonywaliśmy ręcznie – mówi Karol Burski. – Notatki powstawały na kartkach, w różnych zeszytach czy tabelkach excelowych. Taki „system” w pewnym zakresie oczywiście się sprawdzał, jednak wraz ze zmianami w drukarni, zwłaszcza kiedy zaczęło przybywać nam zleceń i powstały plany uruchomienia sklepu internetowego, musieliśmy pomyśleć o innym rozwiązaniu. Najlepszym z punktu widzenia naszych potrzeb okazał się system EFI Pace. Wybraliśmy ten właśnie system – dodaje Przemysław Marchwiński – ze względu na firmę Reprograf, która jest naszym sprawdzonym partnerem od wielu lat. (...). Jak podkreślają przedstawiciele Vipro, system przyniósł firmie wiele korzyści w każdym aspekcie jej działania. Szczególnie cenimy sobie fakt, że obecnie wszystkie kontakty z klientami są uporządkowane i przypisane osobnym procesom, a kalkulacje przebiegają bardzo sprawnie – mówi Karol Burski. – Co więcej, nasi klienci mogą je przeprowadzać również we własnym zakresie. Wszystko to za sprawą modułu CRM do kontaktów z klientami, jaki wchodzi w skład systemu. Ułatwia on nie tylko pracę działu handlowego, ale również pozostałych działów drukarni. Okazuje się, że moduł ten przyniósł też wiele interesujących informacji kadrze zarządzającej firmą. Pełne analizy możliwe w systemie pokazują, jakie są zyski z danych zleceń czy też jaka jest skuteczność pracy każdego z handlowców. Podobne analizy możliwe są również w odniesieniu do pracy innych osób zatrudnionych w drukarni, a także wszystkich użytkowanych przez nią maszyn. System analizuje także wszystkie czynności okołoprodukcyjne, jakie zachodzą w firmie. To szczególnie cenne analizy, bo wyraźnie pokazują nam, że to, co pozornie wydawało nam się nieważne, jest bardzo istotnym elementem usprawniającym produkcję – mówi Przemysław Marchwiński. – Wystarczy podać kilka przykładów – chociażby przestawienie w hali maszyn obracarki do papieru. Pozornie niewielka zmiana, a przyniosła nam 5-6 proc. oszczędności czasu podczas jednej zmiany pracy tej maszyny. Kolejna rzecz – do tej pory maszyniści chodzili po matryce CtP do działu prepress. Kiedy system pokazał nam, ile czasu zabiera to w skali miesiąca (ok. 3 h w ciągu całego dnia ze względu na sporą liczbę wykonywanych przez nas zleceń – ok. 30), zmieniliśmy ten element bardzo szybko, co przyniosło nam kolejne oszczędności. Podobnie rzecz się miała z papierem – jeśli drukarz ma go pod ręką, zdecydowanie mniej czasu traci w codziennej produkcji na inne czynności niż praca z maszyną. Warto wspomnieć również o innej ciekawej możliwości systemu – mam tu na myśli możliwość sprawdzenia sensowności zaplanowanej inwestycji. Jak to działa? Otóż stworzyliśmy w systemie na trzy miesiące wirtualną maszynę (odpowiednik takiej, jaką zamierzaliśmy kupić). I sprawdzaliśmy, czy inwestycja w to urządzenie ma sens (tzn. czy maszyna po prostu zarobi na siebie). Okazało się – co było możliwe dzięki analizom systemowym – że warto przeprowadzić pewne zmiany, a możliwości aktualnych maszyn znacząco wzrosły. To z kolei sprawiło, że zdecydowaliśmy się na zakup innego urządzenia, które będzie dla nas bardziej opłacalne. Kolejna sprawa to np. pakowanie zleceń. Dzięki systemowi zobaczyliśmy, jak dużo może kosztować niestandardowe pakowanie. Teraz, jeśli klient zażyczy sobie innego sposobu pakowania niż oferujemy, musi za to dodatkowo zapłacić. Przykłady można by mnożyć. Podsumowując można powiedzieć, że dzięki EFI Pace zaczęliśmy odkrywać naszą firmę na nowo. Możemy nią teraz zdecydowanie sprawniej zarządzać i poświęcać swój czas na realizację kolejnych planów – nowej siedziby, nowej maszyny drukującej itd. Warto dodać, że dzięki systemowi EFI Pace w drukarni Vipro został również zautomatyzowany proces produkcji i planowania. System podpowiada nam teraz – mówi Karol Burski – najkorzystniejszą dla danego zlecenia technologię. Oczywiście musieliśmy skonfigurować wcześniej specjalne ustawienia wszystkich produktów, jakie wykonujemy, ale teraz jest to dla nas bardzo ułatwiająca codzienną pracę funkcja. Ważne jest, że na bieżąco możemy też dodawać i konfigurować kolejne produkty, co oznacza, że rozwiązanie zaoferowane nam przez Reprograf jest elastyczne i można je rozbudowywać wraz z rozwojem drukarni. Istotną kwestią jest również usprawnienie pracy magazynu. System EFI Pace posiada moduł magazynowy, dzięki któremu możliwa jest pełna kontrola nad stanami magazynowymi firmy, kolejnymi zamówieniami, dostawami itd. Teraz dokładnie wiemy, co dzieje się z papierem i innymi materiałami eksploatacyjnymi, na jakie zlecenia zostały zużyte, ile, czego i kiedy trzeba domówić – mówi Karol Burski. – Kolejna sprawa to kontrola faktur, zarówno tych wystawianych przez Vipro, ale również tych, które firma otrzymuje od dostawców. Teraz czarno na białym widać, czego one dotyczą i nie trzeba tracić czasu na poszukiwanie tych informacji. Poza tym wystawiane przez nas faktury (dla każdego zrealizowanego produktu, co również odnotowywane jest w systemie, który po ostatniej czynności dotyczącej danej pracy automatycznie przekazuje zlecenie do fakturowania) zawierają wszystkie niezbędne dane. Żaden więc koszt nam nie ucieka, a co ciekawe – precyzyjna analiza przynosi również korzyści naszym klientom, bo niekiedy okazuje się, że uzyskują oni niższą cenę. I o to chodziło nam w całej inwestycji –żeby podnieść wydajność i jakość produkcji, ale przede wszystkim usprawnić kontakty z klientami, poprawić jakość ich obsługi, zreorganizować firmę, by była dla naszych klientów jeszcze bardziej przyjazna, ale również – żeby nam było w niej łatwiej pracować i nią zarządzać. Dzięki systemowi EFI Pace, firmie Reprograf i naszemu ogromnemu zaangażowaniu to się udało, z czego jesteśmy bardzo dumni – podsumowuje Bogdan Puckowski. Opracowano na podstawie informacji firmy Reprograf

cript>