Kryteria racjonalnego wyboru urządzenia  
25 maj 2018 14:50

Jakie urządzenia są obecnie popularne wśród firm? Odpowiadając na to pytanie trzeba spojrzeć trochę szerzej na rynek. Każda firma ma swoje specyficzne potrzeby i ich spełnienie wymaga innej klasy urządzenia. Są jednak pewne wspólne cechy, trendy, które możemy wyróżnić. 

Po pierwsze – optymalizacja kosztów

Współczesny biznes chce wydawać mniej, otrzymując za to więcej. Chce drukować materiały marketingowe we własnym zakresie, oczekuje przy tym bardziej ekologicznego rozwiązania, a także wydajniejszej technologii, która pozwala drukować to, co użytkownicy chcą, jak chcą i kiedy chcą i do tego w dobrej cenie. OKI wychodzi naprzeciw tym potrzebom. Nasze urządzenia posiadają mnóstwo wyjątkowych cech, oferują bezpieczeństwo, elastyczność, posiadają wiele funkcji, które spełniają wymogi każdego biznesu. 

W ostatnich latach firmy zrozumiały, że bardziej opłaca się im mieć nowoczesne i ekonomiczne urządzenia, dlatego też wiele z nich zdecydowało się na wymianę swojej floty produktowej na nowy sprzęt. Nowoczesne urządzenia, wyposażone w ekono- miczne i ekologiczne funkcje i jednocześnie oferujące niższy koszt wydruku jednej strony, stały się przyszłościową inwestycją. Firmy zaczęły myśleć długoterminowo i wiele z nich zainwestowało właśnie w wymianę swoich drukarek. Takich firm przybywa. 

Ponadto klienci zwracają coraz częściej uwagę na właściwości prośrodowiskowe sprzętu, co również w oczywisty sposób łączy się z oszczędnościami. Dlatego ważnym elementem podczas wyboru urządzeń drukujących stały się takie kwestie jak: funkcje minimalizowania zużycia energii, automatycznego druku dwustronnego czy obecność wydajnego pojemnika z tonerem. Ludzie w Polsce zrozumieli, że ekologia niesie ze sobą dwie podstawowe zalety: dbałość o środowisko, w którym żyjemy, i realne oszczędności dla nas samych.

Innym widocznym trendem jest popularność urządzeń wielofunkcyjnych, które z roku na rok coraz bardziej dominują na rynku. Wynika to z racjonalnego podejścia przedsiębiorstw do finansów. Taniej jest bowiem kupić jedno urządzenie, które spełnia wiele zadań, niż pięć różnych. Dochodzi do tego również oczywista oszczędność miejsca. 

Po drugie – mobilność i cyfryzacja

Obserwujemy także coraz większą popularność rozwiązań mobilnych – pracownicy coraz częściej pracują zdalnie i potrzebują rozwiązań ułatwiających i usprawniających pracę. Aby zaspokoić potrzeby względem druku mobilnego, oferujemy szeroki zakres usług. Należą do nich m.in. kompatybilność produktów OKI z pełną gamą dostępnych aplikacji (np. Cortado Workplace, ePrint, Google Cloud Print czy AirPrint firmy Apple Inc.), co skutkuje swobodnym korzystaniem z funkcji drukowania w chmurze, a także funkcja druku podążającego oraz poufnego. Zaletami korzystania z rozwiązań mobilnych są zaoszczędzone czas i pieniądze, kontrola kosztów oraz zapewnienie wysokiego bezpieczeństwa drukowania. Jak widać, branża drukarska doskonale wpisuje się w aktualne trendy i co więcej – na nie odpowiada.

Digitalizacja stymuluje branżę drukarską, napędza do działania i pobudza do kreatywności. Nie jest to zjawisko, które nas deprymuje – traktujemy to raczej w kategoriach zaproszenia do tworzenia innowacyjnych rozwiązań. Digitalizacja jest również jedną z przyczyn zwiększonej popularności rozwiązań mobilnych.

Rozwój technologii informatycznych, który wpływa na sposób funkcjonowania firm, jest coraz większy. W tym kontekście temat, czy elektroniczne dokumenty wyprą te papierowe, jest od  początku bardzo żywy i wciąż wywołuje gorące dyskusje. Jednak jak widać z perspektywy czasu, obecnie – mimo postępującej cyfryzacji – papier nadal pozostaje istotnym nośnikiem informacji w firmach. Wynika to z dwóch prostych rzeczy: z jednej strony stoi za tym przyzwyczajenie, a z drugiej fakt, że na razie nie da się cał-

kowicie wyeliminować papieru z systemu obiegu dokumentów w biurze. Wiele z zaświadczeń, umów czy formularzy musi występować w formie fizycznej. Mimo zmian, jakie są powoli w tej kwestii wprowadzane, na razie znakomita część z nas nadal pozostaje przy formie papierowej. 

Myślę, że należy wyraźnie podkreślić, że digitalizacja dokumentów nie stanowi zagrożenia dla naszego biznesu. Jak już mówiłem, traktujemy to w kategoriach wyzwania i dostosowania się do współczesnych realiów. Należy pamiętać, że wciąż istnieją branże, które nie są w stanie funkcjonować bez fizycznych dokumentów; najlepszym przykładem są prawnicy, dla których jeszcze przez długi czas wydruki będą stanowić jedyne rozwiązanie, a digitalizacja służyć będzie jedynie jako dodatkowy pomocny w pracy element. 

Po trzecie – optymalizacja procesów biznesowych i obiegu dokumentów w firmie 

Współczesne urządzenia drukujące są już bardzo zaawansowane i o wiele mocniejsze, mają też znacznie więcej funkcji niż te z przeszłości. Umożliwiają dostęp do chmury, rozszerzają tradycyjne funkcje, polegające głównie na drukowaniu i kopiowaniu stron papierowych, o narzędzia służące cyfryzacji, zarządzaniu obiegiem dokumentów i komunikacją. Obecnie są to urządzenia dostosowane do cyfrowej transformacji, umożliwiając firmom rejestrowanie, integrowanie oraz przekazywanie informacji. Wspierają mobilność, zapewniają bezpieczeństwo przepływu informacji, dają możliwość zarządzania firmowymi wydrukami i posiadają funkcje pozwalające na obniżenie kosztów. Takie MFP nazywamy inteligentnymi urządzeniami wielofunkcyjnymi – Smart MFP. Ich funkcjonalności pozwalają na zoptymalizowanie procesów biznesowych związanych z firmowymi dokumentami. Zarządzanie drukiem, obieg dokumentów w firmie, zapewnienie bezpieczeństwa poufnych dokumentów, monitorowanie firmowych wydruków – to tylko niektóre z ich możliwości. Smart MFP posiadają wbudowaną otwartą platformę, która umożliwia programowanie urządzenia, mające na celu dostosowanie go do określonego obiegu pracy klienta. Smart MFP to po prostu cenne narzędzia do planowania poprawy i przekształcania procesów przez małe i średnie przedsiębiorstwa, które zaprojektowano z myślą o współczesnych i przyszłych stanowiskach pracy. W portfolio OKI obecnie znajdziemy urządzenia wielofunkcyjne, które można określić mianem Smart MFP. Są to serie MC500, MC700/MB700 oraz seria MC800, oparte na otwartej platformie sXP. Urządzenia wyposażone w otwartą platformę stanowią przyszłość druku biurowego, dlatego coraz więcej naszych produktów bazuje właśnie na tym rozwiązaniu. Platformę OKI sXP znajdziemy też w drukarkach kolorowych z serii C500. 

W urządzeniach OKI wprowadziliśmy i nadal będziemy wprowadzali rozwiązania, które odpowiadają wszelkim aktualnym zapotrzebowaniom naszych klientów. Wbudowana platforma sXP (smart Extendable Platform), dzięki której proces integracji urządzenia wielofunkcyjnego z różnymi zewnętrznymi aplikacjami i rozwiązaniami stał się dziecinnie prosty, to właśnie jeden z przykładów takiego podejścia OKI do potrzeb firm. 

Otwarta platforma pozwala programować urządzenie pod rzeczywiste potrzeby firm. Już teraz opracowaliśmy kilka propozycji, które mają ułatwić zarządzanie dokumentami. Jedną z nich jest przygotowana specjalnie dla OKI i dedykowana naszym MFP aplikacja Sendys Explorer. Pozwala ona usprawnić procesy biznesowe i zmaksymalizować wydajność pracy z dokumentami od etapu przechowywania do dystrybucji. Ułatwia także przechowywanie i konwertowanie dokumentów oraz ich dalszą dystrybucję lub przesyłanie do wybranej lokalizacji, zapewniając w ten sposób większą elastyczność w zakresie edycji, drukowania, odzyskiwania i współdzielenia plików, a także uzyskiwania i nadawania do nich dostępu. Z jej pomocą w łatwy sposób można zmienić skany w formę edytowalną dokumentów w formatach takich jak: Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, TIFF oraz przeszukiwalny PDF i PDF/A lub XML. Aplikacja umożliwia również skanowanie bezpośrednio do różnych lokalizacji, takich jak: system zarządzania dokumentami, e-mail, folder sieciowy, serwer faksowy i do dowolnej chmury przechowującej dokumenty. Zeskanowane dokumenty można przesyłać do chociażby takich aplikacji jak: Dropbox, OneDrive, Dysk Google czy Microsoft Share Point, co pozwala w błyskawiczny sposób wydrukować zarówno pliki znajdujące się na firmowym serwerze, jak i te, które znajdują się w chmurze naszego dostawcy czy klienta. W tym kontekście można powiedzieć, że digitalizacja dokumentów stworzyła nową gałąź zastosowań druku, z czego należy się jedynie cieszyć.

Firma, która chce kupić nową drukarkę czy urządzenie wielofunkcyjne, przy podejmowaniu decyzji o wyborze konkretnego sprzętu powinna wziąć pod uwagę całkowite koszty jego używania, tzw. TCO. Pamiętajmy, że sam zakup drukarki stanowi zaledwie 15 proc. całkowitych kosztów użytkowania sprzętu, na pozostałe 85 proc. składa się późniejsze korzystanie z urządzenia: zakup materiałów eksploatacyjnych (30 proc.), konserwacja, serwis (25 proc.), wsparcie i ewentualne naprawy urządzenia (30 proc.), które często przy podstawowych analizach nie są brane pod uwagę. W ostatnim czasie wśród naszych klientów znacząco zwiększyła się ta świadomość, więc z tego punktu widzenia możemy stwierdzić, że dla nich cena drukarki spadła. Dlaczego? Dlatego, że podejmują przemyślane decyzje i sięgają po te urządzenia, które w dłuższej perspektywie generują niższe koszty użytkowania. 

Krzysztof Nakielski

 

cript>