W ostatnich kilku latach obserwujemy w drukarniach stosujących wszystkie techniki drukowania wzmożone zainteresowanie systemami mogącymi wspomóc efektywność produkcji.
Drukarnia jako firma realizująca najczęściej złożony proces produkcji potrzebuje narzędzia do zapanowania nad przychodzącymi, realizowanymi i zakończonymi zleceniami. Dodatkowo w dobie zmniejszania nakładów i jednocześnie zwiększania ich ilości drukarnia musi sobie radzić z pojawiającymi się zapytaniami o możliwości produkcji, terminy realizacji i wreszcie ceny. A to jedynie początek. Firma musi w krót-kim czasie podać potencjalnemu klientowi rzetelną cenę, ustalić ścieżkę produkcyjną, zaplanować produkcję, zapewnić materiały do produkcji (ewentualnie podwykonawstwo) i wreszcie zaplanować produkcję w ciągu zadań produkcyjnych, wygenerować kartę technologiczną, zarejestrować na każdym etapie zlecenie, wyekspediować i zafakturować zlecenie i na końcu przeprowadzić analizę powykonawczą. Jeszcze kilka lub kilkanaście lat temu można było użyć wielu rozproszonych centrów panujących nad poszczególnymi etapami zlecenia, jednak dzisiaj wypadałoby mieć całościowy ogląd firmy, dostępny o każdej porze dnia i nocy, dla każdej z osób do tego uprawnionych.
Wydaje się, że najodpowiedniejszym rodzajem systemu jest MIS, czyli Management Information System mający na celu z jednej strony udostępnienie użytkownikom specjalizowanych narzędzi do nadzoru całego procesu, a z drugiej dostarczanie przejrzystej informacji kadrze zarządzającej podmiotem poligraficznym. Dodatkowo system taki powinien integrować się ze środowiskiem, w którym jest implementowany i przejąć wiodącą rolę w procesie planowania i realizacji produkcji.
Systemy MIS wywodzą się ze świata finansów, gdzie kadra zarządzająca potrzebowała zestawień opartych na bazach danych istniejących w środowisku firmy. Obecnie jednak w obszarze poligrafii mamy do czynienia z dynamicznym rozwojem warstwy produkcyjnej opartej na danych pochodzących np. bezpośrednio z maszyn drukujących dostarczanych do systemu w czasie rzeczywistym. Dzięki temu jesteśmy pewni, że obraz, jaki jest nam przedstawiany, oddaje aktualny stan firmy.
Praktycznie w każdej drukarni pojawia się problem zarządzania jej procesami. W przypadku drukarń offsetowych, które specjalizują się w średnich i coraz niższych nakładach, procesy są podobne, jednak technologia powoduje, że w dążeniu do utrzymania rentowności problemy z zarządzaniem mogą być większe niż w podmiotach z innych branż.
Główny problem dużej ilości zleceń powoduje konieczność aktywniejszego ich pozyskiwania także na rynku detalicznym. Obecnie drukarnie bardzo często decydują się na uruchomienie internetowego kanału sprzedaży, a nierzadko uznają ten sposób pozyskania klienta za jedyny, dlatego obserwujemy lawinowo powstające drukarnie on-line realizujące zlecenia tylko w ramach przepływu informacji przez internet. Nie mam tutaj oczywiście na myśli firm, które działają jedynie wirtualnie, a zlecenia przekierowują do podmiotów trzecich; wówczas system jest kierowany właśnie do tych podmiotów. Każdy jednak z podmiotów poligraficznych musi mieć wiedzę na temat aktualnego stanu zleceń, a tym samym firmy czerpią z wszelkiego rodzaju danych, znajdujących się najczęściej w rozproszonych bazach w firmie.
Jak działa MIS?
Poniżej przedstawiam ogólny i pełny schemat procesu obsługi zlecenia w drukarni, który w każdym elemencie może być wspierany przez system informatyczny. Warto dodać, że drukarnia nie musi decydować się od razu na pełne wsparcie tego procesu systemem i inwestować sporych pieniędzy. Zacząć można od wsparcia najbardziej newralgicznych elementów procesu, a w miarę rozwoju firmy rozbudowywać system. Poza tym przedstawiony schemat nie obejmuje innych systemów informatycznych, które są niezbędne w drukarni, jak choćby system księgowy. System zarządzania powinien jednak współpracować z innymi systemami drukarni: księgowymi, kadrowo-płacowymi, prepress, zarządzania kolorem, maszyn drukujących i wykończeniowych.
Modułowość systemu umożliwia firmie dostosowanie wielkości wdrażanego systemu do aktualnych potrzeb w tym zakresie. Wraz z rozrastaniem się firmy może ona decydować, które elementy procesu należy wspierać w następnej kolejności i jaki potencjał ludzki powinien być angażowany w przedsięwzięcie. Dzięki temu skomplikowane wdrożenia są rozłożone na etapy, przebiegają płynnie i nie powodują w firmie rewolucji. Co ważne, nie ma to znaczącego wpływu na produkcję i dzięki temu gwarantuje sukces wdrożenia.
Nawet obecnie wiele drukarń nie posiada działów handlowych czy działów marketingu, jednak rosnąca konkurencja wymusza aktywniejsze poszukiwanie klientów zarówno na rynkach tradycyjnych, jak i nowych. Kolejnym aspektem jest globalizacja produkcji. Dziś już wiele drukarń dużą część swojej produkcji wytwarza na eksport, w związku z czym pojawia się potrzeba szybszego obiegu informacji. Tutaj naprzeciw wychodzą nam chociażby oprogramowania web2print, które dzięki integracji z globalną siecią pozyskują dla drukarni klienta w dowolnym miejscu. Jeśli mamy już zlecenie od klienta, który może jedynie zdalnie akceptować proofa elektronicznego, pojawia się potrzeba płynnego przepływu plików między klientem a drukarnią. Mamy już systemy zintegrowane z prepressem dające możliwość zdalnej, nawet kolorystycznej, akceptacji plików. Przed nami kolejny etap: musimy przesyłając pliki lub informacje o pliku zawarte w systemie wewnętrznym firmy ustawić punkty kontrolne, które pomogą nam uniknąć „wpadek” i zminimalizują możliwość kosztownych pomyłek. Temu na każdym etapie produkcji ma sprostać MIS, który zapanuje nad przepływem informacji o pracy, pozwoli sprawdzić sta-ny magazynowe i ewentualnie zabezpieczy materiały do realizacji zamówienia w planowanym czasie. Pozwoli też natychmiast stworzyć efektywną ścieżkę produkcji w oparciu o park maszynowy dostępny w firmie lub u podwykonawców. Co więcej, w przypadku awarii któregoś z elementów pozwoli natychmiast stworzyć alternatywną ścieżkę wykonania zlecenia w oparciu o dostępne zasoby. MIS jest w tym momencie swego rodzaju gwarantem właściwego przepływu informacji między wydziałami czy osobami odpowiedzialnymi za poszczególne etapy produkcji i jednocześnie integralności wszystkich procesów zachodzących w firmie w ramach integracji z istniejącymi elementami procesu.
Dlaczego więc narzędzie to nie jest powszechnie stosowane w zakładach poligraficznych? To prawda, że MIS nie jest jedynym możliwym systemem do wdrożenia w drukarni, są przecież rozwiązania ERP. To bardzo wydajne systemy, wnikające głęboko w strukturę firmy, tworzone jednak nie pod konkretną branżę, a jedynie dostosowywane do niej. Tu dotykamy sedna naszego wywodu. Systemy MIS dostępne dla klientów poligraficznych były bardzo często tworzone nie tylko przez informatyków i programistów, ale przede wszystkim przez poligrafów. Do
dziś niektóre firmy tworzące oprogramowanie dedykowane poligrafii mieszczą się przy
drukarniach, które są testerami wprowadzanych zmian. Do tego może dochodzić prostsza konstrukcja oprogramowania, co ma później przełożenie na płynność integracji i uruchomienia systemu w firmie.
Oczywiście brak w systemach MIS chociażby modułów księgowych i kadrowo-płacowych, jednak paradoksalnie jest to zaleta, gdyż systemy te służą głównie do spełnienia obowązków fiskalnych i wynikających z prawa pracy. Obsługiwane są przez osoby niekoniecznie związane ze sprzedażą i produkcją, więc integracja z nimi powinna w drukarni wystarczyć. Kolejną zaletą systemów MIS są moduły kalkulacyjne (oparte na istniejącym w drukarni procesie wyliczania ceny produktu) i zintegrowane moduły zoptymalizowanego planowania.
Planowanie
Duża ilość zleceń powoduje, że planowanie produkcji w klasyczny sposób, a więc na wykresie Gantta, może być utrudnione. Niemniej planowanie w drukarni jest kluczowym elementem. Nowo zakładane zlecenia są rozbijane w systemie MIS na zadania, umieszczane w kolejkach zadań dla danej maszyny. Każde z zadań ma swoje atrybuty, z których istotnym jest termin wykonania. Kolejki są najczęściej długie, a zadania krótkie, zatem ręczne zarządzanie kolejką może być bardzo trudne.
Pomocą w takiej sytuacji jest funkcja automatycznej optymalizacji planowania, która umożliwia automatyczne porządkowanie kolejek zadań, aby zlecenia były wykonywane na czas oraz aby w kolejkach zadań nie było zbędnych przerw produkcyjnych. W zależności od używanego systemu funkcja ta może działać w różny sposób, producenci stosują najczęściej własne algorytmy. Często jest tak, że algorytmy te wymagają podania pokaźnej ilości parametrów początkowych, a sam proces optymalizacji może trwać dość długo. Z pewnością dobra znajomość systemu plus doświadczenie planisty są niezbędne, aby drukarnia mogła efektywnie korzystać z tej funkcji.
Inną ważną cechą systemu planowania jest możliwość rozbijania zadań na mniejsze i umieszczanie podzielonych zadań w kolejkach innych maszyn. Klasycznym przykładem może być rozbicie dłuższego zadania druku na 2 maszyny w celu skrócenia terminu wykonania zlecenia. Moduł planowania oferuje więc pełną elastyczność w podejściu do planowania produkcji i w przypadku dużej części systemów MIS działa płynnie – nie zawiesza się nawet w przypadku bardzo skomplikowanych i wielotorowych działań w obrębie wielu zleceń. Dobry planista wie również, jak układać zadania, aby drukarnia uzyskała dodatkowe profity, np. przez grupowanie zadań o tych samych atrybutach. To zagadnienie także może być wspierane przez profesjonalny moduł planowania.
System planowania powinien samodzielnie pilnować następstwa zadań. Każde przesunięcie zadania w czasie powinno powodować przesuwanie zadań następujących i optymalizację kolejki na każdej z maszyn. Dodatkowa funkcjonalność wiąże się z ergonomią użytkowania, która jest tutaj także ważna, należy zatem zwrócić uwagę na:
n Nielimitowane skalowanie wykresu planowania
n Wizualizację lub ukrywanie czasu przestojów maszyn
n Możliwość zamrożenia zadania (np. w celu akceptacji przez klienta)
n Możliwość zamrożenia całego planu produkcji (np. do określonej daty)
n Wyszukiwanie podobieństw produkcyjnych i grupowanie zadań
Rejestracja zleceń
Istnieje wiele pomysłów na rejestrację wykonywania poszczególnych zadań produkcyjnych. Klasycznym sposobem jest instalacja terminali produkcyjnych, do których pracownicy wprowadzają informacje dotyczące czasu produkcji, wydajności i zużycia materiałów. Obecnie istnieje możliwość pełnej automatyzacji tego procesu przez zastosowanie automatycznych terminali posiadających m.in. funkcję rejestracji czasu rzeczywistego, czyli przekazywania do systemu postępu realizacji w czasie rzeczywistym. W tym przypadku pracownik musi informować terminal jedynie o rozpoczęciu i zakończeniu zadania, przy czym zadanie może być rozbite na szereg czynności: przyrząd, druk, konserwacja itp. Warto także zwrócić uwagę, że terminal powinien być ściśle zintegrowany z magazynem materiałów do produkcji, gdyż niektóre zadania konsumują materiał.
Często w drukarniach spotyka się systemy opomiarowania maszyn czujnikami (lub korzystanie z czujników instalowanych w maszynach fabrycznie). Systemy te zbierają dane produkcyjne w czasie rzeczywistym, pozwalają na analizę realizacji produkcji. Do tej pory systemy te nie mogły być w pełni połączone z MIS, jednak obecnie można już dokonać pełnej integracji przez choćby wymianę pełnych informacji z pomocą formatu JDF. Zlecenia tworzone w systemie zarządzania MIS zapisują plik JDF, opisujący cały zlecenie lub jego etap. Systemy produkcyjne rozpoczynające realizację produkcji przesyłają cyklicznie informacje o bieżącym statusie zadania, do czego wykorzystuje się format JMF (Job Messaging Format). Integracje JDF oceniane są bardzo wysoko, gdyż dają informację o postępie produkcji na bieżąco (w cyklach co kilka sekund) oraz wykluczają tzw. czynnik ludzki przy wprowadzaniu danych o realizacji produkcji.
Dzisiejsze systemy MIS są już na tyle dojrzałe, że w dość płynny sposób mogą stać się naturalną częścią obiegu informacji w firmie, jednocześnie działając jako łącznik między „starymi” elementami funkcjonującymi w obrębie zakładu i wdrożonymi w późniejszym czasie. System jest rodzajem nakładki spajającej wszystkie elementy firmy w taki sposób, że każdy z elementów począwszy od zapytania klienta, przez zamianę kalkulacji w zlecenie, po produkcję i ekspedycję działa w sposób płynny i pozwalający zapanować nad złożonością procesów w firmie. Wybór odpowiedniego systemu zdaje się więc nieodzowny dla sprawnego działania firmy. Powinniśmy pamiętać o tym, że zakup systemu to zaledwie początek naszej wspólnej drogi. Dopiero sprawne wdrożenie systemu i późniejsze jego niezakłócone działanie pozwoli nam w pełni docenić jego zalety dla firmy.
Dlatego ważna jest myśl ujęta w tytule artykułu. System powinien być tworzony i wprowadzany do firmy przez ludzi znających poligrafię i mogących połączyć w spójną całość unikalne aspekty każdej drukarni.
