Na samym szczycie w hierarchii systemów workflow znajdujš się systemy mogšce sprostać prawie każdemu z wyzwań, zawierajšce zestaw narzędzi na tyle uniwersalny, aby możliwe było stworzenie prawie dowolnego workflow. Jednym z najbardziej znanych tego typu systemów jest oprogramowanie Twist firmy Dalim. Jego koncepcja jest odrobinę inna niż większoci popularnych systemów workflow. Twist jest w pewnym sensie narzędziem do wizualnego programowania przebiegu pracy. Jego narzędzia podstawowe często operujš na poziomie niższym niż w wypadku np. Apogee. Pozwala to na tworzenie systemów o dużo bardziej zaawansowanej strukturze niż typowa liniowa kombinacja działań (normalizacja Đ preflight Đ impozycja Đ RIP). Wiele zadań może być wykonywanych równolegle (np. jednoczenie mogš być tworzone wersje pracy dla różnych procesów drukowania, wersje niskorozdzielcze, zamieniane mogš być separacje Đ np. zmiana wersji językowej). Całoć może być w znacznym stopniu zautomatyzowana dzięki np. systemowi nazewnictwa. Systemy tego typu zwykle potrafiš współpracować z prawie dowolnym urzšdzeniem wyjciowym, wykorzystywać posiadane zasoby. Wynika to również z faktu, że dla większoci użytkowników jest to kolejny krok, jeli chodzi o tego typu systemy, a więc posiadajš oni już często zaawansowane rozwišzania. Byłoby więc dobrze wykorzystać je na tyle, na ile jest to możliwe. Wykorzystanie platformy uniksowej umożliwia stosunkowo łatwš skalowalnoć systemu (w tym również Linux! Twist był prawdopodobnie pierwszš zaawansowanš aplikacjš prepress wykorzystujšcš ten system operacyjny; ostatnie informacje mówišce o powstaniu wersji RIPa Harlequin firmy Global Graphics pokazujš, że Linux staje się istotnym systemem operacyjnym w wiecie prepress). Również Creo Prinergy znajduje zastosowanie tam, gdzie liczy się wydajnoć. Rozwinięta architektura typu klient-serwer umożliwia dostosowanie narzędzi do potrzeb.
Co interesujšce, systemy workflow zwykle pracujš w bezporednim połšczeniu z nawietlarkš czy to CtP, czy CtF. Jednakże w czasach, gdy druk jest często rozproszony (typowa sytuacja to np. wydawnictwo korzystajšce z kilku drukarń, często w różnych miejscach), system taki może służyć przygotowaniu prac w jednym miejscu. Zapewnia to pełnš kontrolę nad procesem i możliwoć stwierdzenia błędów jeszcze na poziomie wydawnictwa czy wręcz redakcji. Dzięki temu rola drukarni ogranicza się do przygotowania form drukowych i drukowania. Z jednej strony zwiększa to jakoć publikacji, z drugiej ogranicza koszty (np. drukarnie nie muszš posiadać kompletnego systemu prepress, co za tym idzie Đ nie wymaga to zatrudnienia specjalistów w każdej z drukarń, a tylko w wydawnictwie, eliminowane sš też koszty błędów zauważonych dopiero w drukarni). Ta stosunkowo nowa koncepcja lansowana jest od jakiego czasu przez firmę Dalim, ale również Creo wprowadziło ostatnio wersję Prinergy Publish dedykowanš takim włanie zastosowaniom. Innym trendem wynikajšcym z rozproszenia produkcji oraz cyfrowego przygotowania prac (a więc możliwoci ich transmisji poprzez np. Internet) jest powstanie rozwišzań pozwalajšcych na zdalne korzystanie z systemów workflow. Rozwišzania takie jak Creo Synapse InSite czy Dalim WebLink/ /Dialogue pozwalajš na zdalne wprowadzanie prac do systemu workflow, korektę ustawień, podglšd prac (softproofing), ledzenie, na którym z etapów się znajdujš itd. Całoć tworzy system, który może być dostępny niemal z każdego miejsca i przygotowywać prace dla niemal dowolnego odbiorcy. Przyczynia się to w efekcie do zwiększenia wydajnoci, ograniczenia czasu potrzebnego na przygotowanie produkcji oraz zmniejszenia kosztów.
Wybór odpowiedniego systemu workflow nie jest łatwy. Jednš z najbardziej kontrowersyjnych cech jest fakt sprzedaży wielu tych systemów wraz z urzšdzeniem wyjciowym, zwykle nawietlarkš CtP. Z jednej strony daje to użytkownikowi gotowy, pracujšcy system typu ăwłšcz i pracujÓ; często oferta jest bardzo korzystna finansowo. Z drugiej strony wybór systemu workflow podyktowany jest bardziej wyborem nawietlarki niż cechami samego systemu. Staje się to o tyle skomplikowane, że wiele popularnych systemów współpracuje tylko z urzšdzeniami producenta workflow (a może raczej to systemy workflow sš przypisane urzšdzeniom wyjciowym, ponieważ w większoci przypadków nie ma szczególnych ograniczeń natury technicznej, które uniemożliwiałyby np. współpracę Creo Prinergy z CtP Agfy czy CtF Screena. Wystarczy spojrzeć na firmy takie jak Xitron czy Highwater oferujšce rozwišzania oparte o RIP Harlequin i listę obsługiwanych urzšdzeń). Wielu z nich zaczęło co prawda oferować rozwišzania, które pozwalajš na sterowanie ăobcymiÓ urzšdzeniami, jednak często sš to rozwišzania połowiczne albo bardzo kosztowne. Decydujšc się na dany system decydujemy się więc w dużej mierze na urzšdzenia producenta systemu workflow (albo raczej to producent decyduje za nas). Jeli jest to wiadomy wybór Đ zwłaszcza jeli system jest budowany od poczštku Đ może być bardzo korzystny. Jeli jednak nie jestemy pewni (a raczej trudno o to przy obecnym rozwoju technologii), że będziemy używać urzšdzeń jednej tylko firmy, może to być przyczynš problemów w przyszłoci (np. zainstalowalimy nawietlarkę firmy A, ale CtP chcielibymy mieć firmy B Đ bardzo korzystne cenowo, w dodatku nowe płyty sš o połowę tańsze niż tradycyjne, no i jeszcze ten rewelacyjny proofer firmy C Đ kto by przypuszczał, że można mieć co takiego na biurku), to w takim wypadku może się okazać, że będziemy mieli kilka systemów workflow, każdy do innego urzšdzenia. Każdy z nich wymaga utrzymania (np. koszty upgradeŐów, aktualizacji komputerów, serwis), oddzielnego sprzętu (np.: Harlequin na Macu, ale Delta jest już na Windows, a Brisque na Sunie), a co za tym idzie Đ umiejętnoci posługiwania się nim, posiada różne interfejsy, a często również różne zakresy funkcjonalne (tak więc np. pewne rzeczy możliwe do wykonania w jednym systemie nie sš możliwe w innym). W rezultacie okazuje się, że całoć jest doć skomplikowana i kosztowna w eksploatacji. W podobnej sytuacji sš użytkownicy posiadajšcy już jaki system (choćby nawietlarka + RIP, czy wręcz kilka urzšdzeń Đ typowy przykład to nawietlarnie). Tu wybór systemu jest naprawdę trudny, zwłaszcza jeli chciałoby się zrobić to w sposób optymalny i wykorzystać posiadane zasoby. Decydujšc się na system działajšcy w PDF możemy natknšć się na problem niekompatybilnoci RIPa np. z PDF (lub którš jego wersjš). Nieraz możliwy jest upgrade RIPa do wersji obsługujšcej PDF; niestety często jest to drogie rozwišzanie i podnosi koszt całego przedsięwzięcia. Być może producent systemu workflow oferuje możliwoć sterowania urzšdzeniami innych producentów, ale np. nasze urzšdzenie nie znajduje się w tym gronie (zbyt stary model, inny rodzaj interfejsu, wymaga dodatkowego oprogramowania niezależnego producenta) lub wymaga użycia własnego RIPa. Być może zależałoby nam na bardzo zaawansowanej automatyzacji pracy (np. automatyzacji tworzenia wersji językowych), skalowalnoci systemu czy możliwoci zdalnego sterowania pracš poprzez Internet. A może musimy używać PostScriptu albo TIFF-IT? Czy system potrafi zajšć się takimi formatami plików? Czy jedynym formatem wejciowym/wyjciowym jest PDF (1 bit TIFF, PS, Scitex CT/LW) i czy możliwa jest konwersja między tymi formatami? Jaka jest jakoć tej konwersji? Czy system jest skalowalny, tj. czy można łatwo zwiększać jego wydajnoć i w jaki sposób (np. przez dodanie dodatkowych komputerów)? Jaka platforma sprzętowa i system operacyjny sš stosowane i co z tego wynika dla użytkownika (Mac OS, PC z Windows, Unix Đ Irix, Solaris, a może Linux)? Czy spełnia nasze specjalistyczne wymagania (np. drukowanie opakowań, gazet, flekso, rotograwiura, specjalistyczne rastry, automatyzacja)?
Zagadnienia zwišzane z systemami workflow sš bardzo obszerne i często skomplikowane. Wraz z rozwojem potrzeb i wiadomoci użytkowników stajš się one coraz ważniejszym elementem pracy: miejscem, które staje się jednym z najważniejszych punktów w procesie produkcji. Wielu użytkowników podjęło wyzwanie, dla wielu jest to najbliższa przyszłoć. Jeszcze inni wkraczajš w obszary, które sytuujš ich wród najbardziej zaawansowanych rozwišzań w wiecie. Przy wszystkich technicznych zawiłociach należy jednak brać też pod uwagę fakt, że nawet najbardziej zaawansowany system nie zrobi niczego sam, a w sytuacjach, gdy organizacja produkcji nie jest najmocniejszš stronš, może okazać się wręcz utrudnieniem i kosztownš inwestycjš. Workflow to przecież przepływ pracy, struktura organizacyjna, schemat postępowania i działania. Systemy workflow to tylko narzędzia, które majš ułatwić realizację tej idei.
