Zakup nowego systemu informatycznego zajmuje zazwyczaj drugie miejsce na liście kluczowych inwestycji w przedsiębiorstwie – po nowych maszynach i urządzeniach. Dzieje się tak, ponieważ o wiele łatwiej wyliczyć zwrot z inwestycji w nową maszynę niż z zakupu zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem.
Decydując się wyłożyć pieniądze na rozbudowę parku maszynowego firma zyskuje zwiększoną wydajność produkcyjną, zdolność zaoferowania nowych produktów oraz szansę rozwoju współpracy z dotychczasowymi i potencjalnymi klientami. W dodatku nowe maszyny zaczynają spłacać inwestycję tuż po uruchomieniu. Czy zatem warto rezygnować z tego scenariusza, a zamiast tego czekać kilka miesięcy na zakończenie wdrożenia nowego oprogramowania? Wieloletnie obserwacje potwierdziły, że inwestycje w systemy wspomagania zarządzania firmą są najlepszym sposobem na usprawnienie funkcjonowania, poprawienie konkurencyjności i zyskowności oraz znaczący wzrost jakości obsługi klienta. Z badań prowadzonych przez grupę Vanson Bourne wynika, że producenci opakowań skutecznie wykorzystujący nowoczesne systemy ERP/MIS mogą osiągnąć marże o 40 proc. wyższe niż ich konkurenci, którzy posiadają mniej zaawansowane systemy.
Firmy wykorzystujące tego typu narzędzia podkreślają, że systemy ERP/MIS to sposób na zwiększenie efektywności działania organizacji, umożliwiający dokonywanie analiz i bieżące śledzenie przepływu informacji, a także optymalizację kosztów. Aby osiągnąć oczekiwany cel, wymagane są: wewnętrzne przygotowanie organizacji, wybór odpowiedniego systemu oraz przeprowadzenie wdrożenia według określonej metodologii. Pierwszy z aspektów jest zadaniem dla menedżerów – muszą oni mentalnie przygotować pracowników do zmian, które wpłyną na ich sposób codziennej pracy, a także oszacować oczekiwany zwrot z inwestycji ROI (Return of Investment). Pracownicy powinni widzieć korzyści płynące z codziennej pracy z aplikacją, dlatego duże znaczenie dla całego projektu ma wybór odpowiedniego systemu ERP/MIS. Na
rynku dostępnych jest wiele uniwersalnych systemów, które służą do zarządzania zasobami i przepływem informacji w przedsiębiorstwie. Nie wszystkie są zaprojektowane, aby obsłużyć specyficzne parametry i zmienne związane z procesem drukowania i produkcji opakowań takie jak: liczba użytków na arkuszu, konsumpcja farby, gramatura podłoża itp. Nowoczesny system powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa oraz wspierać drukarnię we wszystkich aspektach codziennej działalności od pozyskania klienta, poprzez procesy przygotowania i realizacji produkcji, aż po kontrolę kondycji finansowej firmy.
Decydując się na zakup systemu MIS/ERP powinniśmy zwrócić uwagę na kompleksowość narzędzi, które składają się na system. Analizy biznesowe są kluczowym narzędziem zintegrowanego systemu informatycznego. Przedsiębiorstwa korzystające z modułu Business Intelligence (BI) mają obrazowy dostęp do wszystkich informacji o opłacalności zleceń oraz kosztach produkcji. Mogą w szybki sposób identyfikować najbardziej zyskowne grupy produktów, maszyny, zakłady produkcyjne, klientów czy też zlecenia. Moduł Business Intelligence pozwala łatwo zinterpretować i przekształcić duży zasób danych w informację, którą można wykorzystać do podjęcia szybkich i dokładnych decyzji wpływających na optymalizację wydajności firmy. Korzyści płynące z modułów analitycznych to m.in. poprawa produktywności firmy poprzez całkowitą redukcję czasu potrzebnego na zebranie i uporządkowanie danych, wzrost przychodów poprzez monitorowanie i analizowanie wyniku firmy w zależności od zmian czynników takich jak kurs walut, koszt surowców itp., kontrola kondycji finansowej poprzez identyfikowanie poziomu marży dla maszyn, handlowców, klientów czy poszczególnych zleceń. We współczesnym biznesie narzędzie Business Intelligence jest kluczowe do codziennego podejmowania decyzji wpływających na wydajność firm opakowaniowych.
Moduł kalkulacji i tworzenia ofert, aby był wydajny, musi być zaprojektowany z myślą o specjalnych wymaganiach firm opakowaniowych i rozróżniać produkty takie jak etykiety, opakowania kartonowe, opakowania foliowe oraz procesy druku i ekstruzji folii.
Firmy opakowaniowe korzystające z profesjonalnych narzędzi do kalkulacji mogą momentalnie porównywać różne wersje produkcji oraz koszty z nią związane, na które wpływają: sposób montażu, nakłady, rodzaj surowca, zastosowane maszyny dla każdego zlecenia. Inteligentne systemy do kalkulacji zapewniają możliwość przygotowania ofert najatrakcyjniejszych cenowo dla klientów oraz najbardziej rentownych dla firmy. Możliwość budowania biblioteki najczęściej produkowanych wyrobów pozwala zautomatyzować proces wyceny z uwzględnieniem procesów przygotowania produkcji (CAD), wytworzenia niezbędnych narzędzi (płyt, wykrojników itp.), zakupu surowców, procesów produkcyjnych i kosztu transportu.
W branży opakowaniowej utrzymanie satysfakcji klientów poprzez wytwarzanie produktów wysokiej jakości jest niejednokrotnie dużo ważniejsze niż konkurowanie ceną. Aby osiągnąć ten cel, konieczna jest kontrola jakości surowców oraz stabilności procesów produkcyjnych.
Systemy MIS/ERP powinny być wyposażone w narzędzia kontroli jakości pozwalające na:
n Testy jakościowe na produktach: rejestrację wyników badań wykonanych na wyrobach gotowych oraz ich ocenę na podstawie wewnętrznych standardów lub oczekiwań poszczególnych klientów.
n Obsługę reklamacji: zwrot zareklamowanej partii produktów przez klienta generuje konieczność wykonania kroków prowadzących do zdefiniowania przyczyny błędu, a także działań prowadzących do usunięcia problemu.
n Reklamacje wewnętrzne: błędy podczas produkcji skutkują powstaniem raportu czynności prowadzących do rozwiązania przyczyny oraz kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo z tego tytułu, na które składają się m.in. czas produkcji i koszt surowców.
n Monitorowanie jakości przyjmowanych surowców: jest konieczne, aby produkt finalny dostarczany do klienta był najwyższej jakości. Dzięki integracji z modułami planowania oraz zakupów, w przypadku wadliwego surowca z wyprzedzeniem można przewidzieć braki i zaplanować dodatkową dostawę materiału.
Poza modułami BI, kalkulacji i zarządzania jakością nowoczesne systemy ERP/MIS powinny być wyposażone w szereg zaawansowanych funkcjonalności wspomagających i optymalizujących produkcję, do których zaliczamy między innymi: narzędzia do prognozowania popytu – MRP, algorytmy optymalizujące plan produkcji, integracje systemu informatycznego z maszynami z wykorzystaniem czujników, obsługę magazynu za pomocą czytników kodów kreskowych.
W celu wykorzystywania potencjału, jaki niesie ze sobą system ERP/MIS i osiągnięcia zakładanego zwrotu z inwestycji niezbędna jest jego skuteczna implementacja. Wdrożenie wymaga zaangażowania zasobów po stronie przedsiębiorstwa, firmy konsultingowej oraz współpracy pomiędzy nimi. Ogromną rolę odgrywa zaufanie do firmy, która będzie zajmować się implementacją oprogramowania. Firma Reprograf od wielu lat zajmuje się wdrażaniem informatycznych systemów przeznaczonych dla poligrafii. Dzięki współpracy z EFI – światowym liderem w zakresie oprogramowania ERP/MIS oferuje szereg systemów dedykowanych różnym segmentom branży drukarskiej. Na szczególną uwagę zasługuje system EFI Radius integrujący rozwiązania ERP/MIS dla branży opakowań i etykiet, wykorzystujący, analizujący, interpretujący i organizujący dane z całej firmy, co pozwala na natychmiastowy dostęp do istotnych informacji. W efekcie umożliwia on skuteczne i precyzyjne podejmowanie decyzji biznesowych. Radius to elastyczne rozwiązanie do zaimplementowania w dowolnych warunkach i przy najróżniejszych metodach pracy. Jest to skalowalne rozwiązanie oparte na zasadach Lean Manufacturing, które efektywnie zarządza procesami biznesowymi dla wielu lokalizacji, różnych walut, wielu języków i produktów, w tym m.in. opakowań kartonowych, etykiet, opakowań foliowych. EFI Radius zaufało już wielu uznanych producentów opakowań. Amcor, Avery Dennison, Chesapeake Group, Clondalkin Group, Contego Group, Essentra Packaging, CPC Europe, Danapak, Labelpak, MTL Lithuania, Multipress Poland, Smurfit, Alcan Packaging, Flexoprint, MPI Labels, Multi-Color, Multipack, RR Donnelley czy SPR Packaging to jedni z wielu zadowolonych klientów.
