Drukarnia Aara została założona w 2006 roku w Krakowie, gdy Paweł Białokur, technik-poligraf, absolwent Zespołu Szkół Poligraficzno-Księgarskich postanowił założyć własną drukarnię. Obecnie, już jako prezes zarządu drukarni, dzieli się doświadczeniami wskazując, jak system Optimus, który wykorzystuje w swojej firmie, przyczynił się do jej rozwoju.
Co skłoniło Państwa do poszukiwań rozwiązania systemowego? Jakie były przesłanki tego zakupu?
––––––––––
Paweł Białokur: Pierwszymi klientami Aary były krakowskie restauracje, kluby i agencje reklamowe. W tamtym okresie 90 proc. naszych zleceń stanowiły ulotki, będące głównym źródłem informacji o firmach. Każdy pamięta czasy, kiedy w centrach miast stali młodzi ludzie rozdający na każdym rogu ulic ulotki. Jednak wraz z rozwojem internetu nakłady tego typu prostych materiałów reklamowych i katalogów zaczęły gwałtownie spadać. Około roku 2011 zaczęliśmy przekształcać produkcję w kierunku opakowań i bardziej skomplikowanych druków. Wiązało się to z koniecznością zakupu nowych maszyn do produkcji opakowań i poszukiwaniami nowych klientów. Rozwijająca się firma stawiała przed nami nowe wyzwania związane z kontrolowaniem przepływu prac, archiwizowaniem kalkulacji i wznawianiem zleceń, np. takich, które były realizowane przed rokiem. Wiedzieliśmy, że albo zatrudnimy kolejnych pracowników biurowych, którzy nam poukładają przepływ informacji, albo wdrożymy program dedykowany drukarniom, który byłby w stanie uwzględnić specyfikę procesów poligraficznych.
Dlaczego zdecydowali się Państwo akurat na Optimusa? Jakie cechy tego rozwiązania stały za tą decyzją?
––––––––––
P.B.: Znalezienie programu, który spełniałby nasze wymagania, nie było proste. Odbyliśmy kilkanaście spotkań z firmami sprzedającymi programy do przepływu prac w drukarniach, z dwiema nawet rozpoczęliśmy wstępne wdrożenie. Ale już podczas pierwszych prac na jaw zaczynały wychodzić ograniczenia i brak możliwości dopasowania systemu do naszych wymagań. W 2015 roku poznałem Bogusława Lichońskiego z firmy Optimus, który okazał się osobą kompetentną i co najważniejsze, bardzo dobrze znającą wszystkie procesy produkcyjne drukarni. Podczas poprzednich próbnych wdrożeń mnóstwo czasu traciłem na tłumaczenie elementarnych zasad produkcji. Firmie Optimus nie musiałem niczego tłumaczyć – to było dla mnie decydujące, bo zbudowało kontakt i porozumienie między nami, a także zwiastowało dobrą współpracę.
Kiedy się odbyło i jak przebiegło wdrożenie?
––––––––––
P.B.: Umowę zakupu programu Optimus podpisaliśmy w 2016 roku, a wdrożenie systemu zajęło około 8 miesięcy. Pamiętam, że w tym czasie Bogusław Lichoński był bardzo zaangażowany i odbierał każdy mój telefon. Spędziliśmy setki godzin na rozmowach oraz dopracowywaniu każdego szczegółu programu, tak aby w pełni dopasować go do naszych potrzeb i oczekiwań.
Z których modułów systemu korzystają Państwo najczęściej? Do jakiego typu prac są one wykorzystywane?
––––––––––
P.B.: Obecnie korzystamy z programu już sześć lat; używamy modułów kalkulacyjnego i zarządzania produkcją i z obu jesteśmy bardzo zadowoleni. Każdy proces produkcyjny mamy wprowadzony do programu i wyceniony. Co ciekawe, system jest na tyle elastyczny, że niektórzy klienci mają swój własny szablon kalkulacyjny. Ich zlecenia są tak skomplikowane, że wymagają indywidualnego traktowania, a w naszym systemie takie dopasowanie nie stanowi żadnego problemu. Oprócz samego programu Optimus mamy też wykupiony pakiet wsparcia technicznego – to dla nas bardzo ważne w codziennej pracy. Rynek i zlecenia zmieniają się dynamicznie, a w ślad za tym w naszym programie cały czas powstają nowe funkcje. Dzięki supportowi wszystkie zmiany, których potrzebujemy, mamy już w cenie; to duża oszczędność czasu i pieniędzy.
Na jakie potrzeby drukarni odpowiada to rozwiązanie? Co udało się osiągnąć dzięki inwestycji?
––––––––––
P.B.: Dzięki modułowi kalkulacyjnemu nasz dział sprzedaży otrzymał narzędzie, za sprawą którego nawet skomplikowane kalkulacje mogą wykonywać osoby bez doświadczenia produkcyjnego. Przed wdrożeniem Optimusa było trudniej: nasi klienci musieli czekać na wycenę nawet do 2 dni, ponieważ przepływ informacji kosztowych opierał się na dwóch osobach w firmie, a dokładnie na kierowniku produkcji i właścicielu. Każdy z nas trochę inaczej liczył czas pracy oraz wydajności, co powodowało lekkie rozbieżności cenowe. Problemy pojawiały się przy ponownych wycenach, które różniły się między sobą, z czego klienci nie byli zadowoleni.
Obecnie możemy modyfikować archiwalne kalkulacje liczone nawet na 2016 r. i wszystko jest spójne i logiczne. Kalkulacje mogą być wykonywane przez wszystkie osoby z działu sprzedaży, a nasi klienci dostają wyceny w ciągu 1 godziny, czyli bez porównania szybciej niż kiedyś. Bywają dni, że w ciągu dnia wykonujemy około 200 kalkulacji; przedtem byłoby to niewykonalne.
Jako administrator systemu mogę szybko i sprawnie modyfikować ceny, co jest praktyczną i użyteczną funkcjonalnością, ponieważ obecnie ceny surowców i koszty pracy bardzo szybko się zmieniają. W tej sytuacji łatwość modyfikacji kosztów jest na wagę złota lub wręcz rentowności firmy.
Jakie funkcjonalności i cechy systemu cenią Państwo najbardziej?
––––––––––
P.B.: Oprócz kalkulacji możemy uzyskać wszystkie raporty o rentowności zlecenia. Dzięki nim wiemy doskonale, ile godzin trwała dana czynność, ile kosztowały surowce i co najważniejsze – czy czas pracy zakładany na wykonanie zlecenia pokrywa się z rzeczywistym czasem, jaki pracownicy na to poświęcili. Dodatkowym atutem programu Optimus jest łatwość w dodawaniu nowych maszyn i procesów do kalkulacji.
Mamy wykupioną usługę wsparcia technicznego, co w praktyce oznacza, że gdy pojawi się nowe urządzenie, to programiści je automatycznie dodają. Całość trwa jedynie 2-3 dni plus testy, a my nie ponosimy z tego tytułu żadnych dodatkowych kosztów, gdyż tego typu modyfikacje mamy w cenie pakietu wsparcia. Support obejmuje również wsparcie techniczne, jeśli na naszym serwerze coś nie działa poprawnie. Na dzień dzisiejszy przy naszej skali działalności i stale rosnących obrotach nie wyobrażam sobie poprawnego funkcjonowania firmy bez Optimusa.
Dlaczego, Pana zdaniem, warto automatyzować procesy w drukarni i wdrażać rozwiązania typu MIS/ERP?
––––––––––
P.B.: W dzisiejszych czasach traktowałbym automatyzację bardziej jako wymóg rynku i nie zadawałbym sobie pytania, czy warto, tylko jak szybko da się to zrobić. Zarządzanie firmą bez sprawnie działającego systemu jest sporym wyzwaniem, zupełnie niepotrzebnym w sytuacji, gdy pod ręką są gotowe narzędzia ułatwiające pracę. Rozwiązania systemowe typu Optimus pozwalają na usprawnienie wielu procesów i redukcję kosztów funkcjonowania biura. To, czego można oczekiwać od takiego systemu, to poprawa jakości obsługi klienta, szybkie wykonywanie kalkulacji, kontrola czasu pracy pracowników i kosztów materiałów, a także sprawniejsza archiwizacja zleceń i zamówień. Dla mnie bardzo ważna okazała się też możliwość szybkiego i sprawnego wdrażania nowych pracowników.
Słyszę, że jest Pan zadowolony z posiadanego rozwiązania; czy w takim razie w przyszłości zamierzają Państwo rozbudować jeszcze swój system?
––––––––––
P.B.: Tak, w przyszłości planujemy rozbudować system o Moduł CRM i Planowanie produkcji. Optimus posiada otwartą architekturę, dzięki własnemu API możliwe są integracje z zewnętrznymi systemami. Być może będziemy chcieli wykorzystać i taką możliwość rozwoju.
Dziękuję za rozmowę, życzę dalszych sukcesów!
Rozmawiała Blanka Zapalska
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
