Zakup i wdrożenie systemu informatycznego to bardzo poważne przedsięwzięcie nie tylko pod względem organizacyjnym, ale również finansowym. System, który ma wspomagać i usprawniać wszystkie aspekty prowadzenia działalnoci, jest bardzo skomplikowanym oprogramowaniem, dlatego też jego wdrożenie wišże się z poniesieniem dużych nakładów inwestycyjnych.
Tak też należy traktować system informatyczny: jako inwestycję, która powinna po pewnym czasie przynosić firmie konkretny zysk. Sam problem oszacowania opłacalnoci wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego nie jest prosty, być może dlatego rzadko dokonuje się prób zmierzenia z tym zagadnieniem.
Na szczęcie wszyscy Đ zarówno kupujšcy, jak i sprzedajšcy Đ czujš intuicyjnie, że inwestycja w informatykę oraz, co się z tym wišże, usprawnienie organizacji na dłuższš metę się opłaca. Swojš drogš jest to bardzo ciekawy przypadek inwestycji, którš wszyscy z góry traktujš jako rentownš nie starajšc się nawet dokonać analizy jej opłacalnoci. Za namowš redakcji Poligrafiki chciałbym w ramach niniejszego artykułu zmierzyć się z problemem oszacowania opłacalnoci wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego, dzielšc się z Państwem moimi dowiadczeniami zdobytymi podczas licznych wdrożeń takiego oprogramowania m.in. w drukarniach. Dzięki uprzejmoci firm poligraficznych wykorzystujšcych od kilku lat system Printmanager, które udostępniły mi wybrane dane finansowe oraz podzieliły się ze mnš dowiadczeniami dotyczšcymi korzyci, jakie daje im użytkowanie tego systemu, mogłem realnie oszacować pewne pozycje bilansu, które będę analizował w celu zaprezentowania Państwu metody na okrelenie rentownoci wdrożenia systemu. Mam nadzieję, że wartoci, które przyjmę w wyliczeniach, będš mniej więcej charakteryzowały redniej wielkoci drukarnię działajšcš na polskim rynku, korzystajšcš już najczęciej z jakiego oprogramowania fakturujšcego, finansowo-księgowego czy kalkulacyjnego oraz posiadajšcš infrastrukturę informatycznš w postaci sieci składajšcej się z kilku komputerów.
Pierwszym etapem okrelania rentownoci jest zdefiniowanie tego, co ma być osišgnięte po wdrożeniu systemu. Niestety, prognozowanie wzrostu sprzedaży np. o 15%, które daje przedsiębiorstwu konkretny wzrost zysku, jest argumentem trudnym do umotywowania. Pewne założone parametry gospodarcze nie da-dzš się bezporednio przełożyć na pienišdze, np.: poprawa rotacji zapasów materiałów i wyrobów gotowych w magazynach, ułatwienia w planowaniu, sterowaniu i ledzeniu produkcji, skrócenie czasu opracowania kalkulacji i oferty dla klienta lub kontrola należnoci. Starałem się jednak oszacować ich wpływ na parametry mierzalne, takie jak zmniejsze-nie wartoci zapasów lub zmniejszenie poziomu należnoci. W zwišzku z tym zdecydowałem się na przedstawienie rentownoci wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego w oparciu o oszczędnoci, które można uzyskać ze zmniejszenia poziomu rodków obrotowych i potraktowałem te oszczędnoci jako dodatkowe przychody finansujšce zakup i wdrożenie systemu. Chciałbym w tym miejscu zaznaczyć, że dowiadczenia firm użytkujšcych zintegrowane systemy informatyczne wskazujš, iż wartoć zapasów magazynowych może ulec zmniejszeniu nawet o 60%, a na przykład czas potrzebny na przygotowanie kalkulacji i oferty skraca się często o połowę. Bazujšc już jedynie na tych informacjach każdy jest w stanie w prosty sposób wyliczyć, ile w jego firmie można zaoszczędzić zmniejszajšc zapas magazynowy oraz ile jest warty czas pracy handlowców i technologów, którzy obecnie marnujš go prawdopodobnie na zbyt czasochłonne opracowywanie ofert i kalkulacji.
Prezentację metody oszacowania rentownoci zakupu i wdrożenia systemu rozpoczynam od przedstawienia w tabeli 1 wartoci nakładów inwestycyjnych na informatykę ponoszonych przez drukarnię w pięciu kolejnych latach.
W celu przedstawienia struktury majštku obrotowego redniej drukarni posłużyłem się analizš rodków obrotowych. rodki obrotowe przyjšłem jako sumę zapasów, rodków pieniężnych oraz należnoci i roszczeń. W tabeli 2Ęw kolumnie dla pierwszego roku zaprezentowany jest poziom rodków obrotowych wraz z ich strukturš na koniec roku, w którym odbywa się wdrożenie systemu, ale jeszcze nie występujš korzyci z niego płynšce. Dla uproszczenia przyjšłem, że właciwa praca systemu rozpoczyna się od poczštku następnego roku. Po wykonaniu analizy możliwoci uzyskania redukcji poziomu rodków obrotowych w następnych latach w poszczególnych kolumnach prezentuję wyliczone wartoci.
W oparciu o dane, które udało mi się uzyskać oraz własne dowiadczenie przyjmuję, że wprowadzenie usprawnień organizacyjnych w obszarze produkcji i handlu będzie skutkowało oszczędnociami w zaangażowaniu kapitału obrotowego. Oszczędnoci możliwe do osišgnięcia w poszczególnych latach wykorzystywania systemu informatycznego przedstawiam w tabeli 3. Należy przy tym pamiętać, iż założyłem, że właciwe użytkowanie systemu rozpocznie się od poczštku drugiego roku, dlatego też w pierwszym roku nie występujš żadne oszczędnoci. Wartoci wynikajšce z oszczędnoci rodków obrotowych obliczone zostały dla każdego roku z różnicy ich wartoci w stosunku do roku poprzedzajšcego, które zostały przedstawione w tabeli 2.
Przepływy finansowe zwišzane z nowym rozwišzaniem okreliłem jako różnicę między wydatkami netto w poszczególnych latach (tab. 1) a traktowanymi jako przychody oszczędnociami rodków obrotowych (tab. 3).
W celu przedstawienia rentownoci wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego posłużyłem się rachunkiem wartoci zaktualizowanej netto i wewnętrznej stopy zwrotu.
Wartoć zaktualizowana netto (ang. Net Present Value Đ NPV) stanowi sumę zdyskontowanych (dla każdego roku oddzielnie) przepływów pieniężnych netto przy ustalonym poziomie stopy dyskontowej. Mówišc inaczej, okrela wartoć zdyskontowanych na dany moment przepływów pieniężnych. W moich obliczeniach współczynnik dyskonta został ustalony na podstawie stopy inflacji i ma za zadanie dyskontować przepływy tylko o prognozowanš inflację w każdym roku (tabela 4, wiersz 5.).
Wewnętrzna stopa zwrotu (ang. Internal Rate of Return Đ IRR) wyznacza dokładnš rentownoć wdrożenia systemu i oznacza takš stopę zwrotu nakładów, przy której NPV = 0. IRR oznacza jednoczenie maksymalnš stawkę procentowš, jakš firma może zapłacić za użytkowanie rodków pieniężnych; w tym sensie okrela maksymalne oprocentowanie kredytu, na jakie może przystać firma kupujšca i wdrażajšca system informatyczny.
Jak wynika z przeprowadzonego w tabeli 4 rachunku, zaktualizowana wartoć przychodów netto z przedsięwzięcia po czterech latach użytkowania systemu wyniesie ponad 260 tys. złotych. Wewnętrzna stopa zwrotu (IRR) jest dodatnia już w pierwszym roku eksploatacji nowego systemu informatycznego i wynosi aż 119%, a po czterech latach osišga poziom 180%. Oznacza to, iż system zwraca się ponaddwukrotnie już po pierwszym roku użytkowania, a z każdej zainwestowanej złotówki otrzymamy po czterech latach dodatkowo 1 złotówkę i 80 groszy zysku.
Podsumowujšc chciałbym podkrelić, iż przedsięwzięcie majšce na celu zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagajšcego zarzšdzanie w firmie poligraficznej okazuje się być bardzo rentowne. Ponadto zmiany wprowadzone w organizacji firmy przyczyniajš się do poprawy jej funkcjonowania w wielu obszarach i zapewniš jej dalszy rozwój w przyszłoci. Mam nadzieję, że tym samym przekonałem Państwa, iż naprawdę warto wdrażać nowoczesne rozwišzania informatyczne w swoich organizacjach, a pytanie, które postawiłem w tytule, należałoby zmienić i zapytać ăCzy polskie firmy poligraficzne stać na to, aby zwlekały i rezygnowały z korzyci, jakie daje użytkowanie zintegrowanych systemów informatycznych?Ó.
