Matthieu Bossan, dyrektor regionalny ds. rozwiązań korporacyjnych w firmie Kodak Graphic Communications Group wyjaśnia, jak ostatnie osiągnięcia w dziedzinie workflow pomagają dostawcom usług poligraficznych zwiększać efektywność i zdobywać nowe rynki.
Słownikowa definicja systemu workflow to „przepływ bądź postęp pracy dokonywany przez przedsiębiorstwo, branżę, oddział albo osobę; prędkość, przy której taki przepływ czy postęp ma miejsce”. W naszej branży obserwowaliśmy w ostatnich latach znaczące osiągnięcia w dziedzinie workflow, a dobry workflow zajmuje obecnie centralne miejsce w odnoszących sukcesy firmach poligraficznych. Po pierwszej dużej fali digitalizacji, gdy klienci patrzyli na CtP tylko przez pryzmat obniżenia kosztów i zwiększenia jakości, obserwujemy drugą falę – inwestycji. Tym razem jest to faza inwestycji w systemy workflow mające zwiększyć wydajność obróbki i przepływu zleceń. Przy właściwym wdrożeniu pozwolą one zarówno pozyskiwać nowych klientów, jak i utrzymywać obecnych. Na czele czynników sprawiających, że system workflow obniża koszty, znajduje się kwestia zróżnicowania usług poligraficznych świadczonych przez drukarnię oraz możliwość generowania dodatkowych przychodów np. przez wykorzystanie portali internetowych w celu zwrócenia uwagi nowych klientów.
Jednak rezultat zmian w oferowanych przez firmy poligraficzne usługach takich jak druk cyfrowy czy zarządzanie zasobami cyfrowymi stanowią sytuacje, w których usługodawcy są konfrontowani z czymś, co można opisać jako „wyspy automatyzacji”, gdzie mamy do czynienia z rozmaitymi systemami, które nie są w stanie komunikować się między sobą. Przez ciągłe dodawanie usług i urządzeń te „wyspy automatyzacji” mogą doprowadzić do zatoru, zmniejszając zdolność firmy poligraficznej zarówno do dotrzymywania terminów, jak i zapewniania jakości pożądanej przez klientów. Jest to wynikiem kompleksowości (i płynącego stąd wyższego ryzyka błędu) stworzonej przez wprowadzenie do fazy druku dodatkowych procesów.
Wspólna platforma workflow z właściwymi funkcjami pozwalającymi na usprawnienie tych nowych procesów (wraz z już istniejącymi) staje się czymś oczywistym i naturalnym, ale kiedy mówimy o unifikacji systemu workflow, co właściwie mamy na myśli? Podstawowym założeniem pakietu Kodak Unified Workflow Solutions była chęć stworzenia wspólnej platformy systemowej, która połączyłaby różne, niekompatybilne ze sobą systemy i pozwoliła stworzyć jeden spójny workflow. Zunifikowany workflow obejmuje cztery kluczowe obszary: biznes (tj. systemy MIS: kalkulacje, planowanie, ustalanie terminów, stany magazynowe, prognozy sprzedaży itd.); kolor (zatwierdzanie, stałość kolorów, odbitki próbne kontraktowe i impozycyjne, zarządzanie kolorem, kalibracja maszyn cyfrowych i offsetowych, kontrola jakości druku); dane (np. informacje wykorzystane do stworzenia spersonalizowanej komunikacji, CRM, biblioteki zasobów) i produkcja (funkcje pozwalające na zarządzanie oraz produkcję zleceń).
Zunifikowany workflow to nie tylko ujednolicenie technologii drukowania, ale też standaryzacja procesów biznesowych i interakcja z klientami oraz otoczeniem biznesowym i produkcyjnym systemu. Inaczej nie byłoby możliwe zapewnienie wydajności pozwalającej na sprostanie wymaganiom rynkowym (redukcja kosztów, usuwanie błędów ludzkich, wspólne środowisko dla różnych stron produkcji poligraficznej, włączając w to klientów, przejrzystość i śledzenie produkcji). Workflow taki musi być też otwarty, pozwalając na współpracę zarówno z narzędziami dotychczas stosowanymi przez firmę poligraficzną, jak i na rozwiązania firm trzecich.
Kluczową kwestią związaną z pakietem Unified Workflow Solutions jest fakt, że został on zaprojektowany tak, by dostosowywać się do zmian stale zachodzących w firmie poligraficznej, dopasowującej się do dynamiki rynku. Przyglądając się branży już widzimy wiele przykładów takich zmian: zwiększona segmentacja i regionalizacja w zakresie komunikacji; zwrot ku produkcji „na czas”; wdrażanie systemów zdalnego proofingu i systemów workflow; usługi typu web-to-print; integracja klientów z firmami poligraficznymi – żeby wskazać tylko kilka z nich – i oczywiście będzie ich coraz więcej.
Podkreślenia wymaga fakt, że koncepcja jednolitego workflow nie odnosi się wyłącznie do dużych firm poligraficznych czy przedsiębiorstw, które mają luksus startowania na rynku. Może on mieć równie duże znaczenie dla każdej drukarni, niezależnie od jej wielkości czy sytuacji rynkowej, gdyż jednym z jego założeń jest modularność i możliwość skalowania. Zunifikowany system workflow nie jest gotowym produktem jak Quark-XPress czy Microsoft Office, które kupuje się w pudełku. Jedno rozwiązanie po prostu nie może pasować do wszystkiego, gdyż w przypadku różnych klientów mogą mieć znaczenie zupełnie różne narzędzia biznesowe. Dla jednej firmy może to być integracja MIS, dla innej – wdrożenie usług typu web-to-print. W pewnych przypadkach niezbędne będzie wręcz napisanie oprogramowania dla klienta, aby dostosować się do jego szczególnych, precyzyjnych wymagań, a taka elastyczność to ważny aspekt. Co więcej, firma poligraficzna nie musi inwestować w nowy sprzęt, aby rozpocząć unifikację swoich systemów workflow. Tak naprawdę w wielu przypadkach broniłbym korzyści płynących z wolniejszego, modułowego wdrażania. Taka metoda bowiem zmniejsza prawdopodobieństwo zakłóceń działalności, redukuje ryzyko zestarzenia się sprzętu, zapewniając jednocześnie skalowalność i właściwą ścieżkę rozwoju.
W jakim miejscu zatem jesteśmy teraz? Mija właśnie półtora roku od targów Ipex 2006, gdzie pakiet Kodak Unified Workflow Solutions został oficjalnie wprowadzony i zaprezentowany na rynku europejskim. Od tego czasu jednolity workflow nie jest już tylko piękną ideą, ale stał się rynkową rzeczywistością. W regionie EAMER mamy liczne przykłady firm przekształcających swoje działania dzięki integracji systemu workflow, a liczba wdrożeń rośnie z każdym dniem. Są to różne firmy, o różnych czynnikach stymulujących ich rozwój, ale wszystkie czerpią z korzyści oferowanych przez zunifikowane rozwiązania workflow, odpowiadające ich specyficznym potrzebom biznesowym.
