n IDC przygotowało dla Was raport; czego on dotyczy?
Jacek Tarkiewicz: Tak, IDC zbadało na nasze zlecenie, w jaki sposób firmy wykorzystują rozwój technologiczny, czy nadążają za zmianami, jakie przynosi cyfrowa rewolucja i jak w to wszystko wpisują się współczesne urządzenia wielofunkcyjne. W efekcie powstała Biała księga IDC: „Czy wykorzystywane przez Ciebie procesy biznesowe ograniczają Twoje możliwości rynkowe? Wydajne drukowanie oraz zarządzanie dokumentami za pomocą inteligentnych urządzeń wielofunkcyjnych”, która pokazuje, w jaki sposób można wykorzystać inteligentne urządzenia wielofunkcyjne (Smart MFP), żeby zoptymalizować procesy biznesowe i poprawić produktywność pracowników. Opracowanie IDC można pobrać z naszej strony internetowej www.oki.pl/smartmfs. IDC porusza w nim wiele aspektów, które są bardzo ważne we współczesnym świecie, m.in.: bezpieczeństwo informacji w kontekście cyfrowej rewolucji oraz coraz większej mobilności pracowników, jak podnieść wydajność firmy poprzez ulepszenie procesów związanych z firmową dokumentacją czy jaka jest rola Smart MFP w nowoczesnych firmach.
n 1.To jaka jest ta rola urządzeń Smart MFP?
J.T.:Nowoczesne przedsiębiorstwa rozwijają się szybko. Dzięki nowym technologiom zmienia się sposób i miejsce pracy. IDC przewiduje, że w ciągu następnych 3 lat mobilni pracownicy będą stanowić do 75 proc. siły roboczej. Utrzymanie produktywności i korzystanie ze świata mobilnej pracy wymagać będzie od dzisiejszych przedsiębiorstw narzędzi do zdalnego przetwarzania i cyfryzacji dokumentów oraz zapewniania dostępu do dokładnych informacji. W tym właśnie IDC upatruje rolę nowych urządzeń wielofunkcyjnych: są one narzędziem poprawy procesów biznesowych, ponieważ dzięki nim firmy łatwiej mogą przystosować się do zmieniających się trendów.
n Czyli mają być narzędziem cyfryzacji?
J.T.:IDC określiło je jako „konfigurowalne narzędzia przemian” dzięki automatyzacji wielu czasochłonnych zadań manualnych, umożliwiają one firmom koncentrację na działaniach wspierających rozwój. Rozwiązania umożliwiające zarządzanie drukiem, które kiedyś stanowiły oddzielny moduł, obecnie są wbudowane w urządzenie. Dzięki temu użytkownik otrzymuje dostęp do produktu o wysokiej funkcjonalności zaprojektowanego z myślą o obecnych stanowiskach pracy. Proste urządzenie zmieniło się w inteligentną drukarkę oraz centrum do wszechstronnego zarządzania dokumentami. Wszystko dzięki otwartej architekturze i pełnej współpracy z systemami informatycznymi klienta. Raport IDC pokazuje, że obecnie większość europejskich firm korzysta zarówno z dokumentów papierowych, jak i cyfrowych w swojej codziennej pracy, ale już jedna trzecia z nich planuje wkrótce całkowite przejście wyłącznie na formę cyfrową. Badania IDC pokazują, że wiele firm chciałoby dokonać archiwizacji dokumentów do postaci cyfrowej, aby zmniejszyć przestrzeń przeznaczoną do ich przechowywania w siedzibie lub poza nią. Ważną rolę w odchodzeniu od tradycyjnego obiegu dokumentów odgrywają właśnie inteligentne urządzenia wielofunkcyjne, które dzięki m.in. funkcji archiwizacji pozwalają dokonywać cyfryzacji informacji, eliminując w ten sposób potrzebę tworzenia dokumentacji papierowej. Możemy skanować dokumenty bezpośrednio na e-maila, do chmury lub do folderu w celu ich dalszego przetwarzania i archiwizacji. Skanowanie, które pozwala na cyfryzację papierowych dokumentów, to tylko pierwszy krok w inteligentnym obiegu dokumentów. Posługując się konkretnym przykładem: seria urządzeń SMART MFP MC700 i MB700 dzięki otwartej platformie sXP oraz dodatkowemu oprogramowaniu pozwala też na krok drugi, czyli zarządzanie dokumentami. Możemy np. edytować i przeszukiwać zeskanowane dokumenty (OCR), dodawać metadane, np. numery faktur, rozpoznawać kody paskowe, konwertować dokumenty do wielu formatów. Bardzo przydatna aplikacja stworzona specjalnie do naszych MFP, czyli Sendys Explorer ułatwia zarządzanie zeskanowanymi dokumentami i dzięki temu pozwala na dużą optymalizację funkcjonowania firmy. Z jej pomocą w łatwy sposób można przekształcić otrzymane skany do formatów Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, TIFF oraz przeszukiwalny PDF i PDF/A. Aplikacja umożliwia skanowanie bezpośrednio do różnych lokalizacji: systemu zarządzania dokumentami, e-maila, folderu sieciowego, serwera faksowego i do dowolnej chmury przechowującej dokumenty. IDC pokazuje, że 66 proc. europejskich firm wskazuje archiwizację dokumentów w jednym miejscu jako jedną z najważniejszych korzyści płynących z automatyzacji procesów biznesowych. W tym zaś bardzo pomocne są właśnie Smart MFP. W kontekście technologii biurowych inteligentne urządzenia wielofunkcyjne ewoluowały w bardzo krótkim czasie, przyczyniając się znacząco do wzrostu cyfryzacji dokumentów i co za tym idzie zwiększenia fizycznej przestrzeni w biurze.
n Mobilność to kolejny trend, który analizuje IDC. Jaki to ma wpływ na funkcjonowanie MŚP?
J.T.:Zdaniem firmy IDC do 2018 roku trzy czwarte pracowników w Europie Zachodniej będzie mobilnych. Pracownicy coraz częściej uzyskują dostęp do informacji biznesowych przy użyciu smartfonów i tabletów, a z opracowania firmy IDC wynika, że w ostatnim kwartale 2014 r. dostarczono rekordową liczbę 76,1 mln tabletów. Inteligentne urządzenia wielofunkcyjne muszą zatem zapewniać pracownikom małych i średnich przedsiębiorstw nie tylko funkcję bezpiecznego drukowania, ale także obsługę nowoczesnych urządzeń różnego typu. Rosnąca mobilność stworzyła pilną potrzebę natychmiastowego i bezpiecznego dostępu do rzetelnych informacji z dowolnego miejsca. Pomocne w tym jest wykorzystywanie aplikacji do druku mobilnego i skonfigurowanych rozwiązań dostępu do danych. Inteligentne urządzenia wielofunkcyjne Oki, dzięki kompatybilności z rozwiązaniami Google Cloud Print i AirPrint firmy Apple Inc, umożliwiają przedsiębiorstwom zdalne oraz bezpieczne drukowanie mobilne. Zapewnianie pracownikom dostępu „w każdym miejscu i w każdym czasie” budzi wiele obaw związanych z bezpieczeństwem. W związku z istnieniem coraz większej ilości wrażliwych cyfrowych danych korporacyjnych, przedsiębiorstwa muszą zwracać baczniejszą uwagę na to, którym pracownikom przyznać pełny lub ograniczony dostęp do informacji, które informacje mogą lub nie mogą być drukowane oraz przez kogo. SMART MFP pomagają w zapewnieniu tego bezpieczeństwa przepływu informacji.
n W jaki sposób?
J.T.:Inteligentne urządzenia wielofunkcyjne można zaprogramować tak, aby zapewniały spersonalizowane narzędzia dla poszczególnych użytkowników końcowych lub działów. Dostęp do urządzeń może wymagać użycia zabezpieczonej karty ID, kodu PIN lub urządzenia mobilnego. Drukowanie w kolejce jest obecnie jedną z najpopularniejszych funkcji urządzeń wielofunkcyjnych, umożliwiającą użytkownikom wysłanie żądania drukowania na urządzenie. Proces ma miejsce dopiero wtedy, gdy użytkownik jest fizycznie obecny przy urządzeniu i włożył do czytnika kartę bezpieczeństwa lub wpisał kod PIN. Korzystanie ze spersonalizowanego zabezpieczonego dostępu do urządzenia dostarcza firmom również szczegółowych informacji o użytkowaniu, nie tylko dotyczącym drukowania, ale także konkretnego pracownika lub działu.
n Dlaczego zatem warto sięgnąć po urządzenia wielofunkcyjne?
J.T.:Warto zainwestować w nowoczesne inteligentne urządzenia wielofunkcyjne, ponieważ w znacznym stopniu potrafią one wpłynąć na procesy biznesowe. Poprawa obiegu dokumentów to nie tylko rozwój i wzrost produktywności. Efektywniejszy obieg gwarantuje, że firma nie będzie ograniczona dokumentami papierowymi i niedogodnościami związanymi z ich fizycznym przechowywaniem oraz niską wydajnością pracy. Wiele firm to zrozumiało, dlatego coraz częściej inwestują w urządzenia wielofunkcyjne. Z uwagi na zmienne warunki rynkowe i wymagania nowych stanowisk pracy inteligentne urządzenia wielofunkcyjne stanowią rozwiązanie programowo-sprzętowe dla przedsiębiorstw, które można dostosować do konkretnych potrzeb codziennej działalności biznesowej. Współczesne inteligentne urządzenia wielofunkcyjne Oki są bardzo nowoczesne i zapewniają wydajne drukowanie oraz zarządzanie dokumentami. Są o wiele bardziej produktywne i mają znacznie więcej funkcji niż te w przeszłości. Umożliwiają dostęp do chmury, a także rozszerzają tradycyjne funkcje, polegające głównie na drukowaniu i kopiowaniu materiałów papierowych, o narzędzia służące cyfryzacji, zarządzaniu obiegiem dokumentów i komunikacją. Można stwierdzić, że są one dostosowane do cyfrowej rewolucji, która od jakiegoś czasu coraz bardziej postępuje. Pozwalają więc firmom zrobić duży krok w kierunku cyfryzacji, poprawiają wydajność procesów biznesowych, wpływają na rozwój przedsiębiorstwa poprzez zapewnianie wydajnego pod względem czasu i kosztów obiegu pracy, a także przez poprawę zgodności oraz bezpieczeństwa, wspierając jednocześnie mobilność i inicjatywy służące obniżaniu kosztów. Zachęcam do skontaktowania się z nami w celu stworzenia oferty dostosowanej do konkretnych potrzeb firmy. Nasze inteligentne urządzenia wielofunkcyjne są niezwykle wszechstronne, dlatego możemy zaoferować każdej firmie propozycję „szytą na miarę”, pozwalającą poprawić jej funkcjonowanie i dzięki temu zoptymalizować każdy biznes.
Opracowano na podstawie materiałów firmy Oki
