W wielu przedsiębiorstwach procesy związane z pełną obsługą wydruków pochłaniają dość poważne nakłady – zarówno ludzkie, jak i finansowe. Z punktu widzenia sprawności zarządzania oraz efektywności finansowej wszelkie elementy działania organizacji niezwiązane z jej podstawową działalnością są kosztem i jako koszt podlegają optymalizacji.
Każdy menedżer w swojej praktyce zetknął się z różnymi warstwami realizacji optymalizacji kosztów. Pierwsza – najbardziej intuicyjna – to wyszukanie tańszych dostawców usług, dotychczas i tak realizowanych „na zewnątrz” (np. wyszukanie tańszej drukarni, lepszego dostawcy papieru czy innych materiałów drukowanych). Kolejny etap (a raczej stopień) optymalizacji to już głębsza analiza wewnątrz organizacji – przegląd celowości poszczególnych operacji wydruku. Jeszcze inną metodą racjonalizacji kosztów związanych z obsługą procesów wydruku może okazać się szczegółowa analiza (audyt) przez wyspecjalizowany, zewnętrzny podmiot tych procesów oraz przekazanie ich wykonywania innym organom.
Outsourcing – modne słowo
Termin „outsourcing” robi w ostatnich latach dużą karierę. W opinii zwolenników przekazywania zadań dotychczas wykonywanych w przedsiębiorstwie w ręce wyspecjalizowanych podmiotów zewnętrznych, usługa ta przynosi niemal same korzyści – od dość poważnej redukcji kosztów po znaczną poprawę wskaźników dotyczących zarządzania. Krytycy wskazują głównie na ryzyko związane z przeniesieniem wielu operacji poza kontrolę zlecającego podmiotu, sugerując większe prawdopodobieństwo np. wypływu istotnych dla organizacji danych. Paradoksalnie obie strony mają rację, z jednym wszakże małym zastrzeżeniem – za jakość wszelkich operacji odpowiadają wszystkie strony takiej transakcji, a więc i zlecający, i firma przejmująca obsługę procesów biznesowych. Na zlecającym w istocie spoczywa praktyczny obowiązek wyboru pewnego, rzetelnego kontrahenta – w swoim własnym, najszerzej rozumianym in-teresie powinien więc dokonać wyboru oferenta o odpowiednim potencjale, dużym doświadczeniu i nie mniejszej renomie.
Rynek usług zewnętrznych jest mocno perspektywiczny. Firmy działające w Europie w 2009 roku zleciły usługi o łącznej wartości blisko 44 mld dolarów, co oznaczało przyrost względem roku 2008 o ponad 60 procent.
Czy jednak druk można „outsourcować”? Czy jest to proces na tyle mocno związany z operacjami wewnątrz przedsiębiorstwa, by powierzać jego realizację podmiotowi zewnętrznemu? Odpowiedź nie jest prosta i jednoznaczna, zależy bowiem od rodzaju i zakresu tych operacji.
Praktyczni (i oszczędni) Brytyjczycy
Ojczyzną usługi kompleksowego zarządzania procesami wydruku jest Wielka Brytania. To właśnie Brytyjczycy jako pierwsi zauważyli, że na odpowiednim wyprowadzeniu działalności okołopoligraficznej z przedsiębiorstw można z jednej strony zaoszczędzić, z drugiej zaś – zarobić. I właśnie w dwóch największych krajach anglosaskich (Stany Zjednoczone oraz Wielka Brytania) usługi zarządzania wydrukiem (Print Management) cieszą się popularnością od wielu już lat. Rzecz jasna Anglosasi nie są jedynymi, którzy zauważyli i docenili korzyści płynące z tego typu usług. Zarządzanie drukiem zdobywa sobie coraz większe grono entuzjastów również w Europie i Azji. W Polsce także działają podmioty zajmujące się tego typu działalnością.
Print Management
Zarządzanie drukiem nie jest ściśle zdefiniowaną usługą, czyli sztywno określoną grupą czynności. To cały zestaw operacji, związanych zarówno z pracami koncepcyjnymi, jak i wykonawczymi dotyczącymi planowania i projektowania materiałów drukowanych, wyboru najlepszych dostawców usług druku, odpowiednich materiałów (rodzaj papieru, kartonu, kopert itp.).
Integralnym – o ile nie najważniejszym – elementem zarządzania drukiem jest kompleksowy audyt procesów drukowania w firmie. To właśnie szczegółowa analiza, dokonana przez niezależny, zewnętrzny podmiot może rzucić całkiem nowe światło na dotychczasowe pojmowanie wytwarzania wszelkich drukowanych materiałów. Audyt pozwala zlokalizować obszary szczególnie wrażliwe – i to zarówno pod względem kosztów ponoszonych na ich wytworzenie, jak i pod względem znaczenia dla sprawnego funkcjonowania organizacji. Dokładne zbadanie rzeczywistych potrzeb oraz wymagań jakościowych w poszczególnych obszarach jest wstępem do działań optymalizacyjnych.
Zarządzanie drukiem:
n Audyt wydatków na materiały drukowane
n Pełne doradztwo
n Zaopatrywanie w druk
n Kreacja oraz tłumaczenia
n Zarządzanie projektami
n Zarządzanie łańcuchem dostawców
n Konfekcjonowanie
n Zarządzanie stanem magazynowym
n Dystrybucja
Usługi zarządzania drukiem obejmują również wszelkie czynności związane z wykonawstwem materiałów drukowanych: począwszy od projektów, poprzez kreację graficzną, zawartość merytoryczną, po dobór materiałów, najlepszych wykonawców i usługi dystrybuowania wyprodukowanych materiałów.
Korzyści
Najbardziej oczywistym miernikiem korzyści płynących z przekazania obsługi procesów wydruku wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym są oszczędności finansowe. Trudno – rzecz jasna – podać ścisłe liczby, jednak praktyka wskazuje na oszczędności na minimalnym poziomie ok. 20 proc. w skali roku. W niektórych przypadkach oszczędności sięgają nawet 30-50 proc., bez utraty jakości wytwarzanych materiałów. Z perspektywy klienta nie do pominięcia jest współpraca z jednym, dedykowanym pracownikiem usługodawcy, pełniącym funkcję kogoś w rodzaju „prywatnego” konsultanta-opiekuna. Każdy, kto kiedykolwiek podczas ustalania zasad druku jakichkolwiek materiałów zetknął się z koniecznością „dogrywania” drobiazgowych nawet elementów z różnymi osobami, potrafi docenić taki szczegół.
Korzyści:
n Pełne zarządzanie kosztami
n Wymierne, poważne oszczędności
n Współpraca z jednym kontrahentem
n Gwarancja jakości
Pełna obsługa
Usługi pełnego zarządzania drukiem obejmują pełen cykl tego procesu. Ze strony firm oferujących tego typu usługi można liczyć na współpracę z dedykowanym zespołem specjalistów, dobrze znających wymagania oraz specyfikę działalności branży każdej z grup potencjalnych klientów. Do dyspozycji klientów oddawani są specjaliści: graficy, copywriterzy, tłumacze. Duże podmioty specjalizujące się w tego typu usługach mogą również negocjować bardzo korzystne umowy z dostawcami materiałów (papieru, kartonu, tektury, pudełek) oraz wykonawcami – drukarniami. Często same posiadają własne drukarnie, co dodatkowo wpływa na obniżenie kosztów.
W ramach pakietów usług coraz częściej spotyka się również elementy obsługi „ostatniej mili” – konfekcjonowania wykonanych materiałów, ich magazynowania czy nawet dostawy do ostatecznych odbiorców, nawet detalicznych.
Ponieważ dla podmiotów specjalizujących się w tego rodzaju usługach technologie wydruku, a szerzej – zagadnienia związane z zarządzaniem wytwarzaniem wszelkich materiałów drukowanych są głównym polem działalności, to firmy te na ogół błyskawicznie wdrażają wszelkie nowości techniczno-organizacyjne. Cóż, jako firmy działające na bardzo konkurencyjnym rynku muszą być stale na bieżąco, szczególnie jeśli szybkie wprowadzanie innowacji decyduje o przewadze konkurencyjnej.
Nie sposób ukryć, iż segment usług zarządzania wydrukiem powstał – i rozwija się dość dynamicznie – w odpowiedzi na rynkowe zapotrzebowanie. Wszak oszczędności i wygoda są poszukiwane. Od zawsze.
Opracowano na podstawie materiałów firmy RR Donnelley Global Document Solutions
