Najdroższe rzeczy, które wykonywane są w drukarni, to rozmowa z klientami oraz przetwarzanie ich zamówień. Komunikacja ze zleceniodawcami jest niezbędna, aby lepiej zrozumieć pracę, którą chcą zamówić, zaś punkty kontaktu (z ang. touchpoint) z nią mają miejsce w prepressie czy w innych elementach procesu produkcyjnego, a ich celem jest upewnienie się, że intencje klienta są przekazywane na podłoże. Ale każda rozmowa i każdy fizyczny kontakt mają swoją cenę. Podczas gdy niektóre drukarnie polegają na narzędziach workflow, aby wspomóc ten proces, w większości firm istnieją również arkusze kalkulacyjne, tablice i notatki samoprzylepne używane do zbierania i przekazywania informacji o realizowanych zadaniach.
To zupełnie naturalne! Jednak im więcej ustnego przekazywania informacji i punktów kontaktu z zamówieniem, tym niższa jego rentowność.
System workflow powinien być infrastrukturą, która pozwala na wykonanie największej ilości pracy przy jak najmniejszym koszcie – ale z czasem rozwiązania wprowadzone w celu zaspokojenia określonego zestawu potrzeb, rodzajów zadań i klientów zaczynają się zużywać i przestają być aktualne. Członkowie zespołu produkcyjnego dodają kolejne kroki, inne omijają, tworzą arkusze kalkulacyjne, aby śledzić rzeczy, których nie śledzi oprogramowanie workflow, i zanim zdamy sobie sprawę z tego, co się stało, przepływ pracy jest serią etapów rozłączania, które są nieudokumentowane i nieefektywne. Jak można wobec tego stwierdzić, czy dana praca już nie płynie, ale przemieszcza się przez szereg przeszkód? Warto zacząć od szybkiego przyjrzenia się temu, co się posiada, a następnie rozeznania się w pojawiających się rozwiązaniach, które mogą pomóc stać się bardziej wydajnym.
Planując przyszłość
System workflow nigdy nie był głównym tematem rozmów w branży poligraficznej. Niektórzy postrzegają oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy jako zło konieczne. Narzekają na trudności w instalacji i konfiguracji czy skomplikowane interfejsy użytkownika, których zrozumienie zajmuje zbyt wiele czasu. Te zarzuty mają czasem pewne podstawy w realiach postępowania z oprogramowaniem, które zostało stworzone w celu zaspokojenia potrzeb konkretnej drukarni przed wprowadzeniem go na rynek w całej branży poligraficznej. Następnie należy dodać zmiany, jakie zaszły w produkcji poligraficznej w ciągu ostatniej dekady, a szanse na to, że zainstalowany system workflow jest idealnie dopasowany do wykonywanej obecnie pracy, nie są wysokie.
Niektóre z powszechnych symptomów braku synchronizacji przepływu pracy z aktualnym zestawem zadań drukowania są następujące:
1. Kłopoty z włączeniem do produkcji większej liczby krótkich serii zleceń, a także z wprowadzeniem ich do produkcji i wyprowadzeniem na zewnątrz w celu wystawienia faktury.
2. Rosnąca liczba zmian w godzinach nadliczbowych, wpływająca na rentowność.
3. Rozwiązania w zakresie automatyzacji, które wymagają ręcznych punktów kontaktowych – tzw. wyspy automatyzacji.
4. Zainstalowane oprogramowanie, którego nikt nie używa.
5. Wiele procesów dla tej samej funkcji – czasami wynik fuzji i przejęć.
Każdy z tych symptomów kosztuje czas i pieniądze, ale w miarę, jak się sumują, mogą poważnie wpłynąć na zdolność do prowadzenia dochodowej działalności. Niestety, takie sytuacje nie naprawiają się z czasem, a próby dodania większej ilości oprogramowania do skomplikowanego systemu workflow często tylko zwiększają koszty, nie naprawiając podstawowych problemów.
Zanim poszuka się nowego rozwiązania w zakresie przepływu pracy, warto przeprowadzić samoocenę, która rozpoczyna się od prześledzenia przepływu pracy. Jest to najlepsza praktyka zalecana przez większość ekspertów w dziedzinie workflow jako punkt wyjścia do doskonałości operacyjnej. Należy zidentyfikować rodzaje pracy, które są wykonywane oraz sporządzić listę sprzętu i oprogramowania. Następny przystanek to punkt, w którym rozpoczyna się pracę z zadaniem drukowania.
Niektóre organizacje kupiły lub zbudowały rozwiązania web-to-print, podczas gdy inne nadal pracują, przyjmując zlecenia przez e-mail czy telefon lub wyłącznie przez sprzedawcę albo brokera druku. Inne mogą korzystać ze wszystkich wymienionych sposobów pozyskiwania zleceń, a nawet mieć kilka rozwiązań web-to-print, w zależności od sprzedawcy lub brokera, z którym się współpracuje. W badaniach branżowych ten obszar identyfikowany jest jako najbardziej uciążliwy.
Po przyjrzeniu się, w jaki sposób prace są wykonywane w drukarni, warto przyjrzeć się pracy działu obsługi klienta. Posłuchać, ile rozmów telefonicznych jest potrzebnych do potwierdzenia specyfikacji, podjęcia decyzji o podłożu, spełnienia oczekiwań związanych z dostawą. W miarę jak zadania przechodzą do etapu preflight, ile zadań jest opóźnionych z powodu brakujących elementów? Czy wszyscy korzystają z zainstalowanych rozwiązań workflow, czy też prawdziwym miernikiem postępu prac są prywatne arkusze kalkulacyjne i notatniki? Warto zapoznać się z harmonogramem zadań i obserwować ilość modyfikacji. Czy istnieje praca, która została wydrukowana i czeka na zakończenie? Jeśli funkcjonują tablice produkcyjne, to jak bardzo ich dane zbieżne są ze stanem faktycznym?
Kolejny krok to analiza zainstalowanego oprogramowania i porównanie z tym, co faktycznie jest używane. Czy są niewykorzystane pakiety oprogramowania, za które nadal ponoszone są koszty konserwacji? Tutaj można zaoszczędzić trochę pieniędzy. Należy przyjrzeć się każdemu zainstalowanemu narzędziu programowemu i dowiedzieć się, gdzie jest ono używane i jak posuwa proces pracy do przodu. Odświeżony widok na workflow związany z produkcją poligraficzną pozwoli zastanowić się nad trendami i pojawiającymi się technologiami, które mogą pomóc wyeliminować nieefektywność oraz zarabiać pieniądze.
Budowa własnej platformy workflow
Począwszy od rozwiązań zorientowanych na dane, które są sednem Przemysłu 4.0, a skończywszy na platformach będących zestawem opcji workflow dostępnych w ramach
Software-as-a-Service (SaaS – oprogramowanie jako usługa), możliwość poprawy przepływu pracy w produkcji jest w zasięgu ręki. Od czasu targów drupa 2016 w branży pojawiły się nowe rozwiązania w tym zakresie, które wykorzystują chmurę obliczeniową, modele subskrypcji, a także kompatybilność z nowym zestawem platform zaprojektowanych tak, by umożliwić architektowi przepływu pracy tworzenie workflow dostosowanego do indywidualnych potrzeb poprzez podłączanie stosownych narzędzi.
Platformy jako metoda pozwalająca na współpracę różnych narzędzi programowych w ramach przepływu pracy zapewniają wyraźne korzyści. Platforma taka jak Enfocus Switch posiada ponad 70 aplikacji dostępnych do integracji. Od CloudPrinter po generatory pisma odręcznego, narzędzia PDF i aplikacje do obsługi metadanych – platforma Switch umożliwia architektowi workflow składanie narzędzi w celu optymalizacji dużych segmentów przepływu pracy produkcyjnej. Podobne podejście oferuje firma HP dzięki platformie PrintOS, wprowadzonej na targach drupa 2016, i nadal regularnie rozszerza swoją ofertę o nowe rozwiązania. Cechą charakterystyczną tych platform jest to, że aplikacje używały dobrze zdefiniowanych interfejsów programowania aplikacji (API) do integracji z platformą, co ułatwia wypróbowanie narzędzia przed rozpoczęciem korzystania z niego. Należy się spodziewać kolejnych platform wprowadzonych przez kluczowych dostawców workflow oraz znanych już narzędzi dostępnych jako wtyczki do istniejących platform.
Potrzeba platform workflow będzie się tylko pogłębiać wraz z dalszą cyfrową transformacją analogowych segmentów takich jak opakowania – uważa Ryan McAbee, dyrektor ds. workflow w Keypoint Intelligence. – Wszystkie rodzaje aplikacji, bez względu na ewentualną metodę drukowania, wymagają dobrze zdefiniowanych kroków przepływu pracy, od naświetlania wstępnego po zarządzanie kolorami. W rezultacie platformy obiegu dokumentów drukowanych są dobrze przystosowane do obsługi zmieniających się potrzeb przemysłu poprzez wykorzystanie najlepszych w swojej klasie komponentów, które tworzą uniwersalny obieg dokumentów do przetwarzania i inteligentnego kierowania zleceń w jednym systemie.
Drukarnie powinny również zwrócić uwagę na powstający świat platform do personalizacji druku, które łączą nabywców systemów drukujących z ich producentami. Firmy takie jak Cimpress, Cloudprinter,
Gelato i InkRouter stworzyły globalne platformy sieciowe ułatwiające dostęp do maszyn drukujących o różnych możliwościach i lokalizacjach, które mogą dowolnie rozszerzyć zasięg działania każdej drukarni.
W przypadku braku gotowości na wspomnianą platformę warto poszukać narzędzi i pakietów, które można zintegrować ze środowiskiem drukarni, przechwytujących dane o zadaniach w każdym punkcie kontaktowym i przekazujących te informacje do pulpitów produkcyjnych, które informują nie tylko pracowników produkcji, ale także kierownictwo. W nowoczesnej drukarni istotna jest możliwość identyfikacji każdego kosztu związanego z każdym zadaniem, aby zapewnić osiągnięcie marży. Warto stworzyć listę zakupów na drupa 2021 i spędzić czas zarówno z niezależnymi dostawcami oprogramowania, jak i rozwiązaniami partnerskimi, które znaleźć można na stoiskach producentów maszyn. Pytajmy o skalowalność w miarę zmian i rozwoju firmy oraz poświęćmy czas na zapoznanie się z wszelkimi oferowanymi studiami przypadków. Kilka minut czytania może okazać się niezwykle użyteczne.
Zarabianie pieniędzy dzięki workflow
Cechą dobrze zaprojektowanego przepływu pracy jest zawartość tylko potrzebnych narzędzi programowych, przechwytujących i dostarczających użyteczne dane do produkcji i biznesowych pulpitów. Może być skalowany w górę lub w dół w czasie, aby dostosować się do nowych linii produktów i nowych technologii druku i wykończenia. Zapewnia on infrastrukturę, która eliminuje niepotrzebne koszty, niepotrzebne punkty kontaktowe i niepotrzebną obsługę.
W prognozie InfoTrends (European Software Investment Outlook) na rok 2019 przepływy pracy zostały uznane za najbardziej przeoczone centrum kosztów o wartości 1,4 mln euro. Celem powinno być przekształcenie go w centrum zysków poprzez proaktywne zarządzanie działaniami związanymi ze sprzedażą i przygotowaniem do druku. Ocena przepływu pracy powinna pomóc w określeniu rzeczywistych kosztów pracy.
W przypadku posiadania wielu portali typu web-to-print oraz portali do przekazywania plików jest to dobry moment na konsolidację. System workflow powinien być skalowalny i bezpieczny. Jeśli zadania przychodzą w poczcie elektronicznej lub poprzez FTP, trudno jest je zautomatyzować. Najlepsze rozwiązania ułatwiają klientom przesyłanie plików i zapewniają opcje automatycznego sprawdzania plików pod kątem zasobów przed preflightem oraz upewnienia się, że wszystkie specyfikacje zadania są kompletne. Samo to może zaoszczędzić wiele godzin. Bardziej zaawansowane rozwiązania mogą automatycznie przekierowywać zadania w oparciu o ustalone reguły biznesowe, ponownie eliminując ludzi z tego procesu.
Należy pamiętać, że każde z tych rozwiązań będzie wymagało dokładnego zrozumienia procesów pracy i czasu na ich skonfigurowanie i wdrożenie. Kiedy jednak zostanie to osiągnięte, następstwem będzie oszczędność kosztów. I tak właśnie zarabia się na workflow – eliminując z niego niepotrzebne koszty.
Pat McGrew
Tłumaczenie: AN
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
