W dzisiejszych czasach dostawcy usług poligraficznych muszą wykonywać zlecenia szybciej i taniej; w konsekwencji drukarnie stale dążą do opracowania nowych sposobów mających na celu sprostanie tym wymaganiom.
Wiele z nich postrzega rozwiązania web-to-print jako sposób na przekształcenie swojej działalności w celu uzyskania przewagi nad konkurencją.
Dzięki internetowi za pomocą jednego kliknięcia mamy teraz dostęp do wielu produktów i informacji, a handel elektroniczny kwitnie. Przemysł poligraficzny nie pozostaje w tyle w dziedzinie elektronicznych zamówień publicznych – e-procurement. Według badań inwestycji przeprowadzonych przez brytyjski magazyn „PrintWeek” ponad 30% drukarń ma obecnie opcję podłączenia do sieci, przy czym liczba ta zwiększy się w ciągu kilku następnych lat. Rozwiązania web-to-print umożliwią przeciętnemu klientowi zlecanie drukowania szybciej i prościej. Chuck Gehman z firmy EFI omawia zalety rozwiązań web-to-print zarówno dla klientów, jak i dostawców usług poligraficznych.
Przed erą automatyzacji proces zlecania prac mógł być niekiedy przydługi, często też wymagał stałego kontaktu pomiędzy klientem a dostawcą usług, począwszy od wyceny do fazy produkcyjnej prepress. W przeszłości klient i dostawca kontaktowali się ze sobą przez telefon lub faks, a ostatnio za pomocą poczty elektronicznej. Obecnie dostępne są technologie web-to-print mogące usprawnić cały proces zlecania pracy.
Rozwiązania web-to-print – jak to działa?
Za pomocą takich rozwiązań jak Digital StoreFront firmy EFI klienci tworzą dokumenty w wybranych przez siebie aplikacjach Microsoft Word, PowerPoint lub Illustrator itd. Po zarejestrowaniu użytkownika rozwiązania web-to-print klient ma możliwość pobrania sterownika PrintMessenger, dzięki któremu łatwo może przejść do zlecenia pracy przez polecenie „File Print” w każdej aplikacji. Zamiast używania konkretnego urządzenia, PrintMessenger firmy EFI automatycznie konwertuje dokument na plik w formacie PDF i uruchamia przeglądarkę internetową w celu rozpoczęcia procesu zamówienia.
Dzięki kreatorowi ustawień do wydruku maszyny „job ticket wizard” klient może na bieżąco dokładnie określać sposób wykonania zlecenia, np. produkt wyjściowy, ilość, wykończenie, termin wykonania i adres dostawy. W rezultacie dostawca usług poligraficznych otrzymuje gotowy do wydruku plik w formacie PDF oraz szczegółowe specyfikacje określone przez klienta. W zależności od tego, jak drukarnia skonfiguruje system, klient otrzyma automatycznie wysłaną wiadomość e-mail z powiadomieniem o przyjęciu zlecenia, potwierdzeniem terminu wykonania, szczegółów i ceny.
Unikanie problemów
Systemy web-to-print stwarzają drukarni możliwości łatwiejszego i efektywniejszego wykonania pracy, począwszy od przyjęcia zamówienia aż do wystawienia faktury. Praca z dokumentami w formacie PDF, na której opiera się część systemów, oznacza wyeliminowanie często występującego problemu z rozbieżnością pomiędzy plikami wysłanymi elektronicznie przez klienta a tym, co otrzymała drukarnia. Dzięki temu, że plik PDF jest tworzony przez klienta, zapobiega się wystąpieniu problemów z fontami i grafiką przy zlecaniu pracy, co w sposób oczywisty oszczędza wiele cennego czasu zarówno klienta, jak i dostawcy.
Podobnie wyeliminowana zostaje kolejna częsta przeszkoda w procesie zlecania pracy: brak pliku dołączonego do wiadomości e-mail wysłanej przez klienta. Pracując z systemem Digital StoreFront klient nie może dokończyć zlecania pracy, dopóki nie zostanie dołączony dokument, który ma zostać wydrukowany. Pozwala to uniknąć frustrujących sytuacji po obu stronach oraz zaoszczędzić czas spędzony przy telefonie i w oczekiwaniu na ponowne przesłanie zlecenia przez klienta – co może mieć decydujące znaczenie dla dotrzymania terminu, jeżeli wiadomość e-mail została wysłana jako ostatnia w piątek wieczorem!
Rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb
Interfejs web-to-print może zostać kompletnie oznakowany i dostosowany do indywidualnych potrzeb, zgodnie z wymaganiami dostawcy usług poligraficznych. Na przykład klienci brytyjskiej firmy Millnet, zajmującej się zarządzaniem drukowaniem, logują się do „Millnet Online” w celu zlecenia pracy do wydrukowania. Z uwagi na fakt, iż Millnet oferuje swoje usługi klientom niszowym – z sektorów finansowego i prawniczego – opcje pól wyboru dostępne dla klientów wprowadzających specyfikacje dotyczące zlecenia dokładnie odzwierciedlają ich wymagania. Biorąc pod uwagę fakt, iż wielu klientów nie zna żargonu używanego w przemyśle poligraficznym, możliwość dostosowania interfejsu i zastosowania terminologii laickiej jest wielką zaletą i kluczem do zapewnienia większej ilości klientów.
Na następnym etapie personalizacji usług dostawcy mogą segregować swoich klientów pod względem kont, co umożliwia różnym działom w jednej firmie lub różnym klientom dostęp do specyficznych opcji. Na przykład dział marketingu ma inne potrzeby dotyczące drukowania niż dział finansowy, więc zastosowanie mają inne elementy. Dla klientów, którzy często zamawiają dodruki, stanowi to wielką korzyść, gdyż użytkownicy mają dostęp do wcześniej zdefiniowanych opcji, co powoduje wyeliminowanie wszelkich pomyłek.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Ponieważ zlecanie zadania online praktycznie eliminuje fazę oceny i znacząco ogranicza czynności związane z fazą prepress, ilość czasu poświęconego każdemu zadaniu ulega znacznej redukcji, co ma pozytywny wpływ na produktywność. Krótszy czas obrotu dzięki takim rozwiązaniom pozwala drukarniom na lepsze zarządzanie zasobami w koncepcji produkcji dokładnie na czas (just in time) oraz na świadczenie usługi „druk na życzenie”.
John Walker, szef firmy Millnet, komentuje: Obecnie doręczamy zlecenie klientowi w momencie, w którym wcześniej zlecenie nie było jeszcze nawet dostarczone do drukarni. Ta wydajność daje naszym klientom wyraźne korzyści, ma także bardzo pozytywny wpływ na naszą produktywność.
Utrzymanie kontaktu z ludźmi
Niektóre drukarnie obawiają się, że zlecanie zadań przez internet będzie oznaczało utratę kontaktu z klientami. Jest to błędne przekonanie, pod warunkiem, że drukarnia ciągle kontroluje, do jakiego stopnia istnieje kontakt z klientem. Automatyczne wiadomości e-mail z nazwiskiem adresata, zawierające także pełne dane kontaktowe, mogą być wysyłane do klientów w celu potwierdzenia przyjęcia zlecenia, jeżeli życzy sobie tego drukarnia. John Walker mówi: Kontakt z ludźmi jest dla naszych klientów bardzo ważny – podkreślamy, że jeżeli klient zechce, to w każdej chwili może podnieść słuchawkę i porozmawiać z nami..., każdy klient ma przypisaną osobę kontaktową.
Rozwijanie firmy
Drukarni, która zdecyduje się na oferowanie swoich usług online, internet stwarza ogromne możliwości kontaktu z nowymi klientami i zwiększenia geograficznego zasięgu działalności. Klienci zainteresowani składaniem zleceń online odnajdą swojego dostawcę usług dzięki prostemu wyszukiwaniu w przeglądarce Google. Ponieważ rozwiązania web-to-print pozwalają użytkownikom na zakup druku online za pomocą karty kredytowej, drukarni stwarza to okazję do poznania nowych możliwości i rozszerzenia działalności firmy w celu zdobycia nowych lukratywnych źródeł dochodu. Na przykład drukarnia oferująca niszowe usługi specjalistyczne może teraz zyskać nowych klientów, którzy będą zamawiać bardziej ogólne produkty komercyjne takie jak ulotki i broszury. Na tej samej zasadzie drukarnia zajmująca się wydrukami ogólnymi, wykorzystująca technologię web-to-print, może zauważyć, że otrzymuje zapytania o bardziej specjalistyczne prace, przynoszące większe zyski.
Rozwiązania web-to-print prezentują przyjazny dla użytkownika interfejs, który można dalece dostosować do indywidualnych potrzeb, co niesie ze sobą korzyści zarówno dla drukarni, jak i klienta. Oczywiste jest, że okiełznanie potęgi internetu daje możliwość przekształcenia firmy i że prędzej czy później posiadanie technologii web-to-print będzie obowiązkowe dla tych dostawców usług poligraficznych, którzy chcą mieć przewagę nad konkurencją.
Chuck Gehman jest kierownikiem ds. marketingu produktów w firmie EFI
