W artykule postaramy się odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań nurtujących wszystkie osoby zarządzające drukarniami z sektora MŚP: czy warto wdrażać system ERP oraz jakie korzyści będzie miała firma po jego wdrożeniu?
Czy warto inwestować w system?
Zakup i wdrożenie systemu klasy ERP dla firmy z sektora MŚP to duże wyzwanie. Wiąże się ono nie tylko z podjęciem decyzji finansowych, ale także organizacyjnych. Wdrożenie systemu w firmie to bardzo duża zmiana na poziomie pracy poszczególnych pracowników oraz dotychczasowych wymagań. System niejednokrotnie stawia przed nimi (pracownikami) poprzeczkę, która wydaje się im nie do pokonania. Powoduje to wiele lęków i obaw wśród załogi, a także skutkuje wydłużeniem czasu wdrożenia. Konieczne są determinacja i konsekwencja, które pozwolą dotrzeć do celu.
Postaramy się wyjaśnić, jakie według nas są najważniejsze powody, dla których warto, a nawet należy wdrożyć system klasy ERP w małej lub średniej drukarni.
Prawda jest jedna
Może się to niektórym wydać trywialne, ale podczas pracy z wieloma firmami poligraficznymi okazywało się, że wersja wydarzeń dla danego procesu jest różna w zależności od osoby odpowiadającej na postawione pytania. System w tym aspekcie wymusza pojawienie się obiektywnych informacji opisujących poszczególne zdarzenia, a tym samym umożliwia podjęcie racjonalnej decyzji.
To dzięki zintegrowanemu systemowi wszyscy będą działać na bazie wspólnych danych. Każda wprowadzona zmiana będzie miała natychmiastowe skutki w systemie, co zapewni wiedzę wszystkim członkom zespołu. Odejście od wszechobecnych plików pomocniczych pozwala na przyjęcie raportu systemowego jako wiarygodnego i aktualnego źródła danych.
Zależności procesowe
Dzięki wdrożeniu systemu klasy ERP w przedsiębiorstwie oraz odpowiedniemu przygotowaniu systemu wymuszane są poszczególne kroki w procesie realizacji. Oznacza to, że dzięki systemowi możemy być pewni, iż wszystkie założone przez nas elementy przebiegu procesu zostały wykonane. W rzeczywistości prowadzi to do zmniejszenia ilości błędów popełnianych dotychczas przez rutynowe działania w środowisku nieweryfikującym ich poprawności. System sprawdza, przelicza, analizuje i podpowiada stosowne rozwiązanie. Gwarantuje zmniejszenie ilości błędów powstałych przy rutynowych czynnościach oraz daje pewność, że wykonaliśmy to, co było do zrobienia.
Pełna integracja
Przedsiębiorstwo, także to z sektora MŚP, to pracujący mechanizm, w którym jedno zależne jest od drugiego. Przekłada się to także na pracę z systemem ERP. Firma składa się z osobnych działów jak handlowy, produkcja, personalny czy magazyn wyrobów gotowych lub surowców, ale każdy korzysta po części ze wspólnych danych. To dzięki wdrożeniu zintegrowanego systemu RAZ wprowadzane dane są używane przez wszystkich. Ponadto dane w systemie są dostępne, dzięki czemu zyskujemy czas potrzebny dotychczas na wymianę danych oraz ich przekazanie. Wszystkie informacje dostępne są dokładnie wtedy, kiedy dany pracownik ich potrzebuje. Dodatkowym aspektem, o którym nie należy zapominać, jest jeden język. Dzięki zastosowaniu słowników, pól wyborów oraz ujednoliconej nomenklatury możliwe jest jasne porozumiewanie się pomiędzy działami lub pracownikami.
Baza wiedzy
Niewątpliwie największą zaletą systemu jest fakt, że pełne dane zebrane w odpowiedni sposób, oznaczające jednakowe informacje są podstawą do analizy. Tak naprawdę wdrożenie sytemu jako samego rozwiązania nie jest do końca optymalne. Pełne wdrożenie rozpoczyna się w chwili, kiedy zaczyna się w sposób racjonalny, obiektywny korzystać z danych w systemie. Ten ogrom danych musi zostać obrobiony w prawidłowy sposób i przedstawiony w formie, która umożliwia wyciągnięcie prawidłowych, realnych wniosków. Dopiero ten aspekt pozwala na pierwsze pełne zweryfikowanie przydatności systemu.
Ucieczka do przodu
System jest rozwiązaniem, które prawidłowo wdrożone i przygotowane wspiera firmę w podejmowaniu nowych aktywności i rozwijaniu dotychczasowego biznesu. Nawet jeżeli nie ma niektórych oczekiwanych funkcjonalności, to jednak możliwe jest ich przygotowanie i integracja z całym rozwiązaniem. W dzisiejszych czasach wydaje się wręcz niemożliwe prowadzenie bezpiecznego biznesu bez wsparcia systemowego. Można to odnieść do pojawienia się pierwszych telefonów komórkowych. Przedtem też ludzie do siebie dzwonili, telefony były w każdym mieszkaniu i na każdym biurku w pracy. A jednak wygoda, szybki dostęp do wiedzy oraz mobilność spowodowały wyparcie tradycyjnych telefonów na margines.
Jakie rozwiązanie?
Jak wynika z Raportu ERP 2014, coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw skłania się do wdrożenia systemu klasy ERP w swoim przedsiębiorstwie. Z odpowiedzi respondentów wynika, że nawet kilkuosobowe firmy decydują się na takie wdrożenie. Pozwala im to w bezpieczny sposób rosnąć, a tym samym zacząć kształtować rynek. Ponadto nowoczesne firmy chcące podjąć współpracę z innymi przedsiębiorstwami decydują się na używanie zaawansowanych rozwiązań.
Jak możemy przeczytać we wspomnianym raporcie, do najczęściej wymienianych powodów wdrożenia należą:
n Żądanie nowego właściciela firmy
n Usprawnienie niewydolnego zarządzania
n Chęć sprostania konkurencji zgodnie z zasadą „skoro konkurencja to ma, to i my musimy”
n Dalsze poszerzenie wykorzystania informatyki w przedsiębiorstwie po uprzednich pozytywnych doświadczeniach
n Usprawnienie obsługi klientów
n Zwiększenie nadzoru nad finansami
n Zmniejszenie zapasów
n Skrócenie cyklu dostaw przez prawidłowe planowanie
n Zmniejszenie zaangażowania finansowego w środki obrotowe
n Konieczność opanowania działania wprowadzanego w przedsiębiorstwie i współpracujących z nim partnerów biznesowych zintegrowanego łańcucha dostaw
n Obecny system informatyczny zestarzał się i nie spełnia już wymagań
Jaki system wybrać?
Obecnie są dwa główne nurty dostarczania tego typu rozwiązań: rozwiązania desktopowe i rozwiązania chmurowe.
Rozwiązania desktopowe to najbardziej znany dotychczasowy model wdrożenia systemu polegający na instalacji oprogramowania potrzebnego dla systemu jak bazy danych na serwerze firmy oraz instalacji oprogramowania na komputerach poszczególnych użytkowników systemu.
W dzisiejszych czasach dostęp do technologii informatycznych oraz szerokopasmowego szybkiego internetu sprawia, że coraz więcej firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw sięga po rozwiązania chmurowe. Obecnie są one już równie bezpieczne jak rozwiązania desktopowe. Niewątpliwie ich zaletą jest brak konieczności
inwestowania w specjalistyczną infrastrukturę informatyczną, brak konieczności utrzymywania działu lub osób opiekujących się IT.
Ogromną zaletą takich rozwiązań jest możliwy dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie zarówno poprzez komputer, jak i poprzez szeroko dostępne urządzenia przenośne jak tablety czy smartfony. Takie podejście do organizacji pracy pozwala na zmiany, o jakich dotychczas właściciele małych drukarń nie myśleli. Należyte wykorzystanie tych metod powoduje, że tylko wyobraźnia może stać się granicą rozwoju dla firmy.
Jak wynika z badań przeprowadzonych w roku 2014, dzięki zastosowaniu technologii cloud computing możliwe jest obniżenie kosztów stałych funkcjonowania przedsiębiorstwa nawet o 20 proc.
Rozwiązania chmurowe to oszczędność czasu i pieniędzy, a także niczym nieograniczony dostęp do danych.
Zagrożenia i koszty przy wdrożeniu
W przypadku klasycznego – desktopowego rozwiązania informatycznego zazwyczaj stać na nie jedynie firmy o większych obrotach. Wiąże się to nie tylko z ceną samego systemu, ale także z koniecznością inwestowania w infrastrukturę informatyczną.
Pomijając już te koszty, to sam zakup licencji oprogramowania systemu ERP uzależniony od liczby stanowisk i modułów, jakie musimy zakupić, to wydatek od 150 tys. nawet do ponad miliona złotych. Taki koszt wdrożenia systemu stanowi barierę nie do pokonania.
Jaki zatem jest koszt wdrożenia systemu klasy ERP w wersji chmurowej?
Można odpowiedzieć jednym słowem: niższy. O ile? To zależy, na jakim etapie rozwoju jest firma, jednak zakup rozwiązania chmurowego pozawala na zastosowanie innych metod rozliczania oraz innych metod sprzedaży. Naturalną praktyką jest wykupienie miesięcznego lub dłuższego okresu dostępu do systemu chmurowego dla określonej liczby użytkowników, połączeń jednoczesnych czy też zdarzeń/procesów obsługiwanych przez system. Miesięczne koszty wykupienia dostępu do systemu najczęściej są porównywalne z wynagrodzeniem pracownika zatrudnionego na średnim szczeblu zarządzania. Ponadto koszty takie można włączać do bieżących kosztów prowadzenia działalności. Brak konieczności archiwizowania danych, brak konieczności utrzymywania serwerów, dokonywania aktualizacji jest niewątpliwie zaletą.
W obecnej perspektywie można powiedzieć, że skończyły się już „proste dotacje” na wdrożenie innowacyjnego systemu informatycznego klasy ERP. Powoduje to, że wielu firm nie będzie stać na takie wdrożenia. Wiąże się to jednak z utratą konkurencyjności i brakiem odpowiedniego standardu obsługi klienta, a w dalszej perspektywie utratą części klientów.
Jakie są zagrożenia przy zakupie rozwiązania chmurowego? Zagrożeniem, a właściwie elementem, o którym należy pamiętać, jest konieczność zapewnienia odpowiednich szkoleń dla pracowników firmy. W wielu przypadkach instrukcje czy też filmy instruktażowe nie są wystarczającym źródłem wiedzy. Możliwe jest jednak wykupienie dodatkowych szkoleń czy też asysty konsultantów podczas pierwszych kroków stawianych w systemie przez użytkowników.
Jak się przygotować?
Podczas podejmowania decyzji o wdrożeniu systemu klasy ERP (niezależnie od tego, czy to rozwiązanie chmurowe, czy też desktopowe) należy pamiętać, że system pomaga rozwiązać wiele kłopotów, z jakimi boryka się firma, nawet tych organizacyjnych. Nie stanowi jednak panaceum na całe zło i problemy występujące w firmie.
Jeszcze na etapie rozpoznawania rynku pod kątem systemu należy przygotować pełen opis – analizę procesu produkcyjnego; przygotować analizę SWOT o mocnych i słabych stronach dotychczasowego postępowania; wyznaczyć cele, jakie chcemy osiągnąć w określonym czasie. Dopiero zakończenie tych działań będzie oznaczało, że firma jest gotowa na takie działanie i na rozmowy czy też testowanie różnego rodzaju systemów.
Koniecznym elementem każdego wdrożenia jest oddelegowanie jednej osoby w firmie do koordynacji pomiędzy pracownikami a dostawcą oprogramowania – systemu.
Podsumowanie
Jak wynika z raportu KPMG o rynku poligraficznym w Polsce, to właśnie małe i mikroprzedsiębiorstwa tworzą to środowisko. Dzięki zastosowaniu rozwiązań chmurowych w technologii SaaS (Soft-ware as a Service) możliwe jest funkcjonowanie małego przedsiębiorstwa zgodnie ze standardami zarezerwowanymi dotychczas dla dużych firm. Kto nie zdecydował się lub nie zdecyduje na wdrożenie systemu ERP, znajdzie się w bardzo trudnym położeniu na coraz to trudniejszym rynku.
