Kolejny artykuł z cyklu poświęconego wdrożeniu systemu zarządzania produkcją w firmie.
W poprzednim artykule rozmawialiśmy o działaniach przedwdrożeniowych następujących po audycie. Jako pierwsze omówiliśmy kosztorysowanie, ale nie wyczerpaliśmy tematu. Czy kosztorysowanie jest wszędzie takie ważne?
––––––––––
Wojciech Jędrzejewski: Tak, jednak sam termin „kosztorysowanie” jest bardzo szeroki. Może to być zwykły wybór opcji produktu, np. wizytówki, lub bardzo rozbudowany kalkulator, który obsługuje specjalista z danej firmy.
Istnieje oczywiście wiele modeli kosztorysowania, jednak każdy klient pyta o cenę usługi lub produktu. Im krótszy czas odpowiedzi, tym lepiej. Dlatego w naszej koncepcji obsługi klienta już w trakcie pierwszego kontaktu operator powinien mieć możliwość podania choćby przybliżonej ceny. Takie negocjacje przebiegają łatwiej, klient ma już zarys czekających go kosztów, ponadto powstaje oddziaływanie psychologiczne. Jeżeli dostawca jest profesjonalistą i wykonuje tego typu prace na co dzień, to powinien szybko skalkulować cenę z możliwą dokładnością. Oczywiście może zastrzec, że potrzebuje czasu na obliczenie konkretnego przypadku. W kalkulatorze muszą być bardzo precyzyjnie zdefiniowane parametry, według których powstaje cena. Po stronie wykonawcy nastręcza to dużo problemów, ale tak się buduje zaufanie klienta. Jeżeli transakcję obsługuje handlowiec, to sprawnie podana cena jest ogromnym atutem – każdemu zależy na czasie i precyzji. Jeżeli można kalkulator umieścić w serwisie www i całkowicie zautomatyzować proces obliczania ceny – uzyskujemy spadek kosztów ofertowania i kontakt do klienta, który możemy rozbudowywać. Tak więc dobry kalkulator jest bardzo potrzebnym narzędziem i staje się coraz częściej wizytówką firmy. Ale kalkulator czy strona ofertowa powinny zawsze prezentować aktualne wyniki, czyli powinny być zintegrowane z systemem zarządzania produkcją. Dobry system ofertowania musi jeszcze generować ofertę dla klienta i/lub umożliwiać rozpoczęcie procesu zamawiania. Chodzi o to, aby klient nie musiał np. dodatkowo dzwonić, lecz miał automatyczne połączenie do następnych etapów nabywania produktu.
Ale jak pogodzić te wszystkie warunki, skoro dynamicznie zmieniają się na przykład ceny materiałów?
––––––––––
W.J.: Ogólnie dzielimy kalkulatory na dwa rodzaje. Pierwszy jest stosowany do prostych kalkulacji polegających na wyborach opcji z katalogu. Taki kalkulator jest dopasowywany do wyglądu oferty lub katalogu firmy, ale jest interaktywny. Po wybraniu produktu możemy zaznaczyć kolejne opcje i tak dalej, natychmiast uzyskując cenę za wybrany wariant. Taki kalkulator idealnie sprawdza się w firmach produkujących powtarzalne produkty w różnych wariantach lub możliwe do zestawienia przez klienta. Możemy tu zaliczyć takie produkty jak np. wizytówki czy urządzenia z dodatkowym wyposażeniem lub o różnych mocach.
W systemie Work Manager podsystem kalkulowania automatycznie tworzy serwis internetowy zawierający komplet kalkulatorów zupełnie bez udziału programistów. Dla każdej kalkulacji dane są pobierane z bazy, a następnie przeliczane wg formuł kalkulacyjnych. W tym przypadku formuły zawierają stały, zadeklarowany zestaw czynności i materiałów. O zmianie ceny decyduje więc zmiana ceny materiałów i/lub roboczogodziny na konkretnej czynności. Można także zmianę ceny uzależnić od zmiany ceny w katalogu. Drugi przypadek zachodzi głównie w firmach usługowych. Opiera się na zadeklarowaniu wszystkich zmiennych w procesie mających wpływ na TKW. Do tego dochodzą strukturyzowane koszty wydziałowe i ogólnozakładowe, koszt transportu, logistyki itp. Jeżeli proces może przebiegać na różnych maszynach, algorytm wykonuje optymalizację. Po konfiguracji uruchamiamy rejestratory. W rezultacie
dostajemy dane z dokładnością do zlecenia, czynności i zużycia materiału na czynności.
Następnie projektujemy kalkulację pod konkretne produkty. System skaluje się w oparciu o statystykę wynikającą ze zgromadzonych danych na zasadzie kalkulacja – wykonanie.
Powstałe różnice są natychmiast widoczne i jeżeli wynikają z niedokładności formuł, są korygowane. Z tak wyliczonej kalkulacji opartej na tzw. profilu produkcyjnym, który zapewnia tożsamość kalkulacji ze zleceniem, powstają różne raporty, np. pozycje magazynowe czy zapotrzebowanie materiałowe.
Rozumiem, że ten etap niekoniecznie kończy się zawsze decyzją klienta o zakupie?
––––––––––
W.J.: Opcji postępowania na tym etapie jest wiele w zależności od charakteru firmy. Wszystkie zawarte są w obsłudze procesów na poziomie BOK w podsystemie CRM i planowania. Nie wchodząc teraz w szczegóły, każda oferta jest zapisana, a po zakończeniu procesu ofertowania zakładamy, że mamy zamówienie od klienta. Słowo „Zamawiam” rodzi już stosunek prawny, dlatego zamówienie musi zawierać wszystkie elementy konieczne do zawarcia takiej umowy. W naszych wdrożeniach przyjmujemy zasadę, że firma wszystkie operacje (poza działem handlowym) musi wykonywać na podstawie wewnętrznego zlecenia. Właśnie w tym momencie zamówienie klienta jest zamieniane na zlecenie; odpowiedzialny za to jest dział handlowy.
Zlecenie jest kontenerem, który przebiega przez cały proces dostarczania produktu klientowi i zawiera komplet informacji deklarowanych oraz zarejestrowanych. W systemie Work Manager wszystkie rejestry są zintegrowane. Oznacza to, że możemy przemieszczać się po nich jak po serwisie internetowym „przeskakując” z wybranego pola do innej linii rejestru. Dane, które muszą zebrać handlowcy, zostają przepisane do zlecenia. W całym systemie stosujemy zasadę „raz wprowadzone, potem tylko przetwarzane”. Oznacza ona, że nigdzie nie wpisuje się danych, które już raz zostały w innym miejscu (interfejsie) wprowadzone. Jednak do kompletnego wykonania zlecenia przeważnie ta ilość danych jest niewystarczająca. I tu zaczyna się rola Działu Przygotowania Produkcji.
– DPP. Ogólnie przygotowanie produkcji polega na doprowadzeniu zlecenia mogącego zawierać wiele produktów do wytworzenia (pozycji magazynowych) do etapu wejścia na kolejkę produkcyjną. Gromadzenie danych w zleceniu odbywa się etapowo – na poszczególnych obszarach. Każda firma może mieć swoją specyfikę zlecenia, jednak pewne elementy są wspólne i przenoszone do rejestru zleceń. Jedna linia w rejestrze zawiera tyle zmiennych, ile jest potrzebnych, aby zintegrować dane ze wszystkich obszarów. Na tym obiekcie działa system statusów umożliwiający śledzenie przebiegu realizacji zlecenia i obsługę związanych z nim zdarzeń (mogą to być różnorakie reakcje – wysłanie maila, SMS czy włączenie alarmu przy maszynie).
– Numer zlecenia – nadawany raz i niepowtarzalny identyfikator zlecenia, kodowany za pomocą maski lub ręcznie, oraz w formie kodu paskowego.
– Identyfikator zamówienia klienta – pozwala odczytywać komplet danych z rejestrów działu handlowego, przechwycić korespondencję lub przesyłane pliki.
– Oczekiwany termin wykonania produktu, dostawy itp. – oczekiwanego terminu nie należy mylić z terminem uzgodnionym. Różnica pomiędzy tymi terminami zostanie wyjaśniona w innym materiale.
– Uzgodniony termin realizacji zamówienia – tzw. termin pewny, który jest uzgodniony z działem produkcji, zaopatrzenia, logistyki i wszystkimi obszarami, przez które przebiega proces.
– NIP klienta – pozwala wejść do struktury obiektu KLIENT dla danych adresowych i wybranego miejsca dostawy. Te dane w większości przypadków uzyskujemy już w obszarze handlowym.
– Specyfikacje wytwarzanych na tym zleceniu pozycji magazynowych, czyli produktów. Specyfikacje powinny być kompletne.
To oznacza, że konstrukcja systemu Work Manager i przebieg wdrożenia przeciwdziałają zadawaniu dodatkowych pytań przez telefon lub maila o szczegóły specyfikacji produktu, nierzadko wtedy, gdy zlecenie jest już wykonywane na maszynie. To jeden z priorytetowych celów wdrożenia systemu, a także jeden ze wskaźników skuteczności wdrożenia. Specyfikacje mogą zawierać dowolne pliki. Pliki są importowane do bezpiecznego repozytorium znajdującego się na serwerze systemowym, odpornego na ataki wirusów szyfrujących. Ponadto uruchamiany jest rozbudowany mechanizm bezpiecznego wielokrotnego backupu. Pliki są dostępne również bezpośrednio przy maszynach – ze względu na bezpieczeństwo wyłącznie poprzez aplikację Start Stop.
– Stanowiska, czynności i materiały – jest to sekcja zlecenia, która zawiera doprecyzowanie danych dla konkretnego stanowiska. Każde stanowisko, przez które przebiega proces, posiada oddzielny komplet dokumentacji zbiorczej i wykonawczej. W ten sposób możemy wykonywać zlecenie u podwykonawców lub w innych oddziałach.
– Sekcja miniatur produktu – sekcja zawierająca zdjęcia, proofy itp.
Wszystkie te informacje mogą być zmieniane, dodawane i usuwane w zależności od potrzeb firmy.
Ogólnie to wszystkie podstawowe informacje, które powinny znaleźć się na zleceniu.
Czy zawsze trzeba kupić komplet modułów systemu Work Manager, aby mieć np. kalkulację?
––––––––––
W.J.: System Work Manager nie składa się z modułów. Dostęp do określonych funkcjonalności opiera się na modelu uprawnień. Uprawnienia włączają potrzebne dla danego konta użytkownika funkcjonalności. Takie podejście gwarantuje kilka rzeczy: pełną personalizację interfejsu, precyzyjny dostęp do zintegrowanych danych oraz elastyczny model licencjonowania (klient płaci tylko za funkcje, których potrzebuje). Środowisko pracy systemu jest bardzo rozbudowane, dlatego stworzyliśmy platformę, na której można uruchomić kompletne chmurowe środowisko systemu www.edu.workmanager.pl, co trwa około jednej minuty. Środowiska są izolowane i każdy klient po zarejestrowaniu dostaje do dyspozycji własną izolowaną bazę danych, serwer FTP i http oraz w pełni funkcjonujący system do testów zawierający komplet usług systemowych, np. API. Chcę dodać, że w celu uzyskania maksymalnego bezpieczeństwa podczas skalowania lub aktualizacji systemu, każda instancja u klienta posiada własną przestrzeń adresową. Każda aplikacja wchodząca w skład systemu jest aktualizowana z indywidualnego adresu. Taki system gwarantuje możliwość dowolnej customizacji systemu oraz bezpieczeństwo w procesie aktualizacji.
To już chyba wiedza dla wąskiego grona fachowców?
––––––––––
W.J.: Tak, ale podjęcie decyzji o wyborze systemu, który będzie skutecznie wspomagał zarządzanie firmą przez lata, wymaga również takich analiz.
Podsumujmy. Audyt dostarcza informacji, dzięki którym możemy określić potrzeby klienta. Wszystkie wnioski z audytu są wyciągane pod kątem przygotowania firmy do zarządzania procesowego. Uzyskane wyniki umożliwiają rozpoczęcie działań przedwdrożeniowych i konfiguracyjnych. Do tej pory omówiliśmy zagadnienie kalkulowania ceny. Zrobiliśmy to na przykładzie prostego produktu oraz produktu usługowego o skomplikowanej strukturze. Oczywiście teraz nie podamy wszystkich szczegółów ze względu na rodzaj i objętość tego materiału. Wiele materiałów szkoleniowych znajduje się na www.learning.workmanager.pl. Są tam bezpłatne kursy w postaci nagrań wideo z lektorem, służące do prowadzenia warsztatów i szkoleń praktycznych. Następnie przedstawiliśmy koncepcję obiektu ZLECENIE, będącego kontenerem dla wszelkich informacji generowanych w trakcie procesu wytwarzania produktu. Czyli mamy omówione części procesu, które przebiegają poprzez dział handlowy i dział przygotowania produkcji (w zarysie). Na granicy tych dwóch obszarów następuje zakończenie czynności związanych z ofertowaniem klienta i powstaje ZAMÓWIENIE, które jest następnie przekształcane w ZLECENIE. Celowo pominąłem szczegóły pracy działu handlowego, ponieważ jest to temat na osobny materiał. W następnym artykule zajmiemy się bardziej szczegółowo tymi zagadnieniami.
Dziękujemy za rozmowę
––––––––––
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
