Systemy MIS/MES stają się coraz bardziej popularne i można je spotkać już w stosunkowo niewielkich drukarniach. Dostępne są zarówno systemy dedykowane poligrafii, jak i programy ogólne, obsługujące każdy profil produkcji. Jaki system wybrać, które funkcje są ważne i mogą wspomóc moją firmę? To wszystko zależy od rodzaju prowadzonej działalności, sposobu organizacji pracy, wielkości drukarni, istniejących już rozwiązań informatycznych. Na podstawie doświadczenia z kilkudziesięciu wdrożeń postaram się wskazać, które funkcjonalności systemu są potrzebne dla poszczególnych typów drukarń.
Drukarnia opakowań
Dla produkcji opakowań na rynku jest najwięcej rozwiązań informatycznych w różnych kategoriach cenowych. Możemy poszukać gotowego systemu, dedykowanego poligrafii, który będzie dopasowany do naszej firmy. Potrzebne będą funkcjonalność bazy klientów (CRM), szybka kalkulacja. Kluczowym elementem systemu będzie możliwość definiowania, w miarę automatycznie, prawidłowej karty technologicznej. Zaplanowanie produkcji też nie powinno stanowić tutaj problemu. To, czy na maszynach operatorzy mają raportować wykonaną produkcję, zależy już od wielkości firmy oraz dostępnego budżetu. Dla małej drukarni wystarczy wydrukowana karta zlecenia/karta technologiczna, która w tradycyjny sposób będzie krążyła między zleceniami. Większe przedsiębiorstwa na pewno będą potrzebować raportowania produkcji, a być może i czujników na maszynach, automatycznie zbierających dane w czasie rzeczywistym. Należy zwrócić uwagę na moduł magazynowy oraz możliwość generowania zamówień na surowce, zgodnie z uruchomionymi zleceniami klientów. Można rozważyć używanie modułów obsługujących procesy projektowania i zatwierdzania nowych produkcji. Warto sprawdzić, czy w systemie możemy zarządzać narzędziami (wykrojniki, polimery itp.), przydzielać je do poszczególnych zleceń. Przyda się także moduł kontroli jakości. Dla dużych drukarń opakowań z tektury falistej przydatną funkcją będzie magazyn z obsługą kodów kreskowych oraz lokalizacji, ze względu na dużą powierzchnię produkcji.
Drukarnia etykiet (flekso)
W tym segmencie dostępnych jest także wiele rozwiązań MIS/MES. Oprócz modułów standardowych konieczna będzie dobra kalkulacja, dostosowana do specyfiki branży. Kalkulacje powinny automatycznie rozplanowywać etykiety na wstędze, dobierać dostępne długości walców drukowych, przeliczać odstępy, liczbę etykiet na rolce itp. Wynikiem kalkulacji ma być rozbudowana karta technologiczna ze wszystkimi parametrami zlecenia. Plan produkcji nie powinien być problemem: mamy tylko kilka procesów lub nawet jeden przy prostych produkcjach. Konieczne będzie zarządzanie w systemie narzędziami, zamawianie u dostawców bądź raportowanie w systemie, jeśli tworzymy np. formy drukowe samodzielnie.
W druku etykiet coraz popularniejsze stają się maszyny cyfrowe, a co za tym idzie wspólne produkcje (łącznie na jednej wstędze).
Jeśli nasze zamówienia w dużej części wysyłamy za pomocą kurierów, to system powinien posiadać połączenia z ich systemami, generując etykiety kurierskie. Dla tego typu drukarń raportowanie na maszynach nie jest konieczne w mniejszych firmach, aczkolwiek tych maszyn jest na tyle mało, że warto się nad tą funkcjonalnością zastanowić. Przy etykietach do żywności pełne śledzenie każdej partii produkcyjnej (kontrola jakości, wydanie konkretnych partii surowców) jest już konieczne.
Drukarnia dziełowa
Ten typ drukarni ma najbardziej skomplikowaną produkcję. Do wytworzenia jednej książki musimy zadrukować wiele arkuszy, przyciąć je, sfalcować. Oprawa także składa się z wielu procesów, szczególnie oprawa twarda. Dostępnych systemów przystosowanych do specyfiki książki nie ma już tak dużo, to także wyższy koszt inwestycji. Jest to na tyle skomplikowana produkcja, że system dedykowany produkcji dziełowej powinien być jedynym wyborem. Konieczny będzie moduł kalkulacji, automatyzujący podział na arkusze i składki, dający w szybki sposób możliwość uruchomienia zamówienia, przygotowania karty technologicznej. Sporym wyzwaniem jest zaplanowanie produkcji na maszynach, z uwzględnieniem zależności czasowych pomiędzy poszczególnymi elementami książki. Na to wszystko nakładają się obecne problemy z dostępem surowca, co przekłada się na ciągłą zmianę terminów dostawy i/lub podmianę papieru. Te zmiany powinny automatycznie aktualizować plan produkcji. Przyda się moduł przygotowania form drukowych lub połączenie (interface) z istniejącymi w drukarni systemami impozycji, a nawet zdalnym zatwierdzaniem prac przez klientów. Rejestracja produkcji na maszynach będzie kosztowna, bo maszyn jest zdecydowanie więcej niż w innych typach drukarń. Z kolei bez tych raportów automatyczne planowanie nie będzie działać i będziemy skazani na ręczne aktualizacje poszczególnych etapów produkcji. Drukarnie dziełowe często korzystają z usług firm zewnętrznych, szczególnie w uszlachetnieniach arkusza lub dla procesów, dla których nie posiadają maszyn (np. zlecamy druk UV okładki czy oprawę twardą). System powinien posiadać taką możliwość; dobrze, aby była powiązana z planem produkcji. Jeśli oprócz wysyłki do klienta świadczymy także usługi dystrybucji, moduł wysyłkowy powinien umieć to obsłużyć.
Drukarnia cyfrowa
Tego typu drukarń mamy chyba najwięcej. Specyfika produkcji stawia wyzwanie dla systemu zarządzania produkcją. Z jednej strony oczekujemy pełnej automatyzacji procesów – w niektórych drukarniach przetwarza się nawet setki zleceń dziennie, z drugiej mnogość wykonywanych typów produktów wymusza żmudną konfigurację. Tutaj na pewno skupiłbym się na mocnej obsłudze kanału internetowego. System powinien posiadać sklep internetowy albo umożliwić odbieranie z zewnętrznego sklepu zamówień (i przesyłanie zwrotnie statusów, terminów). Potrzebne będą magazyn z tworzeniem zamówień do dostawców na podstawie uruchomionych zamówień oraz współpraca
systemu z firmami kurierskimi – to najczęstsza forma wysyłek. Przy stałym zestawie oferowanych typów produkcji można zdefiniować karty technologiczne, zaplanować procesy i maszyny, obsługując systemem większą część procesów w firmie. Jeśli jednak jesteśmy małą drukarnią (jak większość drukarń cyfrowych), może się okazać, że typy produktów nie są powtarzalne i próba ustandaryzowania ich będzie kłopotliwa, na dodatek system taki będzie rozbudowany i kosztowny. „Nakarmienie” systemu dobrymi danymi, które dadzą nam prawidłowy produkt, będzie zbyt czasochłonne i zamiast uprościć i przyspieszyć operacje w firmie, zwiększymy zajętość personelu na zbędne „klikanie w systemie”. Rozplanowanie tego na maszynach też będzie sprawiać problem – w drukarniach cyfrowych często jest wiele maszyn, ale zaledwie paru operatorów do obsługi. Pewnym rozwiązaniem dla małych firm może być oparcie się na standardowym programie magazynowym (surowce, zamawianie, wydawanie do produkcji) oraz wsparcie się prostym systemem zadaniowym, gdzie po prostu przesuwamy zamówienie na poszczególne statusy. Jest wiele takich niedrogich rozwiązań na rynku, często w wersji online, co eliminuje zakup serwera do firmy.
Duża drukarnia cyfrowa potrzebuje już rozwiązań automatycznych, skracających do minimum operacje od przyjęcia zamówienia do zaplanowania na maszynach. Przy dużym obrocie zleceniami ważna jest pełna transparentność – na jakim etapie jest zamówienie. Potrzebne będzie odbieranie informacji z maszyn o postępie produkcji, statusie wysyłki, powiadamianie klienta o etapie zamówienia.
***
Każde z tych rozwiązań kończy utworzenie faktury dla klienta. Taki dokument możemy zaimportować do używanego w firmie systemu księgowego. Systemy MIS/MES pozwalają na eksporty do popularnych systemów księgowych. Oczywiście są dostępne pełne systemy ERP, posiadające zintegrowaną księgowość; mamy w firmie wtedy jeden system, obsługujący wszystkie operacje. Systemy takie nie mają jednak dostatecznie rozbudowanej technologii, dostosowanej do branży poligraficznej. Dostosowanie (o ile w ogóle możliwe) do specyfiki naszej produkcji może być bardzo trudne i kosztowne, a i tak spotkamy się z wieloma ograniczeniami. Zdecydowanie odradzałbym tę drogę, dostępne na rynku programy branżowe dobrze radzą sobie z zawiłością produkcji poligraficznej.
Podsumowując, dla większości firm poleciłbym rozwiązania stworzone dla drukarni. Można ograniczyć się do uzyskania zamówienia z kartą technologiczną w systemie, bez raportowania w systemie czasów, ilości, odpadów przez pracowników. Niestety, tracimy wtedy możliwość analizowania, co dzieje się na maszynach. Trudno jest wykonać dobrą kalkulację powykonawczą bez wiedzy, czy zlecenie przeszło produkcję przy zakładanych czasach, ilościach, odpadach. Te informacje, wobec ciągle rosnących kosztów, mogą dać nam przewagę nad konkurencją.
Marcin Polkowski, myPrint
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
